Het modelleren van archiefbeschrijvingen in de vorm van linkeddatanetwerken maakt het mogelijk om meer contextuele informatie op te nemen, en zo het hergebruik en de doorzoekbaarheid van archiefbeschrijvingen te verbeteren. De standaard Records in Contexts (RiC) vertelt hoe je metadata over archiefstukken als linked data triples kunt modelleren.

Archiefstukken in een rijke context 

Archiefbeschrijvingen dienen zoveel mogelijk relevante contextuele informatie te bevatten, onder andere administratieve, technische en inhoudelijke informatie. Om dat te realiseren, kan men linkeddataprincipes toepassen. Linked data is een manier om data te structureren als netwerken van kennis.

Het hoofdprincipe is het aan elkaar breien van stukjes kennis en feiten: aan elk stukje informatie kunnen met behulp van relaties telkens weer andere stukjes informatie gekoppeld worden. Het toepassen van de linkeddataprincipes voor archieven biedt een grote vrijheid in het structureren en registreren van informatie.

Het laat toe om de relaties tussen verschillende archiefstukken, archiefvormers en gegevens (ook uit externe bronnen) op een zeer natuurlijke manier in kaart te brengen.

Tegelijkertijd is de omvorming van traditionele hiërarchische archiefbeschrijvingen naar niet-hiërarchische netwerken van gegevens die telkens verder uitgebreid kunnen worden een uitdaging. Ze vereist een internationaal gedragen standaard die de manier van het opstellen van linked data beschrijft.

Voor erfgoedobjecten bestaat de standaard CIDOC Conceptual Reference Model (CRM), voor publicaties en bibliotheekmateriaal de Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR), en voor archieven RiC.

De RiC-standaard

RiC is een recente standaard voor archiefbeschrijvingen die ontworpen werd door de Expert Group on Archival Description (EGAD) van de International Council on Archives (ICA).

Hij bundelt de vier huidige ICA-standaarden, ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH, en maakt ze beter toepasbaar in de digitale wereld van linked data. RiC focust op entiteiten met attributen en relaties.

De versie 0.2 van de standaard is momenteel als een preview beschikbaar op de website van de ICA. De publieke release van de finale versie was gepland voor november 2020, maar heeft vertraging opgelopen.

RiC bestaat uit drie delen:

• RiC-CM v0.2, een voor mensen leesbaar abstract conceptueel model van de ‘wereld van archieven’. Dat model geeft een overzicht van de types entiteiten (thing, record resource, agent, event), attributen (ID, name, descriptive notes, conditions of access, conditions of use) en relaties (relaties i.v.m. events, relaties tot andere archiefstukken) die je kunt gebruiken om metadata over archieven te modelleren.
• RiC-O v0.1, een formele ontologie of technische vertaling van het conceptueel model RiC-CM naar een machineleesbaar formaat. Met behulp van RiC-O kun je de metadata over archieven modelleren in zogenaamde data triples in het RDF-formaat. Triples structureren data op een drieledige manier. Zo worden de metadata leesbaar voor machines en kunnen ze als datasets in digitale systemen opgenomen worden. Een voorbeeld: de entiteit RiC-E01 (Thing entity) uit het conceptueel model RiC-CM wordt in RiC-O genoteerd als het machineleesbare rico:Thing met de persistente URI ica.org/standards/RiC/ontology.html#Thing.
• RiC-AG - Application Guidelines, richtlijnen voor toepassing.

Door metadata over archieven volgens RiC als linked data te modelleren, kan de geschiedenis en de gelaagdheid van de context rond archieven beter in kaart gebracht worden.

Zo worden de beschrijvingen rijker, wordt het hergebruik beter en wordt beantwoord aan de vraag van het publiek naar een betere machineleesbare, platformonafhankelijke doorzoekbaarheid.