Op 1 oktober 2020 opende hogeschool University Colleges Leuven-Limburg (UCLL) een gloednieuw leercentrum op campus Diepenbeek. Het is het eindresultaat van een fusieproces dat startte in 2014 en waarbij vier departementsbibliotheken samensmolten. Dat leercentrum zal het kloppend hart worden van de vernieuwde living campus.

Droom de bibliotheek van de toekomst 

Het idee voor een nieuwe bibliotheek ontstond in 2014. Op dat ogenblik heette de hogeschool nog Katholieke Hogeschool Limburg (KHLim) en vormde elk onderwijsdepartement een ‘eiland’, vaak in een eigen gebouw, met een eigen cultuur. Daar wilde men verandering in brengen met een vernieuwde campus die verbindend moest werken. Naast een nieuw lesgebouw en een nieuwe foyer, zou er ook een nieuwe mediatheek komen.

De vier toenmalige mediatheken waren aparte entiteiten die behoorden tot een of enkele departement(en). Tussen de verschillende bibliotheken werd er op dat moment al goed samengewerkt, een verdienste van Myriam Trippas, die op dat ogenblik de rol van coördinator uitoefende. Op het moment dat het concept voor het nieuwe leercentrum bedacht werd, zaten de bibliotheken qua visie al grotendeels op dezelfde lijn.

Het nieuwe leercentrum moest vooral een open leercentrum worden: centraal gelegen, uitnodigend, multifunctioneel en voorzien van ruimtes voor overleg en stille studie, met zeer ruime openingsuren en een regionale uitstraling. Alle bibliotheekcollecties (boeken, tijdschriften, spelmaterialen, audiovisuele materialen en media-apparatuur) van de verschillende deelbibliotheken zouden geïntegreerd worden in dit nieuwe leercentrum. Het masterplan 2020 was geboren. 

Bibliotheken in beweging 

Op dat moment, in 2014, was de KHLim net gefusioneerd met de Katholieke Hogeschool Leuven (KHLeuven) en Groep T. In het najaar werd er naast een nieuwe naam (UC Leuven-Limburg) ook een nieuwe slogan gelanceerd: ‘Moving Minds’. Een slogan die helemaal op het lijf geschreven was van de bibliotheekmedewerkers.

In 2015 diende zich al een eerste ‘move-’ of verhuisbeweging aan: de opleidingen Gezondheidszorg verhuisden naar een nieuwe campus naast het ziekenhuis in Genk (campus LiZa). Het oude gebouw van Gezondheidszorg in Hasselt werd de nieuwe, tijdelijke campus van de lerarenopleiding Kleuter- en Lager Onderwijs. De bibliotheekcollecties van beide campussen verhuisden mee met de opleidingen.

Ondertussen was er een werkgroep mediatheken Limburg in het leven geroepen, die in 2015-2016 achter de schermen zeer actief bezig was met de uitwerking van het nieuwe masterplan. Op basis van tevredenheidsenquêtes bij studenten en docenten uit het verleden werd een behoefteanalyse opgesteld.

Daarnaast werden er verschillende studiebezoeken georganiseerd aan andere hogeschoolen universiteitsbibliotheken (onder andere AGORA van de KU Leuven, de Artesis Plantin Hogeschool, de universiteitsbibliotheek van Eindhoven, Xplora van Avans Hogeschool, The Hive van de Thomas More-hogeschool in Geel en BIB Schoonmeersen van de HoGent). De opgedane bevindingen en de eerder doorgenomen vakliteratuur vormden de basis voor het eisenpakket dat overhandigd werd aan de campusverantwoordelijken.

Ronde toren van vier verdiepingen 

Er werd een wedstrijd uitgeschreven voor het ontwerp van de nieuwe campus. De winnende maquette kwam van architect Stéphane Beel. Zijn architectenbureau ontwierp een herkenbaar gebouw dat een ‘smoel’ moest geven aan de campus. De nieuwbouw zou bestaan uit twee torens en een lange verbindingshal die de oude en nieuwe gebouwen op de campus met elkaar zou verbinden.

Op het gelijkvloers worden het onthaal, vergaderruimtes, het studentenrestaurant en studentenvoorzieningen gepland, en een grote ontmoetingsruimte (de foyer) waar evenementen georganiseerd kunnen worden. Naast een lestoren met lesruimtes, werd er een ronde toren van vier verdiepingen ontworpen: het nieuwe leercentrum.

Op de eerste verdieping van het leercentrum zou een grote, stille studieruimte komen. Voor groepswerk kunnen studenten terecht op de tweede verdieping. Hier staan dertien lokaaltjes ter beschikking van groepen van vier tot acht personen. De uitleen- en infobalie bevindt zich op de derde verdieping, samen met een deel van de collectie non-fictie en schoolboeken.

Op de vierde verdieping bevindt zich de rest van de collectie non-fictie, de kinder- en jeugdboeken, de spelotheek, werkplekken, een instructieruimte en een professionele opnamestudio. De twee onderste verdiepingen zullen permanent toegankelijk zijn (zonder toezicht van personeel), de twee bovenste verdiepingen worden ’s avonds afgesloten. Uit de gebruikersenquête bleek immers dat er ’s avonds vooral nood is aan studie- en samenwerkplekken, maar nauwelijks aan collectiegebruik.

In het voorjaar van 2018 werd de eerste spade in de grond gestoken, met de bedoeling een kleine twee jaar later, op de symbolische datum van 20-02-2020 de vernieuwde campus feestelijk te kunnen openen. 

Moving forward 

Ondertussen veranderde er heel wat in de hogeschool. Via het Moving Forward-project werd een volgende stap gezet in het fusieproces tussen Leuven en Limburg, en dat had ook een impact op de bibliotheken. De afzonderlijke bibliotheekteams, die eerst onder de opleidingen en nadien onder de campusdiensten vielen, werden vanaf 2018 één team binnen de dienst Onderwijs & Studenten. De bibliotheken (vanaf nu leercentra genoemd) werden dus minder afhankelijk van de lokale opleidingen en konden voortaan één overkoepelend beleid uitstippelen. Thijs Gielis werd aangesteld als teamcoördinator van de leercentra.

Het belang van zelf beleid te kunnen maken, werd al meteen pijnlijk duidelijk. Kort daarvoor besliste het departement Gezondheidszorg in Genk immers dat er geen fysieke bibliotheek (of leercentrum) meer nodig was. De boeken en tijdschriften verhuisden naar Diepenbeek en de uitleencijfers van dat deel van de collectie gingen drastisch naar beneden. Noch studenten, noch docenten maakten de verplaatsing naar Diepenbeek om werken te ontlenen. Aan het onthaal van de campus in Genk werd er een IBL-service (interbibliothecair leenverkeer) opgezet, maar de aanvragen blijven daar tot op de dag van vandaag beperkt.

Voorbereiding fusie en verhuizing 

Terug naar het verhaal in Diepenbeek. Vanaf 2018 kwam het project in een stroomversnelling terecht: de werking van de leercentra in Limburg stond vanaf nu volledig in het teken van de verhuizing en de fusie. Om dat grondig voor te bereiden werden er deelwerkgroepen opgericht. Een eerste werkgroep maakte afspraken rond collectievorming en ging aan de slag met het wieden van de collecties.

Een tweede werkgroep zat samen over het beheer van de tijdschriften. Er werd in kaart gebracht welke abonnementen in de verschillende deelbibliotheken liepen. Dubbele en driedubbele abonnementen werden stopgezet. Verder werd er ook een uniforme workflow uitgedacht voor het bestellen en inchecken van tijdschriften en het claimen van ontbrekende nummers.

Een derde werkgroep ten slotte hield zich bezig met het plaatsingssysteem en de ruglabels. Er werd gekozen voor een geïntegreerde plaatsing volgens SISO (Schema voor de Indeling van de Systematische catalogus in Openbare bibliotheken). Tijdschriften en schoolboeken zouden geïntegreerd worden binnen de rest van de informatieve collectie.

Dat hield in dat er heel wat omgezet moest worden: boeken die een Universele Decimale Classificatie-nummer (UDC) hadden (collectie Management en Technologie), alle schoolboeken van kleuter- en lager onderwijs en alle tijdschriften moesten voorzien worden van een SISO-classificatienummer.

Ook voor de spellencollectie werd er een uniform systeem uitgedacht op basis van een letter en een volgnummer, waarbij de letter verwijst naar een bepaalde categorie van spelen. Zo staan bijvoorbeeld alle taalspelletjes bij elkaar, waardoor de gebruiker een spel zowel via de catalogus als grasduinend door de rekken snel terugvindt.

Via een gebruikersonderzoek werden de noden van de studenten goed in kaart gebracht. Er was al een grote tevredenheid over het ruime collectieaanbod, de werksfeer, het personeel, het aantal kopieerapparaten en het aantal vaste computers. Veel studenten gaven wel aan dat er een tekort was aan stille werkplekken en aparte groepswerklokalen. In de oude mediatheken – grote ruimtes waar alle functies door elkaar liepen – waren geen van beide echt aanwezig.

Daarnaast bleek er ook vraag te zijn naar ruimere openingstijden en meer stopcontacten. Verder doken ook frappante verschillen op tussen de opleidingen: studenten uit de richtingen van Management, Technologie en Gezondheidszorg komen in de eerste plaats naar de bibliotheek om te werken, zowel individueel als in groep. Voor studenten van de lerarenopleiding daarentegen is collectiegebruik (ontlenen, kopiëren en scannen) de voornaamste reden van hun bibliotheekbezoek. Bij de inrichting van het nieuwe leercentrum was het ons streven om rekening te houden met de wensen van de verschillende doelgroepen. 

In de startblokken 

Voor de inrichting (meubilair en rekken) van het nieuwe leercentrum ging men in zee met Belisia. Belisia maakt interieurconcepten op maat en realiseerde in het verleden al een aantal projecten voor onze hogeschool. In het concept dat nu op tafel lag, zouden zij niet alleen de inrichting van het leercentrum verzorgen, maar ook die van de volledige nieuwe campus en het studentenrestaurant. Belisia heeft heel wat ervaring met het inrichten van kantoor- en vergaderruimtes, maar ook met het inrichten van bibliotheken: zo werkten zij het unieke interieurconcept uit van de openbare bibliotheek van Bilzen, die in 2017 nog verkozen werd tot Beste Bibliotheek van Vlaanderen.

Ook het voorgestelde ontwerp voor ons nieuwe leercentrum viel in de smaak. Er werd bewust gekozen voor afwisseling in het meubilair. In de stille werkruimtes staan er naast grote, witte werktafels ook individuele silent work stations in warme kleuren. Zowel de student die verkiest om samen met anderen te studeren als de student die graag apart zit, treft een aangename werkplek aan. In de groepswerklokaaltjes staan hoge tafels (met barkrukken) en lage tafels met comfortabele stoelen.

De volledige derde verdieping wordt voorzien van wit meubilair met een minimalistisch design en er wordt gekozen voor een strakke opstelling van de boekenrekken. Vanwege budgettaire redenen kan de vierde verdieping nog niet onmiddellijk meegenomen worden in dit concept en moeten hier voorlopig de rekken en spellenkasten uit de oude bibliotheken gerecupereerd worden.

Terwijl er in Diepenbeek naarstig gewerkt werd aan de inrichting van het nieuwe leercentrum, gonsde het ook in Hasselt van de bedrijvigheid. Bij de start van het academiejaar 2019-2020 werd immers beslist de opleiding Orthopedagogie naar Hasselt te verhuizen en de lerarenopleiding Kleuter- en Lager Onderwijs naar Diepenbeek te brengen. En hoewel er eerst voor geopteerd was de collectie van Orthopedagogie in Diepenbeek te laten en in het nieuwe leercentrum te huisvesten, werd hier – de situatie op campus LiZa in Genk indachtig – toch op teruggekomen. En dus dienden er in 2020 niet één, maar twee nieuwe leercentra ingericht te worden.

Valse start 

In februari 2020 was de verhuisplanning helemaal klaar. De verhuizing zou in twee fases verlopen. Tijdens fase 1 (april) zouden de collecties van de twee bibliotheken in Diepenbeek en een gedeelte van de collectie in Hasselt (Kleuter- en Lager Onderwijs) naar de nieuwe toren verhuizen. De collectie van Orthopedagogie zou ondergebracht worden op een tijdelijke locatie, in de kelder van campus Diepenbeek. De oude bibliotheeklocaties in Diepenbeek en een gedeelte van de bibliotheek in Hasselt zouden in mei en juni omgebouwd worden tot lesruimtes. In fase 2 zou het tweede deel van de collectie in Hasselt verhuizen naar Diepenbeek en zou de collectie van Orthopedagogie op haar beurt naar Hasselt verhuizen.

Een strak plan, zo leek het. In februari werden er volop plannen gemaakt met de verhuiscoördinator (een administratieve medewerker van de campusdienst), de externe verhuisfirma en de ICT-dienst. Ondertussen bereikten de eerste onheilsberichten over COVID-19 echter ons land. Toch werd er midden maart in Diepenbeek gestart met het inpakken van de collecties. Maar helaas … een week later werden we geconfronteerd met de harde realiteit: de eerste lockdown was een feit. Al snel werd duidelijk dat de nieuwbouw in Diepenbeek nooit op tijd gerealiseerd zou worden.

In plaats van begin april, zou de verhuizing pas begin juli kunnen gebeuren. In allerijl werd een plan B bedacht, waarbij rekening gehouden moest worden met een aantal bijkomende uitdagingen: een serieuze vertraging wat de levertijd van de rekken betrof, de oude bibliotheken in Diepenbeek die absoluut leeg moesten omwille van geplande verbouwingswerken, het zoeken naar een tijdelijke opslagruimte voor de collecties en het uitdenken van een dienstverlening die coronaproof was. Bovendien was het door het verplichte telewerk moeilijk goede afspraken te maken met de medewerkers van de andere campusdiensten en de verhuisfirma. 

Hordenlopen 

Hoewel eind maart het grootste deel van de collecties in Diepenbeek al ingepakt was (drie medewerkers mochten ondanks de lockdown toch aan het werk blijven), werd besloten om te starten met een collect & go en een scan-on-demandservice om de studenten en het personeel zo goed mogelijk verder te helpen. Ook een laptopservice voor kwetsbare studenten werd opgestart in Diepenbeek en stille werkplekken werden georganiseerd op verschillende plaatsen op de campus. Bovendien hadden ook heel wat docenten nood aan camera’s en ander audiovisueel materiaal dat opgepikt en ontleend moest worden in de bibliotheken.

Omdat er op de campus in Diepenbeek geen voldoende grote opslagplaats gevonden werd voor de tijdelijke stockage van de ruim vijfhonderd dozen, werd beslist ze naar de bibliotheek op campus Oude Luikerbaan in Hasselt te brengen. Vermits de verhuizing van de collectie daar pas later gepland stond, was dat de enige bibliotheek waarvan de collectie op dat moment nog beschikbaar was. In ijltempo werd de collectie Orthopedagogie, die op campus Oude Luikerbaan zou blijven, uitgepakt, en op 18 mei kon de beperkte dienstverlening voor studenten Orthopedagogie en de lerarenopleiding Kleuter- en Lager Onderwijs weer opgestart worden.

De collecties van Management, Technologie en de lerarenopleiding Secundair Onderwijs bleven ingepakt, maar dankzij een goede koerierdienst was vlot IBL-verkeer mogelijk tussen het afhaalpunt in Hasselt en de UCLL-bibliotheken in regio Leuven, waardoor de studenten en het personeel van deze opleidingen ook verder geholpen werden.

Terwijl een deel van de medewerkers zich bezighield met het runnen van de afhaalservice, begonnen de andere collega’s half juni met het inpakken van de materialen van de lerarenopleiding Kleuter- en Lager Onderwijs. Al snel werd duidelijk dat dit de grootste en meest complexe collectie was. Niet alleen boeken en tijdschriften moesten worden verhuisd, maar ook heel wat spellen, didactische materialen, prenten, posters en zelfs meubelstukken.

Tijdens de tweede week van juli was alles ingepakt en klaar voor de verhuizing. Hoewel de rekken wegens vertraging op dat moment nog niet geleverd en gemonteerd waren in Diepenbeek, werd de volledige collectie toch al naar de nieuwbouw verhuisd. Uitstel was op dat moment niet meer mogelijk vanwege de gemaakte afspraken met de verhuisfirma.

Omdat het collectief verlof op dat ogenblik startte, was er niemand van het bibliotheekpersoneel aanwezig bij de verhuisoperatie en werden de verhuisdozen willekeurig op de verdieping gezet, zonder ordening. Daarom kon onze vooraf opgezette strategie en systematiek niet gevolgd worden: er zat niets anders op dan items doos per doos uit te pakken, op de rekken te plaatsen en vervolgens te verschuiven. Vier weken lang werd er niets anders gedaan dan uitpakken, plaatsen en verzetten. Een huzarenwerk. 

Finish 

Bij de start van het academiejaar 2020-2021, op 21 september, was het leercentrum in Hasselt klaar voor gebruik en konden in Diepenbeek de werkplekken op de eerste en tweede verdieping opengesteld worden. De derde en vierde verdieping, waar de collecties gehuisvest zijn, werden geopend op 1 oktober. Om acht uur ’s morgens werd de eerste bezoeker van onze nieuwe bibliotheek feestelijk verwelkomd met een fles bubbels.

Helaas is het grote openingsfeest door corona nog niet kunnen doorgaan, maar binnen onze bibliotheekbubbel werd toch al een kleine toast uitgebracht op onze nieuwe werkplek. Het leercentrum is bovendien de eerste ruimte van het hele masterplan 2020 die in gebruik genomen is. Een primeur waar we als team bijzonder fier op zijn.

Work in progress

We zijn nu midden maart, ongeveer een jaar later dan toen we startten. Als we zien waar we vandaag staan en bedenken onder welke omstandigheden we hebben moeten werken (beperkte aanwezigheid op de campus, afstandsregels respecteren, continu veranderende planningen), dan mogen we best trots zijn op hoe we het ervan afgebracht hebben. En waar de coronapandemie in eerste instantie een vloek was, stelt ze ons nu, dankzij de beperkte dienstverlening, in staat om nog wat processen te finetunen, hier en daar nog wat te herorganiseren en bij te sturen, en onze plaats in het nieuwe team te vinden.

Het verhaal is nog lang niet geschreven. Er staat immers nog heel wat te gebeuren de komende maanden. Zo willen we meer groen aanbrengen in ons leercentrum door op alle verdiepingen planten te plaatsen. Er moet ook nog een goede bewegwijzering uitgedacht en aangebracht worden. De backoffice, het archief en de opslagruimte voor mediaapparatuur moeten nog verder ingericht worden. En daarnaast blijven we de volgende jaren natuurlijk nadenken over en werken aan onze regionale verankering, het creëren van een inspirerende leeromgeving en het optimaliseren van onze dienstverlening voor onze gebruikers. Met dit nieuwe leercentrum zijn we in elk geval futureproof en klaar voor een mooie toekomst!