Negen jaar en negenentwintig kilometer verder

In 2013 zette het Rijksarchief, samen met de FOD Financiën, het ambitieuze SATURN-project op. SATURN staat voor Selection of Archives and Transfer under Right coNditions. Inmiddels werd er ruim 16 kilometer archief overgebracht vanuit de kelders en gebouwen van de FOD Financiën naar het Rijksarchief, 13 kilometer werd vernietigd. De doelstelling: al het archief waarvan de administratieve bewaartermijn verstreken is, selecteren, overbrengen en inventariseren. De kans is groot dat SATURN in 2022 verlengd wordt. Tijd voor een update.

Rijksarchief en FOD Financiën werken samen aan duurzaam archiefbeheer

In het verleden ging archief van de FOD Financiën te vaak verloren door verhuisoperaties en reorganisaties of werd het ‘gedumpt’ bij het Rijksarchief. In 2004 startte binnen het Rijksarchief een werkgroep Financiën, waar archivarissen uit Brussel, Vlaanderen en Wallonië expertise uitwisselden en strategieën bedachten om op een meer systematische manier tot overbrenging van de archieven van de FOD Financiën te komen. Al het archief van de hypotheekkantoren, de registratiekantoren en het kadaster stonden toen al hoog op de agenda, maar ook dat van de douane en centrale diensten, zoals de Thesaurie. De werkgroep Financiën pleitte al snel voor archiefploegen, naar het voorbeeld van de FOD Justitie, om de enorme hoeveelheden archief te selecteren, inventariseren en verpakken.

De wijziging van de Archiefwet van 2009 bracht het proces in een stroomversnelling. De Archiefwet verkort immers de verplichte overbrengingstermijn van archieven van de federale overheid van honderd jaar naar dertig jaar. De verkorte termijn verplicht de federale overheidsdiensten om sneller werk te maken van de selectie en overbrenging van archieven.

Maar ook aan de kant van de FOD Financiën noopt de situatie ertoe om een versnelling hoger te schakelen. De FOD Financiën reorganiseert volop, waarbij in hoog tempo buitendiensten en gebouwen verlaten worden. Die reorganisatie wordt gecombineerd met een proces van systematische digitalisering van vaak gebruikte documenten. Dat zorgt ervoor dat er kilometers papieren archief boven water komen die snel verwerkt moeten worden om plaats te besparen. Wat vernietigd mag worden volgens de selectielijsten gaat weg, wat overgebracht kan worden, gaat naar het Rijksarchief, de rest blijft voorlopig bewaard bij de FOD Financiën zelf. Voor het Rijksarchief (en voor onderzoekers) levert dat het voordeel op dat het Rijksarchief historisch waardevolle archieven kan verwerven en openstellen voor onderzoek. De FOD Financiën maakt mede dankzij SATURN de overstap naar een eenentwintigste-eeuws archief- en gebouwenbeheer. 

Het SATURN-project

Zo start op 1 februari 2013 het SATURN-project. Drie ploegen van telkens een archivaris en een technisch medewerker zijn sindsdien aan de slag in Brussel, Vlaanderen en Wallonië. In een artikel in META 2017/4 kon je lezen hoe de archiefploegen precies te werk gingen. In de eerste fase van SATURN kwamen in Vlaanderen en Wallonië de archieven van de buitendiensten van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie aan bod: de archieven van hypotheekkantoren, registratiekantoren, kantoren van de domeinen, de aankoopcomités en (in mindere mate) van het kadaster. De reorganisatie van de FOD Financiën en de sluiting van de buitendiensten in hoog tempo, bepaalt in grote mate de agenda van de archiefploegen.

Om de noden van andere administraties niet uit het oog te verliezen, focust de archiefploeg Brussel ook op de archieven van een aantal centrale diensten, zoals de Stafdienst Personeel en Organisatie en de Thesaurie. De Thesaurie houdt zich hoofdzakelijk bezig met het centraliseren van de inkomsten en uitgaven van de Belgische schatkist, met het managen van het financieel beschermingssysteem van de overheid en met het voorbereiden van de federale financiële wetgeving. In 2018-2019 zorgt de Brusselse ploeg voor de inventarisering en overbrenging van het indrukwekkende archief van de Koninklijke Munt van België naar het Rijksarchief.

Het archiefbestand van 120 meter beslaat de hele periode van 1814 tot 2017, het jaar waarin de instelling stopt met het slaan van muntstukken en medailles. Het behandelt alle aspecten van de geschiedenis van de instelling, zoals het beheer van de werkplaatsen voor het graveren en slaan van munten, de deelname aan internationale evenementen, de strijd tegen fraude en valsmunterij, het ontwerp van Belgische en buitenlandse muntstukken of de invoering van de euro.

Vanuit de Thesaurie kwam verder ook het archief van de dienst Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden (IEFA) binnen. In de gebouwen van de Thesaurie in de Handelsstraat wacht nog zo’n 3 kilometer statisch archief op overbrenging, waaronder de dossiers van de tijdelijke administratie voor de regeling van de financiële kwesties van de voormalige kolonies Congo en Ruanda-Urundi. 

Gammastralen

Schimmel vormt ook bij de FOD Financiën – net als bij sommige andere overheidsdiensten – een van de bedreigingen voor het archief. Op het vlak van ontsmetting en reiniging van archief zijn er sinds 2019 grote stappen vooruit gezet. Kilometers archief, voornamelijk van de Patrimoniumdocumentatie, lagen (en liggen) opgeslagen in kelders in afwachting van verwerking, maar kunnen niet aangepakt worden zolang er geen plan is om ze te ontsmetten.

In 2019 komt er onder impuls van SATURN een doorbraak en sluit de FOD Financiën een contract af met een Nederlands bedrijf voor de gammastraling en reiniging van het archief op zes prioritaire sites: Brussel (Regentschapsstraat), Dendermonde, Leuven, Mechelen, Oudenaarde en Malmedy. Vooral de operatie in de Regentschapsstraat – waar een aantal archieven van registratiekantoren en alle archieven van de Brusselse hypotheekkantoren bewaard werden – blijkt een helse klus.

Zo’n 4,7 kilometer archief afkomstig van dertig registratiekantoren en zeven hypotheekkantoren uit Brussel wordt vanaf oktober 2019 geselecteerd, 3 kilometer daarvan wordt in Nederland met gammastralen bestraald en gereinigd, en zo’n 2 kilometer komt uiteindelijk terecht in de rijksarchieven van Brussel (Vorst) (1.558 m) en Leuven (388 m), waar ze door de archiefploegen van SATURN geïnventariseerd en verpakt worden. De overige 985 meter gaat naar de kelders van de Financietoren aan de Kruidtuinlaan bij de diensten van de Patrimoniumdocumentatie zelf.

Stand van zaken

Sinds het voorjaar van 2021 is de gammastraling achter de rug, nu rest enkel nog het verpakken en inventariseren. De klus is nog niet geklaard. De archiefploeg Brussel zal de komende jaren de handen vol hebben aan de overbrenging van een flink deel van het kadasterarchief van Brabant (de archiefreeksen zijn al opgesplitst tussen Brussel, Vlaams-Brabant en Waals-Brabant, maar worden samen bewaard in één archiefkelder in de Financietoren). Ook daar zal minstens een deel van het archief eerst bestraald moeten worden met gammastraling. Daarnaast staat ook het overbrengen van de rest van het archief van de Thesaurie uit de Handelsstraat op het programma.

Ook in Vlaanderen bleef de nadruk bij SATURN de afgelopen jaren liggen op overbrenging en inventarisering van archieven van de Patrimoniumdocumentatie. Er werden uitgebreide inventarissen gepubliceerd van de archieven van de aankoopcomités van Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Gent 1 en Gent 2. De archiefbestanden bevatten ongemeen boeiende informatie over de grote infrastructuurwerken van de twintigste eeuw: de bouw van overheidsgebouwen, de aanleg van snelwegen, havens enzovoort. De archieven van de aankoopcomités in Vlaanderen zijn nu grotendeels overgebracht en verwerkt. Ook de stroom archieven van hypotheek- en registratiekantoren hield aan, onder meer vanuit de sites die vrijgemaakt werden dankzij de gammastraling – vanuit Leuven alleen al bijvoorbeeld 350 meter.

In de eerste fase van SATURN ging dat vooral over stukken uit de negentiende eeuw. In de huidige fase van het project gaat het om recentere archieven, tot midden twintigste eeuw. Het gaat om grotere bestanden, zoals de negen registratiekantoren van Gent of het hypotheekkantoor van Tongeren, maar ook om kleinere bestanden zoals het registratiekantoor van Nevele of Haacht. De komende jaren zal de archiefploeg Vlaanderen inzetten op de overbrenging van kadasterarchieven. De scope wordt uitgebreid.

Tot nu toe gaat het vooral om het papieren archief van de opgeheven antennes en originele primitieve en supplementaire plannen, die inmiddels gedigitaliseerd zijn. De komende jaren komt ook het archief van de voormalige gewestelijke directies naar het Rijksarchief, en dat is een doorbraak. Vanuit de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie – Opmetingen en Waarderingen (zo heet de administratie die het kadasterarchief beheert nu) waait immers een nieuwe wind. De terughoudendheid om archief over te brengen naar het Rijksarchief heeft sinds kort plaatsgemaakt voor bereidheid tot coherente overbrengingen van basis- en mutatiedocumenten, iets waar tot voor enkele jaren nog geen sprake van kon zijn.

Net als in Vlaanderen gaat bij de archiefploeg Wallonië de meeste aandacht nog steeds naar archieven van de Patrimoniumdocumentatie. Wallonië staat wel al een stap verder met de overbrenging van de kadasterarchieven. Sinds mei 2019 wordt het archief van de voormalige gewestelijke directie van Bergen overgebracht: 1.200 strekkende meter archief in het totaal. Het Rijksarchief in Bergen is daarmee het eerste Rijksarchief dat over de quasi complete reeksen documenten beschikt die het coherente geheel van de kadastrale documentatie vormen: kadastrale leggers, aanwijzende tabellen, primitieve en supplementaire plannen, schattingsdocumentatie, enzovoort. Ze vormen een onmisbaar instrument voor onderzoekers die de geschiedenis van een gebouw of een perceel willen reconstrueren.

In Wallonië en Brussel maken landmeters ook gebruik van kadastrale archieven om informatie op te sporen over de historische vervuiling van gronden – verplicht door het ‘Décret sols’ van maart 2018. De komende jaren zal de archiefploeg in Wallonië de handen vol hebben met de overbrenging van de archieven van de andere voormalige gewestelijke directies van het kadaster. Het voorbeeld van Bergen zal zowel in Brussel, in Vlaanderen als in Wallonië helpen als leidraad voor selectie en inventarisering. 

De archieven van de FOD Financiën open voor het grote publiek

Kenners zijn het erover eens: de archieven van de FOD Financiën bieden een schat aan mogelijkheden voor onderzoek naar de economische en financiële geschiedenis van ons land sinds de negentiende eeuw. Ook voor heemkundigen en amateurhistorici die gebeten zijn door hun familiegeschiedenis, bevatten de registers van de FOD Financiën ongekende parels. Denk maar aan reeks 187 van de registratiekantoren, beter bekend als de erfenisaangiften.

Het Rijksarchief beschikte al voor SATURN over een grote hoeveelheid archieven die afkomstig waren van zowel buitendiensten als centrale diensten van de FOD Financiën. Dankzij SATURN is daar 16 kilometer bijgekomen, grotendeels van de diensten van de Patrimoniumdocumentatie (aankoopcomités, registratiekantoren, hypotheekkantoren en kadaster). Het grote voordeel van de recente overbrengingen is dat ze coherent zijn. Dat betekent dat samen met de reeksen registers met akten van bijvoorbeeld de hypotheekkantoren ook de toegangen systematisch mee overgedragen worden (repertoria, alfabetische tafels). Op die manier kun je als onderzoeker – al dan niet met behulp van een leeszaalmedewerker – alle akten terugvinden die betrekking hebben op een bepaalde eigenaar of familie voor de hele negentiende eeuw tot diep in de jaren 1960.

Dat type onderzoek kan worden verdergezet in het archief van de registratiekantoren. Het archief van de aankoopcomités is eenvoudiger toegankelijk, via inventarissen waarin elk dossier – grote infrastructuurwerken, onteigening of aankoop van gebouwen – beschreven wordt en je dus kunt zoeken op plaats of overheidsdienst. Het Rijksarchief staat voor de enorme uitdaging om de archiefbestanden van de FOD Financiën niet alleen te ontsluiten op bestandsniveau – wat nu systematisch gebeurt bij elke nieuwe overbrenging – maar ook om geïnteresseerde onderzoekers door de veelheid van bestanden en reeksen te loodsen, vertrekkend van bepaalde onderzoeksvragen.

Het SATURN-project komt na negen jaar in een nieuwe fase. Met de overbrenging van het kadasterarchief van de voormalige gewestelijke directies – na Henegouwen zullen de andere provincies een voor een volgen – staat het Rijksarchief voor een nieuwe uitdaging. Het kadasterarchief is een complex geheel van reeksen die naar elkaar verwijzen. Tot tien jaar geleden beschikte elke gewestelijke directie van het kadaster (nu: centra Opmetingen en Waardering) over een eigen archiefdienst. Landmeters en experten van bouwhistorisch onderzoek kenden de weg naar en in de kadasterarchieven.

Door personeelsbesparing zijn de archiefdiensten afgeschaft en om veiligheidsredenen zijn de papieren kadasterarchieven, zoals dat van Brabant, niet meer toegankelijk voor onderzoekers. Een aantal belangrijke reeksen worden wel systematisch gedigitaliseerd door de Patrimoniumdocumentatie zodat kwetsbare documenten toch geraadpleegd kunnen worden. De geplande overbrenging naar het Rijksarchief van een flink deel van de basis- en mutatiedocumenten en originele plannen heeft als groot voordeel dat het archief van het kadaster zuurvrij verpakt en geïnventariseerd zal zijn binnen afzienbare tijd. Het Rijksarchief heeft wel mensen en middelen nodig om expertise op te bouwen om opzoekingen te kunnen doen in de complexe reeksen van het kadaster en om onderzoekers op weg te helpen.

Conclusie

SATURN nam al 29 kilometer archief onder handen en bracht al 16 kilometer papieren archief vanuit de FOD Financiën over naar het Rijksarchief. Het archief van de aankoopcomités en van de registratie- en hypotheekkantoren is inmiddels voor een flink deel overgebracht. De komende jaren ligt de focus op de archieven van het kadaster. Het archief van de Koninklijke Munt van België was in 2018 een schitterende aanwinst voor het Algemeen Rijksarchief. In de Thesaurie in de Handelsstraat wacht nog zo’n 3 kilometer statisch archief op verwerking.