Het Waas Archievenoverleg en andere samenwerkingsverbanden in Vlaanderen en Brussel

In 2019 bestond het Waas Archievenoverleg (WAO) twintig jaar. Tegelijk bevond het samenwerkingsverband zich op een scharnierpunt in zijn bestaan. De twee oprichters zijn, eveneens in 2019, met pensioen gegaan en met een nieuw bestuur gaat het WAO op zoek naar een relevante nieuwe richting. Hierdoor bevinden zij zich in een gelijkaardige positie als vele andere samenwerkingsverbanden in Vlaanderen. Dit artikel focust op samenwerkingsverbanden tussen gemeentelijke archiefdiensten in Vlaanderen en Brussel, wat deze zijn, wat hun rol kan zijn in de toekomst en op welke terreinen zij zich kunnen inzetten. Hierbij wordt specifiek gelet op het WAO. De informatie over de verschillende samenwerkingsverbanden is bekomen door middel van een digitale rondvraag tussen februari 2020 en mei 2020 bij de verschillende besproken samenwerkingsverbanden.

Het WAO

Ontstaan

Het WAO is een archievenoverleg in het Waasland. De leden zijn de verschillende stedelijke en gemeentelijke archiefdiensten van Beveren, Kruibeke, Lokeren, Sint-Gillis-Waas, Sint-Niklaas, Stekene, Temse, Waasmunster en Zwijndrecht, aangevuld met het Rijksarchief te Gent, het Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen en de Erfgoedcel Waasland.

De huidige voorzitter is Carine Goossens, gemeentearchivaris van Gent, en de huidige secretaris is Patty De Meester, stadsarchivaris van Sint-Niklaas. Het Waas Archievenoverleg is op 9 maart 1999 opgericht op initiatief van Nico Van Campenhout (Lokeren) en Piet Van Bouchaute (Sint-Niklaas).

Sinds zijn oprichting voert het WAO vier doelstellingen hoog in het vaandel, namelijk: informatie-uitwisseling over het vak, het stroomlijnen van de aanpak van de dienstverlening, het stimuleren van een zorgvuldig en actief archiefbeheer in alle Wase gemeenten en het opzetten van gemeenschappelijke initiatieven.

Hoewel het WAO aan al deze punten aandacht besteed heeft in de afgelopen twintig jaar, is er altijd bijzondere aandacht gegaan naar het stimuleren van een zorgvuldig en actief archiefbeheer in alle Wase gemeenten. Reeds bij de oprichting werd dat door de oprichters als een zeer belangrijk werkpunt beschouwd.

Deze doelstelling kan met andere woorden als bestaansreden gezien worden. Sinds de oprichting in 1999 zijn ondertussen alle oorspronkelijke afgevaardigden van de gemeenten en steden veranderd en is het bestuur doorgegeven.

Het kan dus gezegd worden dat het WAO in zijn tweede generatie zit, een ideaal moment om te herbronnen en nieuwe mogelijkheden te bekijken om de missie van het WAO te actualiseren. 

Werking

Het WAO komt twee tot drie keer per jaar met alle leden samen. Al van bij de oprichting wordt ernaar gestreefd deze bijeenkomsten zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen, zodat concrete zaken besproken kunnen worden.

Dat bekomt het WAO door een exclusief ledenbestand: alleen Wase publiekrechtelijke archieven kunnen toetreden. Dat betekent dat heemkundige kringen en archiefdiensten van buiten het Waasland op bijeenkomsten wel aanwezig kunnen zijn als gast, maar geen volwaardig lid kunnen zijn.

Het belangrijkste streven van het WAO, het ontwikkelen van een toegewijde archiefzorg in elke gemeente, staat namelijk haaks op het uitbesteden van de archiefzorg aan bijvoorbeeld een heemkundige kring.

Op deze bijeenkomsten wordt de algemene stand van het archiefbeheer in het Waasland en Vlaanderen besproken, nieuwigheden en wijzigingen in wet of decreet worden behandeld, en de lopende en toekomstige projecten van het overleg worden opgevolgd.

Aangezien het WAO bestaat uit een mix van ervaren en jonge archivarissen, bieden deze bijeenkomsten ook een uitstekende mogelijkheid om aan kennisdeling te doen. Voor de praktische uitwerking van acties of projecten worden ad-hocwerkgroepen opgericht die vaker samenkomen.

Projecten

Het WAO heeft reeds verschillende geslaagde projecten verwezenlijkt ter bevordering van zijn doelen. In 2001 stelde het WAO een regionaal archiefreglement op. Hierna volgde het publieksproject Archieftrein Waasland Express. Dat was een reizende tentoonstelling die in het Waasland toerde van 2006 tot 2007.

Het doel van dat project was om het brede publiek kennis en inzicht bij te brengen over de basisopdrachten van lokale archieven. Het volgende project van het WAO was de tentoonstelling Waasland in stukken. Deze vond plaats in 2009, vergezeld van de publicatie van een catalogus.

De bedoeling van deze tentoonstelling was om originele archiefstukken te tonen die de rijkdom en het belang van de betrokken instellingen illustreren en gezamenlijk de geschiedenis van het Waasland vertellen.

Vervolgens vond in 2018 De avond van de Wase archieven plaats ter gelegenheid van de dertigjarige loopbaan van de twee Wase stadsarchivarissen en WAO-oprichters, Nico Van Campenhout en Piet Van Bouchaute.

Ten slotte werd een lezing georganiseerd over archiefvorming ter gelegenheid van het twintigjarige bestaan van het WAO. Deze vond plaats op donderdag 12 december 2019. Het is de bedoeling van het WAO om hiervan een jaarlijks weerkerend initiatief te maken.

Toekomst

Met een nieuw bestuur en de digitalisering als een van de voornaamste actuele uitdagingen, breekt een nieuwe periode aan in het bestaan van het WAO. Het doel blijft hetzelfde, het verbeteren en stimuleren van de lokale archiefwerking, maar de insteek wijzigt.

Als mogelijke invulling van deze nieuwe insteek bekijkt het WAO momenteel de opties van een digitaal platform. Een digitaal platform is een online plaats waar gebruikers (vraag) en leveranciers (aanbod) elkaar rondom een geïntegreerd pakket van producten en diensten treffen.

In het geval van het WAO zijn de gebruikers of de klanten de archiefgeïnteresseerden en de leveranciers de verschillende archiefdiensten binnen het WAO. Er zijn verschillende redenen voor het WAO waarom dat een interessant project is.

Zo is het goed getimed om het overleg in een nieuwe richting te begeleiden en bovendien zijn de WAO-leden enthousiast over dit project. Maar misschien is de belangrijkste reden het bestaan van de vraag naar een digitaal platform bij de archiefgeïnteresseerden.

Een laatste reden is dat een digitaal platform zou voldoen aan de vier doelstellingen die het WAO sinds zijn oprichting in 1999 onderschrijft. Een digitaal platform kan een sterke stap zijn naar een meer digitale toekomst voor samenwerkingsverbanden.

Zo biedt het de mogelijkheid om op nieuwe manieren informatie te creëren, te openen en te bewaren, en om het erfgoed beschikbaar te stellen voor doelgroepen die hier misschien anders geen toegang toe hebben.

Ook kan het hun samenwerking nieuw leven inblazen en een nieuwe zingeving bieden als gezamenlijk project. Het grootste voordeel van een digitaal platform is echter dat het een online aanwezigheid creëert waarmee een samenwerkingsverband zich dichter naar de archiefgeïnteresseerde kan begeven.

Andere samenwerkingsverbanden

Het WAO staat niet alleen als archievenoverleg. Vlaanderen en Brussel, en bij uitbreiding onze buurlanden Nederland en Groot-Brittannië, kennen ook samenwerkingsverbanden in de archiefsector.

Hier volgt een opsomming van de elf verschillende samenwerkingsverbanden in Vlaanderen en Brussel, alfabetisch gerangschikt. In deze lijst zijn enkel samenwerkingsverbanden opgenomen waarvan hoofdzakelijk gemeentelijke archiefinstellingen deel uitmaken en waarbij archief en samenwerking het hoofdonderwerp is van de werking.

Allereerst is er het Archievenoverleg Pajottenland & Zennevallei, opgericht tussen 2012 en 2013, maar sinds 2017 niet meer actief. De reden voor de oprichting was een nood aan overleg die bij de lokale professionele en amateur-archiefdiensten gedetecteerd werd door de Erfgoedcel Pajottenland & Zennevallei. De inhoud van de besprekingen was voornamelijk projectmatig en betrof digitalisering en communicatie.

Het tweede overleg is het internationale BeNeDeLim. Deze afkorting staat voor Belgisch-Nederlands-Deutsch-convent en betreft archivarissen en archiefdiensten met Limburg als middelpunt.

Dat overleg is ontstaan in 1957 of 1958, wat van dat archievenoverleg meteen het oudste nog steeds actieve overleg in Vlaanderen maakt. Het convent komt één keer per jaar samen in mei of juni. Een bijeenkomst beslaat een volledige dag en heeft een wisselende opkomst van circa veertig leden. 

Als derde is er het Brussels Archievenoverleg, dat is opgericht in 2005 en momenteel één keer per jaar vergadert. De gebruikelijke inhoud van de bijeenkomsten is het delen van ervaringen en het zoeken naar antwoorden op bepaalde archiefvraagstukken. Door het zeer diverse archiefveld in Brussel komen hierbij antwoorden met verschillende insteken. Het overleg wordt getrokken door de Erfgoedcel en heeft een Nederlandstalige werking.

De collegagroep Kempense Archivarissen, vroeger de collegagroep Archiefbank Kempen, is het vierde overleg. Het is opgericht tussen 2013 en 2014 en deze groep is verantwoordelijk voor het digitaal platform Archiefbank Kempen.

Het vijfde overleg is het archievenoverleg DYNA’MK dat is opgericht op 18 december 2014 in Mechelen. Het is een interregionaal archievenoverleg dat zich richt op de ondersteuning van professionele en vrijwillige, niet-professionele archiefbeheerders in het arrondissement Mechelen, de regio van het samenwerkingsverband Kempens Karakter en de gemeenten buiten deze regio’s waarmee al een nauwe samenwerking bestaat. De doelstelling van het DYNA’MK is allereerst samenwerken aan concrete projecten ter ondersteuning van de basiswerking van archiefbeheerders.

Het Gentse Archievenoverleg of GAO is opgericht in 2001. Het idee voor dat overleg ontstond toen de Erfgoedcel Gent bemerkte dat er tussen de musea in Gent onderling overleg bestond, maar niet tussen de archieven. Omdat in archieven minder personeel aanwezig is dat zich concreet met publieksprojecten bezighoudt, kon een grotere samenwerking tussen de verschillende archieven hierbij een belangrijke rol spelen.

Het zevende overleg, het Intergemeentelijk Archivarissenoverleg of IGA is opgericht in 2014 en is ontstaan uit de nood aan een overleg tussen archivarissen met eenzelfde intergemeentelijke achtergrond. Een intergemeentelijke archivaris wordt namelijk geconfronteerd met andere problemen, fenomenen en uitdagingen dan een archivaris die werkzaam is in één bestuur.

Het IGA is hierdoor een uniek overleg in die zin dat de deelnemers niet samengebracht zijn door geografische nabijheid. Het IGA komt jaarlijks één keer samen om te vergaderen over uitdagingen en problemen waarmee de leden geconfronteerd worden.

Intervisie Midwest – Archiefoverleg is het achtste overleg in Vlaanderen en Brussel. De intervisie Midwest bestaat uit zestien gemeenten en steden uit de regio Midden-WestVlaanderen. Concreet gaat het over Ardooie, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke en Wingene (arrondissement Tielt) en Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden (arrondissement Roeselare).

De eerste bijeenkomst van de intervisie Midwest – Archiefoverleg vond plaats op 25 april 2016. Deze intervisiegroep heeft als doel een echt ontmoetingsplatform voor archiefverantwoordelijken binnen Midwest te zijn, waar het delen van kennis, expertise en ervaringen vooropstaat.

Ze komt twee keer per jaar samen: in het voorjaar wordt een bezoek georganiseerd aan een van de archiefdepots bij een van de Midwestbesturen en in het najaar staat een thematische bijeenkomst op het programma.

Het negende overleg, de Kring van Archivarissen Provincie Antwerpen of KAPA, is opgericht op 30 januari 1997, maar niet meer actief sinds 2016.

De oorspronkelijke reden voor het ontstaan van het overleg was om de taken en de werking van de archieven in de provincie Antwerpen een grotere bekendheid te geven, een sluitend net te vormen van lokale en regionale archiefdiensten, de bezoekers en gebruikers een betere dienstverlening te bieden, contacten en ervaringen met vakgenoten te ondersteunen en samenwerkingsvormen in archiefbeheer te stimuleren.

De gebruikelijke deelnemers aan het overleg waren de lokale gemeentearchieven en de regionale en landelijke thema-archieven, gevestigd in de stad Antwerpen.

Het tiende overleg is opnieuw een internationaal overleg, namelijk het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg. Dat is een overleg van Belgische en Nederlandse archivarissen uit Oost- en West-Vlaanderen en Zeeland.

De bedoeling van dit grensoverschrijdend overleg is om over de grenzen heen contacten te leggen met elkaar en elkaars uitdagingen en problemen te bespreken. Het overleg vindt één keer per jaar plaats, afwisselend in Vlaanderen en Zeeland.

Ten slotte is er het elfde en laatste overleg, het West-Vlaamse Archievenplatform of WAP. Het is opgericht in 2001 vanwege de behoefte aan een jaarlijkse studiedag rond een bepaald archiefthema en om de West-Vlaamse archivarissen en archiefmedewerkers de gelegenheid te bieden samen te komen en ervaringen uit te wisselen.

Het overleg heeft een vaste dag van samenkomst, namelijk de derde maandag van maart. De inhoud van deze dag is een studiedag in de voormiddag rond een bepaald thema en vervolgens een cultuurhistorische activiteit. Om de vijf jaar wordt een speciale activiteit georganiseerd.

Er zijn ook enkele samenwerkingsverbanden die niet bevraagd werden, omdat deze niet voldeden aan de eerdergenoemde criteria. Zo is er bv. de Brabantse Archivarissendag die tussen 1959 en 2017 jaarlijks georganiseerd werd.

Dat was een bijeenkomst van Nederlandstalige archivarissen die actief waren in de regio van het oude hertogdom Brabant (Nederlands Noord-Brabant, provincie Antwerpen, Vlaams-Brabant en Brussel).

Verder bestond er van 2015 tot 2017 de Brabantse Archivarissen Kring of BRAK in de provincie Vlaamse-Brabant.

Ten slotte is er ArchivIris, een intergemeentelijk platform dat sinds 2013 het archiefpatrimonium van de verschillende lokale overheden van het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest in de kijker wil zetten. De titel is een samentrekking van het Franse ‘archiviste’ en het Nederlandse ‘archivaris’, met een knipoog naar de iris, het symbool van Brussel. 

Werking samenwerkingsverbanden

Wanneer alle voorgaande samenwerkingsverbanden in beschouwing genomen worden, kan besloten worden dat er overlegorganen zijn die gelijkaardig zijn aan het WAO en andere die er sterk van verschillen.

Een belangrijk doel van alle samenwerkingsverbanden is het uitwisselen van expertise tussen de betrokken archiefdiensten. De samenwerkingsverbanden hanteren echter verschillende manieren om deze doelstelling te bereiken. Zo zijn er twee samenwerkingsvormen te onderscheiden.

Een eerste organiseert voornamelijk informatieve activiteiten en verwacht een minder actieve en betrokken inbreng van de leden. Deze vorm heeft gemiddeld meer leden dan de tweede samenwerkingsvorm en meer verschillende soorten instellingen, zoals heemkundige kringen, nemen deel aan het overleg.

De tweede samenwerkingsvorm verwacht meer concrete inbreng van de leden en organiseert of onderhoudt meer projecten. Deze samenwerkingsvorm heeft minder leden dan de eerste, komt gemiddeld vaker samen en kent een meer regionale gebondenheid.

Samenwerkingsverbanden in het buitenland 

Net als België kent ook Nederland verschillende archiefsamenwerkingsverbanden en zoals het geval is in België worden de samenwerkingsverbanden in Nederland voornamelijk gevormd op geografische basis. In Groot-Brittannië zijn samenwerkingsverbanden een gangbare praktijk en sterk geregeld.

Archieven hebben daar een lange traditie van samenwerken en ervaringen delen. Daarom ondersteunt The National Archives samenwerkingsverbanden met beurzen tot 15.000 pond, afkomstig van het fonds Networks for Change Fund. Net als in België en Nederland worden zulke platformen bijna uitsluitend georganiseerd op basis van geografische nabijheid.

Uitdagingen samenwerkingsverbanden 

Kennisuitwisseling geldt voor veel samenwerkingsverbanden als de grootste troef van het overleg. Wat als een knelpunt gezien wordt, is de moeilijkheid om de concrete resultaten van de samenwerkingsverbanden in te schatten en zichtbaar te maken.

Kennisdeling valt moeilijk te meten en de toegevoegde waarde van de onderlinge contacten tussen archieven in een regio is ook moeilijk na te gaan. Een volgend probleem is de moeilijkheid om mensen te vinden die hun tijd willen en kunnen steken in het organiseren en regelen van de bijeenkomsten.

Het blijven vinden van relevante thema’s voor de bijeenkomsten is een knelpunt dat door verschillende samenwerkingsverbanden aangehaald werd. Dat knelpunt, in combinatie met het eerder aangehaalde ontbreken van geëngageerde mensen, is het grootste actuele struikelblok voor samenwerkingsverbanden.

De samenwerkingsverbanden zien de evoluerende opdracht van de archieven en archivarissen als de uitdaging van de toekomst, die aan bod moet komen op de samenkomsten die een modernere insteek moeten krijgen.

Een voorbeeld hiervan is het WAP, dat niet langer wenst te focussen op klassieke gastsprekers met een powerpoint, maar meer op de organisatie van panelgesprekken.

Of zoals het IGA het stelt: het digitale informatiebeheer neemt een alsmaar grotere brok van de tijd van de archivaris in tegenover het klassieke archiefbeheer, en dat moet op de bijeenkomsten van de samenwerkingsverbanden gelijkwaardig ge(re)presenteerd worden.

Ook het GAO geeft aan te reflecteren over een nieuwe insteek. Ten slotte merkte de KAPA op dat het overleg te lang vastgehouden heeft aan de traditionele invulling van een archievenoverleg en niet meeging in de evoluerende rol van de archivaris.

Troeven en aanbevelingen voor samenwerkingsverbanden 

Punt 10 van de beroepscode voor archivarissen van het International Council on Archives (ICA) stelt dat archivarissen het behoud en gebruik van het documentair erfgoed van de wereld dienen te bevorderen door samenwerking met vakgenoten en met vertegenwoordigers van andere beroepsgroepen.

Dat punt duidt meteen het belang van samenwerkingsverbanden voor de archiefwereld. Samenwerkingsverbanden in Vlaanderen bestaan reeds geruime tijd, in het geval van BeNeDeLim zelfs al meer dan zestig jaar. Ook in het buitenland komen samenwerkingsverbanden terug in dezelfde context.

Dat toont het belang aan dat in de archiefsector gehecht wordt aan overleg met collega’s. Het is duidelijk dat de nood om samen ideeën uit te wisselen en ervaringen te delen in Vlaanderen nog steeds sterk aanwezig is. Ondanks onze digitaliserende maatschappij wordt fysiek samen aan expertisedeling doen nog steeds naar waarde geschat.

Een archievenoverleg kan vele voordelen bieden voor de betrokken archiefdiensten. Zo versterkt het de onderlinge verhoudingen van de betrokken archieven en leidt het tot netwerken en de uitwisseling van kennis, expertise en ervaringen.

Het uitwisselen van kennis en expertise is een heel waardevol aspect van het archievenoverleg gezien de sterk evoluerende toestand waarin de archiefwereld zich bevindt.

Ook biedt een regelmatig overleg meer kansen tot samenwerking bij gezamenlijke projecten of meer praktische zaken zoals het uitlenen of het samen aankopen van materiaal. Verder is het belangrijk dat een archievenoverleg voldoende dynamiek heeft. Het mag geen te formele structuur worden die log en vertragend werkt.

Er moeten uiteraard ook voldoende zaken vooraf bepaald worden, zodat het overleg een richting kan hebben. Een open, flexibele formule die naargelang de veranderingen binnen het erfgoedveld en de archiefwereld kan evolueren, is wenselijk.

Ook de doelstelling van expertiseuitwisseling en het onderhouden van informele contacten is niet altijd voldoende om de interesse van de archiefdiensten voor het overleg te behouden. Er moet soms een sterker gezamenlijk engagement gevonden worden om de samenwerkingsverbanden bestaansreden te geven.

Conclusie

De archiefwereld is de afgelopen jaren sterk veranderd. Vanzelfsprekend moeten de samenwerkingsverbanden en de inhoud van hun besprekingen mee-evolueren om relevant te blijven. Eén ding is zeer duidelijk: samenwerkingsverbanden blijven in Vlaanderen en Brussel een waardevol gegeven voor de archiefsector.