In Vlaanderen zijn er 300 gemeenten. De bevoegdheden van de lokale besturen werden recent uitgebreid door de afslanking van de provincies. Ook de integratie van de OCMW’s en de gemeentebesturen en de voortschrijdende digitalisering vormen belangrijke uitdagingen voor het archief- en informatiebeheer. De aanwerving van een archivaris-informatiebeheerder dringt zich op, maar voor kleinere gemeenten is dat financieel niet altijd haalbaar. Een oplossing kan erin bestaan om de handen in elkaar te slaan en de krachten te bundelen. Tussen 2007 en 2020 ontstonden zo acht bovenlokale samenwerkingsverbanden voor archief- en informatiebeheer. Een of meerdere personen werden aangeworven om in verschillende gemeenten de hand aan de ploeg te slaan. In de tabel hieronder volgt een overzicht.

Vandaag zijn er zo’n twaalf intergemeentelijke archivarisseninformatiebeheerders aan de slag, die samen meer dan 50 gemeenten in Vlaanderen bedienen. Meer dan één gemeente op de zes in Vlaanderen heeft dus een intergemeentelijk archivaris! "Intergemeentelijke archiefwerking wordt sexy,” lacht Bram Dierckx, intergemeentelijk archivaris in de Zuiderkempen. 

Tijd voor een tussentijdse balans en een gesprek met Leen Breyne (Midwest), Bram Dierckx (Zuiderkempen), Tijs Goethals (Poperinge-Vleteren), Jeroen Hens (Noorderkempen), Glenn Hoens en Michiel Vandenabeele (Welzijnsband Meetjesland), Nathalie Martens (Welzijnskoepel in Vlaams-Brabant) en Liese Vandoninck (Land Van Dendermonde).

Wat zijn de belangrijkste dingen die jullie gerealiseerd hebben in de voorbije jaren? Waar zijn jullie het meest trots op?

Leen Breyne (Midwest): We begonnen eigenlijk allemaal in gemeenten waar voordien weinig of niets gebeurde op het vlak van archief- en informatiebeheer. De zolders en kelders puilden uit, vele diensten worstelden met plaatsgebrek.  We hebben op een paar jaar tijd echt wel een verschil gemaakt. 

Michiel Vandenabeele (Welzijnsband Meetjesland): Ik begon vooral met veel in kaart te brengen, en ik werkte doelgericht op een aantal haalbare prioriteiten. We zetten daarbij in eerste instantie in op quick wins en veel vernietigingen. Hiermee kun je duidelijke resultaten voorleggen.

Glenn Hoens (Welzijnsband Meetjesland): Zeker als je foto’s maakt en concrete cijfers kunt geven. De lokale besturen zien dan dat de werking op zijn pootjes terechtkomt, en ze plukken er dus ook de vruchten van.

Bram Dierckx (Zuiderkempen): Er zijn natuurlijk belangrijke schaalvoordelen. De lokale besturen kunnen bijvoorbeeld voordeliger samen archiefdozen aankopen, en met een intergemeentelijk archivaris besparen ze natuurlijk ook op loonkosten. Ervaringen, richtlijnen en expertise worden gedeeld.

Jeroen Hens (Noorderkempen): De bewustmaking op het terrein vind ik ook erg belangrijk. Het personeel van de lokale besturen waar ik mee werk, wist aanvankelijk weinig of niets over selectie, bewaartermijnen, wettelijke normen, enz. Ik heb heel veel tijd geïnvesteerd in vorming, en je ziet ondertussen wel een mentaliteitswijziging.

Michiel: Ja, de diensten beginnen je te kennen. Mensen komen dan ook met concrete problemen naar je toe.

In een debat tijdens Informatie aan Zee in september 2019 meende een collega dat een echte efficiëntiewinst en schaalvoordelen tussen gemeenten eigenlijk slechts gerealiseerd kunnen worden door een gemeenschappelijk depot. Wat vinden jullie daarvan?

Glenn: Bij dynamisch of semidynamisch archief is dat zeker niet realistisch. Lokale besturen zijn nu eenmaal autonoom, ze willen hun documenten bij de hand hebben en zelf kunnen raadplegen. Ze kunnen zich moeilijk kilometers verplaatsen om een archiefstuk op te zoeken. Ze houden de stukken van hun interne werking ook liever in huis.

Michiel: Vergeet ook niet dat het publiek vaak gehecht is aan het lokaal archief, zeker de genealogen.

Bram: Anderzijds kan een regionale erfgoedwerking wel, bijvoorbeeld als kenniscentrum, in samenwerking met heemkundige of erfgoedverenigingen. Het historisch archief van verschillende gemeenten zou je kunnen centraliseren.

Michiel: Ja, maar hoe ga je dan het verschil maken tussen ‘historisch’ en ‘administratief’ archief? Is dat geen kunstmatigeopdeling? Je kunt ook geen culturele archiefwerking uitbouwen als je administratie of je depot niet op orde staat. Door systematisch het ‘administratief’ archief aan te pakken hebben we zo een aantal prachtige kermisaffiches gevonden.

Leen: Er is in Midden-West-Vlaanderen gepraat over een regionaal depot, maar dat is op niets uitgedraaid. Nochtans bestaan er noden in die richting; misschien niet in de eerste plaats voor archivistiek, maar wel voor archeologie of kunstvoorwerpen.

Bepaalde lokale besturen doen recent een beroep op privéfirma’s om hun archief extern op te slaan. Is dat een interessante optie?

Michiel en Glenn: Wij hebben op basis van een offerte van een Nederlandse firma een financiële analyse gemaakt. Hieruit bleek dat eigen archiefbeheer op termijn duidelijk goedkoper is dan extern bewaren, maar elke situatie moet apart bekeken worden. Geen enkel archief is namelijk hetzelfde.

Bram: Dat klopt! Ook in mijn werkingsgebied bleek de investering in rollende rekken voordeliger dan externe bewaring. Eeneigen installatie kon op korte termijn worden ‘terugverdiend’. Bovendien blijf je op die manier - duurzaam - genieten van de voordelen van het eigen beheer.

Op basis van jullie verhalen krijg ik de indruk dat jullie vooral werken met papieren archief. Maar hoe zit het met digitale documenten, workflows, mappenstructuren, IT-toepassingen? Worden jullie daar ook bij betrokken?

Glenn: Dat hangt af van de concrete vragen van de lokale besturen zelf.

Leen: Het klopt dat we in het begin voornamelijk opruimacties opgezet hebben. Maar onze lokale besturen waren van bij de aanvang vragende partij om ook op digitaal archiefbeheer in te zetten. Binnen ons team heeft een medewerker dan ook de specifieke taak om in te zetten op digitaal documentbeheer. Omdat er eerst een vertrouwensband moet zijn, en omdat er toch enige weerstand is wanneer je over werkprocessen begint, duurde het toch even vooraleer we bij Midwest ook echt werk konden maken van digitaal documentbeheer. Ondertussen trekken we met ons archiefteam wel volledig deze kaart.

Michiel: Het analoge en digitale archief moeten inderdaad gekoppeld worden. In veel kleinere, lokale besturen is dat nog gescheiden.

Nathalie Martens (Welzijnskoepel in Vlaams-Brabant): Als intergemeentelijk archivaris voor vijftien gemeenten en OCMW’s, heb ik het probleem dat de werkgroepen rond digitale werkprocessen op gemeentelijk niveau gebeuren, en dat ik daar niet altijd bij betrokken word.

Jeroen: IT-mensen houden zich meestal niet bezig met archief. Als de netwerkschijf volloopt, voorzien ze extra schijfruimte, zonder veel na te denken over de kosten of de efficiëntie daarvan.

Bram: Overleg is cruciaal, zowel met de collega’s van IT als met de managementteams. Verschillende keren per jaar zit ik met hen samen. Ik spendeer ook veel tijd aan het streven naar uniforme procedures, bijvoorbeeld rond naamgeving, of mappenstructuren gekoppeld aan beheersregels en vernietiging. Heb ik tijd om iedereen daarin te begeleiden? Nee. Doe ik het? Ja, zoveel mogelijk, want een integrale werking is belangrijk, en er bestaat op het terrein ook grote nood aan.

Michiel: In veel kleine gemeenten staat de digitalisering nog in haar kinderschoenen. We hopen dat er vanuit de Vlaamse overheid een duidelijke regelgeving komt, waaraan lokale besturen moeten voldoen. Dan kunnen we daarop inspelen en hebben we een voorbeeld van een goede praktijk. 

Recent sprak Willem Vanneste in Meta nog over ‘de Januskop’ van archief. We hebben een vak met twee gezichten: een historisch erfgoedaspect en het administratief beheer. Hoe is de relatie tussen beide in jullie werk?

Tijs Goethals (Poperinge-Vleteren): Bij mij in Poperinge-Vleteren is dat ongeveer fiftyfifty. We hebben 42 vrijwilligers, we houden een leeszaal open en we werken samen met de beeldbank Westhoek Verbeeldt en de Erfgoedcel, die ons een kleine subsidie geeft. Die culturele werking wordt sterk geapprecieerd door de lokale politiek. We zetten ook in op communicatie via sociale media.

Nathalie: Ik werk voor vijftien lokale besturen rond Brussel, van Liedekerke tot Kampenhout. Het gaat vooral om OCMW’s, die weinig historisch archief hebben. De noden van die besturen zijn in de eerste plaats administratief.

Michiel: De Welzijnsband begon ook als een OCMW-vereniging, maar heeft ondertussen zijn werking uitgebreid naar de gemeentebesturen zelf. Hier worden wij frequent aangesproken rond het aspect historisch erfgoed. Denk daarbij bijvoorbeeld aan genealogische opzoekingen.

Leen: Projectvereniging BIE speelde een trekkersrol bij onze oprichting als intergemeentelijke archiefdienst, maar eigenlijk komen we niet echt toe aan een erfgoedwerking. Een leeszaal hebben we niet, maar het archief is wel op afspraak raadpleegbaar. We vinden het echter belangrijk om met het archief naar buiten te treden en deden zo al eens mee aan Erfgoeddag. Dat is toen zeer goed meegevallen, zowel de lokale besturen als de bezoekers waren enthousiast. We zullen in de toekomst dan ook proberen om dit te blijven doen.

Bram: Ook bij ons in de Kempen nam de Erfgoedcel het initiatief om de intergemeentelijke archiefdienst op te zetten. Momenteel domineert de interne werking bij de lokale besturen. Daar is nu eenmaal heel veel werk. Maar de visibiliteit die je kunt genereren met een erfgoedwerking is positief. Vrijwilligers spelen een rol in onze erfgoedwerking, maar het zijn steeds maar een paar mensen. Ook bij ons is archief raadpleegbaar op afspraak, maar een leeszaal is er niet. 

Jeroen: Ik probeer regelmatig te communiceren met het publiek via de kanalen van de Erfgoedcel.

Wat moet je kennen en kunnen om een goed intergemeentelijk archivaris te zijn? Hoe zit het met de verhouding tussen vakkennis en soft skills?

Jeroen: Het allerbelangrijkste is eigenlijk dat je deel van het team wordt, dat je je goed integreert en dat ze je zien als ‘een van hen’.

Leen: Zeker! Natuurlijk is het belangrijk om noties te hebben over archiefwerking, maar dat geeft niet de doorslag. Soft skills zoals empathie, sociale vaardigheden, een gesprek kunnen voeren en een band kunnen vormen met de mensen ter plaatse, dat is eigenlijk veel belangrijker. Ik zeg altijd dat je niet onmiddellijk naar de archiefruimte op de zolder of in de kelder moet gaan, maar dat je best eerst even bij iedereen langsgaat om kennis te maken.

Glenn: Inderdaad. Je mag niet heel de dag op je stoel blijven zitten. Bij het aanwerven van nieuwe collega-archivarissen letten wij ook op het belangrijke sociale aspect. Je bent er niet enkel om hun de les te spellen, maar samen met hen het archiefpad te bewandelen.

Tijs: En vergeet de koffiepauzes niet (lacht)!

Jeroen: Ja, eigenlijk is het belangrijk dat de poetsdames overal gaan vertellen dat die persoon van het archief eigenlijk wel een toffe mens is (lacht).

Michiel: Je mag inderdaad niet op een eiland gaan zitten. Samenwerking met de diensten is gewoon nodig om de werklast te verdelen.

Bram: Je kunt een intergemeentelijk archivaris vergelijken met een helikopter die boven een regio zweeft, maar die regelmatig landt en dat zowel bij het management, de administratieve medewerkers op de diensten, de poetsploeg of de ‘koffiemadam’. Als je er bent, moet je zichtbaar en aanspreekbaar zijn, zelf mensen aanspreken, en natuurlijk ook de clichés of misverstanden doorprikken. Zo vroegen de mannen van de groendienst ooit ‘waar mijn schop was’, omdat ze dachten dat ik een archeoloog was (lacht)!

Tijdens de laatste editie van Informatie aan Zee is o.a. gedebatteerd over de vraag of archivaris-informatiebeheerder een knelpuntberoep wordt. Het voorbeeld dat daar gegeven werd, is de vacature van intergemeentelijk archivaris in het Pajottenland, die niet ingevuld raakte. Wat denken jullie daarvan?

Glenn: Bij ons in het Meetjesland ging het al met al vrij vlot om mensen te vinden. We hadden een vacature op A-niveau, en daar hebben toch zo’n tien kandidaten op gereageerd. 

Nathalie: Wij hebben wel wat moeilijkheden. Momenteel is er een tweede oproep voor een halftijdse job, maar de respons is eerder beperkt.

Bram: Het valt me op dat vacatures voor archivaris of informatiebeheerder bij één lokaal bestuur gemakkelijker ingevuld raken, zeker als het jobs zijn van onbepaalde duur. Bij vacatures voor intergemeentelijke archivarissen schrikt het feit dat je voor meerdere gemeenten moet werken, misschien wat af, ook al omdat het vaak om tijdelijke jobs gaat.

Het werk is natuurlijk ook niet te onderschatten en heel divers. Ikzelf ben verantwoordelijk voor twintig kilometer papieren archief van vijf gemeenten en vijf OCMW’s. Daar komen ook nog enkele terabytes aan digitaal archief bij per partner. Het verschil met archivarissen die het bestand van een kleiner lokaal bestuur beheren, is soms groot. Voor regio’s die wat minder centraal liggen, is het dikwijls ook wat lastiger om mensen te vinden.

Tijs: Wat in West-Vlaanderen heel positief werkte, waren de subsidies van de provincie aan lokale besturen. In 2007 kon ik zo aangeworven worden. De provincie eiste toen dat de lokale besturen zich in ruil voor de subsidie voor minstens tien jaar zouden engageren.

Leen: Ook bij Midwest speelde dat en was de provinciale subsidie de trigger om in te zetten op archief- en documentbeheer. Er werd aanvankelijk een aangeworven voor bepaalde duur, nl. drie jaar. Ondertussen hebben de besturen beslist om vanaf 2020 iedereen binnen het intergemeentelijk archiefteam een contract van onbepaalde duur te geven.intergemeentelijk archiefteam

Is de afslanking van de provincies dan geen probleem? Die financiële steun valt nu toch weg? Zou de Vlaamse overheid een ondersteunende rol kunnen spelen?

Tijs: In West-Vlaanderen is er wel wat continuïteit, bijvoorbeeld met het programma Probat van de provincie, waardoor we inventarissen online konden zetten, maar ook bijvoorbeeld foto’s van onze charters. Ook het West-Vlaams Archievenplatform (WAP) werkt verder, en de samenwerking met het Rijksarchief loopt vlot. Er bestaat wel een vrees bij de kleinere gemeenten dat ze minder gehoord zullen worden op het Vlaamse niveau, als het provinciale niveau zou wegvallen.

Bram: Bij ons in de Kempen is het merendeel van de financiële en praktische ondersteuning door de provincie Antwerpen inderdaad weggevallen. Ook de werking en de activiteiten van de Kring van Archivarissen Provincie Antwerpen (KAPA) staan op een laag pitje. Op regionaal vlak werd er wel een poging gedaan voor de uitbouw van een gemeenschappelijk archiefbeheersysteem, maar dat project staat momenteel on hold.

Michiel: Het initiatief ligt vandaag inderdaad volledig bij de lokale besturen zelf. Als zij ervan overtuigd zijn dat ze moeten investeren in een goed archief- en informatiebeheer, is er veel mogelijk. Zo niet, is dat een probleem. Een financieel duwtje in de rug vanuit Vlaanderen, zeker in de embryonale fase, zou een aantal lokale besturen over de streep kunnen trekken. 

Kan het Decreet bovenlokale cultuurwerking, in het bijzonder de subsidielijn ‘werkingssubsidies voor intergemeentelijke samenwerkingsverbanden’ hier misschien een opportuniteit bieden?

Glenn en Michiel: Dat lijkt toch vooral gericht op cultuur, bijvoorbeeld erfgoedverenigingen. Het is niet helemaal duidelijk in hoeverre een intergemeentelijke archiefdienst - die niet enkel historisch archief beheert - hier ook op kan intekenen. Maar als dat zou kunnen, is het wel de moeite om ons hierin te verdiepen.

Brussel: digitale blog en selectielijsten voor de archieven van de negentien gemeenten

In Brussel is er in 1977 geen fusie van de gemeenten doorgevoerd. De fusie tussen gemeenten en OCMW’s zal er evenmin plaatsvinden. Daarom bestaan er vandaag 38 administraties van lokale besturen (negentien gemeenten en negentien OCMW’s). Het archief van de stad en het OCMW Brussel wordt al lang professioneel beheerd, maar een goed archief- en informatiebeheer is in de meeste andere Brusselse gemeenten en OCMW’s pas recent doorgedrongen. 

In 1992 hadden slechts vier gemeenten en één OCMW een archivaris in dienst. Maar sinds 2013 werden zestien personen aangeworven en vandaag hebben zo’n twintig van de 38 lokale besturen een archivaris-informatiebeheerder in dienst. Zij vernietigden samen in de voorbije zes jaar bijna drie km archief, na toelating van het Rijksarchief Brussel. Met uitzondering van de stad en het OCMW Brussel zijn de archieven van de Brusselse lokale besturen vrijwel onbekend bij het publiek.

Om deze op te waarderen werd daarom in 2017 de digitale blog Archiviris gelanceerd (https://archiviris.be/). De titel is een mix van het Nederlandse woord ‘archivaris’ en het Franse ‘archiviste’, met een knipoog naar de irisbloem, het symbool van Brussel. Op de blog worden korte artikels gepubliceerd over de lokale geschiedenis en erfgoed, gebouwen, folklore, enz.

Sinds 2019 staat er op de blog per archiefdienst een overzicht van de collecties (work in progress; op het moment dat deze tekst opgesteld werd, was er informatie beschikbaar voor veertien diensten). Voor de Brusselse gemeenten bestaat momenteel nog geen volledige selectielijst voor alle diensten. Maar de archivarissen van de stad Brussel en de gemeente Sint-Gillis leverden in dit verband al belangrijk werk.

De selectielijsten van de stad Brussel werden gevalideerd door het Rijksarchief Brussel en worden binnenkort online gepubliceerd. Sinds enkele jaren is er een intergemeentelijke werk- en informatiegroep genaamd ‘Digitale Transformatie’ actief, die ervaringen uitwisselt over digitaal informatiebeheer.

‘Vliegende archivarissen' in Wallonië: het project Archives locales de Wallonie

In Wallonië zijn er 262 gemeenten. Een fusie met de OCMW’s vindt er niet plaats. In tegenstelling tot Vlaanderen zijn er minder autonome archiefdiensten van lokale besturen. Zeker in de provincies Luxemburg en Namen zijn de gemeenten vaak ook vrij klein, zodat het financieel niet haalbaar is om een eigen archivaris of informatiebeheerder aan te werven. 

Waalse gemeenten en OCMW’s richten zich vooral tot het Rijksarchief met hun archivalische problemen. Sinds 2010 zijn ‘vliegende archivarissen’ aangeworven door het Rijksarchief voor de gemeenten en OCMW’s die in het project willen stappen. Loon- en werkingskosten zijn ten laste van de lokale
besturen.

Het Rijksarchief nam verschillende archivarissen in dienst die ter plekke archieven ordenen, vernietigingslijsten opstellen, overdrachten organiseren van historische archieven (van voor de fusie van 1977) naar het Rijksarchief, en vorming geven aan het personeel. Al meer dan 80 gemeenten stapten in dit project, en intussen is al heel veel archief overgedragen en geïnventariseerd. De inventarissen zijn online beschikbaar.