Het eengemaakte bibliotheeksysteem (EBS) vervangt alle verschillende bibliotheeksystemen van openbare bibliotheken in Vlaanderen en Nederlandstalig Brussel door één modern, gemeenschappelijk systeem. Cultuurconnect sluit in vier jaar tijd meer dan 300 openbare bibliotheken aan, in acht migratiegolven van zes maanden.

In september 2017 gunde Cultuurconnect de opdracht hiervoor aan het Online Computer Library Center (OCLC) met hun bibliotheeksoftware Wise. Zij zijn marktleider in Nederland, maar een nieuwe speler op de Vlaamse markt. De bedoeling is om de samenwerking tussen bibliotheken te versterken, een betere dienstverlening aan de leners aan te bieden en het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken via het schaalvoordeel.

Bovendien maakt een gedeelde basisinfrastructuur het gemakkelijker om te innoveren in de digitale dienstverlening van de bibliotheken en om kort op de bal te spelen bij veranderende gebruikersnoden.

Het nieuwe bibliotheeksysteem bevat doordachte, rechtlijnige en complete workflows waardoor veel werkprocessen in de bibliotheek geoptimaliseerd worden, zoals reserveringen, afschrijvingen van verloren materiaal, voorspellingen van plaatsingsgegevens, leners inschrijven met de eID-kaart, het beheer van berichten (e-mails en brieven), of uitgebreide logging van transacties. De software beschikt over zeer veel functionaliteiten.

In februari 2020 zijn twee migratiegolven achter de rug en werken in totaal 93 bibliotheken met het nieuwe systeem. Dat zijn de Limburgse en Oost-Vlaamse bibliotheken die voordien werkten met een provinciaal bibliotheeksysteem, en de bibliotheken van Maasmechelen, Bree, Genk, Opglabbeek, Bilzen, Hechtel-Eksel, Diepenbeek, Zonhoven en Oostende.

Twee van de acht golven zijn daarmee achter de rug en zijn relatief vlot verlopen, afgezien van enkele moeilijkheden waarvoor Cultuurconnect en OCLC nog aan een oplossing werken. Cultuurconnect evalueert elke golf om de bibliotheken tijdens de volgende golven nog beter te ondersteunen bij hun overstap naar het nieuwe systeem. De derde golf met de West-Vlaamse bibliotheken volgde in maart 2020.

Waar bij de eerste migratiegolven de nadruk op implementatie en nazorg lag, wil Cultuurconnect vanaf 2020 meer oog hebben voor de samenwerking met de bibliotheken.

Wat betekent dat concreet? Cultuurconnect betrekt de Wise-bibliotheken actief bij het testen van nieuwe ontwikkelingen, en de nieuwe werkgroep Bibliotheeksysteem denkt mee na over de prioriteiten en inrichtingsvragen. Na elke migratiegolf versterken enkele bibliotheekmedewerkers uit de gemigreerde provincie de werkgroep.

Het project heeft niet alleen tot doel de huidige verschillende bibliotheeksystemen te vervangen en te consolideren in een eengemaakt bibliotheeksysteem, maar ook om het bibliotheeksysteem als product aantrekkelijk en efficiënt te houden voor de bibliotheken die er gebruik van maken. Daarom wordt er drie keer per jaar een nieuwe versie van Wise in gebruik genomen.

Bibliotheekmedewerkers die ideeën hebben over of problemen ondervinden met Wise kunnen steeds een wijzigingsverzoek indienen. De verzoeken belanden op de backlog. Elk voorstel wordt geanalyseerd en bekeken in relatie tot de andere wensen en verbeteringen.

De belangrijkste voorstellen worden voorgelegd aan de werkgroep Bibliotheeksysteem. Na een functionele analyse worden ze ontwikkeld en getest. Het duurt steeds enkele maanden vooraleer een wijzigingsverzoek uitgegroeid is tot een aanpassing in Wise voor alle bibliotheken.

De koppeling met de publiekscatalogus en met de website Mijn Bibliotheek verliep bij het live gaan van de bibliotheken zo goed als naadloos, op enkele verbeterpunten na. Hoe minder bibliotheeksystemen moeten koppelen met de zoekmachine AquaBrowser en Mijn Bibliotheek, hoe meer ruimte er is om de koppelingen te optimaliseren.

Sinds kort ontvangt een nieuw bibliotheeklid bijvoorbeeld een welkomstmail met een rechtstreekse link om een Mijn Bibliotheek-profiel aan te maken. Cultuurconnect test deze functionaliteit uit met een vijftal bibliotheken. In het voorjaar start ook een test voor online betalen vanuit Mijn Bibliotheek.

Net als bij elke software loopt ook in Wise al eens iets fout of duiken er dingen op die niet lopen zoals verwacht. Kleinere moeilijkheden in het systeem moeten worden opgelost, dat heet bug fixing. Veel bugs komen voort uit verschillen tussen Vlaanderen en Nederland.

Tijdens het eerste jaar bleek er in de praktijk toch meer verschil te zijn tussen beide gebieden dan aanvankelijk gedacht. In Nederland vallen bibliotheken bijvoorbeeld onder artikel 4 van de Mediawet, en zijn ze dus verplicht om zich aan te sluiten bij leeftijdsadviseur Kijkwijzer.

Dvd’s of games uitlenen aan personen jonger dan de vastgelegde leeftijdsgrens, kan tot boetes leiden. Daarom liet Wise dit ook in Vlaanderen niet toe, waar de Kijkwijzer eerder als een aanbeveling geldt. Om dit op te lossen, moest die blokkade in Wise een optie worden die de bibliotheek zelf aan of uit kan zetten.

Naast verbeteringen en bug fixing lopen enkele grote vernieuwingsprojecten, zoals het project rond samenwerking. In Nederland werken bibliotheken al samen op een tamelijk verregaand niveau, met floating collections (waarbij boekexemplaren niet permanent gelinkt zijn aan een specifieke bib, maar wel telkens aan die waar ze teruggebracht werden, n.v.d.r.) en gastlenen (waarbij iedere geregistreerde bibliotheekgebruiker materiaal kan lenen van andere bibliotheken, n.v.d.r.).

In Vlaanderen is een gelijkaardige verregaande samenwerking tussen bibliotheken een speerpunt. Samenwerkingsregio Route42 (Geraardsbergen, Herzele, Lierde, Oosterzele, Sint-Lievens-Houtem en Zottegem) en Dijk92 (Berlare, Buggenhout, Dendermonde, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wetteren, Wichelen en Zele) maken zich op om samen te werken als één regiobibliotheek: de bibliotheken hebben eenzelfde reglement en configuratie, leners zijn automatisch lid van alle bibliotheken en ze kunnen overal betalen.

Binnenkort kunnen leners ook overal exemplaren uitlenen en terugbrengen en worden reserveringen uitgezet in het volledige netwerk. Deze functies bestaan al langer in Wise, maar we botsten bij de praktische implementatie op het voorkomen van dubbele exemplaarbarcodes.

Door alle denkbare scenario’s uitgebreid te testen, kwam Cultuurconnect samen met OCLC en de zelfuitleenleveranciers tot een duurzame oplossing. In de loop van 2020 kunnen Route42 en Dijk92 de volgende fase van de samenwerkingen starten.

Er staan nog grote vernieuwingsprojecten op stapel, zoals de optimalisatie van het bestellen via Wise van boeken bij de boekhandel. Een van de grote voordelen van samen op één systeem te werken, is dat technische koppelingen maar één keer gelegd en onderhouden moeten worden.

In 2020 bouwen Cultuurconnect en OCLC aan een koppeling tussen Wise en het bestelplatform van de boekenleveranciers. Wanneer een bibliotheekmedewerker een bestelling plaatst in het online winkelmandje van de leverancier, stroomt dit door naar de bestelmodule van Wise.

Daar worden de bestellingen verder opgevolgd. Via Wise wordt het materiaal getoond in de publiekscatalogus en verdeeld per vestiging, en worden de budgetten beheerd.

Als er na de pilootfase met bibliotheek Genk een werkende koppeling mogelijk blijkt met hun leverancier, dan geven we andere geïnteresseerde leveranciers de mogelijkheid en begeleiding om deze koppeling ook te realiseren. Voor de kleinere boekhandels lopen er gesprekken met het informatie- en bestelplatform Boekenbank.

Een ander vernieuwingsproject is de Business Intelligence tool, of kortweg de BI-tool, voor data-analyse. Bibliotheekmedewerkers kunnen selecties maken in hun leengegevens op basis van allerlei parameters, zoals leners, exemplaren of financiële transacties.

Via de BI-tool kan de bibliotheek:

• nieuwe inzichten verkrijgen in de gebruikers en de collectie, door vragen te stellen die voorgekauwde rapporten niet kunnen beantwoorden;
• externe databronnen combineren: namelijk de gegevens vanuit het bibliotheeksysteem met bijvoorbeeld gegevens van het tel-oog of van evenementen;
• aan data-driven marketing doen, door de juiste doelgroep te bereiken via segmentering in gebruikers;
• data grafisch mooi voorstellen voor het bestuur of om zelf meer inzicht te krijgen;
• historische data raadplegen en meenemen in trendanalyses.

Leerplatform

Sinds de tweede migratiegolf vinden bibliotheekmedewerkers alle recentste kennis en documentatie over Wise op een online leerplatform: de inhoud van de lessen, cursussen opgebouwd rond functies in Wise (leners, baliewerk, statistieken), verduidelijking via filmpjes, en veelgestelde vragen.

Het leerplatform bereikt de kruissnelheid en bevat voor elk van de bijna 2.000 cursisten wat wils.

De een leert beter volgens een vast traject, de ander focust zich liever af en toe op een thema, terwijl sommigen beter leren met behulp van tekst en anderen eerder via beeld. Een goede zoekfunctie helpt baliemedewerkers snel op weg.

In totaal staan er 26 cursusonderdelen online, die al 32.092 keer aangeklikt werden door bibliotheekmedewerkers. Door de maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus in het voorjaar van 2020 was het tijdelijk niet mogelijk om bij bibliotheken langs te gaan.

Daarom is Cultuurconnect versneld van start gegaan met webinars om bijkomend te informeren over de werking van Wise.

De Wise-bibliotheken aan het woord 

Uit een bevraging bij de Limburgse bibliotheken bleek dat de medewerkers gemiddeld tevreden zijn met de overstap naar Wise. Het nieuwe systeem biedt heel wat mogelijkheden. Aan de balie is het bijvoorbeeld handig als je snel de nodige informatie kunt terugvinden in de handleidingen.

De keerzijde van de medaille is dat de bibliotheekmedewerkers soms niet eenvoudig hun weg vinden in Wise. Het systeem vertoont nog wat kinderziektes, en oplossingen laten soms wat lang op zich wachten, maar iedereen blijft hoopvol: “Nog even doorbijten en dan krijgen we Wise wel in de vingers.”

Het nieuwe systeem heeft heel wat troeven in huis. De Limburgse bevraagden vermeldden vooral meerdere manieren om een klant op te zoeken, de mogelijkheid om verschillende schermen naast elkaar open te zetten, de snelle invoer van materialen, en de integratie van de databank Open Vlacc in de catalogus.

Zo verloopt een migratiegolf 

Het is niet niets om een nieuw bibliotheeksysteem in gebruik te nemen. Tijdens een migratieperiode van een aantal maanden worden alle medewerkers opgeleid, gegevens opgeschoond en randapparatuur (zoals zelfbedieningsautomaten) afgesteld. 

Het is voor de bibliotheekmedewerkers niet altijd vanzelfsprekend om te leren werken met een volledig nieuwe software, die vaak software vervangt die al (tientallen) jaren ingeburgerd is. Cultuurconnect biedt een opleiding afgestemd op de noden van de bibliotheek.

Leidinggevenden van de bib leggen zich toe op het veranderingsmanagement. De werking van het (provinciale) bibliotheeksysteem is gegarandeerd tot aan de migratie naar het eengemaakte systeem.

Kick-off

Elke golf start met een kick-offmeeting, waarop alle deelnemende bibliotheken aan de migratiegolf de nodige informatie over het project krijgen: een aantal principes van het EBS, praktische afspraken en verwachtingen.

Op de kick-off kunnen bibliotheekmedewerkers zich opgeven als ambassadeur. Zij krijgen een gevorderde kennis over Wise en een aparte ‘systeemopleiding’, en ze voeren de parameters voor hun eigen bibliotheek in. Zo worden ze een aanspreekpunt voor meerdere bibliotheken.

Huiswerk

De bibliotheekmedewerkers maken hun ‘huiswerk’ en bespreken dit met het Cultuurconnect-team. De ambassadeurs en Cultuurconnect baseren zich op de informatie uit het huiswerk om het systeem van de overstappende bibliotheken in te richten.

Tegelijk met de inrichting voert Cultuurconnect in samenwerking met de leverancier tal van voorbereidingen uit voor de omzetting van alle data (titels, exemplaren, leners, openstaande uitleningen, reserveringen, kosten) uit het oude systeem.

Opleidingen

Tijdens een opleiding van één dag maken de bibliotheekmedewerkers kennis met de nieuwe software, om er later mee te kunnen testen.

Bibliotheken met zelfuitleenautomaten kunnen die vanaf dat moment ook testen. Daarnaast volgen enkele medewerkers per bibliotheek (afhankelijk van de grootte van de bib) een vierdaagse train-de-traineropleiding over het systeem. Zij geven op hun beurt les aan hun collega’s, zodat bij elke migratiegolf tussen de 300 à 600 medewerkers opgeleid worden. Het leerplatform bevat hiervoor heel wat ondersteunend materiaal.

Live gaan

Om live te gaan met het nieuwe bibliotheeksysteem, sluiten de bibliotheken een tijdje de deuren. De export uit het oude systeem, de import in het nieuwe systeem en uitgebreide functionele en data-testen, nemen enkele dagen in beslag.

Elke bibliotheek kiest samen met Cultuurconnect op welke dag ze de deuren opent voor het publiek met de nieuwe software. Die dag mag ze rekenen op ondersteuning ter plaatse van Cultuurconnect en/of OCLC.

Een team collega’s van Cultuurconnect en/of van de leverancier OCLC bezoekt de bibliotheken die live gaan, om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Terugkomdag

Enkele weken na het live gaan kunnen de bibliotheekmedewerkers terecht op een terugkomdag voor hun bijkomende vragen en opmerkingen. Daarna kunnen ze steeds terecht op de servicedesk van Cultuurconnect om incidenten en problemen te melden.