Om FAIRification te bekomen, was het op punt stellen van het databeheer in het KIK noodzakelijk. Tussen 2016 en 2019 liep er daarom een theoretisch vooronderzoek.
Het vormde de basis voor een pilootproject rond centralisatie van erfgoedwetenschappelijke data en het Heritage Science Data Archive- of HESCIDA-project dat de verspreiding ervan beoogt door het verbeteren van BALaT’s functionaliteiten en het verruimen van data aangeboden door BALaT.
Het doel van het vooronderzoek was om de moeilijkheden inzake RDM in kaart te brengen, net als de digitale dataproductie en de RDM-praktijken van alle laboratoria, restauratieateliers, de fotostudio, de digitaliseringscel en de kunsthistorici.
De rol van interventiedossiers
Een essentiële fase in het vooronderzoek was het inventariseren van bestaande systemen, workflows en data. Zo is het interventiedossier een belangrijke schakel in de huidige omgang met erfgoedwetenschappelijke data.
Het vormt het geheugen van de gerealiseerde wetenschappelijke activiteiten binnen een onderzoeksproject en is gelinkt aan het culturele object dat onderzocht wordt. Wanneer een kunstwerk of monument door het KIK bestudeerd en behandeld wordt, zal een documentalist een interventiedossier openen.
Daarin wordt alle papieren en digitale output verzameld die voortkomt uit wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten, uitgevoerd in het kader van een onderzoeksproject.
Doorgaans beperkt een interventiedossier zich tot administratieve documenten, correspondentie, gebruikte literatuur, officiële foto’s en de eindproducten van het eigenlijke onderzoek, zoals wetenschappelijke rapporten.
De onderliggende onderzoeksdata zijn er zelden in omsloten, toch zeker niet in ruwe of onbewerkte vorm. Het openen en beschrijven van een interventiedossier gebeurt in het collectiemanagementsysteem Adlib XPlus van Axiell.
Eenmaal het onderzoeksproject voltooid is, wordt de fysieke data-output verzameld in een interventiedossier en gearchiveerd. De afgeronde interventiedossiers vormen het semidynamische archief van het KIK.
Ze worden dikwijls opgevraagd door interne onderzoekers en zijn bovendien op aanvraag te raadplegen in de leeszaal van het KIK. Soms is een digitale versie van het interventiedossier beschikbaar.
Erfgoedwetenschappelijke data: een dark archive?
Het vooronderzoek in het KIK heeft aangetoond dat voorlopig enkel voor de interventiedossiers een beheerstrategie bestaat. Het beheer van erfgoedwetenschappelijke data die niet in een interventiedossier zitten, ligt in handen van de onderzoekers zelf.
Zij hebben vaak geen tijd om naast het restaureren, het uitvoeren van metingen en het schrijven van rapporten, nog stil te staan bij het lot van hun gecreëerde data.
Heel vaak betekent dit dat onderzoeksdata – soms ongestructureerd – op de persoonlijke schijf van hun laptop, in de cloud, op de externe harde schijf, op de schijf van de computer van het meettoestel en/of op de institutionele network share blijven staan.