Wanneer werd de Intergemeentelijke archiefdienst Midwest opgericht?

Mede dankzij subsidies van de provincie West-Vlaanderen, werd de IGA Midwest in 2015 boven de doopvont gehouden. De IGA Midwest nam pas echt haar vliegende start in 2016, toen het IGA-team vervolledigd werd. Projectvereniging BIE staat mee in voor de inhoudelijke ondersteuning en voor de huisvesting van het team. Momenteel staat het archiefteam nog op de loonlijst van stad Izegem, maar vanaf 2020 worden we personeel van de Dienstverlenende Vereniging Midwest (DVV Midwest). 

Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?

De IGA Midwest staat in voor het archiefbeheer van Izegem, Ledegem, Hooglede, Moorslede, Wielsbeke en Wingene, voor zowel de gemeente als het OCMW. Binnen het team heeft ieder zijn eigen takenpakket, al springen we elkaar uiteraard bij waar nodig. De klemtoon ligt voornamelijk op de ondersteuning en begeleiding van het personeel en de diensten bij hun dossiervorming en hun overdracht naar het archief. We nemen zowel het analoog als digitaal archief voor onze rekening. Omdat het belangrijk is om regelmatig aanwezig te zijn bij de verschillende besturen, werken we met een werkschema van telkens twee à drie dagen aanwezigheid per entiteit. Het archiefteam is zelden voltallig aanwezig in eenzelfde bestuur.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

Bij de meeste besturen waar de IGA Midwest actief is, was er bij de opstart van onze dienst zo goed als nergens een verantwoordelijke voor het archief. Tijdens de startjaren van de IGA Midwest hebben we voornamelijk de archiefdepots opgeruimd. Alles wat niet in een archiefdepot thuishoorde, kreeg een andere bestemming of werd naar het containerpark afgevoerd. Daarnaast maakten we overal plaatsingslijsten op en werden bij de meeste besturen voor het eerst in jaren selecties en vernietigingen uitgevoerd.

Dat alles had een positief effect op de bewustmaking bij het gemeente- en OCMW-personeel. Er werden basisafspraken gemaakt rond het raadplegen en ontlenen van archiefstukken, richtlijnen opgemaakt voor archiefoverdrachten, enzovoort. Naarmate het vertrouwen groeide, kon de IGA Midwest zich steeds meer toespitsen op het digitaal archiefbeheer. Het voltallige IGA-team mag dus best fier zijn.

Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?

De ontwikkeling en ingebruikname van een digitaal archiefdepot staat zeker en vast op onze bucketlist. Daarnaast willen we de verschillende archieven nog beter in kaart brengen en beschrijven, zodat we het personeel in de verschillende lokale besturen een nog betere dienstverlening kunnen aanbieden. Daarnaast hopen we ooit wat meer tijd te kunnen vrijmaken om aan publiekswerking te doen. De bevolking, maar ook het personeel en bestuur zelf, hebben doorgaans zo goed als geen idee wat er zich allemaal in hun archieven bevindt.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

De impact meten is niet evident, maar het feit dat het gemeente- en OCMW-personeel de IGA Midwest ondertussen weet te vinden met hun vragen omtrent bijvoorbeeld openbaarheid, wat wel en niet te bewaren of hoe iets naar het archief over te dragen, toont alvast een duidelijke impact. Ook geven bepaalde diensten aan dat ze nu toch gemakkelijker een dossier terugvinden in vergelijking met toen de IGA Midwest nog niet actief was. Het feit dat na drie jaar subsidies de lokale besturen de samenwerking met de IGA Midwest beslisten verder te zetten, maakt duidelijk dat de IGA Midwest een meerwaarde betekent voor de lokale besturen. Bovendien gaven enkele andere gemeenten binnen de Midwest-regio aan ook interesse te hebben om aan te sluiten bij de IGA Midwest.

Hoe zou je de teamspirit omschrijven?

De IGA Midwest is een divers team waar iedereen gerespecteerd wordt om zijn of haar kennis en expertise. Er heerst een open sfeer waar ruimte is voor eigen inbreng en het aanleveren van suggesties. Wat zeker niet onbelangrijk is binnen het IGA-team, is humor. Samen eens goed kunnen lachen versterkt de teamspirit.

Welke eigenschappen/vaardigheden/interesses zijn cruciaal om in dit team te functioneren?

Een zekere kennis omtrent archiefbeheer is een must, al leer je uiteraard nog het meest door het gewoon te doen. Werken in een intergemeentelijke context maakt dat je zeker ook over een portie flexibiliteit dient te beschikken. Als medewerker van de IGA Midwest kom je met zoveel verschillende mensen en persoonlijkheden in contact dat je over de nodige sociale vaardigheden dient te beschikken.