Document- en archiefbeheer provincie Antwerpen

META Nummer 2020/6

Document- en archiefbeheer provincie Antwerpen

Geschreven door Soizik Van Huele en Gunther Goossens
Gepubliceerd op 23.08.2020
IMPORTANT
Het team van het Document- en archiefbeheer provincie Antwerpen tijdens een teambuilding in Bobbejaanland in 2018.

Wanneer werd het team Documenten archiefbeheer van de provincie Antwerpen opgericht?

In de huidige vorm bestaat het team sinds 2018, maar er is al lang een archiefdienst actief. Voor 2013 was de dienst gericht op een culturele werking, nu ligt de focus op de ondersteuning van de administratie.

Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?

Het team staat in voor het goed beheren van papieren archieven, het verzorgen van alle uitleningen, het begeleiden van (snelle) overdrachten vanuit de administratie naar de centrale depots, het uitvoeren van selecties en vernietigingen, en het voorbereiden van overdrachten naar het Rijksarchief.

We beheren hoofdzakelijk archief dat jonger is dan dertig jaar. We werken nauw samen met de administratie om de overdrachten zo vlot mogelijk te laten verlopen. Daarnaast is de verwerking van de post en vooral het inscannen ervan een dagelijkse taak.

We scannen archiefstukken op vraag en ons team voert ook de taken van het copycenter uit. Tot slot beheren we de centrale administratieve bibliotheek: het aankopen, beheren en uitlenen van tijdschriften, boeken en kranten die aangevraagd worden door onze collega’s.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

Toen we in 2012 evolueerden van een culturele naar een administratieve werking, hebben we een enorme overdracht naar het Rijksarchief uitgevoerd. Toen zijn de dozen in kaart gebracht waarvan we totaal geen idee hadden wat erin zat; ondertussen is deze achterstand zo goed als weggewerkt.

Dankzij de snelheid waarmee we de archieven opnemen in de centrale depots en we dossiers of gedigitaliseerde post aanleveren, kunnen onze collega’s de papierberg op de werkvloer zeer beperkt houden.

De overdracht naar het Rijksarchief kwam er niet zomaar, we verlieten het provinciehuis voor een tijdelijke locatie en alle archieven moesten verhuisd worden.

In oktober 2018 was het nieuwe provinciehuis klaar en keerden we samen met de archieven terug. Twee enorme logistieke uitdagingen die minutieus voorbereid werden en daardoor vlot verliepen.

Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?

We willen het archief zo goed mogelijk toegankelijk maken voor alle gebruikers, waarbij op verschillende manieren gezocht kan worden (op dienst, thema, proces, enzovoort). Door de verschuiving van de provinciale bevoegdheden doorheen de jaren, is het namelijk niet voor iedereen duidelijk waar je wat moet zoeken.

Hiervoor zijn we een archiefbeheersysteem en bijhorende website aan het uitrollen. Alle dozen moeten hernummerd worden, alle archieflijsten werden aangepast. En nu werken we nog volop aan de oefening om alle archieflijsten in eenzelfde sjabloon te krijgen! We werken hiervoor nauw samen met het team Informatiebeheer en CRM.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

Dankzij de snelheid waarmee we de archieven opnemen in de centrale depots en de snelheid waarmee we dossiers of gedigitaliseerde post aanleveren, kunnen onze collega’s de papierberg op de werkvloer zeer beperkt houden.

In deze coronatijden zorgen we er mee voor dat zoveel mogelijk collega’s thuis kunnen werken door post en archieven in te scannen.

IMPORTANT

We voeren tweejaarlijks een tevredenheidsenquête uit. Daarin krijgen onze diensten steevast hoge scores: 8,1 voor onze archiefwerking, 8,7 voor het copycenter en 8,6 voor onze postverwerking.

Welke invloed heeft de coronacrisis gehad op jullie werking?

Zoals bij velen heeft de coronacrisis een enorme impact. Bijna het volledige team werkt thuis. Om iedereen van werk te blijven voorzien, worden onbeschreven papieren archieven bij verschillende collega’s thuis geleverd.

In sommige kinderkamers moest speelgoed het veld ruimen voor archiefdozen. Daarnaast wordt ook zeer hard ingezet op het verbeteren en uniformiseren van de al bestaande archieflijsten. Maar niet iedereen kan thuiswerken.

Elke dag is er iemand aanwezig die alle post inscant, via ons systeem registreert en digitaal verspreidt. Dringende archiefopvragingen leggen we klaar in de leeszaal waar men de archieven kan oppikken.

In overleg met de aanvrager scannen we de archieven ook steeds vaker in, zo kunnen we  het aantal verplaatsingen naar het provinciehuis helpen beperken. De bibliotheekwerking staat op een laag pitje: abonnementen lopen door, maar nieuwe boeken kopen we voorlopig niet aan.

Wat maakt jullie team zo uniek?

We zijn een bont allegaartje met uiteenlopende achtergronden dat elkaar op een of andere manier gevonden heeft. Er is tijd voor leuke momenten die niets met het archief te maken hebben, maar we werken ook goed samen aan alle verschillende taken.

We zijn niet alleen actief op het ‘echte’ archiefdomein en de bibliotheekwerking, maar ondersteunen ook de postwerking en het copycenter. We zijn flexibel, en dat merken we zeker nu, dankzij de coronacrisis.

Hoe zou je de teamspirit omschrijven?

Een schepje humor, een lepeltje relativeringsvermogen, een maatje vriendschap en een dosis (samen)werken.

Welke achtergrond hebben de teamleden?

Zeer uiteenlopend dus: van schoonmaakster (Anne, An en Greet) tot kok (Sofie), van elektricien (Tanja) tot bibliothecaris (Noor en Nora), van onderwijzer (Jamal) tot administratief medewerker/systeemwandenbouwer/beroepsmilitair (Gunther), van drukker (Guy) over allrounder (Karine) tot provinciaal ambtenaar in hart en nieren (Danny).

Welke eigenschappen zijn cruciaal om in dit team te functioneren?

Je moet je handen uit de mouwen kunnen steken: het moet vooruitgaan! Maar prettig gestoord zijn, helpt ook

IMPORTANT

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be