We kijken zeer tevreden terug op de verhuizing van de Boekentoren naar het ondergronds depot. Datzelfde gevoel zal hopelijk ook overheersen wanneer we over nog eens vijf jaar terugblikken op de resultaten van de grote verhuisbeweging van de komende jaren.

De Gentse Boekentoren zit in de eindfase van zijn restauratie. Vanaf 2022 zal de toren eindelijk weer collecties kunnen herbergen.

In 2014 werd 40 kilometer collectie boeken, tijdschriften, archief en bijzonder erfgoed verhuisd naar een speciaal daarvoor ontworpen en ideaal geklimatiseerd ondergronds depot. De verhuizing werd bijna vijf jaar lang voorbereid en uitgevoerd op amper drie maanden tijd.

Door de collectie op te delen in veertien formaten en de Compactus-rekken in het nieuwe depot zo te organiseren, kon alles een plaats krijgen en werd de ruimte – die in vergelijking met het volume in de Boekentoren betrekkelijk kleiner was – optimaal benut.

Nu de restauratie bijna afgerond is, stevenen we af op de volgende grote verhuisbeweging. De komende jaren beginnen we de 27 kilometer depotrekken in de torenverdiepingen te vullen met de facultaire depotcollecties en een gedeelte van de collecties in het ondergronds depot.

Eerst brengen we in kaart wat we moeten verhuizen. Afhankelijk van hoe de collectie er op de vertreklocatie bij staat of van de mate van ontsluiting, kan dat een project op zich zijn.

Het materiaal van de Boekentoren is zo divers dat een goed afgesproken categorisering en (fonds)- benaming, en precieze omvangcijfers onontbeerlijk zijn om ook maar ergens te kunnen starten. Het eerste voorbereidingsjaar werd er vooral gemeten, geteld en opgesomd. We deelden de collectie in volgens collectietypes en dan volgens fonds.

Van ieder fonds bepaalden we de omvang: het aantal strekkende meter of het aantal stuks, uitgesplitst per formaatcategorie. Met die informatie konden we de rekken in het nog te bouwen ondergronds depot modelleren. Dezelfde methodiek is nu gebruikt om de rekken in de torenverdiepingen te bestellen.

Door met de landmetersblik door de collecties te gaan, hadden we een goed uitgangspunt voor de volgende stap: wat is de materiële staat van ieder fonds en hoe kunnen we de collectie beter beschermen, zowel voor de eigenlijke verhuizing als voor de conservering?

Het restauratieatelier stelde een programma van eisen op: ‘Verhuisklaar maken van de collectie’; een losse rug van een boek krijgt een lint, losse kranten hebben een zuurvrije krantendoos nodig, kostbare losse affiches in ladekasten zijn beter gebaat bij een zuurvrije verpakking op formaat.

De negen belangrijkste kwetsbaarheidsfactoren werden gedefinieerd en de passende actie werd vastgelegd. Vervolgens werd elk kwetsbaar stuk in het depot gemarkeerd met een gekleurde papierstrook. Aan het einde van de beoordeling wisten we precies hoeveel verpakkingsmateriaal we nodig zouden hebben.

We kregen inzicht in de nodige werktijd: een geschatte acht minuten per actie resulteerde in de aanwerving van vijf verpakkers en ontstoffers gedurende drie jaar.

Naast de materiële verbetering van de collectie werd er zeer intens ingezet op de inhoudelijke ontsluiting om de vindbaarheid van ieder stuk in het ondergronds depot te garanderen. Door de dwingende timing werd geopteerd voor bondige registraties (een plaatsnummer, titel en barcode).

De methodiek van de eerste grote verhuizing nemen we mee in de voorbereiding van de volgende verhuisbeweging. Ook in de torenverdiepingen zal formaatplaatsing toegepast worden, zal er met een barcode geregistreerd worden tot op stukniveau en wordt alles volgens de interne ‘bijbel’ zuurvrij verpakt en ontstoft.

De nieuwe uitdaging ligt nu in de grotere verspreiding van de collecties over een vijftiental vertreklocaties en het simultaan lopen van meerdere bewegingen: terwijl de verpakking start op locatie X, is de collectie op locatie Y al richting toren aan het verhuizen.

Om alle aspecten van een collectieverhuizing meer in detail te weten te komen, verwijzen we graag naar het artikel in Wegwijzer voor bibliotheken en documentatiecentra.

Daarin gaan we nog dieper in op alle praktische aspecten net voor en tijdens een verhuisoperatie, maar ook op begrotingen, het belang van communicatie, de impact op de werkprocessen, de projectorganisatie, enzovoort.