Op maandag 22 maart 2021 openden de bibliotheek, de stedelijke archiefdienst, docAtlas (leercentrum voor taal, welbevinden en burgerschap) en Stripgids (Vlaams Documentatiecentrum voor de Strip, sinds kort Centrum Jan Smet) hun deuren in een nieuwe vleugel van cultuurhuis de Warande in Turnhout. Wendy Schruers van Bibliotheek Turnhout en Bart Sas van Archief Turnhout blikken terug op het voortraject en vertellen hoe het samenwerken vordert in de Warande. Om deze verhuizing extra in de kijker te zetten, richtten ze de Verhalencentrale op om verhalen van Turnhoutenaars te delen.

Wat was de aanleiding om ook het archief naar de Warande te verhuizen?

Bart Sas: Sinds het begin van de jaren zestig was het archief ondergebracht in de kelder van het stadhuis op de Grote Markt van Turnhout. Toen de meeste diensten vanaf 2004 naar het stadskantoor verhuisden in de vroegere Kazerne Majoor Blairon, bleef het archief achter. Sindsdien werd een oplossing gezocht voor een betere huisvesting. Als bezoeker moest je al weten dat het archief zich daar bevond.

Daarnaast was de infrastructuur verouderd, aangezien het gebouw eind jaren vijftig gebouwd werd. Bovendien had Turnhout andere plannen met het stadhuis. De bibliotheek van Turnhout verhuisde in 2010 noodgedwongen naar een voormalig schoolgebouw in de Kasteeldreef. Bij de start van de voorbereidingen van de nieuwe vleugel kwam het idee om meteen ook het archief mee te verhuizen. Er zijn veel linken tussen de bibliotheek en het archief. We bieden beide informatie aan, ook over de stad Turnhout.

Hoe verliep het voortraject?

Bart: Bij het opstellen van het eisenprogramma, dachten we echt goed na over hoe de nieuwe locatie er moest uitzien en hoe de samenwerking moest verlopen. Er is in grote mate rekening gehouden met het eisenprogramma. Daarnaast stelden we ook een nieuwe missie, visie en organisatiestructuur op. Het hele traject heeft bijna tien jaar geduurd. We zaten veel samen en stelden daarbij vooral de vraag: “Wat willen we met de bibliotheek en het archief bereiken?”

Wendy Schruers: Tussen 2012 en 2017 organiseerden we heel wat uitstappen. We bezochten verschillende nieuwe bibliotheken, zowel in Nederland als Vlaanderen. We keken vooral naar het ontwerp van de gebouwen en waar deze bibliotheken extra aandacht aan schonken. Het echte startsein kwam pas in 2014. Toen schreven we een wedstrijd uit voor het opmaken van een plan voor het gebouw waar een tiental architectenbureaus aan deelnam. Er werd ook een jury opgesteld met diverse betrokkenen, zo maakte Bart deel uit van die jury.

Het Leuvense architectenbureau WIT mocht het definitieve plan van de nieuwe vleugel tekenen. Ze respecteerden de oorspronkelijke architectuur van het Warandegebouw het meest en ontwierpen een mooie aansluiting. Je ziet dezelfde stijl ook terug in de nieuwe vleugel. Mocht je dat als buitenstaander niet weten, zou je zweren dat het geheel in één keer gebouwd is.

De nieuwe vleugel is qua design nieuwer en moderner, maar er was wel een bijzonder respect voor de gebruikte materialen, zoals het beton en de rode bakstenen. Het architectenbureau hield ook rekening met onze opmerkingen. Zo zijn er een paar versies geweest van het ontwerp.

Ik herinner mij bijvoorbeeld een versie waarbij op het gelijkvloers een hele ruimte voorzien was voor de medewerkers, en de bibliotheek zelf over twee verdiepingen verspreid was. Daar hebben we meteen negatief op gereageerd. De publieke ruimte moet op het gelijkvloers zijn omwille van de laagdrempeligheid. Het moet voor iedereen mogelijk zijn om meteen na het binnenkomen in de collecties te kunnen grasduinen. Na het verwerken van alle voorstellen klopten we het definitieve plan, en de daaraan gekoppelde aanbestedingen voor de uitvoering, af.

Werd de input van gebruikers gevraagd voor het uitwerken van de nieuwe locatie?

Wendy: Bij de voorbereidingen van de nieuwe vleugel van de Warande, zaten we met het beheersorgaan en de vertegenwoordigers van onze gebruikers samen. Dat was een vrij grote groep. Ook bij Forum Cultuur gaven we toelichting, daar waren de vertegenwoordigers van de Turnhoutse verenigingen aanwezig. Onze gebruikers hebben tijdens het marktonderzoek in 2019, georganiseerd door de VVBAD, laten weten dat ze de openingsuren wilden uitbreiden. We zijn nu een uur langer open, tot 20.00 uur. Onze laagdrempeligheid is op dat vlak sterk verhoogd.

Ook al zijn de coronamaatregelen van kracht, we merken nu al een hoger aantal bezoekers dan op onze vorige locatie. Maar waarschijnlijk zijn we nog lang niet op topsnelheid. Daarnaast is de nieuwe locatie nu veel centraler en zichtbaarder, een echte meerwaarde voor de inwoners van Turnhout.

Vanuit een participatieproject met Avansa Kempen (voorheen Vormingplus Kempen) verzamelden we informatie om onze gezamenlijke missie en visie uit te schrijven. Dat participatieproject stond in het teken van ‘de zoektocht naar de toekomstige identiteit in relatie tot de Turnhoutse burger, met specifieke aandacht voor kwetsbare groepen’. We maakten ook een onderscheid tussen volwassenen en jongeren en kregen input over hun verwachtingen. Tijdens dat project organiseerden we sessies waarbij bibliothecarissen en belangenpartijen uit de omgeving uitgenodigd werden. We verwerkten alles tot een overkoepelende missie en visie.

Naar aanleiding van het participatieproject met kinderen, bouwden de architecten een klimhut gebaseerd op een tekening van een meisje, Nena, dat destijds 9 jaar was. Die klimhut staat bij de kinder- en jeugdafdeling op het gelijkvloers. Jammer genoeg mogen de kinderen er nu niet in klimmen, maar hopelijk kan dat binnenkort wel. Het is echt een heel mooie eyecatcher en het is leuk om te weten dat daar een verhaal achter zit.

We kozen voor een centraal onthaal in de bibliotheek. Negen op de tien bezoekers zijn mensen die in de bibliotheek iets komen opzoeken. Aan het centraal onthaal kunnen we gemakkelijk doorverwijzen naar het archief. Tijdens de openingsuren van het archief staat er altijd iemand stand-by. Hetzelfde geldt voor Stripgids. DocAtlas heeft dan weer een eigen onthaal met eigen, beperkte openingsuren. Komt er iemand langs buiten de openingsuren van die diensten dan kunnen we hen in zekere mate helpen, maar we kennen hun materiaal natuurlijk veel minder goed. 

Hechten jullie nog steeds veel belang aan de collectie?

Wendy: Tijdens onze bezoeken aan andere bibliotheken merkten we een groot verschil bij onze noorderburen. Terwijl ze in Nederland meer aandacht besteden aan het realiseren van een echte ontmoetingsplaats, hechten wij, en onze gebruikers, nog steeds veel belang aan de collectie. De ruimte van het gebouw is flexibel ingericht. Verschillende collecties staan in kasten op wieltjes zodat we extra ruimte kunnen creëren tijdens activiteiten. Op termijn kan onze collectie krimpen. We namen ook ons audiovisueel materiaal mee naar de nieuwe locatie, omdat dat nog steeds belangrijk is voor onze gebruikers.

Bart: De architecten hadden het idee om een stadsliving te creëren, een centrale plek voor de inwoners van Turnhout. Ik moet toegeven dat ze de ruimte veel groter voorzien hadden. Nu staan er veel meer rekken en dat hadden ze eigenlijk niet gepland. Gelukkig zijn er andere ruimtes die beter geschikt zijn voor ontmoeting en activiteiten, zoals het jeugdatelier, de mooie Kasteelzaal met uitzicht op het kasteel van de hertogen van Brabant en de Benedenzaal op -1 voor kleinere initiatieven.

Wendy: Bovendien hebben we nu ook een podiumtrap, weliswaar tussen de collecties, maar ideaal om bijvoorbeeld auteurslezingen te organiseren. Het architectenbureau heeft de ruimte ook onderverdeeld in twee delen. Op deze manier willen de bibliotheek en het archief inspelen op de twee verwachtingen, die van de collectie en die van de ontmoetingsplaats.

Bij het binnenkomen is de linkerkant de ‘stille kant’. Daar staat onze non-fictiecollectie en de collectie van docAtlas, en daar hebben we ook de Taxandriagang ingericht met een deel van de boekencollectie van het archief en de Geschied- en Oudheidkundige Kring Taxandria. We gaan ervan uit dat de mensen daar ingetogen en rustig zijn. Aan de rechterkant mag je dan weer luider zijn, want daar bevindt zich de jeugdafdeling en is er meer plaats voor ontmoeting.

Hoe verloopt de samenwerking tussen het archief en de bibliotheek?

Wendy: Er speelde eerst een afwachtende houding tussen de organisaties die samen hun intrek zouden nemen in het nieuwe gebouw. Het archief telt vijf werknemers, terwijl het bibliotheekpersoneel uit dertig medewerkers bestaat. Het was een beetje afwachten hoe die samenwerking zou verlopen. Medewerkers hadden schrik dat het archiefteam opgeslokt zou worden, maar dat is niet gebeurd.

We moeten dat tijd geven, naar elkaar toe groeien, elkaars werking begrijpen en elkaar vertrouwen. Als je elkaar leert kennen, respecteer je elkaar ook. In het archief gelden er tenslotte andere regels dan in de bibliotheek. Het beheer van de administratieve archieven blijft een belangrijke taak.

Bart: Met andere organisaties verliep het soms wat moeilijker. Toen we tegen de Geschied- en Oudheidkundige Kring Taxandria vertelden dat we zouden verhuizen naar de Warande en een publieke Taxandriagang wilden inrichten, waar bezoekers materiaal konden inkijken, was het voor hen toch even slikken.

We hebben al jaren een zeer goede band en beheren sinds 1937 hun bibliotheek. Ze waren bang dat bezoekers zonder toezicht de boeken zouden beschadigen of meenemen. Maar wat voor nut heeft het om als historisch documentatiecentrum materiaal te bewaren dat moeilijk raadpleegbaar is? De bibliotheek geeft ons nu meer kansen om iedereen kennis te laten maken met lokale verhalen en erfgoed.

Wendy: Ik snap die bezorgdheid maar al te goed en toch wordt er echt goed zorg gedragen voor zo’n boeken. Het is niet zo dat kinderen daar doodleuk in gaan tekenen. We merken nu al dat er altijd wel iemand is die de boeken uit de Taxandriagang bekijkt. Daarom krijgen we vaak de vraag of ze de boeken mee naar huis mogen nemen, maar we moeten ergens de grens trekken.

Bart: Bezoekers mogen inderdaad rustig bladeren in die boeken, maar ter bescherming worden ze niet uitgeleend. Enkel onze recente boeken over de Kempen en Turnhout komen in de Taxandriagang. Bezoekers kunnen die vrij inkijken tijdens de openingsuren van de bibliotheek en zijn dus niet onderworpen aan de beperkte openingsuren van het archief. In die gang stellen we ook stukken rond bepaalde thema’s tentoon in vitrinekasten, telkens met een woordje uitleg. Het is inderdaad een trekpleister. Het raadplegen van erfgoedcollecties, archieven en oude en zeldzame drukken gebeurt in de nieuwe studiezaal en tijdens onze openingsuren.

Hoe kwamen jullie op het idee om de Verhalencentrale op te richten?

Bart: Toen we op zoek gingen naar de link tussen het archief en de bibliotheek kwamen vooral lokale verhalen naar boven. De nieuwe bibliotheek moet een ontmoetingsplaats zijn voor de inwoners van Turnhout en ze moet ook een plaats zijn waar ze hun verhalen kunnen brengen. We richtten de Verhalencentrale op om de bibliotheek en het archief onder één noemer te brengen.

Het archief bezit veel verhalen, die vaak nog niet ontdekt zijn, maar ook de mensen zelf hebben verhalen over Turnhout of de regio. Samen met erfgoedsteunpunt FARO organiseerden we in 2019 het programma Archief om de hoek in samenwerking met buurthuis ‘t Geburt. We brachten het archief tot bij de inwoners, omdat we merkten dat mensen van de stationsbuurt veel verhalen hebben. We zien dat, als we archiefmateriaal tentoonstellen of als mensen archiefmateriaal willen opvragen, er altijd een reden is waarom ze meer informatie willen over iets uit het verleden. Daar zit vaak een interessant verhaal achter.

Wendy: Onze missie is: verhalen inspireren, versterken en verbinden. Tien kunstenaars zullen elk een verhaal kiezen uit de verhalen die binnenkwamen in de Verhalencentrale en deze tot een kunstwerk uitwerken. Tussen de kunstenaars zitten naast de klassieke beeldende kunstenaars, onder andere ook muzikanten en theatermakers.

We zijn heel benieuwd naar de uitwerking en hopen dat we dit tijdens ons feestweekend, dat door de coronamaatregelen verplaatst is naar begin oktober, in de kijker kunnen zetten. Eind april telden we een honderdtal ingezonden verhalen. Enkele daarvan publiceerden we intussen op de website. Sommige inzendingen komen van lagereschoolkinderen die midden in een oorlog zaten, moesten vluchten en in Turnhout belandden. Het zijn pakkende verhalen.

Bart: Een groot voordeel is dat we nu veel meer bezoekers hebben. De drempel lag veel hoger in het stadhuis. De bibliotheekbezoekers hebben letterlijk een inkijk in ons archief: ze kijken binnen in onze bibliotheek en in onze studiezaal die vlak achter de grote onthaalbalie ligt. Het publiek is ook diverser dan voorheen. Daarom richtten we samen met het team Publiekswerking van de bibliotheek het Kempenatelier op.

In de Taxandriagang, en online, zetten we erfgoedparels en unieke lokale verhalen in de kijker, met de Antwerpse Kempen als rode draad. In die gang staan drie vitrinekasten en er is ook de mogelijkheid om video’s te tonen. Onze eerste tentoonstelling dompelt bezoekers onder in het Kempens dialect. Vanaf deze zomer staat de Turnhoutse kermis als thema op het programma.

Wendy: We willen het historisch informatiepunt vormen binnen de Kempen. We hebben veel informatie over de regio en we zoeken voortdurend naar mogelijkheden om die onder de aandacht te brengen bij onze bezoekers. Zo stelden we op de vorige locatie heel wat audiovisueel materiaal tentoon. We merkten toen dat dat echt een publiekstrekker was. Hoe mensen vroeger leefden en hoe de wereld er toen uitzag, wakkert onze nieuwsgierigheid aan. Dat is leuk om te zien. We moeten materiaal van het archief ontsluiten, het mag zeker niet verborgen blijven!

In hoeverre is de werking van het archief veranderd?

Bart: In het stadhuis was alles verspreid over verschillende kleine lokalen. In ons eisenprogramma vroegen we om één archiefdepot, waarin een constante temperatuur en vochtigheid gegarandeerd is, en een aparte quarantaineruimte. Er zijn nu aparte rekken voor grotere formaten en we hebben voldoende plaats voor aangroei. De komende maanden willen we alle papieren archieven van de stad en het OCMW hier centraliseren. We beschikken over een scanlokaal en een opslagruimte voor zuurvrij verpakkingsmateriaal.

Onze werkruimte valt helaas wat kleiner uit dan voorzien, het is momenteel nog wat zoeken naar de meest geschikte manier van werken. We zetten nu sterk in op het digitaliseren van het papieren archief en het bewaren van digitale archieven. Daar waren we al mee begonnen, maar we kunnen wel nog meer doen om zoveel mogelijk mensen online te bereiken. Het is evenwel nog steeds belangrijk om die studiezaal te hebben, want mensen komen vaak met een verhaal. Er moet dialoog met een archiefmedewerker mogelijk zijn, want dat is voor onze bezoekers heel belangrijk.

In het stadhuis ging onze focus meer naar het beheren van de collecties dan naar de dienstverlening daarbij. En nu kunnen we bezoekers in alle comfort ontvangen en bereiken we ook een breder publiek. We nemen de houding van onze bibliotheekcollega’s voor een stuk over. Hun focus ligt op het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Het team Publiekswerking van de bibliotheek realiseerde het laagdrempelige Kempenatelier. Dat is iets wat we met ons kleine archiefteam nooit zelf op poten zouden kunnen zetten. Je moet de bezoekers aansporen om met archiefmateriaal aan de slag te gaan. Die dienstverlening is tegelijkertijd ideaal voor het stimuleren van ontmoetingen.

Hebben jullie tips voor collega’s die een gelijkaardig verhaal willen schrijven?

Wendy: Ik raad aan om al vanaf het begin zoveel mogelijk stakeholders bij het project te betrekken. Sinds 2017 vergaderden we tweemaandelijks met een stuurgroep, waar alle mogelijke betrokkenen aanwezig waren: de dienst ICT, de dienst Communicatie, de schepenen, Archief Turnhout, docAtlas, Stripgids, de Warande, enzovoort.

Iedereen die iets te maken had met de bouw van de nieuwe vleugel was aanwezig. We hadden een vaste agenda, leerden elkaar kennen en beslisten samen. Het is heel gemakkelijk nu, want als er iets zou mislopen, weet ik meteen wie ik moet contacteren voor welk soort probleem. Als individu maak je deel uit van een veel groter geheel. Het is heel handig om iedereen persoonlijk te kennen.

Wat hopen jullie in de toekomst nog te verwezenlijken?

Wendy: We zullen heel blij zijn als we eindelijk het coronahoofdstuk achter ons kunnen laten. Het volledige team staat te popelen om opnieuw leuke activiteiten te organiseren, mensen te kunnen ontvangen en hen ook te inspireren. Daar kijken we nu vooral naar uit. 

Bart: Ik kijk ernaar uit om de Warande in volle glorie te zien. De Warande is veel meer dan enkel de bibliotheek en het archief. Het cultuurhuis – met zijn tentoonstellingsruimte, schouwburg en concertzaal – dat vanwege de coronacrisis gesloten is, brengt normaal gezien veel leven in Turnhout. Door de coronamaatregelen hebben we helaas geen openingsfeest kunnen organiseren, er was enkel een applaus voor de eerste bezoekers, en ook de mooie leeszaal met zicht op het kasteel blijft leeg. Dat is heel jammer

Wendy: Omdat er door de coronamaatregelen geen activiteiten ter plaatse georganiseerd worden, hebben wij nu een valse start. Want als de Warande bruist van de activiteiten, dan zullen mensen nog gemakkelijker de weg vinden naar de bibliotheek. Eén voordeel van corona is toch wel dat het ons uitdaagde om digitaal te gaan werken. Op korte termijn hebben we veel sneller digitale kennis kunnen opbouwen. De komende maanden staan onder andere webinars en podcasts op het programma.

Waar zijn jullie trots op?

Bart: Ik ben extra trots op de nieuwe locatie. Het stadhuis was niet meer geschikt om bezoekers te ontvangen en onze collecties veilig te bewaren. Nu kun je haast niet meer naast het nieuwe gebouw kijken. Op de gevel staat naast ‘bibliotheek’, ook ‘archief’. Als je binnenkomt heb je meteen dat wow-effect. Het is binnen heel ruim en open. De architecten hebben echt de nagel op de kop geslagen. De volledige uitstraling geeft me een gevoel van trots. Het is zo’n prominente plek in de stad. Het groen rond het gebouw is heraangelegd. Ik ben elke dag blij dat dit mijn nieuwe werkplek is.

Wendy: Ik heb helemaal hetzelfde gevoel als Bart. Het was niet zo dat ik ongelukkig was op de vorige locatie, maar het is hier wel aangenamer binnenwandelen. Ik word altijd meteen goedgezind als ik hier rondloop. Ik ben ervan overtuigd dat die impact voor de bezoeker hetzelfde moet zijn, dat kan niet anders. De nieuwe locatie is echt een mooi cadeau voor de inwoners van Turnhout, het is een echte ontmoetingsplaats.