Rondetafelgesprek met bibliothecarissen over hun werk in advocatenkantoren

META Nummer 2020/2

Rondetafelgesprek met bibliothecarissen over hun werk in advocatenkantoren

Geschreven door Magali Bruneel en Anke De Naegel
Gepubliceerd op 11.03.2020

Wie aan bibliothecarissen denkt, denkt vaak automatisch aan openbare bibliotheken. Maar ook in de privéwereld kun je hen terugvinden, in interne bedrijfsbibliotheken. Een voorbeeld daarvan zijn advocatenkantoren. Daar dragen ze soms de titel van bibliothecaris, soms die van informatiemanager of kennismanager.

“Zelf koos ik voor informatiemanager. Naar mijn gevoel dekt ‘bibliothecaris’ de lading niet meer helemaal, terwijl ‘kennismanager’ de indruk kan geven dat ik met interne informatie bezig ben. Ik zoek veel externe informatie op, dus informatiemanager leek me het geschiktst,” aldus Fleur De Jaeger van kantoor Loyens & Loeff, en ook voorzitter van de sectie Wetenschappelijke en Documentaire Informatie (WDI) van de VVBAD. Samen met acht collega’s kwam ze samen, om uit te leggen wat ze precies doen en om ervaringen uit te wisselen.

IMPORTANT
Staand: Jo V. d. S., Arnaud S., Willem V., Laurent V., Jeroen D. B. en Els B. Zittend: Fleur D. J., Stéphanie D. en Martijn V.

Waarin verschillen juridische privébibliotheken van openbare bibliotheken?

Laurent Vergauwen (Altius): We werken voor een ander doelpubliek, dat beperkter is dan dat van een openbare bibliotheek. Onze gebruikers zijn op zoek naar specifieke informatie en zijn veeleisender. Als zij bepaalde informatie nodig hebben binnen het uur, dan moeten we dat ook binnen die tijd kunnen aanleveren. Heb je informatie nodig uit een boek dat uitgeleend is? Dan heb je in een openbare bibliotheek gewoon pech en moet je binnen een tweetal weken maar terugkomen. Zo werkt het bij ons niet. Onze collectievorming is bovendien volledig aangepast aan onze bibliotheekgebruikers en aan ons eigen juridisch kantoor. Zo vind je bij ons weinig over strafrecht, gezien dit voor ons kantoor niet erg relevant is.

Willem Vaes (Lydian): Het doel is ook anders. Een openbare bib is er meer voor ontspanning, terwijl een juridische bib er is voor professioneel gebruik. In onze sector is de bib een werkinstrument, wat ook verklaart hoe er met het materiaal omgegaan wordt. Alles moet zeer snel gaan.

Jo Van der Spiegel (Claeys & Engels): Daarnaast zien onze bibliotheken er anders uit, en er wordt eerder niet in gewerkt. Er staan rekken, met allerlei boeken op, maar het is niet gezellig. We hebben dat in ons kantoor in Antwerpen wel proberen te bereiken door een cozy corner in te richten zoals in openbare bibliotheken, maar we zien dat die niet gebruikt wordt. De advocaten gebruiken de zetels enkel om er tijdelijk boeken in te leggen, maar daarna gaan ze gewoon weer weg. Laurent: De meesten werken liever in de rust van hun eigen kantoor en nemen dus graag de boeken mee.

Arnaud Seeuws (Claeys & Engels): Ze gaan niet in de bib werken, maar ik denk dat dat is omdat hun dossiers enkel in papieren versie op hun bureau liggen, en ze verhuizen die natuurlijk niet voortdurend heen en weer tussen hun bureau en de bib.

In openbare bibliotheken wordt steeds meer ingezet op digitalisering. Klopt dat ook voor advocatenkantoren?

Els Binnemans (Liedekerke Wolters Waelbroeck Kirkpatrick): Wij kopen nog quasi alles op papier. Hoewel we de laatste tijd ook een aantal tijdschriften geannuleerd hebben. Maar abonnementen van tijdschriften die je al vanaf de eerste jaargang hebt - en zeg maar: bijvoorbeeld al vijftig jaar koopt - zeg je niet zomaar op.

Fleur De Jaeger (Loyens & Loeff): Wij hebben de meeste van uitgeverij Kluwer in papieren versie, omdat die pas later online verschijnen. Of we hebben de papieren tijdschriften omdat je voor de online toegang ook een papieren versie moet hebben. En advocaten verkiezen ook de geprinte boven de online versie. Laurent: Ze staren al de hele dag naar hun computerscherm, het is aangenaam om eens af te wisselen en iets te lezen op papier.

Jo: Ik vind ook dat begrijpend lezen slechts goed lukt met papieren documenten. Zaken zoals iPads en tablets zijn niet aan mij besteed, het lukt me niet om volledig digitaal te gaan. Fleur: Maar er is een verschil tussen echt lezen en snel iets opzoeken zoals een artikel, arrest of uitspraak. Die vind je tamelijk gemakkelijk online, en dan vind je meteen wat je nodig hebt. Maar als je echt meer informatie nodig hebt over iets, dan zie ik dat mensen veel sneller een boek gaan vastnemen, erin aanduiden en eruit kopiëren. Dus als je echt iets heel specifieks nodig hebt, dan brengt een digitale drager meer op.

Onze bibliotheken worden met veel liefde in ere gehouden. Ze zijn echt een visitekaartje van het kantoor.

Laurent: Het is ook de taak van onze bibliotheekgebruikers om informatie te verzamelen. Hun baas staat te dringen en de informatiedoorstroom moet snel verlopen. Dan leveren ze gemakkelijk een print waarop ze ook nog eens zonder al te veel moeite markeringen kunnen aanbrengen.

Fleur: Ik denk dat de ideale bibliotheek van een advocatenkantoor zeer groot is, een die alles heeft in print en ook nog eens alles digitaal. Jo: En die ook nog eens naast het bureau van de advocaat staat. (Iedereen lacht)

Hoever staat de digitalisering door de overheid eigenlijk?

Jo: Je vindt online heel gemakkelijk recente zaken, maar alles wat al wat ouder is, is moeilijker. Zo is er het voorbeeld van het Belgisch Staatsblad, dat helemaal niet volledig online staat. Dat is jammer. Dat is eigenlijk ongehoord.

Laurent: Dat is een groot mankement in België.

Jo: Je kunt wel alle parlementaire voorbereidende werken sinds 1832 vinden, maar het volledige Belgisch Staatsblad – datgene waarop je eigenlijk je wetgeving baseert – staat niet online.

Laurent: Ik denk dat dat een frustratie is van velen. De digitalisering van de juridische overheid loopt niet vlot, laat ons daarin eerlijk zijn. Maar om terug te komen op het Belgisch Staatsblad: Christoph Malliet, bibliothecaris van de Faculteitsbibliotheek Rechtsgeleerdheid (KU Leuven) vertelde me eens dat dit snel opgelost kan worden als een aantal jobstudenten de hele zomer het Staatsblad zouden inscannen. Ik volg hem daarin, maar het idee wordt helaas niet door iedereen gedragen. Nochtans zou het veel voordeel opleveren.

Jo: Je weet ook nooit zeker of datgene wat je online kunt vinden, ook evenwaardig is aan de papieren versie. En dat is een probleem: er is een zekere schemerzone waarin je moet werken. Je moet je afvragen wat er in de databanken zit, en daar krijg je zelden een coherent antwoord op. Wij merken dat bijvoorbeeld met cao’s (collectieve arbeidsovereenkomsten). Hoe ver kun je in een bepaalde databank terugkeren in de tijd? Geen enkele databank kan daar een duidelijk antwoord op geven, want ze nemen altijd wel iets over van een bepaald jaartal, maar niet alles van alle jaartallen voor alle paritair comités. Dat maakt het net zo moeilijk om daarmee te werken. Als je dan aan je gebruikers moet zeggen dat het misschien hier zit, of daar, of nog ergens anders … dan is dat moeilijk om te verkopen.

Willem: Er is ook geen overkoepelend zoeksysteem. Als je kijkt naar het Verenigd Koninkrijk, dan is alles daar gecoördineerd en in één à twee databanken samengevoegd. Hoeveel databanken zijn er niet in België? Fleur: Wij gebruiken er minimum vijftien. Willem: Die databanken werken dan nog niet samen. Het is bij wijze van spreken onmogelijk om daarrond één algemene zoekrobot te bouwen die in al je bronnen gaat zoeken, omdat ze gewoon geen toegang geven tot de databanken, of zelfs maar tot de referenties.

IMPORTANT
De bibliotheek van kantoor Loyens & Loeff, in Brussel.

Het klinkt alsof jullie een job hebben met een grote werkdruk. Werken jullie weleens buiten de kantooruren?

Fleur: Ja, een advocaat heeft geen 9-to-5-job, dus daar moeten we soms op inspelen. Ik heb een gsm van het werk, en ik word soms wel eens na de kantooruren gebeld. Gelukkig kiezen ze eerder voor een e-mail dan voor een telefoontje. Maar dan gaat het echt om dringende zaken.

Arnaud: Dat hangt wat af van het kantoor. Wij hebben geen gsm’s van het werk. Ik ben nog nooit buiten de kantooruren gebeld omdat de advocaten nog iets nodig hadden.

Jo: Maar wij zetten dan ook in op zelfredzaamheid. Bij ons is de regel dat wij geen opzoekwerk doen voor onze gebruikers. Alleen als ze echt vastzitten, komen ze naar ons om vragen te stellen. Daarom hebben wij een zeer uitgebreid opleidingstraject, zodat we zeker zijn dat onze advocaten zelfredzaam zijn.

Nu we het over opleidingen hebben: ligt jullie studieachtergrond ook in de rechten?

Jo: Ik studeerde Rechtsgeleerdheid, en ben een jurist. Jeroen De Braekeleer (Linklaters): Ik studeerde ook rechten, namelijk Rechtspraktijk. Fleur: Ik ben historicus, zijn er hier nog historici? Martijn Vanstraelen (Liedekerke Wolters Waelbroeck Kirkpatrick) & Laurent: Ik ben ook historicus.

Laurent: En wat heeft de rest allemaal gestudeerd? Els: Ik heb het Graduaat Bibliotheekwezen en Documentaire Informatiekunde gestudeerd, dat was een opleiding van drie jaar, in Antwerpen.

Fleur: Ik heb ook nog Informatiewetenschappen gevolgd.

Laurent: Ik ook. Maar is Informatiewetenschappen nog steeds een bestaande opleiding? Ik dacht dat dat afgeschaft werd net nadat ik afstudeerde.

Fleur: Inderdaad, dat was al een paar jaar geleden.

Arnaud: Qua pure informatiewetenschappen is er in Vlaanderen niets. Aan Franstalige kant zijn er nog minimum drie hogescholen die die opleiding van drie jaar aanbieden, dat is in Brussel, Luik en Namen. Ze zetten daar erg in op het volgen van verschillende stages. Ze geven je een brede basiskennis van de sector, en daarna dien je jezelf verder te ontwikkelen op het terrein. 

Fleur: Er is nu wel sinds dit academiejaar opnieuw een opleiding van start gegaan, het Graduaat Informatiebeheer: Bibliotheek en Archief (vóór september 2019 heette deze opleiding nog HBO5-opleiding Informatiebeheer, n.v.d.r.). Is het een voordeel om net wel of net geen rechten te hebben gestudeerd?

Wij worden met heel veel respect behandeld. Wat mij echt opvalt, is dat er veel tijd en geld in onze bibliotheken gestoken wordt.

Laurent: Ik zeg vaak: “Ik denk niet zoals een advocaat”. Ik ben historicus en ik bekijk de zaken op een andere manier. Als advocaten informatie zoeken, dan is dat meestal enkel in hun eigen vakgebied en in bronnen waarmee ze vertrouwd zijn. Vanuit mijn achtergrond als historicus heb ik geleerd om grondig te zoeken, verschillende bronnen te raadplegen en heel kritisch te zijn. In onze job leer je zoeken, en bouw je expertise en een netwerk op.

Fleur: Dus het is wel degelijk een voordeel om geen rechten gestudeerd te hebben? Ik vind dat toch, maar het wordt ook vaak als negatief ervaren.

Laurent: Ja, ik vind het ook een pluspunt. Ik heb gedurende de jaren een basis van rechtsgeleerdheid opgebouwd, maar details ken ik natuurlijk niet. Als je niets afweet van het juridische op zich, of van de bronnen bijvoorbeeld, dan heb je toch wel even nodig om je in te werken.

Fleur: Ja, maar iemand die puur rechten gestudeerd heeft, heeft andere skills dan een informatiewetenschapper. Dus ik denk dat het daar wat moeilijk ligt. Idealiter zou iemand zowel rechten als informatiewetenschappen moeten gestudeerd hebben, en dan heb je volgens mij een perfecte informatie- of kennismanager. Maar bestaan die mensen? Dat weet ik niet. Als je informatiewetenschappen gestudeerd hebt, dan maakt het op zich niet zo erg uit in welke sector je terechtkomt. Toen ik hiervoor in het AfricaMuseum werkte, had ik ook geen Afrikaanse studies gedaan, en ik heb ook geen rechten gestudeerd voor of nadat ik in dit kantoor kwam werken. Maar je moet wel weten welke bronnen je nodig hebt. Dat kan alleen maar door voldoende interactie met je gebruikers.

Stéphanie David (NautaDutilh): Ik denk dat het sowieso altijd interessant is als twee mensen hetzelfde gaan opzoeken, want die hebben andere zoekreflexen. Ik zeg dat ook altijd tegen onze advocaten: “Ik wil dat ook wel eens opzoeken voor jou, als dat helpt?”. Fleur: Voor het uitgebreide opzoekingswerk is het soms gemakkelijker voor hen – en sneller – om de bibliotheek te contacteren.

Stéphanie: Wij zeggen ook dat wij daar heel veel tijd mee verliezen, die we eigenlijk aan andere projecten zouden moeten besteden. Onze toegevoegde waarde ligt niet in het telkens opnieuw moeten beantwoorden van dezelfde simpele vragen. Fleur: Ik denk dat dat een algemene tendens is bij ons bibliothecarissen of informatie- of kennismanagers: we moeten ons publiek meer leiden of wegwijs maken in de hoeveelheid aan informatie. En we moeten hun eerder leren hoe ze dingen kunnen opzoeken, dan dat wij die opzoekingen voor hen doen. Daarom willen wij ook meer gaan investeren in learning & development.

Voorafgaand aan ons gesprek gaven jullie al aan dat jullie een evolutie waarnemen, waarbij jullie van een bibliotheekdepartement steeds meer ontwikkelen tot een departement van kennismanagement. Hoe ervaren jullie dat?

Jo: Ik denk dat het door de jaren heen uitdagender geworden is. Het is niet puur boeken op een rek zetten. Het is een stap meer. Het is effectief je interne klanten kunnen bijstaan. Je ondersteunt die personen, en het is echt vanuit die ondersteunende rol dat je een verschil kunt maken.

Fleur: Ik vind het leuk dat je meer betrokken bent bij het onderzoek van de advocaat. Toen ik drie jaar geleden begon, had ik niet echt het gevoel dat ik wist waarmee iedereen bezig was. En nu heb ik toch een duidelijker idee daarvan. Het is een beetje een wisselwerking: wij willen meer weten waarmee de advocaten bezig zijn, zodat wij hun betere informatie kunnen aanbieden, en van hen wordt ook verwacht dat ze hun noden aan ons doorspelen, zodat wij daar kunnen op inspelen.

Wat is de rol van bibliothecarissen binnen advocatenkantoren? Behoort ook compliance-onderzoek (cliëntenonderzoek) van jullie klanten, dat advocatenkantoren volgens de wet verplicht moeten uitvoeren om witwaspraktijken en economische criminaliteit tegen te gaan, tot jullie taken?

Jo: Dat gaat er inderdaad meer en meer bijkomen. Bij cliëntenonderzoek komt heel wat kijken, je moet heel veel opzoekingen doen om te weten te komen wie je cliënt is. Idealiter zou een juridisch assistent dat kunnen doen, maar dat is misschien wat te veel gevraagd. Je moet je ook gaan afvragen of die opzoekingen niet eerder iets zijn voor specialisten. En dan moet je kijken naar de grootte van de kantoren. De grotere kantoren hebben vaak iemand met een aparte compliance-functie die het volledige traject op zich neemt, maar ons kantoor heeft bijvoorbeeld niet zo’n grote structuur en dan moeten we kijken aan wie we dat kunnen geven. En het is geen evidente materie om mee te werken.

Els: Wij hebben daarvoor een groep mensen die zich daarmee bezighoudt, waaronder een compliance officer. Wanneer er een nieuwe zaak binnenkomt, gaan zij als eerste na of die onder de witwaswetgeving valt of niet. Stéphanie: Als het beursgenoteerde bedrijven zijn, dan is het heel gemakkelijk om die informatie op te zoeken. Maar bij andere bedrijven is dat helemaal niet zo simpel. En het verschilt ook nog eens per land: voor Nederlandse bedrijven heb je bijvoorbeeld een heel goede databank, waar je heel gemakkelijk de structuur van een vennootschap kunt zien. Je klikt ergens op en dan heb je dat. Maar in België is dat niet zo simpel.

Els: Om terug te komen op wie die compliance-functie krijgt: ik weet niet of ik die verantwoordelijkheid wel wil dragen. Ik wil daaraan meewerken en ik wil informatie geven, maar ik wil de eindverantwoordelijkheid daar niet over hebben.

Fleur: Ik ook niet.

Jo: En dan heb je ook heel veel informatie nodig over de structuur van de deal die de advocaten en de cliënt aangaan. Alleen de partner die daarmee bezig is, heeft daar volledig zicht op. Dus daar zit je echt met een informatieprobleem. Logischerwijze kijkt iedereen in de organisatie naar ons als kennis- of informatiemanagers, want wij zijn de mensen van de bibliotheek die de databank beheren. Maar dat zijn helaas geen simpele opzoekingen. Hoe denken jullie dat het profiel van juridische privébibliothecaris gaat evolueren in de toekomst?

Laurent: Zoals al gezegd is, zijn we geëvolueerd van een bib bestaande uit enkel boeken naar een omgeving met meer online naslagwerken. Ik ben nieuwsgierig naar wat er nog allemaal op ons af gaat komen in de toekomst, zoals databanken die werken met artificial intelligence (AI).

Jo: Ik denk dat de basis zal blijven: dat we zekerheid bieden aan de eindgebruiker. Je mag eender welk AI-systeem invoeren, de vragen die we krijgen van de advocaten zullen hetzelfde blijven: hebben we alles onderzocht? Zijn er zaken die we vergeten zijn? Dat soort dingen gaan er altijd in blijven zitten. Ik denk niet dat boeken zullen verdwijnen. Vroeger werd ook gezegd dat we geen papieren kranten meer zouden hebben, maar dat is nu ook al tien jaar geleden en ze zijn er nog altijd. Ik denk dat digitaal vooral een aanvulling is voor papier en geen vervanging. Qua zoeken is een digitale drager natuurlijk super, maar niet qua verwerken.

Willem: Ik denk dat we meer naar een coördinerende functie gaan tussen de noden van de gebruikers en het begeleiden van de oplossingen. Dat is toch mijn hoop. Als we kijken naar de sector, zie je ook wel dat die aan het professionaliseren is. Als je kijkt naar de profielen van de mensen hier, en het feit dat we hier samenzitten en dit gesprek voeren, dan is dat natuurlijk een positief teken.

Om af te sluiten: wat zijn de mooiste aspecten van jullie job?

Laurent: Over het algemeen zijn onze bibliotheekgebruikers heel vriendelijk en dankbaar. Ik heb een goed contact met hen en ik kan zeggen dat ik een goed gevarieerde en plezante job heb.

Martijn: Ja, het is een mooie job. De hoeveelheid afwisseling van elke dag maakt het ook interessant om te doen.

Fleur: We hebben natuurlijk ook nog veel administratieve, soms saaie taken te doen, maar die worden dan afgewisseld wanneer we bijvoorbeeld nieuwe technologie gaan uitpluizen, zoals een nieuwe databank of een nieuwe tool waarover je advies gevraagd wordt.

Martijn: Om daarna weer helemaal naar de andere kant te gaan en oude wetgeving op te zoeken. Els: Wij worden ook met heel veel respect behandeld. Wat mij echt opvalt, is dat er toch veel tijd en geld in onze bibliotheken gestoken wordt. Ze worden met heel veel liefde in ere gehouden, en vormen zo toch wel visitekaartjes. Bij ons hebben ze ook veel geïnvesteerd in een mooie en goed uitgebouwde bibliotheek.

Fleur: Maar we zijn wel een heel dure kostenplaats. Laurent: Dat is zo, maar wat is 200 euro voor een kantoor als dat boek de gezochte informatie aanlevert en de zaak vooruit helpt? Willem: Maar Fleur, jij zegt dat het een dure kostenplaats is, maar het is dan ook een kennisbedrijf. Zonder de bibliotheek kunnen ze niet werken. Fleur: Dat is waar. Zonder de bibliotheek staan ze nergens. In elk geval denk ik dat het leuk is om te eindigen met het feit dat er rekening met ons gehouden wordt. Dat geeft een fijn gevoel om zo te komen werken. We zijn onmisbaar.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be