Sinds eind 2018 loopt er een overleg tussen de Faculteitsbibliotheek Ingenieurswetenschappen en Architectuur (FEA Bibliotheek), de Kunstenbibliotheek en de Sint-Lucasbibliotheek Gent. Dit overleg werd gekoppeld aan het afstudeerproject voor haar Graduaat Bibliotheekwezen en Documentaire Informatiekunde (BDI) aan het PCVO VSPW Gent door Kathy Laroy. Zij liep tijdens het studiejaar 2018-2019 stage in de FEA Bibliotheek. Zo ontstond het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent.

Projectwerk architectuurbibliotheken Gent

De drie partnerbibliotheken bevinden zich in hetzelfde geografische gebied en hebben voor een groot deel dezelfde doelgroep en doelstellingen. Ze hebben qua inhoud, infrastructuur en werkwijze veel gemeen en vullen elkaar aan, maar ze maken stuk voor stuk deel uit van andere overkoepelende instellingen. Het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent onderzocht methodes om kennisdeling te stimuleren en werkte enkele concrete initiatieven uit om de volgende doelstellingen te realiseren:

1. Verbinden

Vanuit een geloof in het belang van samenwerking, communicatie, connectie, participatie en communityversterking gaf Kathy Laroy haar eindwerk de opdracht ‘Connect to thrive’ mee. Deze uitdrukking wordt binnen tal van verschillende contexten gebruikt, zoals binnen het werkveld van de psychologie, sociologie, hr-management en de (internet)gemeenschap. 

Steeds meer studies wijzen uit dat een gevoel van (sociale) verbondenheid de lichamelijke gezondheid en het mentale 
en emotionele welzijn verbetert. Het mag echter voor zich spreken dat connectie niet enkel in het voordeel is van de gezondheid en het welzijn van het individu, maar ook in het voordeel van het welvaren van organisaties en gemeenschappen.

De relevantie van het streven naar connectie vindt ook weerklank in de twee kernconclusies van IFLA in The Global Vision Report Summary¹ uit 2018: “We are united globally in our goals and values” en “We must connect global and local actions effectively”. IFLA schuift in dit rapport “A strong and united library field powering literate, informed and participative societies” als toekomstvisie naar voren. 

Het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent wilde dan ook een verbondenheid creëren die de drie bibliotheken en hun gebruikers ten goede komt en die het communitygevoel versterkt. Dit in de geest van de volgende uitspraak van de bekende Amerikaanse bibliothecaris R. David Lankes:

2. Interne informatieverzameling en communicatie

Bij de aanvang van het projectwerk werden alle gegevens over de dienstverlening, collectie, werking en dergelijke van de drie Gentse architectuurbibliotheken verzameld in een Exceldocument. Dat document werd intern gedeeld via een gemeenschappelijke Google Drive-map zodat het door de drie bibliotheken geconsulteerd en aangepast kon worden.

Enerzijds dient deze informatie voor onderlinge kennisdeling. Anderzijds is het een tool om vragen van gebruikers te kunnen beantwoorden en hen op een gepaste manier te kunnen doorverwijzen. 

3. In kaart brengen van de tijdschriftencollectie van de FEA Bibliotheek

In de loop der jaren ontving de FEA Bibliotheek tal van schenkingen van verschillende tijdschrifttitels. In het kader van het projectwerk werden deze schenkingen verwerkt door de medewerkers van de FEA Bibliotheek: er werd ontdubbeld en er werd een lijst gemaakt van de dubbele exemplaren, en de unieke tijdschriften werden gecatalografeerd. 

Daarnaast werden duidelijke overzichtslijsten van de tijdschriftencollectie van de FEA Bibliotheek gemaakt. Om de werking en de dienstverlening te verbeteren, zijn deze lijsten online geplaatst op de website https://archbibgent.be.

De personeelsleden en gebruikers van de drie partnerbibliotheken kunnen hierdoor gemakkelijker opzoeken welk (nummer van een) tijdschrift beschikbaar is. Bovendien kunnen deze lijsten gebruikt worden om in de toekomst een duurzaam bewaarbeleid uit te stippelen.

4. Marketing

Marketing gaat fundamenteel over het creëren van (meer)waarde, de communicatie hierover en de promotie daarrond. Het is een goed hulpinstrument om een strategische koers uit te stippelen,vorm en inhoud te bepalen en communicatie en promotie op een gestructureerde manier vorm te geven.

Het projectwerk had tot doel om de zichtbaarheid van de drie bibliotheken zowel samen als apart te verhogen: in de stad, in de architectuur-, onderwijs- en bibliotheekwereld als op het internet. Het moest ervoor zorgen dat gebruikers beter hun weg kunnen vinden naar, in en tussen de drie bibliotheken.

Tevens beoogde het de dienstverlening van de drie bibliotheken duidelijk aan de gebruikers te presenteren en de collecties van de drie bibliotheken transparanter, toegankelijker en werkbaarder te maken.

Dat alles werd nagestreefd door middel van de volgende publicrelationsaspecten:

• Lancering van een website (https://archbibgent.be) die fungeert als een gebruikersgids.
• Verspreiding van een gedrukte en digitale overzichtsfolder met concrete, praktische info over de drie bibliotheken.
• Organisatie van een gratis tijdschriftenmarkt op donderdag 4 april 2019. Hierop werden de dubbele architectuurtijdschriften van de FEA Bibliotheek aan externe geïnteresseerden aangeboden. Voorafgaand kregen leden van de vakgroep Architectuur en Stedenbouw (UGent), leden van het Overleg Kunstbibliotheken Vlaanderen (OKBV) en de partnerbibliotheken de kans om een keuze te maken uit het aanbod.
• Organisatie van een lanceringsevenement Architectuurbibliotheken Gent, eveneens op donderdag 4 april 2019. Het projectwerk vertrok vanuit de concrete noden van de drie partnerbibliotheken. 

De website en de overzichtsfolder formuleerden hierop een concreet antwoord. Maar na verloop van tijd werd duidelijk dat het nuttig en gunstig kon zijn om over de grenzen van de drie partnerbibliotheken heen te kijken. Met deze gedachte in het achterhoofd werd op het lanceringsevenement een debat georganiseerd met collega’s en partners van verschillende bibliotheken, archieven en organisaties.

Zo waren er onder andere vertegenwoordigers van de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte (UGent), de Sint-Lucasbibliotheek in Gent en Brussel (2Bergen, KU Leuven), het Vlaams Architectuurinstituut (VAi), het Archief Gent, het netwerk van Gentse culturele instellingen Stad van Kennis en Cultuur en de Gentse stadsbibliotheek de Krook.

Dit leidde tot een zeer interessant gesprek waarin een eerste aanzet gegeven werd tot een mogelijke voortzetting en verruiming van het project in de toekomst. Een verslag van het lanceringsevenement kun je lezen op https://archbibgent.be/nieuws.html.

De website en de folder zetten vooral in op de zichtbaarheid van de drie partnerbibliotheken, hun collecties, hun dienstverlening en het project Architectuurbibliotheken Gent. Idealiter levert marketing een win-winsituatie op waarbij men behoeftes vervult door producten/diensten en (meer)waarde te creëren en deze uit te wisselen.

Dat impliceert dat alle betrokkenen en belanghebbenden bijdragen aan de gecreëerde (meer)waarde, dus ook de doelgroepen zelf. Vandaar ook dat ernaar gestreefd werd dat zij zouden participeren in en beter worden van het projectwerk, meer bepaald door deelname aan de tijdschriftenmarkt en het lanceringsevenement.

Andere gelijkaardige en aansluitende initiatieven

Het is interessant om te zien dat het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent aansluiting vindt bij tal van andere initiatieven. Dat gegeven schept mogelijkheden om in de toekomst nieuwe samenwerkingen op te starten of bestaande samenwerkingen uit te diepen.

Stad van Kennis en Cultuur

Zo sluit Stad van Kennis en Cultuur naadloos aan bij de idee van samenwerking op basis van geografische en inhoudelijke nabijheid. Deze seminariereeks werd opgestart door professor doctor ingenieur-architect Pieter Uyttenhove van de vakgroep Architectuur en Stedenbouw. 

Het initiatief richt zich op het Gentse stadsdeel gelegen tussen de Bijlokesite, het Citadelpark en de Waalse Krook - ook wel het Kunstenkwartier genoemd - en op de talrijke instellingen in dit gebied, die als voornaamste opdracht hebben om collecties te bewaren en te ontsluiten.

Naast vaste waarden zoals het Museum voor Schone Kunsten (MSK) en de Boekentoren hebben tal van nieuwe archieven, bibliotheken en musea zich de voorbije decennia in dit gebied gevestigd. Voorbeelden hiervan zijn het Rijksarchief, de stadsbibliotheek de Krook, het Stadsmuseum Gent (STAM) en het Stedelijk Museum voor Actuele Kunst (S.M.A.K.).

Deze geografische nabijheid biedt meerdere kansen om dit netwerk van culturele instellingen verder te ontwikkelen, zichtbaar te maken en om volop in te zetten op interactie en samenwerking. Via seminars en workshops wil Stad van Kennis en Cultuur hierover reflectie op gang brengen.

Sinds eind 2018 concentreren de bijeenkomsten van Stad van Kennis en Cultuur zich op de mogelijkheden en de praktische aanpak van het inzetten van Wikipedia binnen de context van bibliotheken, musea en andere culturele organisaties. De nadruk ligt hierbij op het zichtbaar maken van de collecties. De drie partnerbibliotheken van het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent zijn hierbij betrokken.

Vlaams Architectuurinstituut (VAi)

In de aanloop naar het lanceringsevenement werd er afgestemd met het VAi. In 2008 zijn er immers verschillende architectuurbibliotheken samengebracht in het Platform Bibliotheken. De leden van dit platform waren ook partners in het project Architectuurtijdschriften dat onder de vleugels van het VAi tot stand kwam.

De voornaamste doelstellingen van dit project waren behoud en beheer, herverdeling, digitalisering, documentatie en kennisdeling. Meer informatie over dit project is te vinden op https://www.vai.be/projecten/architectuurtijdschriften. 

Uit dit contact bleek dat het VAi geïnteresseerd was in het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent. Daarom waren ook zij aanwezig op het lanceringsevenement en namen ze actief deel aan het debat. Dit bood een eerste perspectief tot eventuele voortzetting en verruiming van het projectwerk. 

In 2019 organiseerde het VAi in Gent overigens het Festival van de architectuur (F/a) met als thema ‘Verbind de stad!’, wat mooi aansloot bij de intentie van het projectwerk.

Depotprojecten

Sinds 2006 werd een aantal depotprojecten opgezet om het bezit van bepaalde seriële publicaties bij verschillende organisaties in kaart te brengen en dat te koppelen aan een duurzaam bewaarbeleid. Voorbeelden hiervan zijn Biomed binnen de biomedische wetenschappen, BioDing binnen de bio-ingenieurswetenschappen en GovPub binnen het domein van de seriële overheidspublicaties. 

Bij al deze projecten werden depothouders in verschillende regio’s of provincies aangewezen. Zo wordt elke titel op ten minste één plaats bewaard en kunnen de collecties efficiënter en rationeler beheerd worden.

Meerwaarde van deze samenwerkingsinitiatieven

Deze initiatieven illustreren stuk voor stuk de meerwaarde van samenwerkingen tussen instellingen met dezelfde doelstellingen en/of doelgroepen. Zij kunnen expertise en middelen delen, wat leidt tot een betere werking en een betere bediening van de doelgroepen.

In tijden van financiële druk kan samenwerking een prima strategie blijken om het hoofd collectief boven water te houden. Waarom zou je concurreren als een partnerschap beter loont voor alle betrokken partijen? Bovendien is samenwerken niet enkel kostenbesparend en efficiënter, maar schept het ook meer voldoening.

Evaluatie en toekomst van het projectwerk

Architectuurbibliotheken Gent was een groot en ambitieus projectwerk dat de dienstverlening en het informatieaanbod van de partnerbibliotheken duidelijker in beeld wilde brengen. Er werd geprobeerd om het te realiseren door de drie bibliotheken zowel samen als apart beter zichtbaar te maken in de stad, binnen het werkveld en op het internet.

Er werd ook ingezet op het transparanter, toegankelijker en werkbaarder maken van de collecties. Bij dit alles werd het versterken van het communitygevoel nagestreefd.

Al deze zaken vergden behoorlijk wat analyse, planning, realisaties en (tussentijdse) evaluaties. Uiteindelijk bleek het projectwerk te groot om binnen de beschikbare stageperiode en met de beschikbare middelen te realiseren.

Bovendien speelden onverwachte externe factoren en de wet van Murphy geen gunstige rol. Dat neemt niet weg dat er een mooi resultaat geboekt is en dat alle doelstellingen behaald werden.

Het debat dat doorging in het kader van het lanceringsevenement opende een aantal mogelijke pistes waarlangs het project verder kan evolueren. De belangrijkste verzuchtingen van de deelnemers aan het debat hielden verband met:

• expertisedeling over collectievorming;
• behoud en beheer van tijdschriften;
• informatiegeletterdheid.

Het was duidelijk dat het draagvlak voor samenwerking rond deze thema’s verder reikt dan de drie partnerbibliotheken. Idealiter kan het project over de grenzen van Architectuurbibliotheken Gent en de eigen instellingen heen getild worden, wie weet zelfs over de grenzen van de stad of regio. Misschien is er een coördinerende rol weggelegd voor het VAi voor de voortzetting van het project extra muros?

Voortzetting van het initiatief intra muros: De denktafel

Om alvast intra muros in te spelen op de behoeften die aan bod kwamen tijdens het debat, en om het project Architectuurbibliotheken Gent verder te zetten, startten de Faculteitsbibliotheek Ingenieurswetenschappen en Architectuur, de Kunstenbibliotheek en de Sint-Lucasbibliotheek met een nieuwe formule: de Denktafel.

De Denktafel verzamelt de collega’s uit deze drie Gentse academische architectuur- en kunstbibliotheken rond de tafel, en biedt hun de kans om kennis en expertise met elkaar te delen rond thema’s uit hun bibliotheekpraktijk. Hierbij bestaat de mogelijkheid om deskundigen uit het werkveld uit te nodigen. 

Denktafel #1: Collectievorming architectuur- en kunstbibliotheken Gent

De bedoeling van de eerste editie van de Denktafel op maandag 9 december 2019 was om na te denken en te discussiëren over het thema Collectievorming architectuur- en kunstbibliotheken Gent. 

Beatrijs Goegebuer, van het Collectieteam Kunstwetenschappen en Wijsbegeerte binnen de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte (UGent), bracht een presentatie over de Collectieplannen voor de kunstwetenschappen.

Zij ging hierbij vooral dieper in op het collectieprofiel; meer bepaald de kerncijfers, de collectie-analyse en de collectievorming. De toegepaste methodes en bevindingen rond de collectieprofielen werden door de aanwezige acquisitieverantwoordelijken zeer nuttig bevonden. 

Tijdens het aansluitende gesprek kwam duidelijk tot uiting dat het voor de bibliotheken van de UGent moeilijk is om op het vlak van collectievorming zelf veel gewicht in de schaal te leggen. Ze zijn immers afhankelijk van de beschikbare budgetten en het zijn vooral de vakgroepen en docenten die bepalen wat er aangekocht wordt. Hierdoor is het moeilijk om de verschillende collecties onderling op elkaar af te stemmen. 

Dat de meeste bibliotheken zich geconfronteerd zien met plaatsgebrek en vraagstukken rond bewaring en ontsluiting, dat de scholarly output elke negen jaar verdubbelt en dat de prijzen blijven stijgen, vooral van (digitale) tijdschriften, vraagt echter om rationele keuzes.

Hendrik Defoort, adviseur Moderne Fondsen van de Universiteitsbibliotheek UGent, had het vervolgens over Profielen en tools: erfgoedcollecties tussen droom, daad en planning. Een praktijktraject @Boekentoren UGent. Hij belichtte hierbij de bewaarfunctie van de Universiteitsbibliotheek UGent. 

Dit is immers niet enkel een wetenschappelijke bibliotheek, maar ook een erfgoedbibliotheek die enkele unieke en bijzondere collecties bewaart. De Boekentoren beschikt over 120 fondsen op 42 lopende kilometer. Ook voor deze verschillende fondsen werden collectieprofielen opgesteld.

Tot slot belichtte Katarina Bencova, bibliothecaris van de Sint-Lucasbibliotheek Gent, The wisdom of the crowd: formele en informele participatie van bibliotheekgebruikers bij de collectievorming. Ze had het over informele manieren om de gebruikers op de hoogte te brengen van de nieuwe aanwinsten en hen te engageren om te participeren aan de collectievorming via aankoopsuggesties.

 In de Sint-Lucasbibliotheek Gent gebruikt men hiervoor sociale media en communicatie via e-mail. Daarnaastworden de nieuwe aanwinsten opvallend geëtaleerd binnen de bibliotheek. De collega’s van de Kunstenbibliotheek meldden dat ook zij sterk inzetten op het visueel in de kijker plaatsen van de nieuwe aanwinsten, zowel op het internet als in de bibliotheek zelf.

Naast deze informele manieren om aan collectievorming en -presentatie te doen, wordt er in de Sint-Lucasbibliotheek ook op een formele wijze aan collectieontwikkeling gedaan. Net zoals in de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte zal het conspectusmodel van IFLA geïmplementeerd worden in het collectiebeleidsplan van de LUCA Bibliotheken.

Ook in de Kunstenbibliotheek wordt er op een formele wijze aan collectievorming gedaan. Bij hen wordt dat georganiseerd in thematische werkgroepen met afgevaardigden van de partners en vakgroepsvertegenwoordigers.

Tijdens en tussen de presentaties door was er voldoende ruimte om tot een goed gesprek te komen, waarbij de aanwezigen ideeën uitwisselden. Zo werd de oorspronkelijke bedoeling van het overleg, met name het delen van expertise en kennis, omgezet in de praktijk.

Tijdens het projectwerk Architectuurbibliotheken Gent werd een overzichtsfolder en een online gebruikersgids uitgewerkt met alle praktische gegevens over de dienstverlening en de collecties van de Faculteitsbibliotheek Ingenieurswetenschappen en Architectuur, de Kunstenbibliotheek en de Sint-Lucasbibliotheek Gent. 

Daarnaast werden twee evenementen georganiseerd: een tijdschriftenmarkt en een lanceringsevenement. Na afronding van het stageproject zijn de drie Gentse architectuurbibliotheken gestart met de Denktafel, een overleggelegenheid waarbij ze kennis delen rond thema’s die blijvende aandacht verdienen.

Benieuwd naar meer?

Wil je meer informatie over Architectuurbibliotheken Gent of ben je benieuwd welke richting het initiatief verder uitgaat? Meer informatie vind je op de website https://archbibgent.be.

¹ IFLA. (2018). The Global Vision report summary. Retrieved 20 mei 2019, from https://www.ifla.org/files/assets/GVMultimedia/publications/gv-report-summary_2.pdf

² Lankes , R. D. (2012). Beyond the Bullet Points: Bad Libraries Build Collections, Good Libraries Build Services, Great Libraries Build Communities. Opgeroepen op 19 november 2018, van https://davidlankes.org/beyond-the-bullet-points-bad-libraries-build-collections-good-libraries-build-services-great-libraries-build-communities