Wat in 1898 begon met de ‘honderd regels’ van Muller, Feith en Fruin is anno 2021 uitgegroeid tot een veelkoppige draak die zich al lang niet meer schuilhoudt in vochtige kelders of op stoffige zolders. Het “sorteeren en beschrijven der archiefstukken” en het “ineenzetten van den inventaris” behoort nog maar zelden tot de kern van onze werkzaamheden. De gebochelde, oude, kale mannen in grijze stofjas zijn, hier en daar een uitzondering niet te na gesproken, vervangen door sexy yuppies met smartphone en tablet.

Archivist by day, ninja by night

Dit verhaal gaat over jou. Jij die van alle markten thuis bent, een generalist pur sang. De afwisseling, het probleemoplossend denken, het continu bijleren, daar sta je ’s morgens voor op! Maar je bent niet zomaar een manusje-van-alles. Nee, je bent een onvermoeibare professional met een grenzeloos engagement. Archivist by day, ninja by night.

Je bent beleidsmaker. Op basis van de SWOT-analyse weet je perfect hoeveel strategische en operationele doelstellingen je nodig hebt en hoe je deze moet formuleren, SMART uiteraard. Als fondsenwerver ken je alle diverse subsidiekanalen en hoe je zo’n gelden kunt binnenhalen.

Je bent een strategisch netwerker: je zetelt in stuurgroepen, je bent actief in het sectoroverleg, je onderhoudt nauwe contacten met wetenschappelijke onderzoeksinstellingen en je schuimt recepties af onder het motto: zien en gezien worden. Het sociaal drinken neem je er graag bij. Zodoende haal je het ene na het andere project probleemloos binnen.

Project manager is your middle name: PRINCE2, WBS en de Gantt-grafiek hebben geen geheimen voor je. KISS, denk je bij jezelf. Je bent tegelijkertijd een people manager en een staalharde onderhandelaar. Je krijgt je raad van bestuur, het PMT en alle betrokken stakeholders moeiteloos op één lijn. De ene milestone na de andere kan worden afgecheckt. Alle deliverables op tijd. Appeltje-eitje.

Binnen het vakgebied ben je een expert. Je volgt de nieuwste ontwikkelingen – iedere week is er wel ergens een interessant congres of een interessante studiedag. Je bent mee. Neen, laat ons eerlijk zijn, je bent toonaangevend. Briljant gewoon hoe je de SDG’s geïntegreerd hebt in je makelaarsrol bij de valorisatie van ICE. Een beetje trendwatcher is natuurlijk op de hoogte van IoT en LOD.

Met je vlotte pen ben je auteur van menig artikel in verschillende binnen- en buitenlandse vaktijdschriften. Je neemt deel aan collegagroepen en je wordt gevraagd voor gastcolleges en expertenpanels. Als spreker of moderator ben je dan weer een geboren entertainer. Een lach en een traan, dat is de basis van iedere goede voordracht.

Je zit goed. Maar je wilt meer. Je instelling heeft een naam nodig, een imago. Gelukkig ben je communicatiespecialist en marketing manager. Je bent op de hoogte van de nieuwste marketingtechnieken – de 4 P’s, da’s zo jaren negentig – en je bouwt een sterk merk rond je archiefwerking met een energieke huisstijl, een opvallend logo en een catchy baseline.

De bijbehorende nieuwe website opzetten is een kolfje naar je hand. Wie is nu geen websiteontwikkelaar? Een beetje HTML hier, wat CSS daar en hopla. Als content manager zorg je verder voor interessante en actuele nieuwsberichten.

Op sociale media ben je zowel blogger als vlogger, een echte influencer. Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, TikTok, je hebt overal een account. De likes stromen binnen en je bereikt al gauw duizenden trouwe volgers. Ging het bij je Tinder maar zo vlot. Haha

Je bent een doorgewinterde organisator en event planner. Je houdt aan de lopende band congressen, studiedagen, workshops, debatavonden, tentoonstellingen, expo’s en rondleidingen. Eens te meer ben je innoverend en heb je oog voor diversiteit. Zowel jongeren als ouderen, van welke afkomst dan ook, staan in lange rijen te drummen om te participeren aan jouw events.

Wie minder bedeeld is, wordt extra in de watten gelegd. Als maatschappelijk werker in hart en nieren zet je immers volop in op armoedebestrijding. Je slaagt er moeiteloos in al je doelgroepen te bereiken en te behagen. Je bent niet voor niets een customer relations manager. Elke dag is ‘Dag van de klant’! 

Als onderzoeker ben je zowel historicus, genealoog, heemkundige als biograaf. Je bent betrokken bij diverse wetenschappelijke projecten. Je neemt naast de archieven, die uiteraard reeds lang op stukniveau ontsloten zijn, alle andere bronnen door die je kunt vinden over je archiefvormers: boeken, artikels, krantenknipsels, enzovoort.

De documentalist in je heeft zo al menig leeszaalbezoeker verder geholpen. Deze verzamelde informatie is namelijk te raadplegen in de uitgebreide handbibliotheek. Als leeszaalverantwoordelijke voel je je tevens een beetje bibliothecaris, zonder IBL welteverstaan.

Met het records continuum onder de arm volg je het documentbeheer zowel binnen je eigen instelling op als bij de archiefvormers. Als records manager ken je de kneepjes van het vak: IBP’tje opstellen, selectielijstje erbij. Als DPO in spe maak je on the fly de integratie met het verwerkingsregister en de dataclassificatie. Waarom dubbel werk doen, nietwaar?

Je kennis als jurist hoeft overigens niet onder te doen voor die van een gemiddeld advocatenkantoor. Het interpreteren van al die verschillende wetten, KB’s, decreten, besluiten, ordonnanties en ministeriële omzendbrieven beschouw je als een ingenieuze puzzel. Altijd een teleurstelling wanneer een bewaartermijn letterlijk vermeld wordt in een wetsartikel.

Ook het grote werk schrikt je niet af. Je zou het niet slecht doen als CDO: het beheren van big data is uiteindelijk niets meer dan een beetje data governance, MDM en data quality.

De combo functioneel analist – application manager – systeembeheerder is je verder op het lijf geschreven. Of het nu gaat om een ABS, DMS of ERP, in één oogopslag heb je de bruikbaarheid van een systeem bepaald. Je vertaalslag van b2b-processen naar technische vereisten leidt altijd tot een transparante configuratie.

De GUI – wat spielerei met C++, JavaScript en Python, klein bier voor een programmeur zoals jij – is zo intuïtief dat je ieder moment een nominatie voor de UX Design Awards verwacht. 

Je pronkstuk is natuurlijk je zelf uitgebouwde digitaal depot. En terecht. Een volledige OAIS-toepassing met ingest, storage, access – alles erop en eraan. Als digital data curator zorg je voor een efficiënte preserveringsworkflow.

Bestandsformaten worden gevalideerd, checksums gecreëerd. METS-containers worden tot de nok gevuld met correcte metadata. De technology watch staat op punt. CoreTrustSeal certified! Een koppeling met de diverse informatiesystemen is een koud kunstje voor een enterprise architect zoals jij.

Steeds weer ben je je tijd ver vooruit. Zo is de NAS (RAID5) al lang vervangen door een SAAS-oplossing. De verminderde TCO zorgt voor een maximale ROI. Booyakasha! Bij de archiefvormers ben je als consultant graag gezien. Analyses omzetten naar concrete stappenplannen is voor jou een tweede natuur. Als change manager introduceer je moeiteloos best practices en tools, uiteraard zowel voor Windows als voor Mac users.

Je interactieve workshops – sponsored by Post-it® – zijn zo hands on dat je tips & tricks als het ware zichzelf implementeren. Een geboren trainer. Op de halfjaarlijkse trash day ben je dan weer containerparkbeheerder. Het fluohesje en de veiligheidshelm maken het af. Een leuk kiekje voor in het jaarverslag.

Dankzij je proactieve aanpak worden archiefvormers in no time schenkers en haal je het ene na het andere archief binnen, vanzelfsprekend in goede en geordende staat! Ook kleine en grote objecten sleep je in de wacht. Je overweegt stilaan een bijscholing tot museumconservator.

Als vertegenwoordiger van je instelling ga je altijd voor persoonlijk contact. Gelukkig ben je in het bezit van een rijbewijs C1 en kun je als vrachtwagenchauffeur de schenking zelf ophalen. Je bent niet vies van een beetje fysieke arbeid en eenmaal ter plaatse ga je onmiddellijk aan de slag als sjouwer. Die archiefdozen laden zich per slot van rekening niet zelf in.

Halfweg de werkzaamheden heb je evenwel minstens drie verschillende soorten fungi gedetecteerd. Bioloog, weet je wel. Het calamiteitenplan is duidelijk: in quarantaine!

Eenmaal de buit binnengehaald is, begint de inventarisator in je onmiddellijk te ordenen en te beschrijven. Als catalograaf registreer je alle metadata conform ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH in het geïntegreerde beschrijvingssysteem. Een automatische koppeling met Archiefbank, ODIS en Europeana zorgt voor extra ontsluiting naar het grote publiek.

De zuurvrije archiefdozen (ICN-3 conform) nog even met barcodes etiketteren en ze kunnen naar het depot. Je kijkt naar de continue plaatsing in de volautomatische rolrekken en je denkt bij jezelf: wie had dat ooit gedacht? Jij magazijnbeheerder!

“Hey!” Je dagdroom eindigt abrupt. Voor je staat een collega: “Er is een leeszaalbezoeker – zonder afspraak – die graag onze collectie affiches wil doornemen. Oké, die is totaal niet geïnventariseerd, maar op de server kan er alvast even geneusd worden in de scans?”

“Helaas, die is aan het updaten. En dat kan wel even duren”, antwoord je. “Dan toch maar de originelen bovenhalen?” “Mja, ik kom net uit het depot en het moet wel lukken, precies op de plaats waar de affiches liggen, is er een lek. Soit, ik moet naar mijn afspraak, volg jij dit even op?”

Voor je kunt reageren, is je collega al de deur uit. Je sluit de ogen en zucht. Op dat moment steekt je collega opnieuw zijn hoofd binnen: “By the way, succes straks. Hopelijk valt het mee om de povere resultaten van het participatieproject te presenteren. Doei!”

 Professor Gobelijn

Mogelijk sluit je dagelijkse realiteit dichter aan bij de hierboven geschetste conversatie dan bij al het voorgaande. We lachen soms nogal wat af, nietwaar? Nochtans is al dat voorgaande wel wat wij als archivarissen doen.

Je rent van de ene vergadering naar de andere: om 10 uur bij ICT voor het bespreken van de migratie van de beeldbank, daarna even samenzitten met het communicatieteam voor de promotie van de komende tentoonstelling, ’s middags is er een werklunch met de directeur om een nieuw projectvoorstel door te nemen en de hele namiddag is voorzien voor de klankbordgroep van de archiefvormers.

In de loop van één dag ben je achtereenvolgens informaticus, curator, project manager en hoe-de-organisator-van-eenklankbordgroep-ook-mag-heten. Telkens moet je de knop omdraaien, telkens moet je een andere soort kennis en/of competentie aanspreken, telkens moet je tegemoetkomen aan andere verwachtingen. En dan heb je je mailbox nog niet geopend!

Gelukkig zijn wij archivarissen allround en flexibel van aard. Onze sterkte is dat we zowel overzicht hebben van, als inzicht hebben in de diverse aspecten van het informatiebeheer. We zijn multi-inzetbaar en zien altijd een oplossing.

Maar! Er sluimert een gevaar. Geen dreiging die flappert door de nacht, maar eerder een langzaam proces waarbij we evolueren van generalisten naar specialisten-in-alles. Ieder aspect van het informatiebeheer ontwikkelt zich namelijk in toenemende mate tot een nieuwe, zelfstandige discipline. Dat vereist van ons specialisatie in al die aspecten. Dat gaat zo ver dat je haast iedere taak die wij uitoefenen, kunt vertalen naar een afzonderlijke job.

Ter illustratie: de voorafgaande tekst omvat meer dan vijftig beroepen. Toegegeven, er zijn er een paar bij de haren getrokken omwille van de amusementswaarde, maar dat verandert niets aan de boodschap: ‘de archivaris’ is getransformeerd in een soort professor Gobelijn, professor in alles. En dat is een zorgeloze situatie. Ik bedoel, dat is problematisch!

De muur

Het allesomvattende takenpakket van ‘de archivaris’ is praktisch niet langer haalbaar. Er moet zoveel tegelijk gebeuren. De doorsnee archivaris heeft, volgens de laatste statistieken althans, helaas maar twee handen en is bijgevolg beperkt in het aantal handelingen dat die tegelijkertijd kan uitvoeren.

Andere taken blijven noodgedwongen liggen. Kan de draad op een bepaald moment weer opgepikt worden, dan begint dat vaak met de gedachte “Hoe zat dat ook alweer?”, of erger nog: “Oei, dat is precies anders dan voordien.”

In het eerste geval wil je je opnieuw inwerken in de materie, maar stel je vast dat je eigenlijk van voren af aan moet herbeginnen om te snappen waar je de vorige keer geëindigd bent. Dat is niet ongewoon gezien de inhoudelijke diversiteit van de verschillende taken.

Dat de vereiste kennis en/of expertise van die taken vaak heel ver uit elkaar ligt, is daarbij niet echt bevorderlijk. Het opstellen van een selectielijst is bijvoorbeeld iets helemaal anders dan het organiseren van een tentoonstelling of het opzetten van een vrijwilligerswerking. Je doet het maar …

In het tweede geval stel je vast dat het punt waarop je gestopt bent, niet meer overeenkomt met de huidige stand van zaken. Dat fenomeen duikt vooral op bij werkzaamheden met een digitale component. De technologische evolutie gaat zo snel dat bij de oplevering van een oplossing, deze eigenlijk al achterhaald is.

Er is een nieuwe versie beschikbaar (inclusief totaal nieuwe lay-out. Joepie!) of er is een bepaalde component die niet meer ondersteund wordt. (Jawel, goed geraden, het gaat om de archiveringsapplicatie!) Of er bestaat sinds vorig jaar een andere en technisch betere toepassing (een late tip van de ICT-dienst, waarvoor dank). Voor elk wat wils, quoi.

Als welmenende archivaris hol je met andere woorden continu achter de feiten aan. Maar je doet verder. Project na project probeer je de scheve situatie recht te trekken: digitalisatie, valorisatie, participatie, innovatie! Steeds diverser, steeds gespecialiseerder. Er lijkt geen weg terug.

Met de ogen open loop je richting een enorme muur. Alsmaar sneller. Op het moment dat je er met je hoofd tegen zou knallen, verdwijnt deze in het niets. Een wazige leegte. Je hebt de grens bereikt. Jouw grens. 

Catch 22

Er zit een limiet op wat je als archivaris, als mens, aankunt. De vraag is: waar ligt die grens? Een praktische afbakening aangeven, is echter niet zo vanzelfsprekend. Grotere archiefinstellingen en -diensten kunnen de diverse taken nog enigszins verdelen onder hun personeelsleden. Dat leidt evenwel vaak tot single points of failure. Verdwijnt een collega, dan verdwijnt ook diens cruciale kennis en expertise.

De taakverdeling zodanig inrichten dat er altijd meerdere personen een specifieke taak kunnen opvolgen, brengt je dan weer terug bij het beginpunt. Archivarissen die alleen de dienst uitmaken, hebben overigens die luxe niet en moeten in hun eentje als een soort van holistische eenpersoonszaken de bedrijfscontinuïteit garanderen.

Er kunnen natuurlijk keuzes gemaakt worden. Je kunt ervoor opteren om bepaalde taken af te stoten. Gezien de verwevenheid van al onze opdrachten is ook dat geen evidente oefening. Want, wat laat je vallen? Het beheer van het historische papieren archief en de bijbehorende leeszaalwerking? Het klaren van de rechten op fotomateriaal zodat dat online ter beschikking gesteld kan worden?

Het opstellen, actualiseren en toepassen van bewaar- en vernietigingslijsten? De ondersteuning van het digitaal documentbeheer, zodat je op termijn de born-digital archieven in goede, geordende en toegankelijke staat kunt verwerven? Het beheer van het digitaal archief zelf? Kiezen is verliezen!

In de veronderstelling dat de nodige budgetten beschikbaar zijn, kunnen bepaalde taken waarvoor je de expertise niet in huis hebt, uitbesteed worden. Bijvoorbeeld het outsourcen van een digitaliseringsopdracht aan een gespecialiseerde firma.

Maar dan nog is er specifieke kennis nodig om de resultaten ervan op te volgen en te evalueren. Zo moeten de resultaten van de scanoperatie gecontroleerd worden. Wat moet je controleren? Hoe moet je controleren? Wanneer moet je controleren? En deze vakkennis, die je niet bezit, was nu net de reden om te outsourcen. Joseph Heller schrijft een boek.

Yes we can!

Hoe zijn we eigenlijk in deze toestand verzeild geraakt? Waarom voeren we al die taken uit? Heeft iemand ze ons ‘opgelegd’? Of hoe zit dat? Wel, met de natte vinger, kort door de bocht, mits enige overdrijving en volkomen niet-wetenschappelijk onderbouwd, kan de verklaring gezocht worden in het aloude, maar nog steeds populaire cliché van de archivaris als zonlichtschuwe schlemiel.

Net zoals andere stereotypen is ook dat van de archivaris niet zo onschuldig als het op het eerste gezicht lijkt. Zo zullen archivarissen, zeker bij de verdeling van de middelen, maar zelden bovenaan de prioriteitenlijst staan. Het management heeft, bovenstaand cliché indachtig, geen duidelijk beeld van wat we doen en ziet er bijgevolg het potentieel niet van in.

Bovendien zijn er altijd noden die meer aansluiten bij de corebusiness, die dringend aandacht vereisen. We stellen ons tevreden met de kruimels en trekken daarmee ons plan. Noodgedwongen, maar onversaagd zoeken we zelf naar oplossingen en werken deze zelf uit. Yes we can!

Vanuit deze DIY-mentaliteit spelen we in op de huidige technologische evoluties. Zo besteden we, bovenop (!) onze bestaande taken, steeds meer aandacht aan de archiefvorming in de dynamische fase. Het idee is dat informatie die in deze fase op een kwaliteitsvolle manier beheerd wordt, nadien gemakkelijk in goede, geordende en toegankelijke staat gearchiveerd kan worden.

Als de noeste werkers die we zijn, beginnen we onmiddellijk met het vertalen van onze ordeningsplannen, selectielijsten en informatiebeheersplannen naar digitale toepassingen. We begeleiden archiefvormers bij het implementeren van mappenstructuren en het organiseren van hun digitale dossiervorming. De meest ijverigen onder ons wagen zich zelfs aan het opzetten van hele informatiesystemen, keteninformatie en alles wat erbij hoort. Yes we can!

 Hoewel we duidelijk mee zijn met onze tijd en nuttig werk verrichten, blijven ons imago en bijbehorende budgetten nagenoeg onveranderd. We moeten onszelf en onze plaats in de maatschappij voortdurend verantwoorden.

Onze lovenswaardige DIY-mentaliteit begint dan ook langzaamaan te muteren naar een soort van impulsieve profileringsdrang. Vertrekkende vanuit onze kennis en expertise trachten we alles aan te wenden wat onze relevantie maar kan aantonen. Angstvallig wordt iedere strohalm aangegrepen.

Het archiveren van websites en sociale media? Yes we can! Het valoriseren van collecties via linked open data? Yes we can! Het uitrollen van SharePoint als samenwerkingsplatform binnen de eigen organisatie? Yes we can! Het integreren van het informatiebeheersplan met het verwerkingsregister in het kader van de nieuwe GDPR-wetgeving? Yes we can! YES WE CAN!!

Sharing is caring 

We profileren ons graag als ‘beschermers van de democratie’ (actieheld was ik nog vergeten). Of we presenteren onszelf als ninja’s: cool, stil en efficiënt. T-shirts en mokken met het opschrift “Because I’m the archivist, that’s why!” sluiten echter meer aan bij de frustrerende werkelijkheid: “Luister naar mij, ik ben een expert!" Want we hebben wel degelijk de nodige kennis en expertise in huis om een meerwaarde te zijn in onze samenleving.

Alleen zitten we momenteel in een paradoxale situatie. Trachten we tegen wil en dank onszelf relevant te maken in de maatschappij, daarbij het risico lopend dat we ons eigen welzijn ondergraven door een te groot en te divers takenpakket? Of trachten we in functie van ons eigen welzijn te stoppen met het cumuleren van taken, daarbij het risico lopend dat we onszelf maatschappelijk irrelevant maken?

Dit is geen evident vraagstuk – hier extreem uitvergroot voor dramatisch effect – maar ik vermoed dat dit voor vele collega’s herkenbaar is. Misschien zijn er die hieromtrent voor zichzelf een oplossing gevonden hebben? In dat geval: bel me, schrijf me, laat me vlug iets weten!

Of beter: deel je suggestie, denkpiste, methode, best practice en/of hulpmiddelen om uit de vicieuze cirkel te geraken in een volgende META. Sharing is caring! Graag constructief en erudiet. Je bent immers alles, behalve een zeurpiet.