Wat bewaren we voor het nageslacht? Dat is een van de sleutelvragen in het beroep van een archivaris. Beoordelen of documenten voldoende cultuurhistorische waarde hebben om ze voor de eeuwigheid te bewaren, ook nadat ze hun primaire functie vervuld hebben, is een van de basistaken van de archivaris. Het vastleggen van informatie doet zij of hij in principe niet zelf. Dat laat de archivaris over aan de archiefvormer, aan personen en organisaties die continu informatie creëren en vastleggen, omdat ze die nodig hebben of denken nodig te hebben voor wat ze willen of moeten doen.

De digitalisering en vooral het soms vluchtige karakter van digitale informatie verplichten de archivaris echter steeds vaker om zelf proactief bepaalde zaken vast te leggen of er toch voor te zorgen dat ze vastgelegd worden.

Zeker als het gaat over bijzondere gebeurtenissen kun je niet altijd wachten met het capteren en archiveren van bepaalde bronnen. Anders loop je het risico dat ze gewoon niet meer bestaan. Webpagina’s kunnen bijvoorbeeld snel wijzigen of verdwijnen. Je moet ze vastleggen als ze online staan.

De coronacrisis is ontegensprekelijk zo’n bijzondere gebeurtenis. Aanvankelijk was het nog iets in China, maar in maart 2020 wordt duidelijk dat het virus ook bij ons rondgaat en een wereldwijde pandemie veroorzaakt. De eerste evenementen worden afgelast.

De eerste instructies gaan rond en de eerste coronamaatregelen worden genomen. We krijgen het advies om ‘in ons kot’ te blijven en op 18 maart gaat het land in een quasi-lockdown.

In zo’n periode wordt het ene na het andere bericht rondgestuurd en worden webpagina’s dag na dag bijgewerkt met de recentste informatie en instructies.

Evenementen vinden virtueel plaats en het ene na het andere corona-initiatief gaat online. Sociale media worden meer dan ooit gebruikt om informatie te delen en contact te onderhouden.

Dit zijn periodes dat je als archivaris snel beseft dat er iets historisch gaande is. Dat als we niet nu bepaalde webpagina’s en andere digitale informatiekanalen capteren, ze mogelijk niet bewaard blijven en als historische bron voor deze bijzondere periode voorgoed verloren zijn.

Al snel starten er dan ook verschillende initiatieven op om deze periode te documenteren en getuigenissen te verzamelen. Je hebt lokale initiatieven zoals dat van Archief Gent dat al snel de actie Dagboek in tijden van corona lanceert.

Je hebt internationale initiatieven zoals dat van het International Internet Preservation Consortium (IIPC) met een wereldwijde webarchiveringsactie Novel Coronavirus (COVID-19). 

Hotspotmonitor

Het bewaren van informatie over bijzondere gebeurtenissen is op zich niets nieuws. Als mensen iets als bijzonder ervaren, wordt er automatisch meer aandacht aan besteed.

Spontaan zal de gebeurtenis daardoor uitvoerig gedocumenteerd worden en is de kans groter dat de stukken inzake de bijzondere gebeurtenissen bewaard blijven bij latere selecties. Van een methodiek om het bijzondere vast te leggen, is echter lang geen sprake geweest. Eerder integendeel.

De introductie van selectielijsten en methodes van macroselectie legden de focus op handelingen en de institutionele structuren van archiefvormers. Het beleidsmatige krijgt meer belang dan het praktisch uitvoerende.

Daardoor is er vooral oog voor de reguliere werking, evoluties en trends, en minder voor het incidentele, het bijzondere. Deze aanpak maakt het mogelijk om de steeds maar groeiende volumes archief onder controle te krijgen, maar biedt geen antwoord voor bijzondere gebeurtenissen.

In Nederland heeft men daarom het concept van de zogenaamde hotspotmonitor uitgewerkt. Dat gebeurde als onderdeel van een hertekening van de algemene aanpak van selectie en waardering van archieven. De hotspotmonitor is een van de drie waarderingsinstrumenten die men uitwerkte.

Als eerste waarderingsinstrument dient de risicoanalyse ervoor om vanuit het oogpunt van de archiefvormer de minimale bewaartermijn te bepalen. Bij de systeemanalyse worden relaties tussen actoren, functies en archiefstukken geanalyseerd om de wezenlijke informatie van een organisatie te identificeren.

De hotspotmonitor tot slot moet bijzondere gebeurtenissen of kwesties identificeren die aanleiding geven om archiefdocumenten die daar betrekking op hebben te bewaren, ook al zouden ze op basis van de risico- en systeemanalyse als te vernietigen aangeduid zijn.

Deze aanpak vindt zijn oorsprong in een artikel van de Canadese archivaris Terry Cook. In zijn artikel Mind over matter: towards a new theory of archival appraisal¹ lanceert hij het concept van hot spots. Een hot spot is een ‘plek’ waar er een bijzondere interactie is tussen burger en overheid.

Om een goede weerspiegeling van de maatschappij te krijgen in de bewaarde archieven, is het belangrijk deze plekken te identificeren en de respectievelijke archieven te bewaren. In hun model breiden de Nederlanders dat begrip verder uit door ook de interactie tussen burgers onderling erin mee te nemen.

Hot spots zijn “plekken van intensieve of opmerkelijke interactie tussen burger en overheid en tussen burgers onderling”, staat in het rapport Gewaardeerd Verleden uit 2007. Dat rapport gaat uitvoerig in op dit concept als aanvulling op de klassieke methodologie en vormt de basis voor de hotspotmonitor. 

De coronahotspot in België

De hotspotmonitor vormt voor ons in België een inspiratiebron voor het opzetten van bijzondere archiveringsacties in het kader van de coronacrisis. In Nederland ziet het Nationaal Archief de COVID-19-pandemie alvast als een hotspot.

Toch zijn de initiatieven hier in België fundamenteel verschillend van de Nederlandse methodiek van hotspots. In Nederland is de hotspotmonitor in de eerste plaats een formeel waarderingsinstrument dat toelaat om archiefdocumenten te bewaren die volgens reguliere selectiecriteria vernietigd moeten worden.

De archiefwetgeving daar bepaalt immers dat overheidsdiensten archief moeten vernietigen waarvan de bewaartermijn verstreken is. In België bestaat zo’n verplichting niet. Er is een toelating nodig om overheidsarchief te vernietigen, maar niet om het langer te bewaren dan vastgesteld is door de selectierichtlijnen.

Dat kun je als openbaar bestuur of archivaris zelf kiezen, behalve als een wetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. De hotspotmonitor focust op het extra bewaren van archiefdocumenten van de eigen organisatie.

Het impliceert een eerder passieve actie in die zin dat men beslist om documenten over bepaalde bijzondere gebeurtenissen niet te vernietigen. Veel van de initiatieven in België gaan echter verder, het zijn actieve archiveringsacties.

Acties waarbij gericht en op proactieve wijze materiaal gecapteerd en verzameld wordt, zowel van de eigen organisatie als van de gemeenschap waarvoor of waarbinnen de organisatie werkt.

Een typisch voorbeeld daarvan zijn stadsarchieven die de inwoners van hun stad oproepen om getuigenissen vast te leggen en materiaal binnen te brengen. Niet dat dat een uniek Belgisch gegeven is.

Ook in Nederland en vele andere landen over heel de wereld zijn archiveringsacties opgezet om actief getuigenissen en coronagerelateerd materiaal te verzamelen.

Niet alle archiefdiensten in België lanceren oproepen om getuigenissen vast te leggen en te verzamelen. Er zijn evengoed archieven die zich – bewust of noodgedwongen – beperken tot hun institutionele rol. Hun aanpak sluit meer aan bij die van de hotspotmonitor.

Er is een algemeen bewustzijn dat dit een bijzonder periode is. Dat men extra aandacht moet hebben voor het bewaren van informatie over de pandemie en hoe we ermee omgegaan zijn. Maar daarom gaat men niet noodzakelijk zelf daarbuiten nog materiaal verzamelen. 

Getuigenissen verzamelen 

Het verzamelen van getuigenissen is zeker geen nieuw gegeven. In de Verenigde Staten bijvoorbeeld heeft dé gebeurtenis van de laatste decennia, de aanslagen van 11 september 2001, verschillende acties in gang gezet om de gebeurtenissen te documenteren.

De Library of Congress is zo direct na de aanslagen websites beginnen verzamelen. Het Roy Rosenzweig Center for History and New Media en het American Social History Project • Center for Media and Learning hebben samen het September 11 Digital Archive opgezet.

Allicht zullen dat niet de enige initiatieven zijn in het kader van 9/11. De aanslagen in Europa, in Madrid, Londen, Parijs en Brussel leidden tot initiatieven van lokale archiefdiensten om boodschappen te bewaren die burgers op de plaatsen van de aanslagen achterlieten.

Naar aanleiding van de aanslagen in Parijs op 13 november 2015 startten de Archives de Paris een actie op. Het Stadsarchief Brussel deed hetzelfde met de boodschappen die na de aanslagen van 22 maart 2016 achtergelaten werden aan de Beurs en het metrostation Maalbeek.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat het archief van Brussel een van de eerste was om getuigenissen over de impact van het coronavirus op het leven in Brussel te documenteren. Het bijzondere aan deze acties is dat de archivaris met het verzamelen van getuigenissen eigenlijk zijn boekje te buiten gaat.

De archivaris wordt zo een verzamelaar, een benaming die de archivaris pur sang normaal gezien als een belediging opvat. Het is immers de bedoeling dat de archivaris met de documentaire neerslag van het handelen van personen en organisaties bezig is, niet zelf die neerslag creëert.

Een archiefbestand is volgens Herman Coppens in zijn Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief een “organisch gegroeid geheel”² gevormd door een persoon of organisatie, de archiefvormer.

Losse documenten samengebracht rond een bepaald thema of onderwerp zijn een verzameling, geen archief. De archivaris wordt niet geacht zelf het archief te creëren. Het is daarom niet verwonderlijk dat niet alle archiefdiensten ook zelf actief getuigenissen gaan verzamelen. Dat valt immers buiten hun eigenlijke opdracht.

Dat zo’n actie buiten de geijkte paden van het archiefwerk treedt, is Frédéric Boquet, de stadsarchivaris van Brussel, niet ontgaan.

Samen met Marie Van Eeckenrode, docent aan de Université catholique de Louvain en wetenschappelijk attaché bij het Rijksarchief, vraagt hij zich in een artikel over de archiveringsactie na de aanslagen in Brussel af in welke mate het ingezamelde materiaal te beschouwen is als archief.³

Het artikel verscheen in een nummer van La Gazette des Archives dat volledig gewijd was aan het archiveren van de publieke reacties na aanslagen, aan “Mise en archives des réactions post-attentats: enjeux en perspectives”.

Verschillende archivarissen rapporteren er over hun ervaringen met dat soort acties en reflecteren over hoe ze in te passen in de archivistiek. 

Archives de Quarantaine Archief (#AQA)

Al snel na de eerste lockdown was het duidelijk dat we een bijzondere periode doormaakten en nog zullen doormaken. De verspreiding van COVID-19 doorheen heel Europa leidde in maart 2020 tot drastische maatregelen om de epidemie in te dijken.

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat organisaties zich in sneltempo moeten reorganiseren, overschakelen op digitale, contactloze alternatieven of, helaas voor bepaalde sectoren, moeten sluiten. Het stilvallen van het publieke leven doet allerlei initiatieven ontstaan.

Burgers zoeken alternatieve vormen van sociale interactie en proberen de negatieve effecten van de coronacrisis te counteren met solidariteitscampagnes. Wetenschappers schieten in actie om het virus te onderzoeken en om de impact ervan op onze maatschappij te onderzoeken.

Er beweegt op een korte periode ineens enorm veel in onze samenleving. Ook de archiefsector is dat niet ontgaan. Het is duidelijk dat we in actie moet schieten als we dit tijdperk willen vastleggen voor het nageslacht. De voornaamste zorg zijn de communicatiekanalen zoals websites en sociale media.

Dat laatste is vaak nog niet zo’n acuut probleem. De feeds op Twitter of Facebook groeien wel aan, maar zonder bewuste interventie van de beheerders of Twitter en Facebook zelf blijven de berichten online staan.

Zelfs de online live evenementen via deze kanalen worden meestal opgenomen en kun je jaren na datum nog herbekijken. Websites zijn iets anders, je moet ze capteren als ze online staan.

Worden webpagina’s gewijzigd, dan is de kans groot dat je de vorige versie kwijt bent. Vooral voor deze informatie is het belangrijk om snel te schakelen.

De beroepsverenigingen Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB) en Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) hebben daarom al eind maart het initiatief genomen voor het project Archives de Quarantaine Archief (#AQA).

Met dat platform moedigen we – als voorzitter van de VVBAD-sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer (AHD) en mede-initiatiefnemer kan ik hier “we” zeggen – onze collega’s aan om deze coronacrisis, deze periode van quarantaine te documenteren en archiveren.

Acties van archieven, hulpmiddelen, burgerinitiatieven en coronastudies komen op dit platform aan bod. Zo promoten we wat de archiefsector doet om het coronatijdperk vast te leggen en bevorderen we tegelijkertijd het vastleggen van het coronatijdperk.

Dat we ook burgerinitiatieven die in het kader van de coronacrisis ontstaan zijn op het #AQA-platform zetten, is niet gratuit. Het is onze ambitie om ervoor te zorgen dat de informatie van en over deze initiatieven bewaard zal worden. Aan Vlaamse kant doen we hiervoor een beroep op Archiefpunt.

Dat samenwerkingsverband van de landelijke culturele archiefinstellingen helpt onder andere met het zoeken van een goede bestemming voor de archieven van privé-initiatieven. Een goed voorbeeld hiervan is een initiatief zoals maakjemondmasker.be.

Naar aanleiding van een artikel in De Standaard hebben de mensen achter dat initiatief ons gecontacteerd. Via Archiefpunt hebben we hen in contact gebracht met Liberas. Zij zorgen ervoor dat de websites en andere materiaal van maakjemondmasker.be gearchiveerd en bewaard blijven.

Mijn collega’s Virginien Horge, archivaris van de stad Bergen, en Marie-Laurence Dubois, voorzitter van de AAFB en consultant archiefbeheer bij Valorescence, lichten het project uitgebreid toe in hun artikel Le projet « Archives de Quarantaine », les archivistes au cœur de l’action. 

Dossier COVID-19 – case UAntwerpen

Binnen het archiefteam van de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) hebben we niet lang geaarzeld om de bijzondere archiveringsactie Dossier COVID-19 op poten te zetten. Om concreet te maken wat het vastleggen van het coronatijdperk inhoudt, licht ik hier toe hoe we het zelf bij de UAntwerpen aangepakt hebben.

Het eerste wat we gedaan hebben, is webpagina’s capteren. Waar aanvankelijk de aandacht voor het virus vooral ingegeven was door een gezonde wetenschappelijk interesse eigen aan een universiteit, kantelt dat eind februari. Op 28 februari verschijnt het eerste interne nieuwsbericht met coronamaatregelen.

Een webpagina over de maatregelen is dan ontwikkeld. De Kinderuniversiteit, een evenement gepland voor 8 maart, wordt afgelast. Als de World Health Organization (WHO) op 11 maart COVID-19 officieel tot pandemie uitroept, volgt een eerst bericht van de rector. Vanaf dan gaat het snel.

Maandag 16 maart capteren we een eerste keer de FAQ-pagina’s over het coronavirus. We proberen vanaf dan alle digitale communicatie van de universiteit over COVID-19 te capteren: webpagina’s, e-mails en sociale media.

Onze strategie is om nu zoveel mogelijk – en allicht te veel – te capteren, omdat we niet zeker zijn of we het morgen nog kunnen doen. Achteraf zullen we dan nog een nadere selectie maken, want waarschijnlijk hebben we veel zaken vastgelegd die weinig tot niets gewijzigd zijn ten opzichte van de vorige versie.

Gezien de snelheid waarmee vooral webpagina’s veranderen, moeten we nu echter vooral vastleggen. Selecteren kan achteraf nog.

Het feit dat de webpagina die vermeld werd in het eerste bericht van 28 februari nu niet meer bestaat, bewijst dat je niet kunt wachten tot het stof is gaan liggen om te bepalen wat je wel of niet wilt vastleggen. Normaal gezien nemen we één keer per jaar in januari een algemene snapshot van uantwerpen.be.

Sinds maart doen we dat maandelijks. Nadien zullen we dan evalueren of we al die kopieën behouden of enkel een selectie. De specifieke pagina’s over de coronamaatregelen zijn in het begin wekelijks gecapteerd.

De pagina’s van de coronastudie, de aanvankelijk wekelijkse enquête over de impact van corona op ons leven, hebben we elke keer gearchiveerd

Een positief gevolg van deze Dossier COVID-19-archiveringsactie is dat we nu ook sociale media zijn beginnen archiveren. Deze worden immers actief ingezet voor online evenementen, zeker in de eerste periode van de lockdown. We beperken ons echter niet enkel tot COVID19-materiaal.

Ondertussen hebben we meer dan driehonderd UAntwerpen-gerelateerde kanalen op Facebook, Twitter, Instagram, YouTube en LinkedIn geïdentificeerd. Deze zijn we nu systematisch beginnen archiveren. Je mag je echter niet beperken tot wat je online kunt capteren.

De finale selectie van wat op lange termijn te bewaren is en wat niet, zal maar gemaakt kunnen worden als we duidelijk zicht hebben op wat we kunnen archiveren via de achterkant, de beheerderskant van de communicatiekanalen.

De website wordt namelijk gevoed door informatiesystemen waaruit ook gegevens gearchiveerd kunnen worden. Zo kun je als beheerder van een Facebookpagina een archiefkopie van je gegevens opvragen. Je verliest daarbij een stuk look-and-feel, maar je hebt wel alle inhoud op een gestructureerde wijze.

Deze zaken capteren is minder dringend, maar met de communicatiedienst werd alvast afgesproken om dat in de toekomst op te nemen. Minder dringend, maar zeker zo belangrijk is het identificeren van waar er binnen de universiteit actief rond de coronacrisis en COVID-19 gewerkt wordt.

Waar lopen er onderzoeksprojecten over corona? Wie is verantwoordelijk voor de communicatie over corona? Wie is mee betrokken bij het uitwerken van de bijzondere maatregelen? Welke academici van de UAntwerpen spelen een rol op nationaal niveau?

We maken nu een overzicht op van diensten, onderzoeksgroepen en academici die met de coronamaatregelen en COVID-19 bezig zijn. Dat doen we om hen later te contacteren en te vragen hun archiefmateriaal met betrekking tot de pandemie te bewaren en op termijn aan het archief over te dragen.

Wat we als archiefdienst zelf niet doen, is het verzamelen van getuigenissen. Dat is niet nodig, omdat dat al via andere initiatieven gebeurt. Zo is er een op het personeel gerichte Pintra blog. Voor de studenten is er vanuituwkot.be. Twee blogsites voor berichten over studeren en werken aan de UAntwerpen in tijden van corona.

Aan ons om ervoor te zorgen dat we deze websites archiveren. Met Dossier COVID-19 zijn we alvast nog niet klaar. Nu is het in eerste instantie belangrijk dat het vluchtigste materiaal vastgelegd wordt.

Daarna zal het erop aankomen om ervoor te zorgen dat relevante bronnen die nu bij de universitaire diensten, faculteiten, onderzoeksgroepen, academici, studenten en andere met de universiteit gelieerde organisaties gecreëerd worden, in goede orde bewaard blijven en op termijn overgedragen worden aan het Universiteitsarchief.

Dat proces zal waarschijnlijk nog jaren duren. Het is immers niet de bedoeling om uit klassementen coronadossiers te gaan wegplukken.

Als deze mee in het reguliere klassement van een dienst zitten, zullen we ze samen met de andere dossiers en documenten van die dienst archiveren. Dat kan over twee jaar zijn, dat kan over vijftien jaar zijn.

Het coronatijdperk vastgelegd?

Zo te zien is het coronatijdperk nog niet direct afgelopen, laat staan dat het al vastgelegd is. De basis is gelegd. De eerste stukken zijn opgenomen in het archief. Maar er is nog veel vast te leggen en nog een heel traject te doorlopen.

Er is wel een breed bewustzijn over het uitzonderlijke karakter van deze periode, zowel binnen de archiefsector als binnen de samenleving in het algemeen.

Hierdoor hecht men sowieso meer belang aan zaken die verband houden met de coronacrisis en zal er sneller een reflex zijn om ze te bewaren en ervoor te zorgen, en om in te gaan op de vraag van archiefdiensten om materiaal te deponeren.

Allicht zal niet elke letter, niet elke initiatief uit deze periode bewaard blijven. Ik ben er echter van overtuigd dat er over dit tijdperk meer dan voldoende vastgelegd zal worden. Het is aan de archivarissen en conservatoren om deze bronnen en getuigenissen van het coronatijdperk voor het nageslacht te bewaren.

¹ Terry Cook, “Mind over matter: towards a new theory of archival appraisal” in Barbara L. Craig (ed.) The archival imagination. Essays in honour of Hugh A. Taylor. Association of Canadian Archivists, 1992, p. 38-70.
² Zie definitie van “Archiefbestand” in Herman Coppens, Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief. Brussel 1990.
³ Frédéric Boquet en Marie Van Eeckenrode, “Archiver l’éphémère après les attentats de Bruxelles: une réflexion théorique” in La Gazette des Archives, nr.250 (2018-2). Zie ook Archief van de Stad Brussel. Het archiveren van de reacties na de aanslag: uitdagingen en vooruitzichten.