Laurent: Ik zeg vaak: “Ik denk niet zoals een advocaat”. Ik ben historicus en ik bekijk de zaken op een andere manier. Als advocaten informatie zoeken, dan is dat meestal enkel in hun eigen vakgebied en in bronnen waarmee ze vertrouwd zijn. Vanuit mijn achtergrond als historicus heb ik geleerd om grondig te zoeken, verschillende bronnen te raadplegen en heel kritisch te zijn. In onze job leer je zoeken, en bouw je expertise en een netwerk op.
Fleur: Dus het is wel degelijk een voordeel om geen rechten gestudeerd te hebben? Ik vind dat toch, maar het wordt ook vaak als negatief ervaren.
Laurent: Ja, ik vind het ook een pluspunt. Ik heb gedurende de jaren een basis van rechtsgeleerdheid opgebouwd, maar details ken ik natuurlijk niet. Als je niets afweet van het juridische op zich, of van de bronnen bijvoorbeeld, dan heb je toch wel even nodig om je in te werken.
Fleur: Ja, maar iemand die puur rechten gestudeerd heeft, heeft andere skills dan een informatiewetenschapper. Dus ik denk dat het daar wat moeilijk ligt. Idealiter zou iemand zowel rechten als informatiewetenschappen moeten gestudeerd hebben, en dan heb je volgens mij een perfecte informatie- of kennismanager. Maar bestaan die mensen? Dat weet ik niet. Als je informatiewetenschappen gestudeerd hebt, dan maakt het op zich niet zo erg uit in welke sector je terechtkomt. Toen ik hiervoor in het AfricaMuseum werkte, had ik ook geen Afrikaanse studies gedaan, en ik heb ook geen rechten gestudeerd voor of nadat ik in dit kantoor kwam werken. Maar je moet wel weten welke bronnen je nodig hebt. Dat kan alleen maar door voldoende interactie met je gebruikers.
Stéphanie David (NautaDutilh): Ik denk dat het sowieso altijd interessant is als twee mensen hetzelfde gaan opzoeken, want die hebben andere zoekreflexen. Ik zeg dat ook altijd tegen onze advocaten: “Ik wil dat ook wel eens opzoeken voor jou, als dat helpt?”. Fleur: Voor het uitgebreide opzoekingswerk is het soms gemakkelijker voor hen – en sneller – om de bibliotheek te contacteren.
Stéphanie: Wij zeggen ook dat wij daar heel veel tijd mee verliezen, die we eigenlijk aan andere projecten zouden moeten besteden. Onze toegevoegde waarde ligt niet in het telkens opnieuw moeten beantwoorden van dezelfde simpele vragen. Fleur: Ik denk dat dat een algemene tendens is bij ons bibliothecarissen of informatie- of kennismanagers: we moeten ons publiek meer leiden of wegwijs maken in de hoeveelheid aan informatie. En we moeten hun eerder leren hoe ze dingen kunnen opzoeken, dan dat wij die opzoekingen voor hen doen. Daarom willen wij ook meer gaan investeren in learning & development.
Voorafgaand aan ons gesprek gaven jullie al aan dat jullie een evolutie waarnemen, waarbij jullie van een bibliotheekdepartement steeds meer ontwikkelen tot een departement van kennismanagement. Hoe ervaren jullie dat?
Jo: Ik denk dat het door de jaren heen uitdagender geworden is. Het is niet puur boeken op een rek zetten. Het is een stap meer. Het is effectief je interne klanten kunnen bijstaan. Je ondersteunt die personen, en het is echt vanuit die ondersteunende rol dat je een verschil kunt maken.
Fleur: Ik vind het leuk dat je meer betrokken bent bij het onderzoek van de advocaat. Toen ik drie jaar geleden begon, had ik niet echt het gevoel dat ik wist waarmee iedereen bezig was. En nu heb ik toch een duidelijker idee daarvan. Het is een beetje een wisselwerking: wij willen meer weten waarmee de advocaten bezig zijn, zodat wij hun betere informatie kunnen aanbieden, en van hen wordt ook verwacht dat ze hun noden aan ons doorspelen, zodat wij daar kunnen op inspelen.
Wat is de rol van bibliothecarissen binnen advocatenkantoren? Behoort ook compliance-onderzoek (cliëntenonderzoek) van jullie klanten, dat advocatenkantoren volgens de wet verplicht moeten uitvoeren om witwaspraktijken en economische criminaliteit tegen te gaan, tot jullie taken?
Jo: Dat gaat er inderdaad meer en meer bijkomen. Bij cliëntenonderzoek komt heel wat kijken, je moet heel veel opzoekingen doen om te weten te komen wie je cliënt is. Idealiter zou een juridisch assistent dat kunnen doen, maar dat is misschien wat te veel gevraagd. Je moet je ook gaan afvragen of die opzoekingen niet eerder iets zijn voor specialisten. En dan moet je kijken naar de grootte van de kantoren. De grotere kantoren hebben vaak iemand met een aparte compliance-functie die het volledige traject op zich neemt, maar ons kantoor heeft bijvoorbeeld niet zo’n grote structuur en dan moeten we kijken aan wie we dat kunnen geven. En het is geen evidente materie om mee te werken.
Els: Wij hebben daarvoor een groep mensen die zich daarmee bezighoudt, waaronder een compliance officer. Wanneer er een nieuwe zaak binnenkomt, gaan zij als eerste na of die onder de witwaswetgeving valt of niet. Stéphanie: Als het beursgenoteerde bedrijven zijn, dan is het heel gemakkelijk om die informatie op te zoeken. Maar bij andere bedrijven is dat helemaal niet zo simpel. En het verschilt ook nog eens per land: voor Nederlandse bedrijven heb je bijvoorbeeld een heel goede databank, waar je heel gemakkelijk de structuur van een vennootschap kunt zien. Je klikt ergens op en dan heb je dat. Maar in België is dat niet zo simpel.
Els: Om terug te komen op wie die compliance-functie krijgt: ik weet niet of ik die verantwoordelijkheid wel wil dragen. Ik wil daaraan meewerken en ik wil informatie geven, maar ik wil de eindverantwoordelijkheid daar niet over hebben.
Fleur: Ik ook niet.
Jo: En dan heb je ook heel veel informatie nodig over de structuur van de deal die de advocaten en de cliënt aangaan. Alleen de partner die daarmee bezig is, heeft daar volledig zicht op. Dus daar zit je echt met een informatieprobleem. Logischerwijze kijkt iedereen in de organisatie naar ons als kennis- of informatiemanagers, want wij zijn de mensen van de bibliotheek die de databank beheren. Maar dat zijn helaas geen simpele opzoekingen. Hoe denken jullie dat het profiel van juridische privébibliothecaris gaat evolueren in de toekomst?
Laurent: Zoals al gezegd is, zijn we geëvolueerd van een bib bestaande uit enkel boeken naar een omgeving met meer online naslagwerken. Ik ben nieuwsgierig naar wat er nog allemaal op ons af gaat komen in de toekomst, zoals databanken die werken met artificial intelligence (AI).
Jo: Ik denk dat de basis zal blijven: dat we zekerheid bieden aan de eindgebruiker. Je mag eender welk AI-systeem invoeren, de vragen die we krijgen van de advocaten zullen hetzelfde blijven: hebben we alles onderzocht? Zijn er zaken die we vergeten zijn? Dat soort dingen gaan er altijd in blijven zitten. Ik denk niet dat boeken zullen verdwijnen. Vroeger werd ook gezegd dat we geen papieren kranten meer zouden hebben, maar dat is nu ook al tien jaar geleden en ze zijn er nog altijd. Ik denk dat digitaal vooral een aanvulling is voor papier en geen vervanging. Qua zoeken is een digitale drager natuurlijk super, maar niet qua verwerken.
Willem: Ik denk dat we meer naar een coördinerende functie gaan tussen de noden van de gebruikers en het begeleiden van de oplossingen. Dat is toch mijn hoop. Als we kijken naar de sector, zie je ook wel dat die aan het professionaliseren is. Als je kijkt naar de profielen van de mensen hier, en het feit dat we hier samenzitten en dit gesprek voeren, dan is dat natuurlijk een positief teken.
