Een werkpunt voor alle organisaties zijn de afspraken voor de naamgeving van mappen en bestanden. Sommigen geven aan dat het veeleer informele afspraken zijn, anderen zeggen de principes te kennen, maar dat die niet door alle collega’s toegepast worden.
Dergelijk afspraken schriftelijk vastleggen, is een aanbeveling die in alle rapporten terugkomt. Duurzaam bewaren Voor het fysieke archief beschikken alle muziekorganisaties over een goede ruimte, al dan niet apart. Wat men voorziet als archiefruimte is in goede staat.
Belangrijk is wel om het archief, ook als het zich in de kantoorruimte bevindt, goed te verpakken. Het audiovisuele archief is bij de meeste organisaties gedigitaliseerd dankzij de IT’er (een interne medewerker of een extern betrokkene). In hoeverre dat op een duurzame manier gebeurd is, blijft onduidelijk.
In de meeste rapporten is hierover een actiepunt ter controle geformuleerd. Of de originele analoge dragers nog in goede staat zijn, daar hebben de meeste deelnemers geen idee van.
Wat het digitaal archief betreft, is er binnen de organisaties voldoende ondersteuning – ofwel via een externe medewerker, iemand van de collega’s met voldoende kennis of een stadsdienst.
Het principe van een back-up te maken is ingeburgerd, maar de controle van die back-ups staat nog niet op punt. Oude websites staan nog op een of andere manier ter beschikking, maar er is geen echte strategie.
Een groot pijnpunt is de pc-hygiëne: men is zich bewust van de problematiek, maar echte acties zijn hier nog niet ondernomen. Vaak weet men niet hoe eraan te beginnen en voorbeelden zijn wenselijk.
Gebruik en rechten
Erfgoed tonen is een aspect dat door de erfgoedsector al jaren gestimuleerd wordt. De diversiteit van het erfgoed zetten we hierdoor als sector in de kijker. We hopen ook dat de kunstenorganisaties voor wie archiefzorg geen kerntaak is, zich gestimuleerd voelen om hun erfgoed te tonen.
De technologische mogelijkheden van vandaag helpen hier enorm bij. Ongeacht alle goede bedoelingen zijn we terecht gebonden aan de auteurswetgeving. Vanaf het begin was er hierover een bezorgdheid bij de TRACKS-partners.
De kunstensector is immers een sector die de inkomsten van de eigen creaties en de rechten absoluut nodig heeft: als je de rechten op de creaties uit je archief en collecties kent, kun je in de toekomst problemen vermijden. Bij de helft van de organisaties zijn de rechten gekend en worden ze in contracten vastgelegd.
Dat laatste is dan vooral het geval voor het gebruik van foto’s met bijbehorende licenties, afgesloten met de fotografen. De digitale ontsluiting is voorlopig beperkt. Enkele organisaties denken er wel aan om op basis van externe vragen meer archief online ter beschikking te stellen.
Dat is echter een bijkomende opdracht. De meeste deelnemende organisaties hebben al stappen ondernomen om het analoge audiovisuele archief op eigen houtje te digitaliseren. Het gaat hier om muziekorganisaties, dus je kunt verwachten dat dit vooral opnames van concerten zijn.
In het verleden werd vooral met de openbare omroepen (VRT en RTBF) samengewerkt. Soms gebeurt dat nog vrij frequent. Men gaat ervan uit dat de omroepen deze captaties ook duurzaam digitaliseren en bewaren.
Niet alle organisaties hebben behoefte om extra materiaal dat vrij onbekend is (geen informatie op de dragers zelf) en waar het rechtenverhaal te uitgebreid wordt, ter beschikking te stellen.
Bovendien is in het geval van ensembles de (commerciële) opname ook een bron van inkomsten en moet er rekening gehouden worden met de afspraken met de muziekuitgevers.
Ondersteuning
De kunstenorganisaties kunnen altijd terecht bij de partners van TRACKS voor ondersteuning. Voor de podiumkunstenorganisaties en de muziekorganisaties waren dat Het Firmament en Resonant, nu CEMPER.
Voor de organisaties die uit een stedelijke overheid gegroeid zijn, is de link naar de plaatselijke stadsarchieven vrij vanzelfsprekend. De Centrale krijgt op dat vlak al ondersteuning van de stad Gent. Deze organisaties maken immers deel uit van het stedelijke cultuurlandschap en het maatschappelijk weefsel.
Voor andere spelers uit de kunstensector ligt dat soms moeilijker. Dat het zoeken naar ondersteuning in de basiszorg voor archiefbeheer is opgenomen, zet de kunstenorganisaties op zijn minst aan om die denkoefening te maken.
Toekomst voor de deelnemende organisaties
De grootte, de ouderdom en de bedrijfscultuur van een organisatie spelen een rol in archiefzorg. Het rapport is geen eindpunt, maar biedt de meeste deelnemers een startpunt om acties te plannen om het archief, fysiek én digitaal, te organiseren en te optimaliseren.
De doorlichting heeft CEMPER en meemoo ook meer inzicht gegeven in de archieven van muziekorganisaties en is van belang om de noden in kaart te brengen.