Na meer dan een jaar voorbereidingswerk zag het vernieuwde leercentrum van Thomas More-hogeschool campus Vorselaar, genaamd De Serre, eind 2019 het levenslicht. Een intense samenwerking tussen verschillende diensten resulteerde in – en ik verwoord het even erg ambitieus – de nieuwe onderwijswerkplaats van de toekomst. In dit artikel kom je iets meer te weten over het woelige proces van onze bibliotheekrenovatie, waaruit je misschien inspiratie kunt putten voor je eigen projecten.

Het onderwijsdorp van Vlaanderen 

Vorselaar is voor velen onbekend terrein. Het dorp, gelegen in de Kempen, is met ongeveer 7.700 inwoners een van de dorpen met het minst aantal inwoners van de hele provincie Antwerpen. Desondanks is Vorselaar een trekpleister voor leerlingen en studenten van alle leeftijden. Met meer dan 3.500 leerlingen en leerkrachten heeft het dorp per capita letterlijk de grootste onderwijsactiviteit van Vlaanderen.

De gemeente zet daarom sterk in op een intense samenwerking tussen de drie kleuterscholen, twee basisscholen, één secundaire school en een unit Lerarenopleiding van de Thomas More-hogeschool. Het is dus niet toevallig dat een van onze campussen – waar toekomstige leerkrachten kleuter-, lager- en secundair onderwijs opgeleid worden – in dit dorp gelegen is.

Een bibliotheek met een lange traditie 

De lerarenopleiding in Vorselaar maakt sinds 1995 deel uit van de KHK (Katholieke Hogeschool Kempen). De toenmalige hogeschool, die opging in Thomas More in het academiejaar 2012- 2013, had vestigingen in vier gemeenten: Turnhout, Lier, Geel en Vorselaar.

De mediatheek voor de lerarenopleiding in Vorselaar, die sinds 1985 in gebruik was, werd in 2005 officieel vervangen door de ingebruikname van de huidige locatie in de Lepelstraat. De mediatheek werd omgedoopt tot de OWP, de onderwijswerkplaats, en was tot jaren na de opening een populaire trekpleister voor bibliotheekmedewerkers en collega’s van de lerarenopleiding.

Aan de bouw, inrichting en bibliotheekwerking van de OWP ging veel werk vooraf. Een werkgroep, bestaande uit de toenmalige bibliothecaris, directieleden en een docent van elke opleiding, werkte gedurende twee jaar allerlei concepten uit en inventariseerde behoeftes. Daarnaast bezocht deze groep heel veel lerarenopleidingen met recent ingerichte bibliotheken en mediatheken in Vlaanderen en Nederland.

Dit alles resulteerde in een top-notch bibliotheek, met een sterke fysieke collectie voor de lerarenopleidingen kleuter-, lager-, secundair- en hoger onderwijs. Daarnaast lag de nadruk op veel natuurlijk licht, openheid, klassieke werkplekken, eenvormig meubilair en groepsmogelijkheden. Ook een sterke ICT-infrastructuur met computers was een belangrijke vernieuwing.

Het hart van de lerarenopleiding 

De leerkracht en zijn of haar (digitaal) boek vormen een onafscheidelijk duo. Dit is dan ook duidelijk zichtbaar wanneer je een campus met eender welke vorm van lerarenopleiding bezoekt: er is steeds een bibliotheek, mediatheek of leercentrum aanwezig met een uitgebreide fysieke en digitale collectie.

De leerkrachten in wording gebruiken tijdens hun lessen en lesvoorbereidingen steeds heel wat bronnenmateriaal, gaande van handleidingen en werkschriften tot prentenboeken en informatieve werken. Naast een sterke educatieve collectie voorzien de leercentra vaak heel wat aanvullende didactische hulpmiddelen. Denk hierbij aan laptops, iPads, dictafoons, beamers, codeerapparatuur, enzovoort.

Houd daarbij rekening met het feit dat de ruimtes binnen de leercentra belangrijke open werk- en ontmoetingsplekken zijn voor de gemeenschap van leerkrachten (in spe), en je kunt concluderen dat deze ondersteunende diensten een essentieel onderdeel uitmaken van de lerarenopleidingen.

Op campus Vorselaar is dit niet anders. De onderwijswerkplaats is dé plek op de campus die door bijna elke student en docent bezocht wordt. Daarnaast zijn er heel wat anderen die gebruikmaken van de faciliteiten die de onderwijswerkplaats aanbiedt.

Voordat de gesprekken en onderhandelingen over de nakende renovatie plaatsvonden, was het essentieel om de huidige werking, faciliteiten en plaats van het leercentrum in de regio, in kaart te brengen. De centrale vraag binnen het team was dan ook wat de rol en het aandeel was van het leercentrum op de campus en binnen alle aanwezige opleidingen.

Vervolgens richtte het team zich op mogelijke uitdagingen en wensen inzake de toekomstige werking van het leercentrum. Dit alles werd natuurlijk ambitieus verwoord in een duidelijke missie en visie, waaraan alle voorstellen tot verbetering afgetoetst werden.

Missie en visie: een baken in het onderwijslandschap 

De ambitie is steeds geweest dat het leercentrum in eerste instantie de belangrijkste ondersteunende dienst moest zijn bij alle aspecten van het onderwijsgebeuren op de campus. Daarnaast moest de OWP een uithangbord zijn voor de campus, maar ook een aanspreekpunt voor elke professional en geïnteresseerde in het onderwijslandschap.

Dit werd vertaald naar de onderstaande missie en visie, die volledig paste binnen de krijtlijnen van de visie van de hogeschool op al haar leercentra. Het leercentrum verzorgt de ondersteuning van de student bij alle aspecten van het leerproces, aanvullend bij de opleiding.

Daarnaast ondersteunt het de campusopleidingen optimaal in kwalitatief onderwijs. Ook externe partners kunnen een beroep doen op de verscheidene professionele services van het leercentrum, om de expertise binnen Thomas More breder te kunnen delen.

Dankzij een uitnodigende inrichting, technologische uitrusting en optimale dienstverlening – afgestemd op de didactische principes van de opleidingen – draagt het leercentrum bij aan de maximalisering van de studieresultaten van de studenten. Daarnaast dient de OWP in te zetten op de versterking van het communitygevoel bij de studenten en docenten.

Vervolgens sluiten de ruimte en services zo goed mogelijk aan bij de behoeften van de studenten, vanuit de beoogde leerresultaten van de opleiding en het didactisch concept. Ten slotte vormt een optimale ondersteuning van de aanwezige opleidingen binnen de campus het uitgangspunt van de werking, om daarmee te helpen bij de opleiding van de leerkracht van morgen.

Van een onderwijswerkplaats naar De Serre

Projectteam op zoek naar inspiratie en samenwerking

Bij de officiële bevestiging van de beslissing tot renovatie, werd er op de campus onmiddellijk een sterk projectteam aangeduid, bestaande uit vijf personen. De campusmanager – die verantwoordelijk is voor de praktische gang van zaken op een campus – zou het project leiden. Daarnaast bestond het team uit een vertegenwoordiger van de centrale facilitaire dienst, het hoofd van de lerarenopleidingen in Thomas More Kempen, een beleidsmedewerker en de bibliothecaris.

Het projectteam, met een veelzijdige expertise in de materie, stond in voor het in goede banen leiden en opvolgen van het hele project, gaande van procedures rond aanbestedingen tot toezicht op de praktische uitvoering van de werken.

Daarnaast werd een vast investeringsbedrag toegekend aan het project. Dit kon aangevuld worden met lokale werkingsmiddelen van de campus en het leercentrum zelf. Er werd een strakke timing op het project geplaatst: tegen het eerstvolgende academiejaar moesten de aanbestedingen gebeurd zijn, en de werken uitgevoerd.

De eerste opdracht van het team was om alle belanghebbenden van het leercentrum te bevragen en de noden in kaart te brengen. Onder leiding van de campusmanager en de bibliothecaris zijn daarom twee cocreatie-sessies georganiseerd. Op de sessies waren docenten, studenten en ondersteunende medewerkers aanwezig.

De bedoeling was om samen tot een haalbare lijst van wensen en eisen te komen, gekoppeld aan een visualisatie van de verschillende materiële wensen op een plattegrond van het leercentrum. Daarnaast werden docenten, studenten en externen bevraagd die niet op de besprekingen aanwezig konden zijn.

De resultaten waren duidelijk: het leercentrum speelde al een belangrijke rol binnen en buiten de campusmuren. Ondanks het feit dat het design en concept nog maar van 2005 dateerde, was een opfrissing en verjonging van de inrichting noodzakelijk. De ruimte werd overheerst door boekenrekken, eentonig meubilair en donkere tinten bruin, zwart en grijs.

Ze moest de term ‘leercentrum’ uitstralen: een diversiteit aan aangename en moderne werkplekken moest een prioriteit zijn, gekoppeld aan een herschikking van de fysieke collectie (die overigens niet mocht dalen in de hoeveelheid lopende meters). Ook moest er meer ingezet worden op nieuwe technologie en aangename, stimulerende ontmoetingsmogelijkheden.

Ten slotte moest de voortrekkersrol voor en de werking van het leercentrum in de nabije omgeving versterkt worden door de renovatie: de inrichting en het design moest toekomstige leercentra inspireren, maar ook leerkrachten die een eigen klasbibliotheek of leslokaal zouden inrichten. Daarnaast moesten we nog meer dan voorheen een magneet worden voor pedagogische studiedagen, bijscholingen, lesactiviteiten en klasbezoeken.

Het leercentrum zou zo perfect aansluiten bij de visie van onze opleidingen op onderwijs. Inspiratie putten we niet enkel uit onze eigen ervaringen, maar ook uit tal van bezoeken aan binnen- en buitenlandse bibliotheken, leer- en kenniscentra, en bedrijven die zich richten op interieurdesign.

Denk hierbij in eerste instantie aan de al eerder succesvol gerenoveerde leercentra binnen Thomas More: De Hive van campus Geel en leercentrum campus Kruidtuin op de gelijknamige campus in Mechelen. Het nieuwe leercentrum mocht geen kopie worden van die laatstgenoemden, maar die mooie voorbeelden van werking en inrichting droegen wel bij tot het aanbestedingsdossier.

Naast expertise binnen de eigen hogeschool, haalden we veel inspiratie uit het onderzoekscentrum het ABC-huis in Brussel, dat een unieke huiselijke inrichting en sterke onderwijsondersteuning aanbiedt. Ook grote projecten, zoals het Lilliad Learning Center Innovation van de Universiteit Rijsel en openbare bibliotheken zoals Utopia (Aalst), De Krook (Gent) en Oodi (Helsinki, Finland) vormden belangrijke inspiratiebronnen.

Ten slotte zorgden enkele interessante vakpublicaties voor belangrijke best practices. Het gaat dan vooral over publicaties van de IFLA over bibliotheken en vernieuwing, maar ook werken zoals The Library Beyond the Book van de expert Jeffrey T. Schnapp hielpen om onze blik te verruimen.

Een nieuwe naam

Een opvallende trend is dat de opening van een nieuwe bibliotheek gepaard gaat met een nieuwe naam, die de lading van de inrichting en werking dekt. Het leercentrum kreeg in ons geval een belangrijke update, waardoor het projectteam besliste om dit ineens te koppelen aan een nieuwe naam.

De gebruiker is het belangrijkste onderdeel van een bibliotheek of leercentrum, vandaar dat ook beslist is om hen zoveel mogelijk te betrekken bij de voorstellen en uiteindelijke naamkeuze. In eerste instantie werd een wedstrijd georganiseerd binnen de campus. Iedereen kreeg de mogelijkheid om onbeperkt gemotiveerde voorstellen voor namen in te dienen bij het projectteam.

Alle voorstellen werden door het team gebundeld en beoordeeld op het unieke karakter, de originaliteit en op hoe het voorstel de toekomstige lading van het leercentrum zou kunnen dekken. Uit de ongeveer 45 verschillende voorstellen werden vervolgens enkele namen gebundeld in een publieke poll. Het voorstel met de meeste stemmen zou de nieuwe naam van het leercentrum worden. De oorspronkelijke bedenker van de winnende naam kreeg als dank een Bongo-bon ter waarde van 150 euro

De keuze van een naam kon in dit geval niet belangrijker zijn. De campus met verschillende lerarenopleidingen kon zich met een nieuw leercentrum verder profileren als een uniek kwalitatief en modern kenniscentrum in de regio, maar ook binnen de hogeschool zelf. Daarnaast moest de nieuwe naam een belangrijke kapstok worden waaraan het hele concept, dat door de interieurarchitect uitgewerkt zou worden, opgehangen werd.

Uiteindelijk viel de keuze op De Serre. In De Serre staan licht, lucht, openheid, hout en groen centraal. De natuur wordt binnengetrokken in de ruimte en zorgt voor een aangenaam, gezellig en motiverend werk- en leerklimaat. Leerkrachten (in spe) kunnen zich volop ontplooien in deze broeikas voor creatieve geesten. Met deze naam kon het projectteam aan de aanbestedingen beginnen, met een duidelijk plan met eisen en wensen.

Drie aanbestedingen

De wensen tot aanpassingen waren uitvoerig. Daarom bracht het projectteam de verschillende ideeën samen in categorieën van haal- en betaalbaarheid. Vervolgens besloot het team welke voorstellen intern uitgevoerd zouden worden, en welke ze zou uitbesteden aan externe organisaties. In eerste instantie kon ons leercentrum een beroep doen op de expertise en het materiaal dat aanwezig was binnen de hogeschool.

Zo zouden beperkte verhuizingen, elektriciteitswerken, aanpassingen in de automatische luchtverversing, klein schilderwerk en het plaatsen van nieuwe ledverlichting, kosteloos kunnen gebeuren door het eigen personeel. Het voordeel daarvan is natuurlijk kostenbesparing, maar ook dat deze werken konden plaatsvinden binnen een bredere uitvoeringstermijn.

De andere werken werden verdeeld over drie aanbestedingen. In een eerste aanbesteding kwam de implementatie van hard- en software voor zelfontlening en beveiliging via RFID-technologie (radio-frequency identification, n.v.d.r.). De fysieke collectie omvat om en bij de 70.000 materialen.

Om heel wat werk uit te sparen aan de balie, maar ook om een moderner imago van de dienstverlening te krijgen en om diefstalcijfers te verlagen, pleitten het personeel en de docenten voor zelfontlening en beveiliging van de materialen. Er werd gekozen voor een aanbesteding van één terminal met geïntegreerde betaalautomaat, twee beveiligingspoorten en het leveren van voldoende RFID-labels.

De vraag tot een voorstel en een offerte werd daarop naar drie gespecialiseerde leveranciers verzonden, waaruit Kno-Tech als beste prijs-kwaliteitsleverancier gekozen werd. Enerzijds kon Kno-Tech het beste prijsvoorstel geven voor de gevraagde diensten, anderzijds waren hun klanten ruimschoots positief bij de feedback over hun aanbod en de dienst na verkoop.

Een tweede aanbesteding was voor de verhuis van de fysieke collectie. De collectie, die doorheen het hele leercentrum verspreid stond, moest voor de aanvang van de werken tijdelijk verhuizen naar een leslokaal op de campus. Vervolgens werden de boekenrekken aangepast en verplaatst, waarna de collectie een aantal maanden later kon terugkeren, nadat alle andere werken voltooid waren.

Voor de verhuis heen en terug dienden we een gespecialiseerde verhuisfirma aan te spreken, want het verhuizen van meer dan 275 lopende meter boeken was niet iets dat ons team alleen kon uitvoeren. Ook hier schreven we drie bedrijven aan, waarna de uiteindelijke keuze viel op Vervaet Verhuis.

Een reden om voor hen te kiezen, was enerzijds het voordeel van de laagste prijs. Anderzijds hadden zij eind juni en begin september plaats in de agenda, ruimschoots ervaring met grote collectieverhuizingen en sprak hun aanpak ons het meeste aan.

De derde en belangrijkste aanbesteding omvatte een bundeling van het maatwerk en meubilair, en allerlei grote en kleine aanpassingswerken. Vaak worden bij een dergelijke diverse opdracht verschillende aanbestedingen opgemaakt. In ons geval kozen we er echter bewust voor om alle ‘inrichtingswerken’ te bundelen in één projectbeschrijving.

De hoofdaannemer volgde de totaliteit van de werken op, zodat het projectteam niet zelf belast werd met de opvolging van het werk door verschillende onderaannemers. Er werd een duidelijke richtprijs meegedeeld, samen met een uitvoerig wensenpakket: een unieke en diverse inrichting gekoppeld aan de naam De Serre, bestaande uit verschillende zones binnen het leercentrum.

Verschillende bekende spelers werden aangeschreven, waarna de finale beslissing viel tussen Dox, SB Projects en Ahrend. Via een uitgebreide puntentoekenning aan de hand van enkele kerncriteria, kozen we voor het concept van Ahrend.

Die beslissing was niet gemakkelijk, want de andere kandidaten hadden spectaculaire referenties en mooie voorstellen. Toch had Ahrend een voetje voor met hun voorstel op maat, dat paste binnen de opgestelde budgetten van de hogeschool.

De prijs viel als enige van de drie voorstellen mee, maar gelukkig was het voorstel ook een verademing, uniek en levendig. Ze speelden perfect in op de wensen en de vraag naar een unieke inrichting, die tijdens de plaatsbezoeken opgesomd werden. Hun interieurarchitect wist goed wat bij ons wel en niet in de smaak viel.

Een terugblik op de werken

Uiteindelijk hebben de planningsfase en de werken ongeveer achttien maanden in beslag genomen. Het idee was om de werkzaamheden te laten starten in de laatste week van de examenperiode in juni. Vanaf die week heerst er namelijk rust in het leercentrum, die duurt tot na de zomersluiting (midden augustus).

Gebruikers zouden tegen het einde van de werken, dat ingepland stond voor de start van het academiejaar, weer volop gebruik kunnen maken van het leercentrum.

De werken gingen van start met het verhuizen van de fysieke collectie en de materialen in de backoffice. Het leercentrumteam bereidde de verhuis minutieus voor, door de kantoormaterialen te ordenen in verhuisdozen. Deze werden vervolgens door het team zelf in stockage geplaatst.

Het leercentrumteam moest ook zelf belangrijke voorbereidingen doen voor de collectieverhuis. Er werd een gedetailleerd legplankoverzicht gemaakt van de bestaande en toekomstige boekenrekken. Vervolgens kreeg elke legplank een label (met een opleidingskleur en een nummer voor elke boekenplank), waarna alle materialen in één dag in meterbakken geplaatst werden en verhuisden naar een leslokaal.

Na een tweetal maanden werd alles volgens een nieuwe indeling op de gelabelde boekenschappen geplaatst. De beide verhuizingen verliepen vlot, mede dankzij de goede voorbereiding en de vlotte werkkrachten van de verhuisfirma.

Na de verhuis van de materialen kon het echte aanpassingswerk beginnen. Ahrend had meerdere onderaannemers in dienst genomen voor de verschillende breek-, schilders- en aanpassingswerken. Zo werden de balie en een muur in de backoffice gesloopt en werd er daar ook een nieuw plafond geplaatst. Daarnaast nam een andere onderaannemer de plamuur- en schilderwerken over de gehele ruimte voor zijn rekening.

Het leggen van tapijt en het bestickeren van ramen, lag in handen van twee anderen. Ten slotte werd ook het maatwerk, gaande van de ingebouwde houten trap tot een nieuwe balie, via onderaanneming aan een andere interieurfirma uitbesteed. Ahrend stond in voor het plan, de totale aanpak van de werken en de levering van het meubilair.

Het grote voordeel van de bundeling van werkzaamheden in één aanbesteding werd ons duidelijk: indien we voor al deze werken zelf aannemers hadden gezocht en ze hadden ingepland, dan zouden de werken nooit afgeraakt zijn binnen de planning. In dit geval was Ahrend de eindverantwoordelijke voor de kwaliteit en voor het halen van de vooropgestelde deadlines, wat voor ons de communicatie over de werkzaamheden vergemakkelijkte.

De implementatie van de RFID-technologie en de zelfontlening met geïntegreerde betaalautomaat, verliep vlot. Kno-Tech had met ons ruimschoots op voorhand alle formaliteiten rond de keuze van chips, apparatuur en software vastgelegd. Het leenstation werd ingebouwd in de nieuwe balie.

De communicatie rond deze installatie en rond noodzakelijke onderdelen van de balie, deed Kno-Tech rechtstreeks met Ahrend, hun interieurarchitect en de maatwerkleverancier, waardoor wij hier zelf niets moesten opvolgen.

Liep er dan helemaal niets mis? Toch wel: het werd ons bij de aanvang van de werken al snel duidelijk dat de vooropgestelde timing te ambitieus was. Tegen midden september kon het leercentrum heropenen en waren de collecties opnieuw raadpleegbaar.

Toch moesten nog veel werken plaatsvinden, die uiteindelijk tegen 2020 afgewerkt werden. Het ging dan vooral over de levering van onze serreconstructie, aangepast maatmeubilair en designmeubels. Gelukkig was het belangrijkste onderdeel van het leercentrum opnieuw in gebruik toen de toestroom aan studenten weer begon: de fysieke collectie en de zitplaatsen. De rest volgde stapsgewijs in de loop van het eerste semester.

Besluit

Op 31 januari 2020 werd De Serre feestelijk geopend. Een heel team (ex-)collega’s uit de bibliotheken, opleidingen en diensten en de gemeente Vorselaar huldigden De Serre met applaus in. We hebben vooral positieve feedback gekregen van een brede gemeenschap, wat bewijst dat ons lange, bewandelde traject het juiste was.

Ook kregen we een glimp van een toekomstig bibliotheekproject, waar we binnen enkele jaren op kunnen terugblikken: de nieuwbouwbibliotheek van de gemeente Vorselaar zou een intens partnerschap willen aangaan met ons leercentrum, om zo hét onderwijsdorp van Vlaanderen nog een stapje hoger te tillen …

Aandachtspunten bij een soortgelijk project

1. Missie en visie: Wat doet jouw dienst? Waar wil je over enkele jaren met je ploeg staan? Waarom en voor wie? Vertrek vanuit een duidelijke missie en visie, waaraan je jouw volledige nieuwe werking en inrichting kunt ophangen.
2. Bezoek soortgelijke bibliotheken in binnen- en buitenland en bevraag hun stakeholders (belanghebbenden): Inspiratie is belangrijk. Door heel wat soortgelijke bibliotheken te bezoeken en een opsomming te maken van goede en slechte praktijkvoorbeelden, bouw je expertise op en heb je een belangrijke ideeënbundel om te gebruiken bij je eigen project. Durf vragen te stellen over goede en slechte ervaringen. Leer van hun kennis inzake collectieverhuis, implementatie van een zelfontleensysteem, renovaties, enzovoort. Leer ook van de verhalen van de gebruikers.
3. Kijk verder dan je neus lang is: Houd het niet bij soortgelijke cases. Er zijn ook ongelofelijk goede praktijkvoorbeelden te vinden in openbare en wetenschappelijke bibliotheken, maar ook in het secundair onderwijs, in bedrijven, enzovoort.
4. Lees en ontdek: Zelfs over onze sector is veel geschreven. Raadpleeg de (vak)literatuur!
5. Iedereen welkom in cocreatie: Bevraag en werk samen met je stakeholders. Breng in kaart wie wat wenst. Haal de gemeenschappelijke voordelen eruit. Denk aan studenten van alle opleidingen en alle jaren, docenten, bibliotheekcollega’s, andere ondersteunende diensten en externen.
6. Een uniek verhaal mét jou erbij: Zorg ervoor dat je zelf een betrokken en noodzakelijke schakel bent in het verhaal. Wie anders dan jijzelf heeft de nodige kennis over wat het beste is voor de werking?
7. Opvolging, opvolging en … opvolging: Wees vanaf het begin bij het project betrokken. Volg het op, wees op de hoogte en speel kort op de bal. Plan daarnaast voldoende tijd in voor de voorbereiding.
8. Verwacht het onverwachte: Hoe goed de planning ook mag zijn, je werkt met veel mensen. Ga ervan uit dat sommige dingen meer zullen kosten, dat er onverwachte zaken opduiken en dat je verhaal vreemde wendingen kan nemen.