Hoe de bibliotheek haar abonnementen beheert zonder de hulp van een subscription agent

Sinds januari 2020 beheert de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) zelf de abonnementen op publicaties, zonder de diensten en tools van een subscription agent. Bestellingen, hernieuwingen en evaluatie van papieren en digitale content gebeuren rechtstreeks bij de uitgever.

De bibliotheekmedewerkers doen dat met de ondersteuning van het bibliotheeksysteem Brocade. Hoe is de overname gebeurd, welke lessen hebben we getrokken en welke voordelen heeft het opgeleverd?

Hoe het begon

De universiteitsbibliotheek beheert circa 2.800 tijdschriftabonnementen, een honderdtal abonnementen op databanken en bestelt jaarlijks circa 8.000 boeken. De administratie gebeurt centraal, maar steeds in nauw overleg met de negen faculteiten van de UAntwerpen.

Het abonnementenbeheer, de boekbestellingen, de facturatie en de begroting worden verzorgd door de dienst Acquisitie en Metadatabeheer.

Daarnaast wordt het E-infoteam nauw betrokken wanneer abonnementen geclusterd worden in pakketten, wanneer online toegangen geactiveerd moeten worden en wanneer onderhandelingen met uitgevers nodig zijn. In 2016 ging onze subscription agent, Swets Information Services, onverwachts failliet.

We overwogen een eerste keer om onze abonnementen helemaal zelf te gaan beheren, maar beslisten toen om dat niet halsoverkop te doen. Een nieuwe aanbesteding nam EBSCO in de arm als nieuwe subscription agent – een samenwerking die overigens goed liep.

Echter, in die periode werden heel wat papieren abonnementen omgezet naar online abonnementen. Losse titels werden gebundeld in pakketten. En bij die omzetting is er vaak rechtstreeks contact met de uitgever nodig. In informele gesprekken groeide het idee om zelf het abonnementenbeheer in handen te nemen.

We realiseerden ons al snel dat we toch een aantal troeven in handen hadden, die het slagen van de hele operatie zouden vergemakkelijken. Allereerst beschikten we over een eigen bibliotheeksysteem, Brocade Library Services (Brocade), ontwikkeld door het Anet team.

Brocade bevat een complete acquisitie-module waarin abonnementen, bestellingen en facturen opgevolgd kunnen worden.

Bestellingen worden automatisch naar de leveranciers gestuurd, de levering van items kan voorspeld worden op basis van frequentiepatronen en facturen kunnen gelinkt worden aan abonnementen en budgetten. Bovendien zijn de laatste jaren twee bijkomende modules ontwikkeld.

Allereerst een resourcemodule die informatie uit de verschillende onderdelen van de acquisitie-module samenbrengt. De tweede module is een electronic resource management-module die onder andere de afspraken over de toegang tot de e-content documenteert en de systematische verzameling van statistieken mogelijk maakt.

Bovendien stond een koppeling tussen Brocade en het boekhoudkundig beheersysteem van de universiteit in de steigers. We waren er stellig van overtuigd dat dat de omzetting naar abonnementen in eigen beheer zou faciliteren.

Sommige universiteiten gingen ons voor: de UGent zette eerder al de stap en wilde haar ervaring en werkwijze met ons delen tijdens een werkbezoek.

Tijdens een internationale conferentie hoorden we het verhaal van de Universiteit van Stockholm, die eenzelfde overstap gemaakt had, al was dat wel voor een kleiner volume aan abonnementen.

Doorslaggevend was ten slotte dat we een team hadden dat het in eigen beheer nemen van alle abonnementen kon realiseren. Het E-infoteam had ervaring met onderhandelingen, licenties en het omzetten van papieren tijdschriften naar online toegangen.

Met heel wat uitgevers hadden we al rechtstreekse contacten. Het acquisitieteam had jarenlange ervaring met het abonnementenbeheer, en had op zijn beurt goede contacten met kleinere, lokale uitgevers – ook in Zuid-Europese landen, die voor ons belangrijk zijn – en last but not least: een goed zicht op de facturatie.

Medewerkers konden precies aangegeven bij welke uitgevers de levering van papieren uitgaven vertraging opliep en er beter naar online abonnementen overgestapt kon worden, waar de facturatie heel vlot ging en welke uitgevers we goed moesten opvolgen.

Die kennis samenbrengen, was onze eerste stap en met elk overleg groeide het vertrouwen dat we het beheer van abonnementen zelf in handen konden nemen.

Een gefaseerde omschakeling 

We gingen dus zeker niet over één nacht ijs. Eerst, we waren toen nog niet echt van plan om alles zelf te gaan doen, namen we alleen de abonnementen van kleine uitgevers en verenigingen in eigen beheer. We wisten uit ervaring dat kleine verenigingen soms moeite hebben om te werken via een subscription agent, en vice versa.

De voornaamste bedoeling was om korter op de bal te spelen in de behandeling van claims. Zo namen we in 2017 een tachtigtal abonnementen in eigen beheer.

In de twee daaropvolgende jaren namen we een driehonderdtal online abonnementen in eigen beheer, bijna allemaal titels waarvoor we de licentie-onderhandelingen sowieso al voerden. Ondanks de relatief beperkte omvang, vonden we dat toen toch enigszins spannend en twijfelden we of de omzetting haalbaar en wenselijk was.

Wat zou de overname voor onze collega’s betekenen, die decennialang volgens bepaalde stramienen werkten? Konden we de claims voor de papieren publicaties en de regeling van de elektronische toegang in orde krijgen? Konden we de toenemende flow van facturen de baas? En vooral: zagen we niets over het hoofd?

Op de overlegvergaderingen stelden we vast dat deze gedeeltelijke overname een succes was en dat alles vlotter verlopen was dan verwacht. Daardoor groeide gaandeweg de overtuiging dat de overname van alle abonnementen misschien wel haalbaar was.

Gedurende drie jaar hadden we ervaring kunnen opdoen in het onderhandelen met de uitgevers, in de behandeling van facturen en in het regelen van de elektronische toegang. Kortom, we hadden op dat moment voldoende expertise opgebouwd en we konden de sprong dus wagen.

Toen eind 2019 onze overeenkomst met EBSCO afliep en we ons moesten beraden over een nieuwe aanbesteding, hebben we de knoop doorgehakt.

Na een lange interne discussie over de mogelijke gevolgen, namen we uiteindelijk de beslissing om niet opnieuw aan te besteden, maar de abonnementen vanaf januari 2020 zelf te beheren. De overname van abonnementen maakte dat we ons volledig abonnementenbestand moesten doorlopen.

We begonnen met de leveranciersinformatie: alle leveranciers, een achthonderdtal op dat moment, werden opgelijst en de lijsten werden verdeeld tussen de collega’s. Contactgegevens werden nagegaan, geüpdatet waar nodig of aangevuld. Vervolgens waren de abonnementen zelf aan de beurt.

Ook hier werd het werk verdeeld tussen de medewerkers. We hebben van de gelegenheid gebruikgemaakt om zoveel mogelijk de verschijningsvorm van de abonnementen te veranderen van papier (of combinatie van papier en elektronisch) naar online.

We konden die omzetting doen omdat de Bibliotheekraad eerder al besliste om van online abonnementen de standaard te maken, en de papieren abonnementen enkel nog te behouden indien nodig. Vervolgens hebben we contact opgenomen met elke uitgever om de nieuwe abonnementen te laten starten vanaf 2020.

Door titel per titel door het abonnementenbestand te moeten ploegen, betekende de operatie ineens ook een opschoning van de abonnementen en onze administratie daarvan. Gegevens in verband met de ISSN-nummers, de looptijd van het abonnement en de link met de catalogus konden ook aangevuld of geüpdatet worden.

We voerden extra informatie in over de hernieuwingstermijnen, op basis van de informatie in licenties of op basis van nieuwe afspraken met de uitgevers. Diverse lopende abonnementen konden uit onze databank verwijderd worden, omdat ze voor open access gekozen hadden of gestopt waren.

Weinig gebruikte titels of titels waarvoor de omzetting naar online toegang problematisch was, werden afgetoetst bij de faculteiten. Dat leidde tot een evaluatie en soms tot annuleren. Hoewel we al jaren regelmatig collecties evalueren, zijn er toch nog een aantal titels tijdens deze overname-operatie aangepast. 

Speciale aandacht ging naar de facturatie. Een van de voordelen van een subscription agent is toch wel de centrale facturatie: voor een veelheid van leveranciers en abonnementen kun je je beperken tot één partner voor de facturatie.

Dat werd vervangen door een stroom aan facturen, met heel wat uitgevers die hun eigen werkwijze hebben voor die facturatie. Voor de meeste Amerikaanse uitgevers is betalen met de kredietkaart of via wire transfer bijvoorbeeld de normale gang van zaken.

Daarvoor hebben we beslist dat we de bijkomende wire transfer-kosten zullen dragen in geval van betaling via overschrijving. Dat betekende niet enkel een extra werklast voor de bibliotheekmedewerkers.

Ook onze financiële dienst (financiële verrichting en boekhouding) en onze aankoopdienst (leveranciers) moesten volgen: de collega’s van de aankoopdienst hebben eveneens honderden nieuwe records moeten aanmaken in het boekhoudkundig systeem.

Naar een nieuwe workflow 

De omschakeling was niet altijd eenvoudig. Vooral bij grote uitgevers was het niet altijd evident om de juiste contactpersoon te vinden. Zelf zagen we soms ook iets over het hoofd, waardoor facturen toch nog naar EBSCO gestuurd werden.

Sommige uitgevers begrepen niet meteen dat een abonnement dat stopgezet werd door EBSCO, toch verlengd moest worden, maar dan rechtstreeks met ons (en dat de online toegang dus verdergezet moest worden).

Sommige procedures om een ‘nieuw’ abonnement te nemen en een factuur te genereren, bleken onverwacht ingewikkeld.

Op wekelijkse teamvergaderingen, met zowel het E-infoteam als het team voor het abonnementenbeheer, werd de voortgang besproken. Moeilijkheden, vragen of onverwachte situaties werden in de groep besproken. Dat maakte het mogelijk om kennis te delen en voortdurend bij te sturen waar nodig. 

Uiteindelijk, dankzij de inzet en het geduld van alle collega’s, kon de hernieuwing van alle abonnementen ondanks deze moeilijkheden eind december volledig afgerond worden. Sinds januari 2020 beheren we zelf meer dan 2.800 lopende abonnementen op elektronische en papieren publicaties.

De hernieuwingen gebeuren voornamelijk tijdens het najaar. Maar nadien volgt natuurlijk de opvolging van alle gemaakte afspraken en bestellingen. Tijdens de eerste maanden van 2020 was het de taak van de medewerkers om ervoor te zorgen dat de eerste papieren afleveringen geleverd werden.

De claim-termijnen werden scherper gesteld om zeker op tijd te zijn. Ook de elektronische toegang moest gecontroleerd worden. Voor titels waarbij er iets misliep, moest de communicatie van het najaar soms hernomen worden.

De resource-module van Brocade bewijst ons een grote dienst, omdat we hier alle informatie rond een titel samenbrengen: we zien het oude papieren abonnement dat via EBSCO liep, het nieuwe abonnement dat we rechtstreeks bij de uitgever bestelden, wat er gefactureerd werd en via welk platform de elektronische toegang loopt.

Loopt er iets mis met een toegang, dan zien we in één oogopslag of de factuur al verwerkt is en of de bestelling wel doorgegeven werd.

De koppeling met het boekhoudkundig systeem is in 2020 een feit geworden, en zoals we gehoopt hadden, is de administratieve rompslomp aanzienlijk gereduceerd en de budgettaire opvolging verbeterd.

Ondertussen zijn we in rustiger vaarwater beland. De verlenging voor 2021 verliep al veel geroutineerder. We stellen vast dat de overname van het abonnementenbeheer een financiële besparing betekent voor de faculteiten en instituten.

De overeenkomst met de subscription agent bepaalde de betaling van behandelingskosten boven de uitgeversprijs, geen gering bedrag bij uitgaven die in 2019 boven de twee miljoen euro lagen.

Een bijkomende besparing kwam voort uit het feit dat we door het beheer in eigen handen te nemen soms kortingen en betere voorwaarden van de uitgevers hebben kunnen bekomen.

De werkdruk voor de medewerkers is dan weer onmiskenbaar toegenomen, maar wordt deels gecompenseerd door de vermindering van traditionele taken gerelateerd aan papieren publicaties.

We duiden hier op het beheer van claims, niet nodig bij elektronische content, de interne verwerking van papieren afleveringen en het inbinden van volumes.

De samenwerking tussen de dienst Acquisitie en het E-infoteam is nauwer geworden: acquisitiemedewerkers signaleren sneller wanneer een online toegang gecontroleerd moet worden of wanneer meer overleg met een uitgever nuttig zou zijn.

Omgekeerd hebben de medewerkers van het E-infoteam veel meer inzicht gekregen in het verloop van de facturatie. Misschien is dat nog wel de grootste winst die we als organisatie gemaakt hebben.

Conclusie

Het overnemen van 2.800 abonnementen was een groot project en heeft geleid tot een hogere werklast voor de medewerkers. De facturatie bezorgde ons de meeste kopzorgen, naast het garanderen van de continuïteit in de abonnenten.

Een zorgvuldige voorbereiding en een stapsgewijze aanpak hebben de overname succesvol gemaakt. De kosten van de subscription agent werden uitgespaard.

De grootste winst zit echter in de samenwerking tussen de teams en de gegroeide expertise bij zowel de medewerkers van de dienst Acquisitie als de medewerkers van het E-infoteam.