Onder impuls van de Vlaamse overheid kent waarderen een sterke opmars in de Vlaamse erfgoedsector, met verschillende musea en erfgoedinstellingen die eigen waarderingsprojecten lanceren. Om de bruikbaarheid van waarderingsmethodes voor de archiefsector te onderzoeken voerde Archiefbank Vlaanderen een pilootproject uit rond de waardering van federale en Vlaamse ministeriële kabinetsarchieven.

Een nieuwe trend in de erfgoedsector

Waarderen is het op een gestructureerde manier onderzoeken en vastleggen van de erfgoedwaarde van een collectie, deelcollectie, object of document. Aan de hand van op voorhand vastgelegde criteria kan nagegaan worden welke meerwaarde een stuk, reeks of collectie kan bieden voor de collectie van een cultuur- of erfgoedinstelling en voor de bredere erfgoedgemeenschap. Via waardering is het mogelijk om op een systematische manier de sterktes en zwaktes van collecties, deelcollecties en afzonderlijke stukken in kaart te brengen en met elkaar te vergelijken. Op basis van deze waardeoordelen kan een gepast collectiebeheersplan uitgewerkt worden waarmee de krachtlijnen van een collectie maximaal uitgespeeld worden. Het nut van waarderen werd in de Vlaamse en internationale museale wereld al bewezen. Er zijn verschillende waarderingsmethodes uitgewerkt, de ene al gespecialiseerder dan de andere. In Vlaanderen zijn met name Reviewing Significance en Op de museale weegschaal veelgebruikte methodes. De focus van deze instrumenten ligt vooral op de museale context en hoewel de auteurs steevast beweren dat de instrumenten ook gebruikt kunnen worden voor het waarderen van archieven, leert de praktijk ons dat dit niet het geval is. De gebruikte criteria zijn niet allemaal even relevant en er wordt te weinig rekening gehouden met de context en de archiefvormer.

Waarderen als instrument voor archiefbeheer

Hoewel de bestaande instrumenten niet volledig geschikt zijn, kan het gebruik van waarderingsmethodes wel degelijk voordelen bieden voor archiefinstellingen. Met het oog op verwerving kan men systematisch nagaan of een archief past binnen het collectieplan, maar het is vooral bij het beheer van de reeds bewaarde archieven dat archiefinstellingen de vruchten kunnen plukken van een uitgewerkt waarderingsbeleid. Op archiefniveau helpt waarderen bij het vastleggen van prioriteiten voor de ontsluiting, conservering en digitalisering van een archiefbestand. Hierdoor kan een archiefinstelling haar werkingsmiddelen efficiënter inzetten. Op stuk- en reeksniveau kan een waardeoordeel dan weer de basis vormen voor selectie of verdere valorisatie van een archiefstuk. 

In feite introduceert waarderen fundamenteel niets nieuw in het archiefwezen. Bij de verwerving van archieven stellen archiefinstellingen zich al de vraag of een bepaald archief wel past in het collectieplan, en met het oog op archiefbeheer hebben archivarissen altijd al moeten beslissen welke archieven interessanter of waardevoller zijn. Zelfs selectie op stukniveau is al een vorm van waarderen aangezien de archivaris steeds moet nagaan of een bepaald archiefdocument waardevol genoeg is om te bewaren. De achterliggende principes van waarderen worden met andere woorden al toegepast in de archiefsector, maar dankzij de introductie van waarderingstechnieken kunnen de bestaande procedures op een meer gestructureerde manier uitgevoerd worden. Door steeds te refereren naar op voorhand vastgelegde criteria wordt de waardering objectiever terwijl het systematische karakter van waarderen ervoor zorgt dat er nieuwe perspectieven naar voren komen die men anders over het hoofd zou zien. Door de waarderingsmethodes te baseren op bestaande procedures binnen de archiefsector kunnen ze makkelijk in de werking van de archiefdiensten opgenomen worden. Daarenboven kunnen de archiefinstellingen via het gebruik van dezelfde of aan elkaar verwante waarderingsmethodes hun werking beter op elkaar afstemmen.

Casestudy: kabinetsarchieven

Het is vanuit dit potentieel voor samenwerking en onderlinge coördinatie dat Archiefbank Vlaanderen de ambitie heeft om een algemene tool te ontwikkelen voor de waardering van private archieven. Om de mogelijkheden die zo’n tool kan bieden te onderzoeken werd in oktober 2018 een pilootproject opgestart rond de waardering van federale en Vlaamse ministeriële kabinetsarchieven. De uitvoering van dit project gebeurde in samenwerking met het Archief en Documentatiecentrum voor het Vlaams Nationalisme (ADVN), Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis (Amsab-ISG), het Documentatie- Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving
(KADOC-KU Leuven), het Liberaal Archief/Liberas en het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën.

Er is veel onduidelijkheid over het wettelijk statuut van ministeriële kabinetten. Naast argumenten die wijzen op een publiek statuut zijn er in hun structuur en werking evenzeer duidelijke privaatrechtelijke elementen terug te vinden. Ondanks het vaak grote aandeel aan gedetacheerde ambtenaren, maken kabinetten officieel geen deel uit van de ambtelijke hiërarchie of van de administratie. Bovendien is het regeringslid grotendeels vrij om zelf te bepalen wie er in het kabinet werkt en is een deel van het takenpakket van een kabinet vrijwel altijd privaat-politiek van aard. Daartegenover worden de kabinetten gefinancierd met overheidsgeld, bestaan er wetten die enkele bepalingen opleggen omtrent de samenstelling en activiteiten van de kabinetten en blijft de hoofdtaak van de kabinetten wel degelijk bestaan uit de voorbereiding, implementatie en opvolging van het regeringsbeleid.

Op Vlaams niveau zijn de kabinetten weliswaar geen deel van de administratie, maar ze worden wel samen met de Vlaamse regering gezien als een onderdeel van de Vlaamse overheid. Al deze elementen in beschouwing genomen kunnen ministeriële kabinetten het best omschreven worden als hybride publiek-private entiteiten die zich bevinden op het raakpunt tussen overheidsbestuur en partijpolitiek. Deze duale status heeft ook haar effect op de wettelijke status van de kabinetsarchieven. Ondanks hun grote rol in de beleidsvorming worden federale en Vlaamse kabinetsarchieven niet gezien als overheidsarchief. Kabinetsarchieven vallen immers niet onder het toepassingsgebied van het Archiefdecreet of van de artikels uit het Vlaamse Bestuursdecreet die betrekking hebben op de openbare archieven.

Door dit private statuut kunnen regeringsleden volledig zelf bepalen wat er met hun kabinetsarchief gebeurt en is het niet mogelijk om van overheidswege bepalingen op te leggen omtrent selectie en archiefbeheer. Anderzijds stelt dit privaatrechtelijk statuut de kabinetten in staat om hun archieven over te dragen aan de Vlaamse private archiefcentra (waaronder ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven en Liberaal Archief/Liberas). Opvallend genoeg vallen kabinetsarchieven in het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wel onder de openbare archiefwetten. Door het ontbreken van geschikte uitvoeringsbesluiten wordt er in deze gewesten echter weinig gevolg gegeven aan deze wetgeving.

In België krijgen alle leden van de federale en deelstaatregeringen een persoonlijk kabinet ter beschikking. Deze ministeriële kabinetten ondersteunen het regeringslid bij de voorbereiding, totstandkoming en opvolging van het regeringsbeleid. Ze bestaan uit adviseurs en medewerkers die voor het merendeel gerekruteerd worden uit het netwerk van de partij of uit organisaties van de politieke achterban.

Daarnaast worden er zowel op federaal als op Vlaams niveau ambtenaren naar de kabinetten gedetacheerd. Ongeacht hun afkomst vormen de kabinetsmedewerkers een kring van loyale adviseurs en specialisten die werken vanuit hetzelfde politieke gedachtegoed als het regeringslid. Zij maken gebruik van een uitgebreid netwerk aan politieke en professionele contacten om informatie te verzamelen en zo het regeringslid van advies te kunnen voorzien. Het kabinet zorgt tevens voor logistieke ondersteuning en verzorgt de communicatie met de pers. Naast hun publieke functies vervullen ministeriële kabinetten enkele private functies: ze verzorgen het persoonlijk secretariaat van het regeringslid, onderhouden in zijn of haar naam politieke contacten, helpen mee de verkiezingen voor te bereiden en beheren de dienstbetoondossiers. In de praktijk lopen de private en publieke activiteiten van een ministerieel kabinet sterk in elkaar over.

Door de centrale rol van kabinetten in de beleidsvorming vormen hun archieven een interessante bron voor historisch en politicologisch onderzoek. Het zijn echter moeilijke archieven om te ontsluiten. Kabinetsarchieven zijn vrijwel altijd zeer omvangrijk — een papieren kabinetsarchief beslaat al gemakkelijk enkele honderden strekkende meters — en worden doorgaans in een vrij chaotische staat overgedragen.

De problemen komen voor een deel voort uit het gegeven dat bij veel kabinetten archiefbeheer weinig prioriteit heeft en dat er altijd politieke overwegingen meespelen. Als de archieven al worden overgedragen, dan komt het regelmatig voor dat volledige reeksen ontbreken of worden achtergehouden. Deze zijn opzettelijk vernietigd of worden door medewerkers voor eigen doeleinden ontvreemd. De regeringsleden beschouwen hun kabinetsarchieven overigens als hun persoonlijk bezit, en nemen vaak delen — soms zelfs het volledige archief — mee om het toe te voegen aan hun persoonsarchief. Een kabinetsarchief dat in een volledige en geordende toestand wordt overgedragen, is eerder een unicum. Op vlak van vorm en inhoud is er veel variatie tussen de verschillende kabinetsarchieven. Veel hangt af van de bevoegdheden van het regeringslid, maar ook de politiek-maatschappelijke context en de persoonlijke werkstijl van de politicus en de kabinetschef spelen een belangrijke rol. Hoewel het Rijksarchief en de Vlaamse levensbeschouwelijke archiefinstellingen sinds de jaren 1990 systematisch kabinetsarchieven verwerven en bewaren, ontbrak er tot op heden een duidelijk werkkader om de documenten uit deze archieven te identificeren, contextualiseren en selecteren. Omdat het ontsluiten van kabinetsarchieven door hun omvang veel tijd en werkmiddelen vereist hebben de archiefinstellingen tot nu toe hun prioriteiten elders gelegd. Daar er aan het einde van elke federale en Vlaamse regeringslegislatuur steeds nieuwe kabinetsarchieven bijkomen, wordt de achterstand aan onverwerkte archieven alleen maar groter. Om een oplossing te bieden voor deze problematiek stelde het projectteam op basis van waarderingstechnieken een werkinstrument samen dat een kader biedt voor de ontsluiting en selectie van kabinetsarchieven. Naast een pakket met contextinformatie over de kabinetten levert dit werkinstrument waarderingstools aan die specifiek op het onderwerp zijn toegespitst. Voor de waardering van kabinetsarchieven maakt het werkinstrument een onderscheid tussen de waardering op archiefniveau (macrowaardering) en de waardering op stukniveau (microwaardering).

Macrowaardering

Voor een efficiënt archiefbeheer is het noodzakelijk om op archiefniveau te kunnen bepalen welke kabinetsarchieven waardevoller zijn op vlak van kwaliteit, inhoud en relevantie. Door verschillen in de context, de bevoegdheden en het politiek-maatschappelijk gewicht van de regeringsleden is het ene kabinetsarchief van grotere waarde dan het andere. Via macrowaardering kunnen de kwaliteiten van elk kabinetsarchief systematisch in kaart gebracht worden en kan de archivaris nagaan of een kabinetsarchief bijkomend ontsloten moet worden en in hoeverre deze inspanning een blijvende meerwaarde zal opleveren. Om te helpen bij de macrowaardering van kabinetsarchieven biedt het werkinstrument een waarderingsformulier aan.

Net als andere waarderingsmethodes maakt dit formulier gebruik van een reeks criteria waaraan de waarde van een kabinetsarchief wordt afgetoetst. Een archief kan op elk criterium hoog, gemiddeld of laag scoren, en alle criteria worden op het einde bijeengebracht om een eindoordeel te vormen. Afhankelijk van de klemtonen die de archiefinstelling wil leggen en de context waarbinnen de waardering uitgevoerd wordt kunnen bepaalde criteria meer doorwegen. Het grootste verschil met de bestaande waarderingsmethodes zijn de gebruikte criteria, die specifiek zijn toegespitst op kabinetsarchieven. Deze criteria polsen onder meer naar de vormelijke aspecten en de inhoudelijke waarde van het archief en de mogelijkheden voor het verdere gebruik van het archief in de vorm van onderzoek, publicaties of tentoonstellingen. Bij de waardering wordt er eveneens gekeken naar de archiefvormer en de context waarbinnen het kabinetsarchief tot stand is gekomen. Bepaalde criteria houden bijvoorbeeld rekening met het maatschappelijke belang van het regeringslid en de impact die hij of zij heeft gemaakt. Het betrekken van de archiefvormer en de context vormt het grootste verschil met de bestaande waarderingsmethodes en is de cruciale stap om deze technieken op archieven toe te kunnen passen.

Macrowaardering helpt in de eerste instantie bij het archiefbeheer van kabinetsarchieven. In principe kan men macrowaardering ook gebruiken bij de verwerving van kabinetsarchieven door op basis van beschikbare informatie de waarde van het archief in beeld te brengen. Het is mogelijk om de waarderingstool uit te breiden zodat het in de toekomst ook voor andere types archieven gebruikt kan worden. Door te sleutelen aan de criteria kunnen er zowel algemene als gespecialiseerde waarderingstools gecreëerd worden. Een veelbelovende insteek is om samen met een generische waarderingstool enkele varianten van veelvoorkomende archieftypes te ontwikkelen.

Microwaardering

Een selectielijst is een geschikt hulpmiddel om de grote omvang van de kabinetsarchieven te reduceren. Waarderen kan hier een duidelijke rol spelen door op stukniveau de waarde van archiefdocumenten vast te leggen. Naast selectie kan microwaardering gebruikt worden om archiefdocumenten te valoriseren. Tijdens het waarderen kan men immers stoten op archiefstukken die interessant zijn voor nader onderzoek of voor publiekswerking. Waarderen maakt dus niet alleen selectie mogelijk, maar is tevens een manier om de maatschappelijke waarde van erfgoed te bevestigen en in de kijker te zetten. Het was voor het projectteam niet evident om voor kabinetsarchieven een klassieke selectielijst op te stellen. Ten eerste is er de eerder vermelde enorme variatie tussen kabinetsarchieven op vlak van structuur en inhoud. Ten tweede hanteren kabinetten een veel lossere manier van werken dan de overheidsadministratie, waarbij weinig gebruik wordt gemaakt van vaste procedures. Omwille van het flexibele karakter van de kabinetten werd ervoor gekozen om in plaats van een gedetailleerde selectielijst een waarderingslijst samen te stellen.

Een waarderingslijst geeft een overzicht van de belangrijkste en meest courante documenten die in een kabinetsarchief kunnen voorkomen, en dat voor zowel oudere als hedendaagse kabinetsarchieven. Elk document- of reekstype wordt beschreven op basis van de functie die het vervult in de werking van het kabinet, en de volledige lijst is ingedeeld volgens de functies van de archiefvormer. Door de focus op de functie van de archiefstukken moet er geen onderscheid gemaakt worden tussen papieren en digitale documenten. Bij elk document geeft de lijst een algemene waardering, gaande van zeer laag tot hoog, gevolgd door een toelichting over de inhoud en context van het stuk. Daarnaast wordt bij elk document aangegeven waarom het stuk wel of niet waardevol is en voor welke onderzoeksthema’s het gebruikt kan worden. De waarderingslijst helpt bij het identificeren, situeren, selecteren en valoriseren van afzonderlijke reeksen en documenten uit een kabinetsarchief. Hoewel selectie weliswaar het hoofddoel is van de waarderingslijst, gaat deze qua opzet en doel toch verder dan louter een selectielijst.

De waarderingslijst werd samengesteld op basis van een vergelijkend onderzoek tussen verschillende papieren en digitale kabinetsarchieven, aangevuld met informatie uit bestaande plaatsings- en overdrachtslijsten. Vervolgens werd aan de hand van een lijst criteria vastgelegd wat de gemiddelde waarde is van afzonderlijke documenten en reeksen. Ze polsten voornamelijk naar de waarde die een archiefstuk kan hebben voor wetenschappelijk onderzoek, maar er werd ook rekening gehouden met de mate waarin een document de context en werking van de archiefvormer weerspiegelt of het archief verder helpt ontsluiten (bv. indicateurs en eigen inventarissen). Op termijn zou het mogelijk moeten zijn om deze werkwijze uit te breiden en een methode te ontwikkelen om op basis van waarderingscriteria ook voor andere archieftypes gespecialiseerde waarderings- en selectielijsten te creëren.

De twee beschreven onderdelen werden gebundeld in één werkinstrument, dat een gids vormt voor het volledige ontsluitingsproces van kabinetsarchieven. Via de macrowaardering wordt de globale waarde van een kabinetsarchief vastgelegd, wat het kader vormt voor latere beslissingen in verband met archiefbeheer, bewaring en ontsluiting. Wanneer er uiteindelijk overgegaan wordt op ontsluiting en selectie vormt de waarderingslijst een goede basis voor identificatie, beschrijving en selectie van de archiefstukken. De meest interessante of uitzonderlijke stukken worden via waardering gesignaleerd. Ten slotte voorziet het werkinstrument voldoende contextuele informatie om het geheel in goede banen te leiden. De verschillende onderdelen van het werkinstrument kunnen teruggevonden worden op de website van Archiefbank Vlaanderen.

Conclusie

Op basis van dit pilootproject kunnen we concluderen dat het gebruik van waarderingstechnieken ook bij archiefinstellingen voor een meerwaarde kan zorgen. De makkelijkste manier om waarderingsmethoden te implementeren in de bestaande procedures van de archiefinstellingen is macrowaardering inzetten als hulpmiddel bij het archiefbeheer. Tegelijk is het mogelijk om op basis van waardering selectie en waarderingslijsten samen te stellen die objectief, systematisch en flexibel zijn.

Ga voor meer informatie naar de site van Liberas of mail naar educatie@liberas.eu