In maart 2017 verhuisde de Openbare Bibliotheek Gent naar De Krook. Dat had een onvoorzien effect op de medewerkers: er ontstond een kloof tussen de teams die zich bezighouden met de collectie en infowerk enerzijds, en de teams die activiteiten organiseren anderzijds. Drie jaar later kwam er daarom een grondige interne reorganisatie, die niet alleen het startschot geweest is voor een veel hechtere samenwerking, maar ook voor een betere koppeling tussen de collectie en publieksactiviteiten.

De kloof

Er zijn verschillende oorzaken voor de kloof tussen de teams. In het oude gebouw was er veel informeel overleg in de wandelgangen. De Krook is echter een veel uitgestrekter gebouw en de fysieke afstanden zijn groter, waardoor dat soort overleg veel minder gebeurt.

De medewerkers van De Krook hebben zich bovendien meer moeten specialiseren en niet iedereen heeft nog baliedienst. Er zijn ook veel mensen met pensioen gegaan en er zijn nieuwe medewerkers bijgekomen.

Niet iedereen kent elkaar nog. Last but not least: het hart van de bibliotheek is nog altijd de collectie, maar het aantal publieksactiviteiten moest tien keer groter worden dan in de oude bibliotheek.

Het team Publiekswerking organiseerde daarom al snel een groot aanbod en er dienden zich ook veel nieuwe kansen voor externe samenwerking aan. De sneltrein vertrok, maar niet alle collectiemedewerkers waren mee aan boord.

Voor die laatsten en voor de infomedewerkers op de werkvloer, voelde het te veel aan als eenrichtingsverkeer. Interne werksessies met alle medewerkers brachten aan het licht dat de interne kloof tussen de teams van collectiemedewerkers en infomedewerkers enerzijds en het team Publiekswerking anderzijds dieper was dan gedacht.

Een nieuwe cluster

Nochtans zijn de collectie en activiteiten geen aparte entiteiten: ze vormen allebei een deel van het aanbod voor de bezoeker. Daarom zijn de bevoegde teams nu ondergebracht in de nieuw gecreëerde overkoepelende cluster Collectie, Programmatie en Educatie.

De teams Kinderen en Jongeren, Volwassenen – zelf een fusie van Fictie en Non-Fictie – de wijkbibliotheken en het team Publieksen scholenwerking, dat herdoopt is tot Educatie en Programmatie, maken hier deel van uit.

De teams in die cluster beheren voortaan samen hun hele budget, beslissen hoeveel collectie ze aankopen en welke activiteiten ze creëren. Het is een totaal nieuwe benadering, en een proces van vallen en opstaan dat nog lang niet afgerond is.

“Eerst hebben we voor iedereen transparantie gecreëerd over onze budgetten en hoeveel geld en arbeidsuren naar alle collectieonderdelen en activiteiten gaan”, zegt Patricia Huyghe, teamcoach Educatie en Programmatie. “De medewerkers krijgen zo niet alleen inzicht in elkaars werk, maar willen ook samen keuzes maken.

Een collectievormer kan nu meedenken over een activiteitenaanbod. Omgekeerd werkt dat ook: naar aanleiding van een activiteit kunnen we onze collectie uitbreiden. Zo komt er in het najaar bijvoorbeeld een open maakatelier.

Onze externe partner, vzw de Creatieve STEM, heeft ons specifieke boekentips gegeven over STEM-activiteiten. Voor 2021 gaan we ook samen een programma en een collectieaanbod uitwerken vanuit ieders expertise.” “De reorganisatie doet vooral het team zelf anders werken”, vindt teamcoach Kinderen en Jongeren Sien De Ruyck.

“Ook de infomedewerkers die geen collectie aankopen, weten hoeveel we aan welk collectieonderdeel besteden en waarom. Ze komen zelf met nieuwe ideeën en willen bijleren.

Alle beslissingen worden nu veel meer gedragen, omdat iedereen erbij betrokken is. Dat maakt je job als infomedewerker ook leuker. Je hebt immers niet meer alleen een uitvoerende taak, je hebt inspraak.”