Door titel per titel door het abonnementenbestand te moeten ploegen, betekende de operatie ineens ook een opschoning van de abonnementen en onze administratie daarvan. Gegevens in verband met de ISSN-nummers, de looptijd van het abonnement en de link met de catalogus konden ook aangevuld of geüpdatet worden.
We voerden extra informatie in over de hernieuwingstermijnen, op basis van de informatie in licenties of op basis van nieuwe afspraken met de uitgevers. Diverse lopende abonnementen konden uit onze databank verwijderd worden, omdat ze voor open access gekozen hadden of gestopt waren.
Weinig gebruikte titels of titels waarvoor de omzetting naar online toegang problematisch was, werden afgetoetst bij de faculteiten. Dat leidde tot een evaluatie en soms tot annuleren. Hoewel we al jaren regelmatig collecties evalueren, zijn er toch nog een aantal titels tijdens deze overname-operatie aangepast.
Speciale aandacht ging naar de facturatie. Een van de voordelen van een subscription agent is toch wel de centrale facturatie: voor een veelheid van leveranciers en abonnementen kun je je beperken tot één partner voor de facturatie.
Dat werd vervangen door een stroom aan facturen, met heel wat uitgevers die hun eigen werkwijze hebben voor die facturatie. Voor de meeste Amerikaanse uitgevers is betalen met de kredietkaart of via wire transfer bijvoorbeeld de normale gang van zaken.
Daarvoor hebben we beslist dat we de bijkomende wire transfer-kosten zullen dragen in geval van betaling via overschrijving. Dat betekende niet enkel een extra werklast voor de bibliotheekmedewerkers.
Ook onze financiële dienst (financiële verrichting en boekhouding) en onze aankoopdienst (leveranciers) moesten volgen: de collega’s van de aankoopdienst hebben eveneens honderden nieuwe records moeten aanmaken in het boekhoudkundig systeem.
Naar een nieuwe workflow
De omschakeling was niet altijd eenvoudig. Vooral bij grote uitgevers was het niet altijd evident om de juiste contactpersoon te vinden. Zelf zagen we soms ook iets over het hoofd, waardoor facturen toch nog naar EBSCO gestuurd werden.
Sommige uitgevers begrepen niet meteen dat een abonnement dat stopgezet werd door EBSCO, toch verlengd moest worden, maar dan rechtstreeks met ons (en dat de online toegang dus verdergezet moest worden).
Sommige procedures om een ‘nieuw’ abonnement te nemen en een factuur te genereren, bleken onverwacht ingewikkeld.