Terugblik van de 21 mediatheekmedewerkers van Arteveldehogeschool

Toen we plots allemaal thuis aan het telewerken waren, beseften we in de verste verte niet wat ons te wachten stond. Dat dit de eerste stap was van een lange, onbekende weg, kon niemand vermoeden. Elke beslissing van de regering of de hogeschool werd een nieuwe mijlpaal in de uitbouw van onze volwaardige digitale mediatheek op maat. We waren er klaar voor! Een terugblik in tien mijlpalen.

13 maart 2020 – Alles toe?

De maand was begonnen onder een gunstig gesternte: we hadden eindelijk een nieuw diensthoofd! De individuele kennismakingsgesprekken waren aan de gang, we leerden elkaar goed kennen. We hadden echt zin om samen een mooie, nieuwe start te nemen. Van de naderende lockdown was volgens de officiële communicatie nog geen sprake.

Maar op 11 maart kondigde de directie officieel de tijdelijke sluiting van de hogeschool door het coronavirus (toen nog geen pandemie) aan. Vanaf de aankondiging tot 3 april moesten bijeenkomsten en werkvergaderingen met tien personen of meer geannuleerd worden. Net de dag waarop we een drink gepland hadden met het voltallige team! In de gloednieuwe mediatheek van campus Sint– Amandsberg. Gezellig onder collega’s, het nieuwe diensthoofd op een andere, echte manier leren kennen.

“Dit betekent dat de drink van deze avond helaas verplaatst moet worden naar een ander moment”, was een zin uit een van de eerste officiële mailtjes van het kersverse diensthoofd. Het nieuws werd met verbazing en ongeloof onthaald.

Vrijdag 13 maart was de laatste dag dat we met de collega’s samen fysiek aanwezig waren op de verschillende locaties van de mediatheken van Arteveldehogeschool. De campussen zouden tot en met 3 april niet langer toegankelijk zijn. We moesten ons heroriënteren op een “tijdelijke digitale dienstverlening” en mochten kennismaken met thuiswerk, dat gelukkig maar zou duren tot aan de paasvakantie.

Alle beschikbare mediatheek-leenlaptops, webcams en headsets werden samen met de toestellen van de dienst ICT voor een aantal weken uitgeleend aan docenten en medewerkers. Ook wie niet over een eigen toestel beschikte of niet het materiaal had dat voldeed aan de nieuwe werkomstandigheden, kon zo toch aan de slag blijven.

Wie had toen gedacht dat de normale uitleentermijn van drie weken, twee, drie keer verlengd zou worden tot uiteindelijk meer dan een jaar? Ook dit zag iedereen goed zitten: we konden zeker gebruikmaken van die paar weken om in alle ‘rust’ wat achterstallig werk in te halen. De taken werden onderling afgestemd.

19 Maart 2020 – Eenmalig (?!) teamoverleg via Teams

De eerste signalen over het virus dat een pandemie werd en de impact op de opening van de hogeschool, werden steeds duidelijker. De enkele weekjes zouden mogelijk al verlengd worden. Maximaal inzetten op een digitale dienstverlening was de boodschap.

Dankzij onze twee IT’ers die deel uitmaken van het mediatheekteam, konden we snel een aantal aspecten van ons dienstverleningsaanbod op het mediatheekportaal extra in de verf zetten. Via een vijftal ‘tegels’ – Thuistoegang, Artikelen en e-books, Elektronische kranten en tijdschriften (met leeslijsten op maat van de meer dan 32 opleidingen), Platformen voor Onderwijs, en Onderzoek – kregen studenten en medewerkers in een oogopslag zicht op een aantal voor hen interessante bronnen.

Met de stevige uitbouw van een Microsoft Teams-omgeving met diverse kanalen over verschillende thema’s, chatwerkgroepen en tweemaal per week een overleg met het volledige team, werd verbinding gezocht (en gevonden). We hoorden hoe werken van thuis uit met kinderen, huisdieren en partners lukte of integendeel voor grote uitdagingen zorgde.

Het was eveneens het moment om met het voltallige team (dat vroeger verspreid zat op vijf locaties) samen een digitaal dienstverleningsaanbod uit te bouwen. We werden meesters in het gebruiken van Microsoft Teams (Teams). We maakten kennis met Panopto, een toonaangevend videoplatform voor training, onderwijs en presenteren.

Een aantal onder ons ontplooiden zich tot ware scenaristen of acteurs van instructiefilmpjes. We zetten verdere stappen in het uitwerken van allerlei instructies in Canvas, de leeromgeving van de hogeschool, om de gebruikers zo duidelijk mogelijk wegwijs te maken in ons aanbod.

Ondanks de vele veranderingen stond er heel binnenkort een teamdag gepland. Zo hadden we zeker iets om naar uit te kijken?! Een reeks Doodles werd uitgestuurd om deze dag, naarmate de datum dichterbij kwam en de maatregelen wijzigden en verscherpten, voortdurend te verplaatsen. Op dit moment blijven de Doodles uit en wachten we nog altijd op die uiteindelijke datum om iedereen in levenden lijve te kunnen ontmoeten. 

23 april 2020 – Live chat op het portaal! Whoehoew!

Communicatie, communicatie … samen, apart en van thuis uit. Elkaar fysiek niet kunnen ontmoeten. Contact met de fysieke collectie, met de collega’s en vooral met de eindgebruiker is essentieel voor een dynamische en bruisende mediatheek. Het eenmalige overleg via Teams bleek uiteindelijk niet zo eenmalig te zijn. Een volledige omslag en nieuwe opbouw van hoe we communiceren en waar we informatie delen met elkaar was de afgelopen periode cruciaal om mee te zijn.

Alles evolueerde zo snel! Geen dag of er werd iets aangepast, ontworpen, voorgesteld. De haat-liefdeverhouding met Teams kwam meer en meer in balans, in het voordeel van de liefde. Elkaar digitaal ontmoeten werkte en werd steeds meer het nieuwe normaal.

We wilden ook absoluut de band met onze eindgebruikers digitaal opnieuw vormgeven. Geen bezoekers meer aan de balie, geen toevallige passanten, geen geroezemoes meer van samenwerkende studenten …

Hen blijven uitdagen en tevredenstellen, bleef een grote bezorgdheid. Hoe kunnen we op een laagdrempelige manier de eindgebruiker zo efficiënt en effectief mogelijk helpen? ‘Ask a librarian’ werd een feit. Een live-chatfunctionaliteit werd op maat van de noden van de mediatheek gebouwd en toegevoegd aan het portaal.

Onze FAQ werd gekoppeld aan snelle antwoorden waardoor de digitale mediathecaris de eindgebruiker gemakkelijk en to the point het antwoord op specifieke vragen kon geven. Deze FAQ’s worden automatisch voorgesteld, op basis van het volledige gesprek, zodat er geen tijd verloren gaat door een extra zoekopdracht. Geen gedoe met mails of telefoontjes, gewoon daar waar de vraag zich situeert: op de pagina van de digitale mediatheek.

De race om de meeste sterren te krijgen bij afronding van een chat was gestart! Whoehoew! Om maar niet te spreken over de chat waar je als chatter van dienst gesteund wordt door twintig experts die klaarstaan om je te helpen. En dat net wanneer jij die zeer complexe en vooral technische vraag krijgt over de ingewikkelde toegang tot een van de onderwijsplatformen. 

30 april 2020 – Miro, here we come! Visie en missie Mediatheken 2.0

Alle diensten binnen de hogeschool kregen de opdracht om een visie en missie uit te werken, afgestemd op het nieuwe strategische instellingsplan van de hogeschool. Een opdracht die idealiter face to face plaatsvindt in een inspirerende ruimte waar de post-its alle kanten uitvliegen om er vervolgens de muren mee te behangen. Helaas was dat niet mogelijk.

Fysiek overleg met een team van twintig personen was nog steeds niet haalbaar. We moesten dus zoeken naar een online alternatief. Het resultaat was een (a)synchrone digitale post-itoefening met Miro. Drie stappen (SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats), open brainstorm en bundelen van de input) met duidelijke deadlines zorgden voor de nodige creativiteit, hilariteit, inspiratie en energie om samen een nieuwe visie en strategie vorm te geven.

18 mei 2020 – Heropstart: de mediatheek via Collect & Go

Ondertussen zijn de mediatheken op hun vijf locaties opnieuw toegankelijk voor studenten die nood hebben aan een Silent Study Space. Veilige plekjes werden duidelijk gemarkeerd en stoelen werden weggenomen, looplijnen en stickers werden aangebracht en overal werden ontsmettingsflesjes, doekjes en alcoholgels geplaatst om een zo veilig mogelijke studieplek in de mediatheken te garanderen. Na 18 mei zouden docenten en studenten namelijk opnieuw toegang krijgen tot de collectie dankzij de uitwerking van het reservatie- en ophaalsysteem.

Een reservatiesysteem met ophaalslots werd in een mum van tijd uitgebouwd. Studenten en docenten konden op de mediatheeksite op voorhand werken reserveren via een ‘afhaalmandje’ en die ophalen op een door hen gekozen moment. Het systeem werd in real time getoetst, aangepast en verfijnd in onze Teams-chat over de afhaalmandjes.

De mediatheekmedewerkers ronden sindsdien het laatste uur van hun werkdag af met een iPad of smartphone in de hand om de reservaties klaar te leggen voor ophaling. Wat oorspronkelijk een tijdelijke dienstverlening was, bleek een heus succes te zijn. Toch blijven we ondertussen hunkeren naar die bruisende en dynamische omgeving vol studenten, docenten en medewerkers.

18 juni 2020 – Aire, ADA, Arteveldehogeschool Digitaal Archief

Artevelde Institutional Repository, dé repository, het digitaal archief, Arteveldehogeschool Digitaal Archief (ADA) ... Kortom: een resem benamingen voor een project dat na een aantal jaren voornamelijk in een conceptuele fase bleef hangen. Dankzij de betrokkenheid van de Climate Factory en een aantal nieuwsgierige opleidingen binnen Arteveldehogeschool konden we eindelijk een versnelling hoger schakelen.

De coronamaatregelen maakten het namelijk onmogelijk om eindwerken van studenten via een fysiek georganiseerde ‘markt’ te ontsluiten voor het werkveld. Een prototype van het digitaal archief werd opgezet om bij wijze van pilot een oplossing te kunnen aanreiken aan een aantal opleidingen. Snel nadien volgde de interesse van meerdere opleidingen.

Het prototype is ondertussen geen prototype meer, maar een volwaardig platform waar studenten, docenten en onderzoekers bachelorproeven, resultaten van onderzoeksprojecten en andere kennisoutput kunnen uploaden om vervolgens intern of extern te ontsluiten. Lean & Agile software-ontwikkelingen binnen de mediatheken waar de eindgebruiker centraal staat en met zorg voor kwaliteit: daar zijn we niet vies van, integendeel. 

7 september 2020 – De naderende start van academiejaar 20-21 op de contactluwe campus

Tijdens de collectieve sluiting, en meer specifiek eind augustus, werden versoepelingen van de maatregelen aangekondigd. We zouden bij de aanvang van het academiejaar opnieuw meer studenten kunnen verwelkomen in de mediatheken. Met een maximale bezettingsgraad van vijftig procent, mondmaskers en de nodige afstand konden de mediatheken weer een beperkte werk- en studieomgeving toegankelijk maken waarbij docenten en studenten opnieuw zelf in de collecties mochten grasduinen.

De afhaalmandjes werden afgebouwd, looplijnen werden her en der weggehaald en de bezoekerstellers werden bijgestuurd en met schermen uitgerust om de maximale bezetting goed te kunnen visualiseren.

Typisch voor de start van het academiejaar zijn de instructies aan eerstejaarsstudenten uit alle opleidingen van de hogeschool. Dat gaat vaak gepaard met een bezoek ter plaatse, meestal ook in groep. Gezien de hogeschool haar onderwijsactiviteiten voornamelijk blended wilde opstarten (een combinatie van on campus en online leeractiviteiten) waren ook wij genoodzaakt om de mediatheekinstructies van een digitaal jasje te voorzien.

Korte instructiefilmpjes hadden we al, een digitale escaperoom nog niet. Dus verkenden we ook die mogelijkheid en bouwden we onze eerste online escaperooms in OneNote, die in combinatie met de Canvascursussen (in de leeromgeving van de hogeschool) op maat van de expertisenetwerken als zeer positief onthaald werden. Dat smaakt naar meer!

19 oktober 2020 - Geel -> oranje -> rood -> lockdown 2

Oktober 2020, de periode waarin we op korte tijd veel kleuren zagen passeren. Geel werd oranje. De bezettingsgraad werd nog eens beperkt en de afhaalmandjes werden opnieuw geactiveerd. De zitplekken werden enkel voorbehouden voor kwetsbare studenten.

En niet veel later werd rood vervangen door zwart: lockdown 2. Gelukkig bleven de campussen en bijgevolg de mediatheken toegankelijk, waardoor de fysieke collectie (via de afhaalmandjes) en de studieplekken beschikbaar bleven. De overgang van kleur naar kleur kwam eigenlijk vlot tot stand. We hadden immers al wat ervaring.

We kregen opnieuw ruimte om achter de schermen complexere taken uit te voeren. Het was dan ook de periode waarin hard gewerkt werd om een aantal catalografische afspraken te herbekijken en te verscherpen om deze vervolgens in de vijf locaties uit te rollen.

De maand oktober was ook de periode waarin de zin “We moeten eens werk maken van het opkuisen van onze trefwoorden” opnieuw over de tongen ging. Het digitaal archief zou namelijk gebruikmaken van deze trefwoorden.

Bovendien, wanneer medewerkers uit de mediatheken van Arteveldehogeschool het woord ‘trefwoord’ uitspreken, wordt automatisch ook de link gelegd met een andere zinsnede: “Het zou toch wel goed en mooi zijn, mochten we op termijn de stap naar Wikidata kunnen zetten.”

Kortom: werk aan de winkel om achter de schermen de nodige afspraken en kaders uit te werken en ons te verdiepen in technologieën en mogelijke uitdagingen vooraleer het hele team mee te nemen in deze omwenteling. 

30 november 2020 - Rood

Het was meer dan duidelijk dat terugschakelen naar een andere kleurcode niet onmiddellijk aan de orde was. Rood zou een tijdje onze kleur worden. Onze databanken werden meer en meer aangesproken van thuis uit, het aantal bezoekers dat gebruik wilde maken van studieplekken bleef beperkt en vanaf nu konden alle studenten een zitplaats reserveren. De reservaties gebeurden via de gebruikelijke reservatietool van de mediatheken voor het reserveren van lokalen en audiovisuele materialen (avm).

Het zeer grote aantal studenten en medewerkers die grotendeels van thuis uit werken, studeren en lessen volgen, vergde heel wat van onze procedures inzake de toegang vanop afstand tot de digitale collectie. Gelukkig hadden we het mediatheekportaal al eerder onderworpen aan een uitgebreide stresstest, gezien het toenemende aantal bezoekers.

Afhankelijk van databank tot databank of van de specifieke afspraken met de leverancier, zorgde onze VPN-verbinding ook niet altijd voor een vlotte toegang tot onze digitale bronnen. De live chat draaide overuren om studenten te begeleiden met het opzetten van de VPN. Single sign-on-software (SSO) samen met de dienst ICT to the rescue. Op een aantal platformen konden we de SSO koppelen, zodat studenten en medewerkers sindsdien met behulp van hun e-mailadres de databanken off campus kunnen raadplegen zonder VPN-verbinding.

Studenten en medewerkers kreunden onder het vele online overleg en online onderwijs. Menig persoonlijk toestel voldeed niet meer. De voorraden van de dienst ICT en de mediatheken werden constant aangesproken. De zoektocht naar bruikbare toestellen werd volop ingezet om iedereen te kunnen voorzien in zijn of haar noden: online lessen volgen en online examens afleggen. Nagenoeg wekelijks moesten de voorraden herverdeeld en prioriteiten en voorrangen herbekeken worden.

Een algemene coronamoeheid in de maatschappij, laptop- en VPN-moeheid bij medewerkers en bij studenten. De Monday blues was niet enkel op maandagen aanwezig, maar op alle weekdagen. Tijd om daar verandering in te brengen en met de warme mediatheek een aanbod uit te werken waar we zelf energie uithalen en dat we graag delen met medewerkers en studenten.

De Voorlezers van wacht en het initiatief Samen Lezen brachten warmte en verbinding in deze moeilijke periode waarbij de dagen grijzer en korter werden. Studenten en medewerkers konden een voorlezer opbellen om een korte, inspirerende en leuke tekst te horen voorlezen door een van de mediatheekmedewerkers.

In diezelfde periode gingen we ook aan de slag met een digitale variant van het concept Samen Lezen, geïnspireerd door Jane Davis (zie ook The Reader Organisation). Via Teams (ondertussen vast en zeker de communicatie-favoriet van de collega’s) maakten we met zorgvuldig uitgekozen teksten ruimte voor ontmoeting en verbinding.

Ja, ontmoeting, dat missen we! De drukbezochte fysieke mediatheek laat nog even op zich wachten, maar de digitale mediatheek barst uit haar voegen en bereikt haar eindgebruikers meer en beter dankzij haar uitgewerkte ondersteuning op maat. 

7 januari 2021 – Kick-off trefwoordenopkuis, next level teambuilding?

Met herwonnen energie na een deugddoende kerstperiode sprongen we eindelijk samen in de grote trefwoordenopkuis. Stevig onderbouwd en met een duidelijk kader begonnen we met het schonen van meer dan 26.000 trefwoorden.

De 26 letters van het alfabet werden verdeeld over alle mediatheekmedewerkers via een onschuldige hand die de letters uit een hoed tevoorschijn toverde. Rechtstreeks, digitaal op het scherm te volgen. Een reeks vergadermomenten, online samen, maar toch apart, werden weer via Teams georganiseerd.

Met hier en daar een streepje achtergrondmuziek maken we er werk van om alle trefwoorden kritisch te bekijken, op te kuisen en te voorzien van de juiste koppeling met Wikidata. Onze zelfontworpen digitale backoffice werd eveneens uitgebreid met een trefwoordenmodule die Wikidata-proof is.  Zo zullen we binnenkort de redactie van onze trefwoorden centraal kunnen aanpakken en bereiden we ons voor op onze volgende stap.

Op die manier zullen het digitaal archief, maar ook de invoer en het beheer van digitale en fysieke items in ons bibliotheeksysteem en onze eigen backoffice klaargezet worden voor de wondere wereld van Wikidata en schema.org.

Door deze immense omschakeling ziet onze catalogus er netter uit, en door ons systeem te koppelen met verschillende linked datasets zoals Wikidata, zullen we ook meer context kunnen bieden en trefwoorden in meerdere talen kunnen aanbieden, zonder deze zelf permanent te moeten updaten.

13 maart 2021 – Eén jaar corona

Hoe zwaar het soms ook was, we zijn geen enkele uitdaging uit de weg gegaan. De tijdelijke digitale dienstverlening werd voor ons dé gelegenheid om onze mediatheken voor een naderend nieuw tijdperk klaar te stomen. Corona, we got you!

Dit is het verhaal van een gedreven team, dit is ‘ons’ verhaal. We zijn ervan overtuigd dat ook andere collega’s creatief aan de slag gegaan zijn tijdens het afgelopen jaar. Daarom zijn we dan ook benieuwd naar jullie ervaringen en tips. Vragen en feedback zijn dus zeker welkom.

Of ben je enthousiast om nog meer te vernemen? Kom gewoon ons verhaal beluisteren en je vragen stellen op de eerstvolgende editie van Informatie aan Zee.

> info@mediatheek@arteveldehs.be