Valérie Vanderschueren: “Daarom pasten we de inhoud en titel van de automatische e-mail aan naar: ‘Controleer je reservering’. Voor ieders veiligheid leenden we namelijk zelf vooraf de klaarstaande werken via VUBIS uit op de lenerskaarten.
Pas als iemands reservering in Mijn Bibliotheek bij de uitgeleende werken te vinden was, stond deze daadwerkelijk klaar. Bovendien stelden we de bezorging van de e-mails via een regel in Outlook met 90 minuten uit.
Zo voorkwamen we dat de lener Mijn Bibliotheek controleerde nog voor het werk uitgeleend was en het dus ook niet kwam afhalen. Dat bleek een behoorlijk waterdichte manier van communiceren, maar toch hebben we de inhoud van de e-mail uiteindelijk nog eens moeten aanpassen.
We zijn ook de hele tijd bereikbaar gebleven en op basis van de telefonische vragen van leners konden we het proces bijsturen. Het duurde een week voor het op punt stond, maar al doende leer je.” Toen de wijkbibliotheken vijf dagen later startten, maakte dat de communicatie nog complexer.
Valérie Vanderschueren: “Zij hebben geen slimme terugbrengbus. Daarom lieten ze alle materialen eerst drie dagen in quarantaine en gaven ze ze daarna pas in VUBIS in. Die materialen stonden dan wél echt klaar voor de lener. In onze communicatie, die vanuit de hoofdbibliotheek vertrekt, moesten we ook daarmee rekening houden.”
Één dag respijt
Na ontvangst van de e-mail, moesten de leners hun pakketje diezelfde dag nog komen afhalen, om organisatorische redenen.
Valérie Vanderschueren: “Die honderden gereserveerde materialen vonden zo al nauwelijks een plaats op de tafels die we geplaatst hadden. We zouden ook te veel tijd verloren hebben met zoeken. En we wilden drukte aan de ingang vermijden.