Een minuscuul scheurtje, bijna onzichtbaar voor het blote oog en dus onopgemerkt in een metalen afsluiter van een brandslang op de derde verdieping van de Universiteitsbibliotheek (UB) van de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen), veroorzaakte een waterlek en flink wat commotie. In het verlengd weekend van 18 tot 22 juli 2020 baande het water zich een weg via vloeren, plafonds, muren, liftschachten en trappen tot het diepste punt in de magazijnen drie verdiepingen onder de grond, dus over zes vloerlagen. Tijdens de eindevaluatie van de herstelwerkzaamheden in maart 2021 bleek dat er geen permanente schade of verlies is. Een geluk bij een ongeluk. Maar dat wisten we nog niet op die mooie zomerdag in juli 2020. Had deze calamiteit voorkomen kunnen worden? Welke lessen hebben we geleerd? Welke kosten waren ermee gemoeid? Wat hebben we veranderd om de risico’s te beperken? Welke rol kunnen de kwaliteitslabels van de Vlaamse overheid voor erfgoedinstellingen zoals bibliotheken of archieven vervullen?

De UB van de UAntwerpen op de Stadscampus werd geopend in 2007 en bestaat uit de heringerichte oude bibliotheek gecombineerd met een nieuw gebouw. De oppervlakte is 17.000 m² en omvat zes vloerlagen: drie verdiepingen met leeszalen en de backoffice en drie lagen ondergrondse depots en magazijnen. Het is de bibliotheek van de faculteiten voor de humane en sociale wetenschappen en rechten.

Er zijn circa 1,5 miljoen volumes boeken en tijdschriften, ruim 900 werkplekken, groepswerkplekken en computerklassen, en ook het Universiteitsarchief en de Bijzondere Collecties met oude drukken en manuscripten, de collectie moderne kunst (Kunst op de Campus) en academisch erfgoed zijn hier gehuisvest. Vanzelfsprekend is er ook de elektronische bibliotheek met duizenden e-journals, e-boeken en tientallen databanken, maar die is niet relevant bij deze lekkage.

De bibliotheek heeft het kwaliteitslabel ‘Erkende Erfgoedbibliotheek’ van de Vlaamse overheid en momenteel loopt de aanvraag voor erkenning als Cultureel Archief. De erkenning betekent dat een organisatie voldoet aan bepaalde basiseisen met betrekking tot de vijf erfgoedfuncties: herkennen en verzamelen, behouden en borgen, onderzoek, presenteren en toeleiden, en participeren. En toch kan een calamiteit plaatsvinden. 

Drie hectische dagen in de zomer van 2020 

Woensdag 22 juli

Het leek een mooie, rustige zomerdag te worden in de UB en het archief, midden in de vakantie, tijdens de coronacrisis. Niets bleek minder waar. De bibliotheekmedewerkster die als eerste arriveerde rond acht uur ’s morgens constateerde het water dat zich over zes verdiepingen verspreidde. Op het filmpje dat ze maakte, hoor je het water klateren. Het is aardedonker, want de stroom is uitgevallen.

In de magazijnen klotste het water tegen de plinten en in de stopcontacten en veroorzaakte zo kortsluiting. Het filmpje toont ook de weg van het water van de derde verdieping tot in de magazijnen op -3. De lekkage begint overduidelijk bij de brandslang op de derde verdieping. In het nieuwe gedeelte van de bibliotheek worden het water en de elektriciteit afgesloten.

Gaandeweg arriveerden meer medewerkers, ook van de technische dienst, en het werd duidelijk dat we niet opgewassen waren tegen een lek van deze omvang. Het ontbrak ons aan knowhow, materialen en apparatuur. Er was een voorstudie voor een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan), maar dat bleek onvoldoende en we waren niet goed genoeg voorbereid. De beschikbare waterpomp, waterstofzuiger en de calamiteitenkit met praktische materialen waren niet afdoende.

De brandweer was snel ter plaatse, maar vertrok ook weer even snel. Hun opdracht omvatte klaarblijkelijk niet het leegpompen van ondergelopen magazijnen. De calamiteit was niet groot genoeg voor de brandweer. Inmiddels was de conservator ook gearriveerd en belde ze met bevriende collega’s van de stad Antwerpen. Zij adviseerden om een gespecialiseerd bedrijf in te schakelen, want dit lek was te omvangrijk en te complex om zelf op te lossen.

Om 10.30 uur nam de conservator contact op met Art Salvage om informatie in te winnen en even later volgde de toestemming om het bedrijf in te schakelen. Ze maakten in hun kantoor en loods een eerste inschatting van de materialen die ze onmiddellijk nodig hadden en om 12.30 uur waren ze met zijn vieren ter plaatse. Ze maakten een quickscan van de situatie en voerden controles uit op de locatie.

Vervolgens ging men meer apparatuur en materialen ophalen, zoals dompelpompen met slangen, haspels, waterbassins voor opvang van het water voordat het omhoog gepompt kon worden, diverse typen ontvochtigers, ventilatoren, luchtreinigers, flood barriers om water tegen te houden en absorptieslangen van diverse afmetingen om water vanonder kasten op te zuigen. De bibliotheek bleef gesloten voor het publiek. Op dat moment was het helaas niet mogelijk om bezoekers op een veilige manier te ontvangen.

Vijftien bibliotheekmedewerkers en vier collega’s van de technische dienst werkten die middag samen met het bedrijf om de situatie onder controle te krijgen. Het water was al afgesloten, zodat de lekkage vanuit de afsluiter van de brandslang stopte. Dompelpompen werden geïnstalleerd, haspels en slangen uitgerold, wateropvangbassins van 50 liter ingericht.

Het water werd opgepompt en vervolgens buiten afgevoerd via de afvoer in de kleine binnentuin. In de leeszalen ging men aan de slag met waterstofzuigers om het tapijt te drogen en men verrichtte allerlei opruimwerkzaamheden, onder andere vanwege de ingestorte plafonds. Tafelbladen en parketvloeren bolden op door het water en muren werden steeds vochtiger.

Gelukkig werd al snel duidelijk dat de schade aan de collecties beperkt zou blijven. Het water ging van de derde verdieping direct door de vloer en op de tweede verdieping was de collectie filosofie behoorlijk nat. Op de eerste verdieping werd de collectie algemene werken geraakt. De magazijnen omvatten 57 kilometer gevulde boekenplanken en in 2018 werd 8 kilometer (boeken)plank geïnstalleerd op -1 en -3, met name voor het Universiteitsarchief en het academisch erfgoed.

Het water baande zich juist een weg door de magazijnen met de nieuwe boekenkasten, die grotendeels nog leeg waren. Het bereikte het diepste punt op -3, waar enkele antieke houten kasten met fotopositieven in 15 centimeter water stonden. Ook lagen er kunstwerken en prenten op tafels. Die werden direct veiliggesteld. Een flinke hoeveelheid ijzeren shutters voor in de boekenplanken werd nat.

Om 13.30 uur startte de conservator samen met de papierrestaurator van het bedrijf met de controle van de boeken en andere materialen. De getroffen kasten van de collecties filosofie en algemene werken werden in plastic verpakt. Men verdeelde de boeken in drie categorieën: nat, licht nat of quarantaine, wat verplaatsing naar een vrieshuis betekende. Daar konden ze gevriesdroogd worden.

De schade aan de collecties bleek uiteindelijk minimaal: 172 volumes waren min of meer nat geworden. De boeken voor het vrieshuis werden in plastic verpakt en in de andere boeken werd absorberend materiaal geplaatst. Het lek bevond zich op de perfecte plek: vlak bij een lift en trappen, waardoor de collecties iets verderop stonden. De magazijnen en leeszalen van de Bijzondere Collecties en het Universiteitsarchief bevinden zich in een ander deel van het gebouw en waren niet geraakt. De unica waren gespaard gebleven. 

Om 17.30 uur begon iedereen honger te krijgen. We bestelden een grote hoeveelheid Vlaamse frieten, kroketten, slaatjes en drankjes. Het was een prachtige zomeravond, dus we konden met zijn allen buiten in de grote binnentuin van het Hof Van Liere eten. Op gepaste afstand van elkaar, want we werkten uiteraard met respect voor alle coronamaatregelen.

Na het eten werden de ingelijste kunstwerken op -3 gecontroleerd, werd materiaal voor de volgende dag klaargezet en werden de ontvochtigers geplaatst en ingeschakeld in alle getroffen leeszalen. De conciërges zouden ‘s avonds de opvangbakken van de ontvochtigers legen, want die zouden na enkele uren vol zijn. Om 20.00 uur ging iedereen naar huis. 

Donderdag 23 juli

Achttien medewerkers van de bibliotheek, vier collega’s van de technische dienst en vier medewerkers van het bedrijf verrichtten ieder gedurende een aantal uren een scala aan werkzaamheden. De boekenkasten van de collecties filosofie en algemene werken werden zorgvuldig geïnspecteerd op vocht en de boeken, die op drie verschillende manieren behandeld moesten worden naargelang hun schade, werden getrieerd. Het bedrijf voorzag in windels om boeken te drogen.

Uren en uren werkte men met waterstofzuigers om zoveel mogelijk water uit het tapijt te verwijderen. De consulent van de verzekering arriveerde ‘s morgens. Hij deed de ronde door het hele gebouw. Op zijn iPad kon hij duidelijk zichtbaar maken dat de natste plekken zich in de muren en vloeren bevonden. Om elf uur was er een koffiepauze voor iedereen, met koffiekoeken.

In de magazijnen plaatste men absorptieslangen voor de kasten die op een platform van enkele centimeters hoog stonden, want er was water onder die platformen gelopen. Elektriciens maakten een rondgang en controleerden alle kritieke punten. De bibliotheek gebruikte al jaren dataloggers voor de monitoring en registratie van temperatuur en luchtvochtigheid in de magazijnen die uitgelezen moeten worden via de computer. Deze werden aangevuld met andere dataloggers die gemakkelijk uitgelezen konden worden met een smartphone.

Men plaatste veertien ontvochtigers op vier verdiepingen en in traphallen. De laatste ingestorte plafonds werden opgeruimd. Diverse materialen werden aangevoerd, zoals windels om boeken in te pakken, vloeipapier, plastic zakken, puinzakken, extra ventilatoren en apparatuur voor luchtzuivering. Er was twijfel of men een aantal kasten in de magazijnen moest afbreken, omdat er water onder de drempels gelopen zou zijn. Enkele tientallen boeken werden afgevoerd naar het vrieshuis. Rond 18.00 uur ging iedereen naar huis.

Vrijdag 24 juli

Zeventien bibliotheekmedewerkers, twee medewerkers van de technische dienst en twee van het bedrijf werkten samen aan de verdere afhandeling. De conciërges ontvingen instructies over hoe zij gedurende het weekend regelmatig de opvangbakken van de ontvochtigers leeg konden maken. Om elf uur was er pauze voor iedereen, met koffie en koffiekoeken. Extra luchtreinigers werden geplaatst. In het gehele gebouw verrichte men metingen naar schimmelvorming, maar er werden geen belangrijke sporen gevonden. Schimmels komen overal voor en de meeste zijn niet relevant.

Een fikse tegenvaller was dan weer dat op diverse verdiepingen de tapijttegels toch verwijderd moesten worden. De tegels bleven te nat en daardoor zou er toch schimmelvorming kunnen ontstaan. De tegels moesten eruit, en wel per direct. Dat was zwaar werk en de vermoeidheid begon toe te slaan. Iedereen keek uit naar het weekend.

In de namiddag was er dan weer een meevaller. Eerst werd gedacht dat een aantal kasten in de magazijnen afgebroken zou moeten worden, maar dat bleek toch niet nodig. De afvoer van het water via dompelpompen, waterstofzuigers, flood barriers en absorptieslangen had klaarblijkelijk goed gewerkt. De bibliotheekmedewerkers kregen instructies, opdat zij de komende weken zelf opvolgwerkzaamheden konden uitvoeren met de ontvochtigers en absorptieslangen, en op het vlak van de behandeling van beschadigde boeken. Ondertussen maakte de technische dienst het plan voor de herstelwerkzaamheden aan het gebouw. 

Opvolging van de calamiteit 

Tijdens de eerste hectische dagen en in de volgende maanden waarin de schade opgenomen en hersteld werd, is er veel nieuwe kennis en ervaring opgedaan op het vlak van de praktische afhandeling van zo’n ‘gevalletje waterschade’. Het meeste werk was voor de technische dienst en externe bedrijven, want het was vooral het gebouw dat nat was geworden – en gelukkig niet de collecties.

In de volgende maanden werd de schade aan het gebouw dus hersteld. Het betrof de uitbraak van beschadigde delen, de vervanging van meubilair, het herstel van de liften, schrijnwerken voor de parketvloeren, de vervanging van het tapijt, het herstel van de brandmeldinstallatie en brandleiding, en schilderwerken. Twee keer werd een uitvoerige meting gedaan naar specifieke schimmels. Het bleek dat er geen aantoonbare schimmelvorming was als gevolg van het waterlek. De situatie buiten was hetzelfde als de situatie binnen.

Lessons learned 

Je kunt niet alle calamiteiten voorkomen, soms is er sprake van domme pech. De brandslang die de ellende veroorzaakte, was op 9 juli 2020 gecontroleerd en goedgekeurd door de gespecialiseerde firma. Echter, men rolt de brandslang uit en controleert de waterdruk. Die druk moet hoog zijn, omdat er voldoende water aangevoerd moet worden om branden te kunnen blussen.

De binnenkant van de metalen afsluiter wordt niet gecontroleerd, en juist daar bevond zich het fameuze scheurtje. De oorzaak van de scheur is niet precies bekend, waarschijnlijk metaalmoeheid. We laten nog metallurgisch onderzoek doen. De remedie was een kleine verandering in de afsluiter, waardoor een dergelijke lekkage niet meer mogelijk is. De UAntwerpen heeft overigens 578 van deze brandslangen.

Daarnaast is een CHVplan heel belangrijk. De bibliotheek had slechts een aanzet tot een CHV-plan en dat was onvoldoende. Tijdens de evaluatie vanwege het kwaliteitslabel Erkende Erfgoedbibliotheek was opgemerkt dat we werk moesten maken van een volwaardig CHV-plan, maar dat was er nog niet van gekomen. Als het kalf verdronken is, dempt men de put. Dus nu wordt prioritair werk gemaakt van een degelijk CHV-plan.

Het was ook duidelijk dat deze calamiteit te groot was om zelf op te lossen. Een professioneel bedrijf beschikt over de knowhow, deskundig personeel, de apparatuur en middelen om de calamiteit op een goede manier aan te pakken. Snelheid is belangrijk, bijvoorbeeld bij de afvoer van vochtige materialen, opdat schimmelvorming voorkomen wordt.

Loyale medewerkers die bereid zijn om allerlei vervelende klussen aan te pakken die nu niet bepaald opgenomen zijn in hun functiebeschrijving, zijn essentieel voor het goede verloop van de aanpak van het probleem. Het is belangrijk om de moed erin te houden, ook als iedereen vermoeid raakt na enkele dagen. Vlaamse frieten doen wonderen op zo’n moment.

De afwikkeling van een dergelijke schade neemt ruim een half jaar in beslag. De verzekeraar levert instructies voor de gedetailleerde registratie van de gewerkte uren en de afhandeling van de facturen van de externe bedrijven en de gehuurde materialen. De juridische dienst volgt dat mee op. De waterschade aan het gebouw moet nauwlettend opgevolgd worden, het duurt weken voordat de muren en vloeren droog zijn. Een aantal keren moet men onderzoek laten doen naar mogelijke schimmelvorming.

Een calamiteitenkit met materialen voor de eerste opvang moet goed gevuld zijn. De checklists voor het verkrijgen van een kwaliteitslabel zijn een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de basiswerking van een instelling op orde is. Vanzelfsprekend kan alles altijd beter, dus het blijft belangrijk om alert te blijven en blijvend te monitoren of verbeteringen wenselijk zijn.

Met dank aan alle medewerkers van de bibliotheek, het archief, de technische dienst, de juridische dienst, de conciërges en de poetsploeg van de UAntwerpen, de collega’s van de Stad Antwerpen en Art Salvage.