De digitale transformatie van Archiefpunt

META Nummer 2021/1

De digitale transformatie van Archiefpunt

Geschreven door Bert Aernouts, Laure Messiaen, Katrien Weyns, Bert Lemmens, Rony Vissers
Gepubliceerd op 02.02.2021
IMPORTANT
Screenshot van Archiefbank (archiefpunt.be). Foto: © Archiefpunt.

Ook in de erfgoedsector zijn digitale technologieën gemeengoed geworden en vormen de hoge verwachtingen van het doelpubliek een uitdaging voor organisaties. Dat heeft een grote impact op de werking van Archiefpunt, het samenwerkingsverband van de culturele archiefinstellingen ADVN | archief voor nationale bewegingen, Amsab-ISG, Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel (AMVB), Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA), het Letterenhuis, KADOC-KU Leuven, Liberas en het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) met de Vlaamse Rijksarchieven. Archiefpunt (voorheen Archiefbank Vlaanderen) is het centraal knooppunt voor private archieven in Vlaanderen en Brussel. In de subsidieronde voor de beleidsperiode 2019-2023 kreeg de organisatie als opdracht mee de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van haar online databank te verbeteren. Ze klopten bij meemoo aan voor advies.

IMPORTANT

Meemoo: Wat was de aanleiding om meemoo de opdracht te geven om Archiefbank te bestuderen?

Laure Messiaen: De opdracht maakte deel uit van de beheersovereenkomst 2019-2023 tussen Archiefbank Vlaanderen en de Vlaamse overheid. In 2019 zijn we een transitietraject met drie grote werven gestart.

Een daarvan gaat over de technische infrastructuur en het ontwikkelen van een langetermijnvisie op de functionaliteit en het moderniseren van de databank. Door meer in te zetten op de (digitale) noden van de gebruikers en het vergroten van de gebruiksvriendelijkheid willen we tegemoetkomen aan de hoge verwachtingen van de cultureel-erfgoedgemeenschappen.

Waarom zijn jullie precies bij ons komen aankloppen?

Katrien Weyns: Meemoo is een dienstverlener en expertisehouder op het vlak van digitale transformatie en innovatie in de sector. Het was dus evident dat jullie betrokken zouden worden om een voldoende innovatief en toekomstgericht resultaat te bekomen. Door het inschakelen van een externe partij was het ook mogelijk om de beoordeling van de bestaande IT-infrastructuur te objectiveren.

Archiefpunt: Wat sprak jullie aan in de case van Archiefbank?

Bert Lemmens en Rony Vissers: We zien vooral een kans, zowel om jullie werking een nieuwe impuls te geven als om een voorbeeld te creëren voor andere (erfgoed)organisaties. Enkele jaren geleden hebben we jullie data gebruikt om in Wikidata-records over archiefvormers de bewaarinstelling toe te voegen onder de property ‘archieflocatie’. Als referentie hebben we daarbij een permalink naar Archiefbank opgenomen.

Nadien zagen we de archieflocatie opduiken in infoboxen op pagina’s over archiefvormers in enkele taalversies van Wikipedia. Een klein stukje van jullie data werd plots hergebruikt in een populair online kanaal. We zagen nieuwe mogelijkheden, maar voelden ook dat de visie om dat te benutten verbeterd kon worden. Jullie vragen zagen wij als een kans om die visie mee vorm te geven.

Meemoo: Hoe past de missie die we samen als onderdeel van de digitale strategie gedefinieerd hebben binnen jullie beleid voor de huidige beleidsperiode?

Laure Messiaen: Archiefpunt wil samen met cultureel-erfgoedgemeenschappen informatie over private archieven online toegankelijk maken via gestandaardiseerde beschrijvingen. We willen dat deze data open, gelinkt en herbruikbaar verspreid worden.

Als landelijke dienstverlenende organisatie steunen we op een netwerk van culturele archiefinstellingen, erfgoedinstellingen, archiefvormers en -beheerders op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Samen met hen ontplooien we een werking rond het lokaliseren, identificeren, documenteren, valoriseren en beheren van private archieven. Instrumenten daartoe zijn onder meer werkgroepen en netwerkinitiatieven.

We willen ook breder sensibiliseren om op een actuele en toekomstgerichte manier met privaatrechtelijke archieven om te gaan en ervoor te zorgen dat er een groter bewustzijn over het belang en de waarde ervan ontstaat in de samenleving.

IMPORTANT
© Amsab-ISG.

De digitale strategie zal de samenwerking binnen dit netwerk faciliteren en verstevigen. Ook bieden we een antwoord op de vraag hoe Archiefpunt tegemoet kan komen aan de vele uitdagingen van privaatrechtelijke archiefvormers en -beheerders.

Denk daarbij aan het herbestemmen van archieven, de zoektocht naar laagdrempelige informatie over het behoud en beheer van archieven of een toegankelijk aanspreekpunt. We zijn dus op verschillende terreinen actief, vandaar ook de naamswijziging van Archiefbank Vlaanderen naar Archiefpunt.

De digitale strategie hertekent de relatie met jullie stakeholders, met name met diegenen die geen dragende partners van Archiefpunt zijn. Hoe gaan jullie dat concreet maken?

Laure Messiaen: De nieuwe missie van Archiefpunt kan slechts gerealiseerd worden in partnerschap en nauw overleg met de (professionele) erfgoedinstellingen en met de participatie van zoveel mogelijk individuen, groepen en gemeenschappen die private archieven bewaren en/of beheren.

Samenwerking zal steeds de basis zijn van alle activiteiten van Archiefpunt. We vertrekken hierbij van de noden en verwachtingen van de cultureelerfgoedgemeenschappen.

De opgebouwde expertise zal op een begrijpelijke en toegankelijke manier gedeeld worden via onder andere een nieuwe website. Die website zal, naast de databank, ook praktische informatie aanbieden over behoud en beheer en over de verschillende experten en organisaties die werken rond privaat archivalisch erfgoed.

De digitale strategie stelt ook een vereenvoudigde uitwisseling van data voorop met behulp van application programming interfaces (API’s). Dergelijke API’s stellen systemen in staat om gemakkelijk met elkaar te communiceren.

Zo kunnen ze gekoppeld worden en verloopt de data ingestion, de import van data in onze databank, op een snelle en geautomatiseerde manier. Tegelijkertijd kunnen de API’s de data ook permanent aanspreekbaar maken voor andere partners, onderzoekers en ontwikkelaars, ook internationaal.

Onze opdracht heeft ondertussen met het DATA-project een uitloper gekregen.

Bert Aernouts: Het DATA-project is een praktische vertaalslag van wat uit het traject met jullie gekomen is: het stapsgewijs uitrollen van een digitale strategie die de basisinfrastructuur en het digitale gezicht van Archiefpunt grondig moet vernieuwen.

Op basis van de conclusies en het actieplan dienden wij in maart 2020 een projectaanvraag in bij de Vlaamse overheid. Ze werd gehonoreerd en het project ging in oktober 2020 van start. Met het project maakt Archiefpunt zich klaar voor de toekomst.

IMPORTANT
© Amsab-ISG.

Het omvat drie fasen. In de eerste fase wordt vooral alles ‘onder de motorkap’ onder handen genomen. Denk hierbij vooral aan een vernieuwde databankomgeving, een herzien datamodel en de ontwikkeling van API’s om enerzijds de data gemakkelijker in Archiefbank te krijgen, en anderzijds om ze vanuit de databank te verspreiden.

In de tweede fase geven we ‘de voorkant’ een facelift. De webomgeving zal hertekend worden. In de derde fase willen we innoveren door in te zetten op linked (open) data.

Waarom is het belangrijk om met Archiefbank in te zetten op linked open data?

Bert Aernouts: Een van de speerpunten van Archiefpunt blijft de registratie van data over private archieven. Het verzamelen en aanbieden van gestructureerde gegevens is van grote waarde in het sensibiliseringsproces, maar heeft weinig impact als je die data niet verspreid krijgt.

Het wordt pas interessant wanneer de gegevens door andere partijen snel en op een gedifferentieerde manier opgevraagd kunnen worden en automatisch gedeeld. Overal wint het idee van data die verbonden en vrij (her)bruikbaar zijn aan belang.

Denk maar aan OSLO, de Open Standaarden voor Linkende Organisaties, waarmee de Vlaamse overheid inzet op een eenduidige standaard voor de uitwisseling van informatie. Ook voor ons is het een interessante piste.

Ze biedt de mogelijkheid om de data over private archieven te verspreiden en te verrijken. Archiefpunt kan een verbindende rol spelen om data uit verschillende geledingen van het veld verder te krijgen dan louter de Archiefbank. 

In het actieplan staan twee strategieën centraal, enerzijds het mogelijk maken van vrij hergebruik van de data en anderzijds het verknopen van de data uit Archiefbank met andere data. Welke concrete use cases hebben jullie hiervoor in gedachten?

Bert Aernouts: We willen met de aanwezige data in Archiefbank andere systemen, zoals de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken, de collectiebeheersystemen van musea of de beeldbanken van erfgoedcellen via API’s verrijken zodat er een integraal beeld van het bewaarde erfgoed ontstaat en de archieven sneller in beeld komen bij de juiste geïnteresseerden.

Door de gegevens als open data te publiceren, wordt ook het hergebruik in commerciële toepassingen mogelijk. Wikidata is een voor de hand liggende piste die we bekijken, maar we willen ook verder blijven zoeken naar minder voor de hand liggende toepassingen die interessante resultaten kunnen opleveren.

Hoe gebeurt jullie denkoefening over auteurschap en attributie? Het open maken en verknopen van de data noopt ertoe om na te denken over deze aspecten.

Bert Aernouts: Om echt te kunnen inzetten op linked open data is het noodzakelijk om stappen te zetten richting een CC0-rechtenverklaring voor de data in Archiefbank.

Deze rechtenverklaring geeft aan dat de data toegewezen zijn aan het publiek domein en dat je ze zonder toestemming mag kopiëren, veranderen, verspreiden en uitvoeren, zelfs voor commerciële doeleinden. Deze beweging zie je stilaan ook in andere landen.

Binnen onze transitie kijken we in hoeverre we bij de dataleveranciers een draagvlak kunnen creëren om hun data onder CC0 te publiceren. Auteurschap en eigenaarschap zijn punten van discussie.

Recent werd binnen het Europese samenwerkingsverband Archives Portal Europe Foundation (APEF) het content providers agreement vernieuwd. Daarbij werd gekozen voor Creative Commonslicentie Naamsvermelding-GelijkDelen (CC-BY-SA).

Deze licentie geeft aan dat je de data mag delen en bewerken, maar enkel op voorwaarde dat je de naam van de auteur van de data vermeldt en dat je, als je de data bewerkt hebt, ze verder verspreidt onder eenzelfde licentie als de originele data.

IMPORTANT
Tentoonstelling Gent. Vier eeuwen in bloei. © Liberas.

Wij kijken eerder naar CC0, omdat volgens de linkedopendata-logica een beschrijving een verband van feiten is dat door relatie betekenis en context krijgt. Het kan omslachtig zijn om bij ieder feit een naamsvermelding te voorzien. Mogelijk moeten we wat dat betreft een onderscheid maken tussen enerzijds de archiefbeschrijving in Archiefbank en anderzijds de archiefinventaris. De keuze van de rechtenverklaring of licentie ligt nog open. Archiefpunt kan de katalysator zijn om gegevens over archiefbestanden als open data beschikbaar te maken.

 Archiefbank is in grote mate afhankelijk van de aanlevering van data door jullie stakeholders. Hoe zien jullie bij hen de bereidheid om linked open data te implementeren evolueren?

Bert Aernouts: Met het DATA-project maakt Archiefpunt een sprong voorwaarts, maar de weg naar het daadwerkelijk opzetten van een linked open data repository is nog lang. Archiefbank kan een proeftuin zijn voor de verdere implementatie van linked open data in de archiefsector. Zowel de succesfactoren als de knelpunten kunnen leerzaam zijn. Linked open data draait om connectie en verrijking. Archiefpunt is geen eiland. We zullen de opgebouwde expertise ook delen met stakeholders en partners die zelf ook de sprong naar linked open data willen wagen.

Archiefpunt: En hoe zien jullie de rol van meemoo op het vlak van linked open data?

Bert Lemmens en Rony Vissers: Vanuit het team Expertise van meemoo zetten we in op drie actiepunten: het open maken van data, het omvormen van collectiedata naar echte linked data, en persistente identificatie. Linked open data is een belangrijk aandachtspunt in de vier pijlers van onze werking: advies en ondersteuning, vorming, projecten en kennisplatformen, en tools. Meemoo maakt ook plannen om met behulp van linked open data de eigen werking en dienstverlening aan contentpartners te verbeteren. Omdat de metadata die meemoo van zijn contentpartners ontvangt vaak arm zijn, willen we ze verrijken door artificiële intelligentie en linked open data te combineren. Waar het mogelijk is willen we, in overleg met de contentpartners, de data en metadata die we bewaren ook zo vrij mogelijk online ter beschikking stellen en verknopen met andere datasets. Ook op die manier kan meemoo als dienstverlener andere organisaties helpen om linked open data in de praktijk te brengen. 

Archiefbank is in grote mate afhankelijk van de aanlevering van data door jullie stakeholders. Hoe zien jullie bij hen de bereidheid om linked open data te implementeren evolueren?

Bert Aernouts: Met het DATA-project maakt Archiefpunt een sprong voorwaarts, maar de weg naar het daadwerkelijk opzetten van een linked open data repository is nog lang. Archiefbank kan een proeftuin zijn voor de verdere implementatie van linked open data in de archiefsector. Zowel de succesfactoren als de knelpunten kunnen leerzaam zijn. Linked open data draait om connectie en verrijking. Archiefpunt is geen eiland. We zullen de opgebouwde expertise ook delen met stakeholders en partners die zelf ook de sprong naar linked open data willen wagen.

Archiefpunt: En hoe zien jullie de rol van meemoo op het vlak van linked open data?

Bert Lemmens en Rony Vissers: Vanuit het team Expertise van meemoo zetten we in op drie actiepunten: het open maken van data, het omvormen van collectiedata naar echte linked data, en persistente identificatie. Linked open data is een belangrijk aandachtspunt in de vier pijlers van onze werking: advies en ondersteuning, vorming, projecten en kennisplatformen, en tools. Meemoo maakt ook plannen om met behulp van linked open data de eigen werking en dienstverlening aan contentpartners te verbeteren. Omdat de metadata die meemoo van zijn contentpartners ontvangt vaak arm zijn, willen we ze verrijken door artificiële intelligentie en linked open data te combineren. Waar het mogelijk is willen we, in overleg met de contentpartners, de data en metadata die we bewaren ook zo vrij mogelijk online ter beschikking stellen en verknopen met andere datasets. Ook op die manier kan meemoo als dienstverlener andere organisaties helpen om linked open data in de praktijk te brengen. 

Zullen alle erfgoeddata ooit volledig vrij beschikbaar gemaakt worden, bijvoorbeeld onder een CC0- rechtenverklaring?

Bert Lemmens en Rony Vissers: Laten we ons niet blindstaren op het volledig vrij beschikbaar maken van alle erfgoeddata. Er zullen altijd erfgoeddata zijn waarbij dat niet of niet onmiddellijk kan (of zelfs wenselijk is), bijvoorbeeld omdat er nog auteursrechtelijke bescherming, privacykwesties of contractuele afspraken in het spel zijn. Maar dat mag ons er niet van weerhouden om data vrij beschikbaar te maken wanneer dat wel kan.

IMPORTANT
© VAi.

Data die vrijgegeven worden met een CC0-rechtenverklaring zijn data die de rechthebbende toegewezen heeft aan het publiek domein. Hij of zij doet dat door zijn of haar rechten op de data onder het auteursrecht, inclusief alle bijbehorende en naburige rechten, af te staan.

Samen met data waarop de auteursrechtelijke bescherming verstreken is of waarop er nooit een heeft gerust, zijn data gepubliceerd met een CC0-rechtenverklaring de data bij uitstek om een opendatabeleid te realiseren.

In plaats van ons af te vragen of alle erfgoeddata ooit volledig vrij beschikbaar zullen zijn, lijkt het ons nuttiger om het hoofd te breken over de vraag hoe we erfgoeddata waarbij geen auteursrechtelijke bescherming, privacykwesties of contractuele afspraken in het spel zijn zo snel mogelijk vrij herbruikbaar kunnen maken.

Vrij beschikbaar op zich betekent niet dat de erfgoeddata ook vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en herbruikbaar zijn voor de stakeholders van Archiefpunt.

Daarom moeten we ons dringend ook richten op zaken zoals bijvoorbeeld het documenteren van rechten, het gebruiken van standaardformaten voor data, het koppelen van data met andere databronnen en de ontwikkeling van bruikbare API’s.

Wat komt er na het ‘linkedopendata-tijdperk’? Zien jullie een nieuw hot topic op het vlak van datamanagement?

Bert Lemmens en Rony Vissers: Wij denken niet in termen van een linkedopendata-tijdperk. Het verknopen en vrij beschikbaar maken, is op zich niet voldoende; het zijn slechts middelen om het online (her)gebruik van de erfgoeddata mogelijk te maken.

Wij zien het verknopen en delen van data niet opnieuw verdwijnen, maar dat betekent niet dat er geen zaken zullen wijzigen. Naarmate data vaker vrij circuleren op het web en door andere partijen (her) gebruikt worden, zal het belangrijk zijn om te kunnen achterhalen of ze wel betrouwbaar zijn.

IMPORTANT
© Amsab-ISG.

Dat kan betekenen dat je gemakkelijk met zekerheid moet kunnen achterhalen wie de data gecreëerd heeft en wanneer, welke verrijkingen of aanpassingen er gebeurd zijn, en door wie en wanneer. Ook het belang van het bevragen van grote hoeveelheden data met op artificiële intelligentie gebaseerde algoritmes zal verder toenemen, zowel voor onderzoeksals commerciële doeleinden. Tegelijkertijd zullen vragen over hoe het web georganiseerd wordt prominenter worden. Het web wordt vandaag in grote mate gedomineerd door machtige spelers zoals Google, Amazon of Facebook en hun algoritmes. De manier waarop zij gegevens verzamelen en gebruiken is problematisch, zeker bij persoonlijke gegevens. Welk alternatief is er mogelijk?

Meemoo: Wat zijn de grootste risico’s die het goede verloop van jullie digitale transformatie in gevaar kunnen brengen, en hoe houd je die zo klein mogelijk?

Bert Aernouts: Gebrek aan mensen en financiële middelen is een pijnpunt. De digitale strategie vergt voortdurende opvolging en bijsturing. Ze zal stapsgewijs uitgerold worden, omdat de financiële draagkracht en personele middelen daartoe momenteel niet voorhanden zijn. Digitale ontwikkelingen evolueren in een razendsnel tempo. Door zoveel mogelijk de eigen expertise uit te bouwen en de krachten te bundelen met verschillende partners, gedifferentieerd te werken en aansluiting te zoeken bij bestaande, stabiele initiatieven, kiezen we voor een flexibele, maar solide basis.

Archiefpunt: Hoe zien jullie Archiefbank in de toekomst evolueren? Hoe kan Archiefpunt bijblijven in het snel evoluerende digitale tijdperk?

Bert Lemmens en Rony Vissers: Bij het uitvoeren van onze opdracht hebben wij ons toegelegd op de rol van Archiefbank als aggregatieplatform. Archiefbank is vandaag nog steeds het enige platform in Vlaanderen dat private archieven uit verschillende bewaarinstellingen geïntegreerd vindbaar maakt.

Maar het is natuurlijk geen echte archiefaggregator zoals in de buurlanden. Er zijn een aantal stappen in die richting genomen door de aggregatie van archiefdata uit het Rijksarchief, ODIS en het Letterenhuis en de uitbreiding naar documentaire collecties, maar door die verruiming is het profiel als centrale toegang voor private archieven verwaterd.

Een verscherping van het profiel biedt kansen: welke gegevens moeten gevonden kunnen worden in Archiefbank, en welke gegevens horen er eigenlijk niet thuis? Dat wil ook zeggen dat Archiefbank binnen dat profiel een grote mate van volledigheid moet nastreven, en goed bruikbare data moet aanreiken. Vooral onderzoekers verwachten die volledigheid om Archiefbank als een volwaardige bron te beschouwen.

Archiefbank kan een proeftuin zijn voor de verdere implementatie van linked open data in de archiefsector.

Ook liggen er kansen in het versterken van de participatie door stakeholders. Gezien de beperkte beschikbare middelen, lijkt het ons verstandiger om voor de registratie van archieven maximaal beroep te doen op het netwerk van partners.

Zo kunnen jullie je beter toeleggen op de verrijking en de terbeschikkingstelling als linked open data. Het is dus belangrijk dat Archiefpunt zich verder bezint over zijn positie in het veld, niet alleen ten opzichte van zijn dragende partners, maar ook ten opzichte van andere dienstverlenende organisaties (inclusief de erfgoedcellen).

Meemoo: Wat is de relevantie van jullie traject voor andere organisaties binnen de sector van archieven, bibliotheken en documentatiecentra?

Bert Aernouts: Het belang van digitalisering en digitale technologieën zal enkel toenemen, ook in de erfgoedsector. Om die ontwikkelingen te kunnen bijbenen, moet men soms investeren in vernieuwingsoperaties.

Het traject van reflectie over en bijsturing van de digitale infrastructuur bij Archiefpunt gaat ook gepaard met een vernieuwde visie op de verschillende functies die de organisatie vervult. Dat proces leidde tot een nieuwe missie en visie op de gehele werking van de organisatie.

We denken dat dit traject anderen kan inspireren om hetzelfde te doen. De methodiek die gehanteerd werd bij het uitwerken van de digitale strategie is ook in andere contexten zeer waardevol.

De drie documenten die meemoo op vraag van Archiefpunt schreef (de digitale strategie, de studie van de IT-infrastructuur en het actieplan) zijn voor iedereen vrij online raadpleegbaar.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be