Op 18 september opent KBR, de nationale bibliotheek van België, haar eigen museum. In normale omstandigheden zou dat deze maand al openen, op 15 mei, maar de coronapandemie gooide roet in het eten. Het museum past in een nieuwe strategie, waarmee KBR haar collecties toegankelijker en bekender wil maken. Tijd voor een videogesprek met Sara Lammens, algemeen directeur ad interim.

Welke meerwaarde willen jullie bieden met het KBR museum?

We hebben een museum gebouwd over de Librije van de hertogen van Bourgondië. In zekere zin vormt deze unieke verzameling handschriften de kern van onze collectie. De ‘Hertogelijke’ Bibliotheek was een voorloper van onze ‘Koninklijke’ Bibliotheek.

Via het museum kunnen we aan onze bezoekers documenten laten zien die anders in de kluizen zitten. Onze middeleeuwse handschriften zijn heel kostbaar en fragiel. Ze lagen tot nu toe altijd letterlijk in het donker.

Onderzoekers die er een goede motivatie voor hebben, kunnen de originelen wel raadplegen in de leeszaal, maar dat is dan echt in het kader van onderzoek. Het grote publiek kan deze pareltjes normaal niet zien.

We gaan de collectie nu permanent tentoonstellen, met de nuance dat we een groot deel van de museumstukken drie keer per jaar zullen verwisselen. Net omdat het om dergelijke fragiele documenten gaat, die niet te lang in het licht mogen liggen.

Op zich zijn die wissels voor ons een bijkomende uitdaging, maar we gaan ze inzetten als een soort hefboom om steeds nieuwe documenten en soms ook specifieke thema’s in de kijker te zetten.

We kunnen ook aan onze bezoekers meegeven dat we een museum hebben waar je meermaals naartoe kunt komen, omdat je er regelmatig nieuwe dingen kunt ontdekken.

Wie beslist er welke documenten de komende vier maanden aan de beurt zijn, en waarop baseert diegene zijn of haar selectie?

Een team van drie van onze wetenschappers selecteert de nieuwe stukken voor elke wissel, maar de rode draad doorheen het museum zal altijd dezelfde blijven; we vertellen een vast verhaal.

Er is en blijft dus eenzelfde kader, maar er is ruimte voor originele invalshoeken of bijzondere thema’s. Voor de opening hebben we natuurlijk al een bepaalde selectie gemaakt. Daarna is het de bedoeling om de selectie af en toe te linken aan de actualiteit of aan een bepaald thema, zoals de vrouw in de middeleeuwen.

Kan de Librije ook digitaal bekeken worden?

Ja, bijna alle handschriften zijn gedigitaliseerd en staan intussen online. We hopen zo mensen warm te krijgen voor een bezoekje aan ‘the real stuff’ in het najaar en de aandacht voor het KBR museum levendig te houden.

Op onze sociale media zetten we bovendien één keer per week een handschrift in de kijker en we zullen ook nog een filmpje maken waarin we het publiek alvast even meenemen in het museum.

Je zult na je bezoek aan het museum een handschrift dat je eerst ‘in het echt’ hebt kunnen zien, nog eens online kunnen bewonderen of doorbladeren. Of je zult een handschrift dat niet getoond wordt toch kunnen bewonderen in de digitale versie.

Hebben jullie speciale plannen voor de opening in september?

We hebben natuurlijk ons officiële openingsmoment met persconferentie, maar er zal ook een openingsweekend zijn. Daarin organiseren we een aantal bijzondere evenementen: er zal muziek en toneel zijn, we organiseren workshops en we bieden lezingen aan.

Door de coronacrisis zal de toeristische stroom in september nog niet op hetzelfde niveau zitten als andere jaren. We zullen ons daarom de laatste maanden van dit jaar heel sterk richten op binnenlandse toeristen, de Belgische cultuurliefhebbers, en eventueel op reizigers uit onze directe buurlanden, zoals Nederland en Frankrijk.

In 2021 zullen we dan opnieuw meer op buitenlandse toeristen focussen. We zullen de promotie dus meer uitsplitsen dan we gedaan zouden hebben bij de eerste geplande opening in mei, die middenin het toeristisch seizoen gevallen zou zijn.

Heeft de coronacrisis nog andere effecten op jullie werking?

Ja, uiteraard. Wij zijn een instelling met een publieke dienstverlenende functie. Omdat KBR momenteel gesloten is voor het publiek, werkt een groot deel van ons personeel thuis. Helaas zijn er collega’s die hun taken slechts gedeeltelijk of niet van thuis uit kunnen uitvoeren.

Magazijniers kunnen bijvoorbeeld niet van thuis uit de boeken in het rek zetten, of ze eruit halen. Sommige mensen kun je wel wat andere taken op een computer laten uitvoeren, en we zijn daar erg creatief in geweest, maar dat heeft ook zijn limieten.

Anderzijds zijn er veel taken en projecten die gewoon doorlopen en soms zelfs een boost krijgen. We hebben bij KBR al een tijdje een traject lopen rond digitale transformatie. In dat kader onderzochten we onder andere hoe we nog meer materiaal en bronnen online kunnen aanbieden, en daar hebben we de afgelopen weken grote vorderingen gemaakt.

Financieel zien we natuurlijk een negatieve impact. Onze eigen inkomsten vielen helemaal stil. Zo hebben we de verhuur van onze zalen moeten stopzetten en zijn ons restaurant en onze shop gesloten.

Binnen KBR waait duidelijk al enige tijd een nieuwe wind. Jullie kozen voor een naamsverandering en een nieuwe huisstijl. Wat was precies het belang van die veranderingen?

Sinds onze oprichting in 1837 hebben we steeds dezelfde opdracht behouden, namelijk: ons patrimonium verrijken en beheren, goed bewaren en naar buiten brengen. Maar in 2020 doe je dat uiteraard op een andere manier dan in 1837.

Het was hoog tijd om te herbekijken hoe we onze opdrachten in de huidige maatschappij kunnen realiseren, en om een nieuwe strategie uit te werken voor onze instelling. Mensen nemen niet meer de trein vanuit Gent om in Brussel een document te consulteren.

Ze willen dat online bekijken, vanuit hun zetel. De eerste oefening was dus een strategische, waarbij we gingen bepalen hoe KBR nog beter kon inspelen op die veranderde gebruikersbehoeften, en waarbij we de technologische opmars in rekening brachten.

Anderzijds bestond er verwarring rond onze naam, de Koninklijke Bibliotheek van België. We moesten heel vaak uitleggen dat wij niet de bibliotheek van de koning zijn. En dat we niet alleen maar een bibliotheek zijn, maar dat we ook tentoonstellingen organiseren, een museum gaan openen, een bloklocatie zijn voor studenten, conferentiezalen verhuren …

Om het in marketingtermen te zeggen: we waren geen duidelijk herkenbaar merk. Iedereen had ook andere namen voor ons: de Koninklijke Bibliotheek, de KBR, de Albertina, de nationale bibliotheek, enzovoort. En zo zijn we gestart met een tweede traject: een rebranding.

Welk imago willen we? Hoe willen we onszelf presenteren? Hoe gaan we onszelf noemen? Welke huisstijl past daarbij? Het is nog wat vroeg om het effect van de naamsverandering al te merken, want het zal lang duren vooraleer iedereen aan ons denkt als ‘KBR’.

We merken wel – en we weten niet of dat komt door een geslaagde naamsverandering, dan wel door onze succesvolle Breugel-expo van vorig jaar – dat mensen beginnen te begrijpen dat we meer zijn dan leeszalen, en dat je bij ons ook voor andere zaken terechtkunt. 

KBR is de grootste bewaarbibliotheek van België. Hoe zie jij die rol als federale instelling en de verhouding tot andere bibliotheken?

Als federale instelling en bibliotheek moeten wij een netwerkorganisatie zijn. We moeten overleggen en samenwerken, en dat doen we ook. We moeten heel goede afspraken maken over wie wat doet, zowel op gewestelijk, federaal als Europees niveau.

Bijvoorbeeld voor wat digitalisering betreft. Ik wil het niet op mijn geweten hebben dat we 100.000 euro zouden investeren in het digitaliseren van kranten, om achteraf te horen dat ze dat al elders gedaan hebben.

Ik denk dat we geen concurrenten hebben. Wij hebben onze eigen opdrachten en onze eigen collectie. Zo zijn wij bijvoorbeeld een bewaarbibliotheek, maar een universiteitsbibliotheek is dat niet. Ook openbare bibliotheken hebben een totaal andere werking.

Dus ik denk dat we niet in elkaars vaarwater komen. We kunnen net heel veel zaken samen doen. Een aantal jaar geleden brak er een polemiek uit over het wettelijk depot. In sommige landen moeten uitgevers op zes verschillende plaatsen deponeren. Ik vind dat ridicuul.

In België moet dat enkel bij KBR, maar vanuit de gewesten kwam de vraag om ook een of meerdere eigen depots te hebben. Volgens mij is de vraag die je eigenlijk zou moeten stellen: hoe kunnen we samenwerken en de bestanden delen?

Hoe kunnen we een online toegang verzekeren? Dat is niet zo simpel, bijvoorbeeld op het vlak van auteursrechten, maar we zoeken daar oplossingen voor en werken samen.

Sinds anderhalf jaar hebben we ook een netwerk met alle Belgische universiteitsbibliotheken. Het is de bedoeling dat we om de drie maanden samenkomen met de hoofdbibliothecarissen van die universiteiten.

Tijdens de eerste vergadering maakten we kennis en hadden we verkennende gesprekken, maar er zullen zeker interessante projecten en goede samenwerkingen uit voortkomen. Sinds 2018 hebben jullie ook een wettelijk depot voor elektronische publicaties.

Hoe verandert dat jullie manier van werken?

Voorlopig is het digitaal depot nog vrijwillig. De wet is wel al veranderd, maar het is nog wachten op het koninklijk besluit. Er is dus al een kleine instroom op vrijwillige basis, maar dat is nog niets vergeleken met de massale instroom die we gaan krijgen zodra het verplicht is.

Met die kleine instroom hebben we onze procedures wel al op punt kunnen stellen. We zijn dus klaar voor de grote toevloed. Het gaat om een totaal verschillende manier van werken.

Om het met een eenvoudig voorbeeld te illustreren: bij het behoud en beheer van fysieke collecties heb je magazijnen nodig, bij digitale collecties heb je servers nodig. Dat is dus echt een volledig nieuwe lijn, waarvan we sommige elementen nog verder moeten uitwerken.

Ik denk bijvoorbeeld aan de langetermijnbewaring van digitale bestanden. Dat is een zeer complexe zaak, waar je op een bepaald moment ook hooggespecialiseerde IT’ers voor nodig hebt. Wij hebben niet voor elk aspect specialisten in huis.

Daarom schrijven wij ons – vaak via onderzoeksprogramma’s – in bestaande netwerken in. We moeten niet alles zelf doen, we moeten expertise delen. Er bestaan organisaties zoals het VIAA (recent herdoopt tot meemoo, n.v.d.r.) waarvan we veel kunnen opsteken.

We moeten de juiste mensen vinden en van elkaar leren. Over het algemeen is er een steeds grotere digitale component in jullie werking.

Hoever staan jullie qua digitalisering?

We staan tegelijkertijd ver en niet ver. We digitaliseren al sinds 2006, we zijn er dus al heel lang mee bezig. Over de jaren heen hebben we veel expertise opgebouwd. Dankzij een aantal projectsubsidies hebben we een goed team kunnen samenstellen, met mensen die er veel over weten, en met performante machines.

Tegelijkertijd hebben we tussen 2006 en 2020 naar schatting nog maar tien procent van onze collectie gedigitaliseerd. Digitalisering is ondertussen eigenlijk een core business geworden.

Daarvoor zou je structurele financiering moeten krijgen, want bij veel projectoproepen krijg je te horen: “Digitalisering is een basisactiviteit, dat financieren we niet meer.”

We bekijken nu hoe we daar op korte termijn grote stappen in kunnen zetten, want het gaat te traag. Bepaalde delen van onze collectie kun je niet zomaar in een machine steken die de bladzijden vanzelf omdraait. En dat is voor mensen soms moeilijk om te begrijpen.

Een middeleeuws handschrift moet je eerst heel goed beschrijven, om de juiste metadata te creëren. Anders kun je er na het digitaliseren niets mee doen. De scans moeten van heel hoge kwaliteit zijn, omdat er onderzoekers zijn die de kleinste details goed willen kunnen bestuderen.

En je kunt dat niet zomaar door een machine laten doorbladeren, dat moet heel voorzichtig gebeuren. Er is iemand nodig die telkens de bladzijde omdraait. Dat is heel tijdsintensief.

Staat websites archiveren ook op jullie planning?

Ja, eind 2019 hebben we een onderzoeksproject afgerond rond web-archivering. Dat is nog eens een heel andere ‘lijn’, zowel op technologisch als juridisch vlak. Bij uitgevers is het bijvoorbeeld de bedoeling dat zij bij ons deponeren; de verplichting ligt bij hen.

Maar bij web-archivering moeten wij zelf die websites gaan ‘halen’. We hebben dankzij het project aanbevelingen klaar om op Belgisch niveau aan web-archivering te gaan doen. We zullen die overmaken aan de volgende federale regering.

Wij denken dat België aan webarchivering moet gaan doen, en we stellen ons kandidaat om dat te doen, maar dan moet er bijkomende financiering komen, want dat is een nieuwe missie. We starten binnenkort ook een onderzoeksproject op rond de archivering van sociale media.

Ook dat is opnieuw heel wat anders dan web-archivering.

Over het financiële gesproken: financiering is voor veel organisaties een moeilijk punt. Hoe vinden jullie daar oplossingen voor? Jullie hebben bijvoorbeeld een enorme opdracht, en jullie moeten die ook afbakenen.

Onze basisfinanciering bestaat uit een dotatie van de federale overheid. Daarmee kunnen we ons personeel betalen, onze verwarmingskosten en onze computers, maar daarmee kunnen we geen extra projecten opzetten, investeringen doen of tentoonstellingen organiseren. Voor die zaken moeten we op zoek naar bijkomende financiering.

Voor onderzoek kunnen we een beroep doen op een aantal onderzoeksprogramma’s, zowel op federaal als op Europees niveau. Voor ons museum en onze recente expo The world of Bruegel in black and white over de Vlaamse schilder Pieter Bruegel de Oude, vonden we voor die twee projecten samen toch iets meer dan zeven miljoen euro bij vier verschillende partners.

De Regie der Gebouwen en Toerisme Vlaanderen hebben de infrastructuurwerken voor hun rekening genomen. Het Fonds Baillet Latour financierde de restauratie van zowel de Bruegel-prenten als van de handschriften voor het museum. En de Nationale Loterij heeft speciale vitrines voor de Bruegelexpo betaald.

Het was de eerste keer dat we zo’n belangrijke extra financiering konden vinden. We proberen nu ook om onze eigen inkomsten te verhogen via de expo’s, het museum, de museumshop en ons restaurant. In het verleden hadden wij heel weinig eigen inkomsten en geen commerciële strategie.

We hadden een beetje inkomsten van lezerskaarten en van fotokopieën, maar dat is vandaag verwaarloosbaar. We hebben recent iemand aangeworven om een commerciële strategie uit te werken.

Omdat onze dotatie niet volstaat voor alle projecten die we willen realiseren, moeten we op zoek naar extra middelen en dat vraagt veel tijd en energie. En het duurt ook wel even voordat je een netwerk en een reputatie opgebouwd hebt. 

De komende jaren zullen we ook kijken naar mogelijkheden tot samenwerking met de private sector. Ja, we proberen alles. Daar hebben we geen scrupules over. Het maakt niet uit waar het geld vandaan komt: zolang we er onze strategie mee kunnen realiseren, is het oké. (lacht)

Je staat nu al drie jaar aan het hoofd van KBR, als algemeen directeur. Hoe ben je bij KBR terechtgekomen?

Ik heb Musicologie gestudeerd, en ik ben hier begonnen op de muziekafdeling. Ik verving de conservator van de afdeling die in zwangerschapsverlof was, voor een periode van een jaar. Daarna werkte ik aan de tentoonstelling Honderd schatten uit de Koninklijke Bibliotheek van België en werd ik communicatieverantwoordelijke.

Een zestal jaar geleden werd er een nieuwe functie gecreëerd, die van ‘Directeur ondersteunende diensten’. Ik solliciteerde en kreeg die functie. Ik was toen verantwoordelijk voor alle ‘zakelijke’ diensten zoals personeel, budget, facilities, en voor de publiekswerking en de digitalisering.

Toen algemeen directeur Patrick Lefèvre drie jaar geleden met pensioen vertrok, vroegen ze mij om zijn functie tijdelijk over te nemen. En vandaag ben ik nog steeds algemeen directeur ad interim. (lacht)

Enig idee wanneer er daar verandering in komt?

Nee. Het is een functie die de minister als open moet verklaren, en het is zeer ongebruikelijk om dat te doen wanneer de regering in lopende zaken is. Dus totdat we een volwaardige federale regering hebben, denk ik niet dat de functie opengesteld zal worden.

En wanneer dat gebeurt, duurt het nog een halfjaar tot een jaar vooraleer ze ingevuld is. Dus wanneer dat precies zal gebeuren? Daar heb ik geen zicht op.

Heb je als algemeen directeur nieuwe accenten kunnen leggen, of was dat minder aan de orde?

Projecten zoals de Bruegel-expo en het KBR museum stonden natuurlijk al langer gepland. Toen ik in mijn nieuwe functie begon, hadden we er net het nodige geld voor gevonden en moest ik de plannen ‘alleen nog maar uitvoeren’. Al zou ik durven te stellen dat het idee uitvoeren in dit geval nog moeilijker was dan het idee bedenken. (lacht)

De strategische oefening en de rebranding schrijf ik graag op mijn conto. We hebben daarmee een rode draad gecreëerd: onze collectie moet veel toegankelijker worden. En dat moet op twee plaatsen gebeuren: enerzijds ter plekke, anderzijds online.

Ik zou niet graag de deuren van ons gebouw moeten sluiten – we hebben een uniek patrimonium, veel expertise, onze expositieruimtes en het museum, en een fantastische centrale ligging in hartje Brussel.

Er zullen altijd een of meerdere leeszalen beschikbaar zijn voor onderzoekers, maar de komende jaren willen we zo veel mogelijk online toegankelijk maken. We hebben daar de afgelopen twee jaar al hard aan gewerkt.

We hebben geprobeerd om het World Library and Information Congress van de IFLA in 2021 naar Brussel te halen en in KBR te laten doorgaan. Dat is helaas mislukt, de keuze viel op Rotterdam. Vind je dat een gemiste kans?

Absoluut! Het was een prachtig project. Ten eerste omdat het een heel mooie samenwerking was met de gemeenschappen. Ten tweede vond ik het een interessant gegeven om dat congres te organiseren op een erfgoedlocatie en om dat bibliotheek- en informatiegebeuren breder te trekken.

Maar ik geef niet op, ooit krijgen we het congres hier bij ons.

We krijgen ondertussen wel een ander congres. Ik zit nu al twee jaar in het bestuur van de Conference of European National Librarians (CENL), het Europese kleine broertje van de IFLA, en hun jaarlijks congres zal in oktober in KBR plaatsvinden.

Is het internationale imago van KBR belangrijk voor jullie?

Ja, dat is heel belangrijk. Niet alleen ons imago, maar ook onze verbondenheid. Zowel op Belgisch als op Europees niveau staan bibliotheken allemaal voor dezelfde uitdagingen. Iedereen vraagt zich af hoe ze die fysieke plek van de bibliotheek gaan invullen.

Onze Europese collega’s zijn dan ook erg benieuwd naar ons museum. Een nationale bibliotheek die een museum opent, dat is toch speciaal.

We kijken alvast uit naar september. Hartelijk dank voor dit gesprek, Sara.