Allemaal thuis 

De coronapandemie heeft de groepsbeleving en ontmoetingen in musea, archieven en bibliotheken stevig onder druk gezet en meerjarenplannen en operationele modellen ter discussie gesteld.

De gezondheidscrisis heeft ons een sneakpreview gegeven van hoe de toekomst er zou kunnen uitzien voor een erfgoedorganisatie: telewerk, online meetings, digitale leeszalen, digitale dienstverlening en digitaal verbinding maken met publiek.

Tijdens de lockdownperiode trachtten vele erfgoedorganisaties relaties met doelgroepen in leven te houden of te versterken door massaal online te gaan met virtuele rondleidingen, online openingen van tentoonstellingen, boekpresentaties en andere evenementen.

Maar hoe hielden ze contact met hun medewerkers, jobstudenten, stagiairs en vrijwilligers? Door de opgelegde afstandsregels en gedwongen sluitingen konden sommige collega’s in ondersteunende functies hun werk niet of nauwelijks uitvoeren.

De meeste erfgoedinstellingen konden vaak niet anders dan tijdelijke of economische werkloosheid voor hen in te voeren.

Leeszaalmedewerkers, erfgoedbewakers, baliepersoneel, scanoperatoren en ook het hele contingent aan vrijwilligers, stagiaires en jobstudenten moesten niet alleen thuisblijven maar werden ook korte tijd afgesneden van het museum, de bibliotheek of het archief.

Dat had een enorme impact op de reguliere werking en de geplande projecten in erfgoedhuizen. Agenda’s en planningen werden zodanig overhoop gegooid dat sommige projecten en publieksmomenten uitgesteld of zelfs afgelast werden.

Focus op de collectie 

Die bijzondere werkomstandigheden zorgden voor nieuwe situaties en nieuwe kansen. Er was plots meer tijd en ruimte beschikbaar om workflows te heroverwegen en om meer te focussen op het kloppend hart van iedere erfgoedorganisatie: de collectie, die niet langer binnen onmiddellijk bereik van medewerkers en publiek lag.

In het Letterenhuis werden alternatieve takenpakketten uitgewerkt voor medewerkers die hun reguliere werk van thuis uit niet konden voortzetten. Een aantal collega’s ging aan de slag met het opschonen en aanvullen van collectiebeschrijvingen en authorityrecords.

Een vrijwilliger voerde van thuis uit kwaliteitscontroles en identificaties uit op gedigitaliseerd beeldmateriaal. De leeszaalverantwoordelijke, de secretaresse en een aantal vrijwilligers werden ingeschakeld in het project Tools voor het bewust omgaan met auteursrechten en gebruiksbeperkingen op culturele content.

De scope van dat pilootproject voor het Letterenhuis was om de rechtenstatus en de gebruiksmogelijkheden van de affichecollectie te documenteren om deze collectie maximaal beschikbaar te stellen. Het Letterenhuis beheert circa 56.000 affiches, op stukniveau beschreven en digitaal beschikbaar voor onderzoek en hergebruik.

In de beeldbank van de Stad Antwerpen wordt deze rijke affichecollectie toegankelijk gemaakt voor zover de gebruiksrechten per affiche dat toelaten. De rechtenstatus van deze collectie is echter problematisch, onvolledig gedocumenteerd en vaak onduidelijk door ontbrekende informatie over rechthebbenden.

Affiches geven, vanwege de vluchtigheid van dit medium en de focus op grafiek en beeld, bijzonder weinig gegevens vrij die toelaten om een rechtenstatus te bepalen. De naam van vormgevers en kunstenaars wordt meestal niet vermeld en de datum van afgifte of publicatie komt zelden voor.

Daarnaast is een affiche vaak het product van creatieve bijdragen van verschillende makers, met dus meerdere rechthebbenden, bv. een affiche waar de vormgever een beeld van Magnumfotograaf Robert Capa in verwerkt heeft zonder expliciete verwijzing naar de fotograaf.

Dat maakt het achterhalen van de identiteit van de makers en de bestaande rechten op de affiches complex en tijdrovend. De opdracht van de medewerkers was tweeledig: kwaliteitscontrole en dataverrijking door het identificeren van de affiches en de makers, én het bepalen van de rechtenstatus en de publiekdomeindatum.

De medewerkers kregen via zoomsessies een introductie op de rechtenproblematiek en het online publiceren van erfgoedcollecties. Er werd een handleiding gemaakt om hen te ondersteunen tijdens hun opzoek- en registratiewerk. Ze werkten op basis van CSV-lijsten met de beschikbare metadata over de affiches.

Vanuit de gegevens over de makers en een analyse van de affiche, moesten ze met behulp van een beslissingsboom bestaande rechten bepalen en de datum berekenen wanneer het werk in het publieke domein komt.

Na het verwerken van de lijst met records van affiches, werden de aangevulde data opgeladen in de beeldbank. Dat resulteerde in het vrijgeven of juist afschermen van de digitale beelden van de affiches voor publiek.

Deze werkwijze leek eenvoudig, maar na een tussentijdse evaluatie stelden we vast dat er meer aandacht besteed moest worden aan de zoekstrategieën en de heuristische vaardigheden van de medewerkers: het identificeren van kunstenaars via onlinebronnen gebeurde vaak overhaast, zodat er op basis van foutieve of verkeerde gegevens rechteninformatie toegevoegd werd.

De controle van de geleverde output op recordniveau was voor deze aanpak geen overbodige stap. Medewerkers ondersteunen tijdens hun beslissingsproces, feedback geven op gemaakte keuzes en het controleren van het resultaat namen meer tijd in beslag dan voorzien.

We beschouwen dit experiment op meerdere vlakken als geslaagd. Thuiszittende collega’s bleven in contact met elkaar en met de organisatie en hun werk had een onmiddellijk effect op de online zichtbaarheid en beschikbaarheid van de collectie.

Het Letterenhuis bouwde kennis op over rechten en gebruiksbeperkingen, wat nuttig kan zijn om de rechtenstatus van andere deelcollecties in de toekomst beter te documenteren en deze online te ontsluiten. In de lockdowntijd kon het Letterenhuis op dat terrein een inhaalbeweging maken.

Nu nog deze veelbelovende effecten meenemen naar het postcoronatijdperk, zodat er ook tijdens de reguliere werking van het museum en het archief genoeg aandacht besteed kan worden aan de online gebruiksmogelijkheden van erfgoedcollecties..