De impact van COVID-19 op de dienstverlening van bibliotheken

META Nummer 2020/5

De impact van COVID-19 op de dienstverlening van bibliotheken

Geschreven door Jessica Jacobs en Stieve Van der Bruggen
Gepubliceerd op 19.06.2020
IMPORTANT

Bibliotheken nemen ook tijdens de coronacrisis een belangrijke rol op in onze maatschappij. Op het moment dat de hele culturele sector bij ons de deuren moest sluiten, bleven de openbare bibliotheken in een basisdienstverlening voorzien.

Al snel zette de sector een systeem met reservaties en afhalingen op poten om uitleningen onder strenge veiligheidsmaatregelen mogelijk te maken. Daarnaast kreeg de online dienstverlening een stevige boost met vele experimenten.

Al verschillende jaren leverden bibliotheken grote inspanningen om zichzelf opnieuw uit te vinden tot een plaats waar niet alleen kennis en informatie, maar ook ontmoeting, ontdekking en creatie centraal staan. Om een ‘derde plek’, of de woonkamer van de gemeenschap, te zijn.

Je kunt je afvragen of bibliotheken door de komst van COVID-19 opnieuw aan dat proces moeten beginnen. Welke rol nemen ze op in een wereld waar ontmoeting en samenzijn minder evident is? We kijken in dit artikel even over onze landsgrenzen heen naar bibliotheken die zich, ondanks de crisis, inzetten voor hun gebruikers.

Basisfuncties van bibliotheken 

Het effect van de coronacrisis is wereldwijd merkbaar; toch is de aanpak op vele plaatsen verschillend, zeker ook wat bibliotheken betreft: van een doorlopende service met extra aandacht voor hygiëne (bijvoorbeeld in Zweden) tot een volledige sluiting.

Hoewel het er aanvankelijk op leek dat midden maart de bibliotheken in België moesten sluiten, werd die communicatie van de overheid uit op enkele dagen tijd bijgestuurd. Tijdens de piek van het coronavirus in ons land, organiseerden bibliotheken een afhaaldienst voor boeken en zetten ze in op het scannen op aanvraag.

Daarbij liepen ze tegen technische en praktische moeilijkheden aan. Systemen en werkprocessen waren niet voorzien op deze manier van werken, en het klaarleggen van boeken op reservatie vergde meer tijd en inspanning dan wanneer bezoekers hun leesvoer zelf uit de rekken kunnen halen.

We zien dat de afhaal- en scandienst maar een fractie van de normale gebruikers bereikt heeft, maar dat gebeurde wel onder veilige omstandigheden in een wereld die stil leek te staan door de coronamaatregelen.

We merken ook dat alternatieve diensten zoals ‘bib-aan-huis’, waarbij bibliotheekboeken bij de gebruiker thuis afgeleverd worden, ervoor zorgden dat de bibliotheek een nieuwe, moeilijk te bereiken doelgroep kon bedienen.

IMPORTANT

De sector heeft zich wendbaar opgesteld en heeft op korte tijd kunnen experimenteren met een alternatief aanbod. Terwijl we gefaseerd overstappen naar een heropening, rijst de vraag in hoeverre we uit deze bijzondere ervaring lessen kunnen trekken voor de toekomst.

Misschien hebben de gebruikers de smaak van de afhaalbibliotheek nu wel te pakken? En kunnen bibliotheken hun maatschappelijke rol verder versterken met initiatieven zoals het opbellen van bepaalde bevolkingsgroepen?

Toch moeten we beducht zijn voor een terugkeer naar de bibliotheek als een opslagplaats voor boeken, ook al wordt lezen misschien een nieuw statussymbool en een populair middel voor onthaasting. Bibliotheken zijn veel meer dan een publieke boekenkast.

Hoe kunnen we, ook in tijden van COVID-19, ervoor zorgen dat de bibliotheek haar andere functies (denk maar aan leesbevordering, levenslang leren en ontmoeting) als basisdiensten behoudt? 

De digitale huiskamer van de gemeenschap

In onze sector is er al jaren sprake van een noodzakelijke omschakeling naar ‘de bibliotheek van de toekomst’. Wat dat specifiek wil zeggen, hangt af van de lokale context en de wensen van de stakeholders, maar toch zijn er enkele internationale trends duidelijk.

Denk dan voornamelijk aan de rol van bibliotheken als huis- en ontmoetingskamers van de gemeenschap. Ontmoeten, leren, ontdekken en samen beleven zijn de nieuwe streefpunten van bibliotheken. Ook universiteiten en hogescholen in binnen- en buitenland volgden in grote mate deze omschakeling.

Maar hoe kunnen de bibliotheken hun uitgebreide dienstverlening verderzetten? Over dat hot topic zochten we enkele internationale voorbeelden. Denk bijvoorbeeld aan de Kansas City Public Library in Amerika, een van de vele bibliotheken waar het personeel ingezet wordt bij het organiseren en ondersteunen van een heus digitaal aanbod.

Bijna elke dag probeert de bibliotheek met haar vele filialen verschillende doelgroepen te bereiken door middel van meerdere online activiteiten. Het gemeenschapsgevoel binnen de families staat voor hen voorop, omdat de lockdown in de vrijgevochten Verenigde Staten blijkbaar enorme psychologische en financiële gevolgen heeft voor grotere families.

Door elke dag verschillende online activiteiten te organiseren, rekening houdend met de verschillende leeftijden en interesses, hoopt de bibliotheek ervoor te zorgen dat gezinnen werken aan hun mentale en fysieke welzijn. Ze hopen een online leefruimte te creëren voor, maar ook tussen, de gezinnen.

Voor klein en groot organiseren ze bijvoorbeeld de evenementen Online Storytime en Make Do Tell: Stories. Tijdens deze sessies worden verhalen voorgelezen, maar wordt het publiek ook interactief betrokken door het uitwerken van opdrachten en live-chatsessies met de voorlezers in kwestie.

Daarnaast organiseert de bibliotheek ook Tech Tips with Tech Access-sessies, wat je kunt vergelijken met een digitale versie van onze digidokters en fablab-specialisten. Niet alleen gaan deze in op dagelijkse soft- en hardwareproblemen, maar ook bijvoorbeeld op hoe je zelf iets kunt ontwerpen en zelfbouwpakketten in elkaar kunt steken.

Bibliotheken zijn veel meer dan een publieke boekenkast. Hoe kunnen we, ook in tijden van COVID-19, ervoor zorgen dat de bibliotheek haar andere functies (denk maar aan leesbevordering, levenslang leren en ontmoeting) als basisdiensten behoudt?

Een andere populaire best practice van de bibliotheek in Kansas blijkt de live NickiFit Class te zijn, waarbij mensen van thuis uit begeleid worden bij fitness- en conditie-oefeningen. Het personeel zet in op sociaal contact met de gebruikers. Dat doen ze aan de hand van chatsessies, belmomenten en videogesprekken.

Bibliotheken in Amerika hebben nog meer dan bij ons een belangrijke functie en relevante ervaring in sociale ondersteuning. Dankzij die erkende rol vinden verschillende gebruikers dan ook in groten getale de weg naar het luisterende oor aan de andere kant van de computer.

De evaluatie van de aangepaste dienstverlening is alvast ruimschoots positief, stelt de Kansas City Public Library. De bezoekcijfers van de online activiteiten zijn exponentieel hoger dan voordien, maar ook werden meer mensen actief lid.

Daarnaast merken ze op dat er tussen de gebruikers onderling een online communicatie plaatsvindt, wat positief is in tijden van uitzonderlijke isolatie. We zien dat – zeker nu het moeilijk is om dingen samen te doen – mensen er plezier uithalen om ervaringen te delen.

Dat merk je aan de populariteit van online leescommunity’s. De Kirkland Library in Washington heeft hier een alternatief op uitgewerkt met een ‘quarantaine wandelclub’. Op de website van de bibliotheek, maar ook via een geprinte versie aan de inkomhal, kunnen deelnemers elke week een nieuw wandelparcours met een ander thema terugvinden.

De thema’s gaan van een literaire of historische wandeling tot een route langs de plaatselijke waterwegen. Op die manier wil de bibliotheek haar rol opnemen om de gemeenschap kennis bij te brengen, hen te engageren en te inspireren.

Digitale programmatie

Activiteiten in de bibliotheek bieden een belangrijke meerwaarde voor de gebruikers. Denk maar aan voorleesmomenten voor kinderen, lezingen en begeleiding bij administratieve taken zoals een belastingaangifte. Het zorgt ervoor dat mensen de laatste jaren meer tijd in de bibliotheek spendeerden.

Tijdens de lockdown zagen we hoe vele bibliotheken en andere organisaties de weg vonden naar online voorleesmomenten. In Nederland kunnen leerkrachten dankzij het project Schrijver op je scherm een online bezoek van een kinderboekenschrijver reserveren.

Het is een initiatief van De Schrijverscentrale met ondersteuning van de Koninklijke Bibliotheek van Nederland (KB) en het biedt een alternatief voor de vele schrijversbezoeken aan klassen en bibliotheken die geannuleerd werden. Het pilootproject zou in een latere fase uitgebreid worden met meer schrijvers.

De bibliotheek Dokk1 in Aarhus in Denemarken biedt online studiehulp aan. Een aantal bibliotheken in het Amerikaanse Florida zorgt voor prints van het aanvraagformulier voor bijstand bij werkloosheid, zodat ook werklozen zonder computer niet aan hun lot overgelaten worden.

Als alternatief voor lezingen biedt de Nationale Bibliotheek van Noorwegen een reeks podcasts aan. De voorbeelden van interessante initiatieven zijn eindeloos, in binnen- en buitenland.

IMPORTANT
De Schlow Centre Region Library in Pennsylvania promoot het gebruik van gratis wifi op hun parkeerplaats, vanuit de eigen wagen.

Sommige experimenten van bibliotheken gaan ook viraal, zo merkte Sydney Krawiec, bibliotheekmedewerker bij de Peters Township Public Library in Pennsylvania, Amerika. Haar bibliotheek moest door de coronamaatregelen een gepland evenement met een escaperoom annuleren.

Daarom maakte Krawiec een digitale variant met behulp van Google Forms. De virtuele escaperoom werd zo populair dat hij gebruikt werd voor verjaardagsfeestjes en teambuildingsactiviteiten van sportclubs.

Als antwoord op de vraag van vele collega’s hoe ze dat gecreëerd heeft, plaatste ze een instructievideo op YouTube onder de naam Create A Virtual Escape Room with Google Forms Tutorial.

Een ander interessant initiatief dat demonstreert hoe je de fysieke ruimte kunt nabootsen in de digitale omgeving, vinden we bij de Schlow Centre Region Library, eveneens in Pennsylvania. De bibliotheek heeft er de deuren dan wel gesloten, ze stelt nog steeds ruimtes beschikbaar voor groepen en organisaties om samen te komen.

Dat doen ze door zeven online ontmoetingsruimtes op het videoconferentieplatform Zoom gratis beschikbaar te stellen voor hun publiek. De sessies kunnen door leden op bepaalde tijdstippen online gereserveerd worden. Elke sessie kan tot 300 deelnemers hebben.

Een bibliotheekmedewerker helpt steeds bij het opstarten van de meeting, zo hielpen ze in twee maanden tijd al zo’n 4.000 deelnemers verder, in bijna 500 sessies. Tot nu toe was de dienst nog niet volzet.

Net als verschillende andere bibliotheken in de Verenigde Staten, promoot de Schlow Centre Region Library het gebruik van gratis wifi op hun parkeerplaats. “We vragen aan gebruikers om te blijven zitten in hun voertuig. De wifi wordt niet massaal gebruikt, maar er zijn elke dag wel enkele klanten die ermee connecteren”, vertelt Ben Drain, medewerker van de bibliotheek. 

Multifunctioneel personeel 

De internationale sluitingsgolf van bibliotheken had uiteraard een groot effect op de bibliotheekmedewerkers. Meestal mochten werknemers van thuis uit werken, of in beperkten getale op de werkvloer. Maar informatieprofessionals leenden zich ook uitstekend voor het uitvoeren van andere taken in de samenleving.

Toen bijvoorbeeld in het Amerikaanse San Francisco de noodtoestand uitgeroepen werd en alle bibliotheken sloten, werden bibliotheekmedewerkers opgeroepen om andere jobs op te nemen.

Er staat bij de indiensttreding namelijk een clausule in de arbeidsovereenkomst waarbij medewerkers van de stad in een noodtoestand ingezet kunnen worden als disaster service workers.

Door een gebrek aan personeel bij de implementatie, opvolging en ondersteuning van de lockdown-regelgeving, werden de medewerkers zo meteen voor een keuze gesteld, stelt bibliothecaris Meghan Monahan: “City librarians had the choice of accepting a new assignment and continuing to receive their salary, or declining and using sick time and paid time off to maintain their salary.

Van de vele medewerkers die opgeroepen werden, maken informatieprofessionals procentueel gezien een vrij grote groep uit. De verklaring voor de grote participatiegraad uit bibliotheken is volgens Meghan voor de hand liggend. Bibliotheekmedewerkers hebben een vrij brede opleiding genoten.

Ze kunnen werken met allerlei softwareprogramma’s en hebben een brede kennis van de samenleving. Daarnaast stelt Meghan dat haar collega’s een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben. Ze willen hun gebruikers en de samenleving helpen in deze moeilijke tijden: “We’re there because we actually care for our communities.

IMPORTANT

In San Francisco werden bibliothecarissen vooral ingezet bij het bemannen en ondersteunen van voedselbanken en callcenters, bij administratieve ondersteuning in ziekenhuizen en andere overheidsdiensten. De reacties van de vaste medewerkers van deze diensten blijken alvast positief. Vooral de grote motivatie en deskundigheid van de nieuwe krachten schept een sterke moraal.

Daarnaast brengen ze een frisse wind en een nieuwe blik op de gang van zaken, zoals blijkt uit de rapportering van een voedselbank: “As an assembly line was being set up outside, food bank officials say that ultra-organized librarians created a more efficient way to pack the food bags and even to maximize the number of bags per bin to meet delivery trucks’ capacity.” Over multifunctioneel en gemotiveerd personeel gesproken.

Conclusie 

Als de coronacrisis ons iets leert, dan is het wel dat er oneindig veel mogelijkheden zijn voor bibliotheken om een alternatieve dienstverlening aan te bieden. We haalden hier buitenlandse voorbeelden aan, maar je vindt in België vele gelijkaardige initiatieven terug.

Het succes van de bibliotheek zal, zeker na deze pandemie, niet meer zo gemakkelijk afgemeten worden op basis van het aantal uitgeleende boeken of het aantal bezoekers. Wanneer het aantal bezoekers uit veiligheidsoverwegingen beperkt moet blijven, wordt de nadruk op de kwaliteit van het aanbod en de nood aan het bereiken van bepaalde doelgroepen misschien wel groter.

Dat terwijl de digitale dienstverlening net een veel groter publiek kan bereiken. Kortom, met het enthousiasme dat we in de sector zien, hopen we dat deze crisis ons, naast het vele leed, toch ook mooie lessen leert die het mogelijk maken voor bibliotheken om te blijven groeien, zonder hun ware identiteit te verliezen.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be