Waarderen staat op de agenda van informatie- en erfgoedbeheerders. In het kader van het Erfgoeddecreet werden de eerste waarderingstrajecten uitgerold en beoordeeld. In het Bestuursdecreet werd eveneens een hoofdstuk selecteren / de selectieregels opgenomen. De Vlaamse beleidsmakers stimuleren het debat over het bewaren of vernietigen. Katlijn Vanhee en Isabel Rotthier bezinnen zich over zin of onzin van een bewaarbeleid, de invulling van selec- tie-instrumenten en de rol van de archivaris in een complexe samenleving. 

Isabel Rotthier: Aan de Universiteit Gent hadden we geen bewaarbeleid tot 2006. Dat was soms problematisch. We kregen klanten over de vloer die we niet konden helpen. Ik denk aan de architect die volop renovatieprojecten voorbereidt, de student die vrijstellingen wilt bekomen, de historicus die de viering van 200 jaar UGent voorbereidt en het wetenschapsmuseum in spe dat de vraag naar wetenschapsarchieven stelt. Er ontbraken heel wat authentieke documenten in de archiefcollectie. Wilden we als universiteitsarchief het verschil maken, dan drong een doordacht bewaarbeleid gecombineerd met een proactieve acquisitiepolitiek zich op. 

Katlijn Vanhee: Een bewaarbeleid is niet alleen nuttig, het is noodzakelijk. Zonder duidelijke bewaarstrategie is er geen consequent beleid mogelijk. Doelstelling van een bewaarbeleid is om als overheidsinstantie lijn te krijgen in je bewaarstrategie en bewuste keuzes te maken. Het in kaart brengen en verwoorden van de bewaarstrategie doet je nadenken over wat je als overheidsinstantie wilt bewaren en maakt je bewust van die subjectiviteit.

Helpt wetgeving bij het opleggen of vastleggen van een bewaarbeleid?

Katlijn: Regelgeving is nodig en essentieel. Zowel het Bestuursdecreet, het vroegere archiefdecreet als de Archiefwet scheppen een kader met randvoorwaarden opdat archieven — zolang ze bewaard moeten blijven — in de beste omstandigheden bewaard zouden blijven. Bijkomend legt regelgeving best de verplichting van de opmaak van selectieregels vast. Zonder een wetgevend kader verdwijnt het belang van een bewaar- strategie snel van de radar. Het uitwerken van selectieregels is een lastige karwei waar veel tijd en energie in kruipt, maar het levert wel degelijk een essentieel instrument op om de informatieobjecten in de overheidsinstantie efficiënt te beheersen. Regelgeving mag echter geen inhoudelijk kader of keuzes op vlak van bewaarstrategie opleggen. 

Isabel: Dat wil ik graag een beetje nuanceren. Hoewel de archief- wet van 1955 van toepassing was op de Gentse Universiteit, had deze wetgeving jarenlang geen effect op de organisatie. Op het moment dat de UGent wel het nut inzag van een selectiepolicy, in 2006, bleek het handig te zijn om te kunnen verwijzen naar een bestaande wetgeving. Al weegt een wetgeving die boetes kan opleggen, zoals de AVG, toch zwaarder door in de perceptie. In 2017 auditeerde de dienst Interne Audit het archiefbeheer van de UGent. Met deze audit wilden de Gentse auditeurs nagaan in hoeverre UGent voorbereid was op een externe audit die kaderde in het Archiefdecreet 2010. Audit Vlaanderen liet ons weten dat de UGent de eerste instelling was die deze oefening maakte. En het bleek zowel voor het bestuur als voor het universiteitsarchief een boeiende oefening te zijn. De auditeurs formuleerden meerdere aanbevelingen, waarvan het merendeel ter harte werd genomen en waarmee we nu actief aan de slag zijn gegaan. 

Denk je dat een bewaarbeleid pas kan landen als er voldoende aansluiting is bij de noden van de gebruiker en de organisatie zelf?

Katlijn: Het is inderdaad essentieel dat je nadenkt over wie je klanten zijn (de medewerkers en het management van de overheidsinstantie, de burgers, wetenschappers, journalisten, eco- nomen, enz.) en met hen in overleg treedt om zo een bewaar- beleid uit te werken op maat van hun informatienoden of hun (onderzoeks)vragen. Ook de selectiecommissie van de Vlaamse overheid is met die oefening bezig. Ze bekijkt momenteel de optie om — naast de interne klanten — de bewaarstrategie en de onderzoeksvragen die gedefinieerd worden af te stemmen met de wetenschappers uit tal van onderzoeksdisciplines, journalisten en economen. Klant is koning! Maar anderzijds kun je de bewaarstrategie niet enkel laten afhangen van hun desiderata. Het zou niet alleen een al te vertekend en eenzijdig gekleurd beeld kunnen opleveren; het zou ook een al te wisselend beleid met zich meebrengen dat surft op de trends van de dag. Bij het uitwerken van een bewaarstrategie en selectieregels moet de informatiebeheerder met al zijn kennis en kunde de nodige scheidsrechterscapaciteiten aan de dag leggen om een zo
objectief mogelijke selectie bronnen te bewaren. Vlaanderen kijkt vooral naar de bronnen waarop meerdere onderzoeksvragen losgelaten kunnen worden, bronnen die inzicht geven in het beleid, in de uitvoering en resultaten ervan en bronnen die weergeven hoe dat beleid geremedieerd werd.

Leg je de lat niet te hoog? De archivaris die voor de eeuwigheid werkt: dat is eerder fictie dan feit?

Isabel: De bewaarstrategie van UGent sluit nauw aan bij de directe noden en interesses van deze tijd. Het is een illusie te denken dat je de toekomstige maatschappij, de bijhorende noden én de vragen kent. Laat staan dat je ernaar kunt handelen. 

Katlijn: Dat klopt! Bewaren is keuzes maken. Als informatiebeheerder streef je ernaar om een zo gedegen mogelijke doorsnede te maken uit het aanbod. Het is een nobel doel, maar het is inderdaad eerder een illusie volledige objectiviteit na te kunnen streven. Keuzes zijn bij voorbaat altijd een beetje subjectief. De doelstelling van het bewaarbeleid is om ook binnen de Vlaamse overheid lijn te krijgen in de keuzes, de gemaakte keuzes zo goed mogelijk te documenteren en vast te leggen in een bewaarstrategie en deze open te communiceren. De selectiecommissie zal de strategie en de methode toelichten als de methode volledig is uitgewerkt.

Is een kostencalculator een goede tool voor het uitwerken van een bewaarbeleid, zoals onder andere de University of California doet?

Katlijn: Gedeeltelijk. Het kan nuttig zijn om bij de afweging het kostenplaatje mee in beschouwing te nemen, maar die oefening zou niet de doorslag mogen geven. De Selectiecommissie Vlaamse overheid heeft even overwogen het kostenaspect mee op te nemen in haar bewaarstrategie. Momenteel is dat aspect opnieuw buiten beschouwing gelaten. 

Een bewaarbeleid wordt in een selectie-instrument gegoten. Hoe gaat dat in z’n werk?

Katlijn: Bij de Vlaamse overheid werken we vandaag nog even met twee instrumenten: de algemene selectielijsten en de informatiebeheersplannen op maat. Algemene selectielijsten zijn themagebonden overzichten met generieke informatieobjecten die in meerdere overheidsinstanties binnen de Vlaamse overheid
voorkomen. Ze worden opgemaakt door de Selectiecommissie zelf en dienen als basis voor de informatiebeheersplannen op maat. Zo wordt het individueel opzoekwerk een pak lichter. De plannen op maat worden door de overheidsinstanties opgemaakt en bieden een overzicht van de informatieobjecten die ze opmaken of ontvangen in functie van hun taken. De plannen bieden een goed overzicht van wat een overheidsinstantie aan informatie in huis heeft, wat het bewaarniveau van die informatie is, en hoelang die informatie minstens beschikbaar moet blijven. Zo kun je als informatiebeheerder een gefundeerde bewaarstrategie voorstellen. Die plannen zijn echter eerder logge instrumenten. Je bent een tijdje bezig om alle informatie in kaart te brengen of te updaten. Soms kun je niet vlot genoeg op de snel wijzigende realiteit (processen, regelgeving, aanbod aan informatieobjecten, enz.) inspelen, waardoor het instrument onmiddellijk impact en relevantie verliest. Daarom wijzigt de Vlaamse overheid — in uitvoering van het nieuwe Bestuursdecreet — voor een stuk haar strategie. Ze promoot niet langer de publicatie of goedkeuring van integrale informatiebeheersplannen voor een volledige overheidsinstantie. Ze wil veel korter op de bal spelen door met selectieregels informatie-
object per -object veel vlotter up-to-date te houden. Wijzigt de samenstelling van een object, het bewaarniveau of de regelgeving: de informatiebeheerder bekijkt de nieuwe realiteit, past de selectieregels aan en laat ze goedkeuren. Klaar. Met de nieuwe selectieregels wordt vooral gemikt op het vlotter beheersen van de informatie. Om het helikopterzicht te blijven houden — ook bij informatieobjecten die elkaar logisch doorheen de tijd opvolgen — legt de Vlaamse overheid vandaag de laatste hand aan het serieregister. Dat is een databank waarin alle selectieregels zullen worden voorbereid, goedgekeurd door de selectiecommissie en verder zullen worden beheerd. Selectieregels kunnen onderling gerelateerd zijn als dat relevant is, bv. bij series die elkaar in de tijd opvolgen.

Isabel: Vlaanderen zet met de komst van de selectieregels en het selectieregister een stap in de goede richting. Compacte en wendbare instrumenten zijn  noodzakelijk en komen tegemoet aan de noden van de gebruikers. Aan de UGent stelden we vast dat we met de klassieke selectielijst niet ver kwamen.
Dit instrument werd gepercipieerd als een achterhaalde tool waarin bedrijfskritische informatie verdrinkt tussen sterk verouderde documenten. Het oubollige format en de hermetische taal vormden een bijkomende bron van ergernis. Het niet-motiveren van waarderingsbeslissingen maakte van de selectielijst een subjectief instrument. Wilden we impact hebben, dan moesten we pragmatisch te werk gaan. We beslisten niet langer te investeren in volledigheid. We schakelden over naar een compact instrument, waarin de must haves prioritair worden gesteld. Must haves zijn informatieobjecten waarrond binnen de organisatie een consensus bestaat. We onderscheidden drie types informatiesets. Ten eerste vitale informatie, zoals beslissingen van onze bestuurs- en adviesorganen. Ten tweede sleutelinformatie
rond de kerntaken onderzoek en onderwijs en studenten, zoals patenten, het didactisch materiaal en de studentencurricula. En ten slotte informatie die de identiteit en de community van UGent accentueert, zoals beeldreportages van evenementen en vieringen, redevoeringen, getuigenissen, enz. Het nieuwe format moest transparant, gebruiksvriendelijk en vlot leesbaar zijn en werd ons aangereikt door UGent-medewerkers. Een mooi staaltje van participatie, als je het mij vraagt.

Katlijn: Zoals je terecht aanhaalt moet het instrument begrijpbaar zijn en aansluiten op de disederata van de gebruiker. Als het format onverstaanbaar is, moet naar oplossingen gezocht worden. De voornaamste doelstelling is nog steeds dat zo’n plan gebruikt wordt. Dat kan alleen als het gebruiksvriendelijk is en de meerwaarde ervan wordt ingezien. Binnen de Vlaamse overheid stimuleerden we de overheidsinstanties om met het informatiebeheersplan creatief aan de slag te gaan en — voor intern gebruik — het plan extra te documenteren.

Isabel: Bovenal is het belangrijk dat je het selectie-instrument koppelt aan te ondernemen acties en dat je dit binnen je eigen organisatie laat goedkeuren. Naast een bewaarbeleid en gebruiksvriendelijke selectie-instrumenten zijn geplande acties, ondersteunende tools, continue opvolging en een goede communicatie belangrijk voor het welslagen. Dat stellen wij niet alleen vast. Dat concludeerde ook Geoffrey Yeo op de SUV-conferentie die dit jaar in Dundee plaatsvond.

Katlijn: Zo zal de koppeling van selectieregels met het nieuwe digitale depot van de Vlaamse overheid een grote meerwaarde betekenen. Het serieregister wordt de enige kapstok waaraan men de digitale informatie zal kunnen hangen. Zonder een goedgekeurde selectieregel in het serieregister kan informatie niet in het digitale depot opgenomen worden. Isabel: Je digitaal depot koppelen aan je selectieregister is inderdaad de manier van werken. Zo rendeert een goed bewaarbeleid meteen. Je haalt enkel die zaken binnen die er toe doen en betaalt niet voor de trash. 

De nieuwe selectieregels maken het mogelijk om kort op de bal te spelen. Heel wat processen doorlopen de volledige UGent, stad Gent, Vlaanderen, enz. Wat als het totaalplaatje ontbreekt of de volledige informatieketen en de eindverantwoordelijke
niet gekend zijn?

Katlijn: Ketenprocessen lopen over de grenzen van de overheden heen of volgen elkaar in de tijd op. Heel wat scenario’s zijn mogelijk. Ondanks dat het — met het hanteren van selectieregels — niet langer verwacht wordt een volledig informatiebeheersplan te laten goedkeuren, zal de selectiecommissie geen regels goedkeuren als ze de nodige contextinformatie mist om een gefundeerde beslissing te nemen. Bij ketenprocessen zal net als vandaag gevraagd worden dat — wanneer het bewaarniveau elders wordt gelegd — daarvoor het akkoord van beide partijen wordt meegestuurd. Overleg en afstemming tussen de selectiecommissies onderling zal essentieel zijn. Anderzijds blijft het wenselijk dat meerdere selectieregels samen ingediend worden als ze met elkaar verband houden — zoals selectieregels die voortvloeien uit hetzelfde proces — of naar elkaar verwijzen.

De Vlaamse overheid reviewt de metadata van informatieobjecten. In de informatiebeheersplannen van vandaag staan heel wat relevante metadata, die naast de archivaris/informatiebeheerder en de kennisbeheerder aangevuld moeten worden door juristen (juridische bewaartermijnen en persoonsgegevens), IT-ers (informatieveiligheid), gebruikers/onderzoekers (hergebruik). Wordt selecteren en metadateren groepswerk? En reflecteert deze werking zich ook in de werking van de Vlaamse overheid of bij de samenstelling van de selectiecommissie?

Katlijn: Dat is nu al zo. Het uitwerken van algemene selectielijsten gebeurt best in overleg met vakspecialisten. Regels rond personeel, boekhouding of overheidsopdrachten worden samen met hen opgesteld of geëvalueerd. We adviseren de overheidsinstanties om dat ook te doen bij de opmaak van hun plannen. Het is logisch dat voor wat de velden openbaarheid, hergebruik en (gevoelige) persoonsgegevens betreft de overheidsinstantie haar regels toetst met de vakspecialisten ter zake zoals de Data Protection Officer. De selectiecommissie mag en kan hierover formeel geen uitspraken doen.

Isabel: Aan de UGent wordt volop geëxperimenteerd om enerzijds het selectie-instrument te verrijken met basisinformatie rond persoonsgegevens en anderzijds het dataregister van verwerkte persoonsgegevens te vervolledigen en de definitieve bestemming en motivatie erin op te nemen.

Hoe verzoent de Vlaamse overheid AVG met selectieregels en vice versa?

Katlijn: Wat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) betreft: het informatiebeheersplan — of de selectieregels in de nabije toekomst — en het dataregister van verwerkte persoonsgegevens kunnen vlot naar elkaar verwijzen. Die twee instrumenten staan niet los van elkaar. Binnen de Vlaamse overheid maakten de coördinerende archiefdienst en de AVG-specialisten vorig jaar samen de oefening om beide documenten vlot op elkaar af te stemmen en naar elkaar te laten verwijzen. Tot integratie van beide in één gemeenschappelijk document is het niet gekomen. Bijkomend: de hele fuzz rond de AVG heeft de nood aan het register van persoonsgegevens en de nood aan duidelijk afgelijnde bewaartermijnen een positieve invloed gehad op de opmaak van een informatiebeheersplan. Het register vergroot het bewustzijn rond het selectievraagstuk. De AVG staat daarenboven archivering niet in de weg. Het stelt zelfs expliciet dat archivering van persoonsgegevens door bewaarinstellingen mogelijk moet zijn. Essentieel is dat de bron inhoudelijk waardevol genoeg is om informatie uit te halen en onderzoek op los te laten.

Isabel: Ben je niet bang dat het dataregister van verwerkte persoonsgegevens de selectieregels zal verdringen? Dit register is een wettelijke verplichting voor nagenoeg iedereen, in tegenstelling tot selectieregels en informatieplannen.

Katlijn: Neen. Een informatiebeheersplan of de toekomstige selectieregels geven een zo volledig mogelijk overzicht van alle informatie in een overheidsinstantie. Dat pretendeert een dataregister niet te zijn. Het geeft alleen een overzicht van de verwerkingen van persoonsgegevens. Dat is niet volledig hetzelfde. Daarenboven werkt de Vlaamse overheid momenteel aan een structurele aanpak rond dataclassificatie — ook in uitvoering van de AVG — waarbij de stempel van openbaar tot (zeer) geheim aan elk (type) document toegekend zal worden. De Vlaamse overheid zal bij de implementatie van het nieuwe sjabloon voor selectieregels een veld voorzien waar het classificatieniveau geduid kan worden: een extra troef ter ondersteuning van de overheidsinstanties. Het classificeren van informatie zal daarenboven niet alleen rekening houden met de aanwezigheid van persoonsgegevens. Ook andere parameters zoals de openbaarheidsregels zullen mee het classificatiecijfer bepalen.

Complexe samenleving 

Isabel: Organisaties en informatie zijn in volle verandering. We evolueren van analoge informatie-eilanden naar een complex digitaal informatielandschap dat volop in beweging is. Vele professionals nemen naast elkaar een rol op in dit informatielandschap. De rollen zijn onduidelijk en professionals kennen elkaar niet goed. Archivarissen staan daar ook ergens, in dat informatielandschap in evolutie. Het is een bijzondere uitdaging.

Welke belangrijkste uitdagingen en partnerships zie jij, Katlijn?

Katlijn: Ik zie er één of twee zeer belangrijke, die hier al eerder aan bod kwamen. Zorg dat je als informatiebeheerder een goed netwerk uitbouwt binnen de organisatie. Communiceer en werk samen met alle partijen (management, gebruikers, themaspecialisten, enz.). Het is niet de bedoeling dat selectie-instrumenten verweesd en onbekend in een schuif liggen. Neen: ze moeten getoetst en gedragen zijn door de volledig organisatie en vooral door het management. Het is essentieel dat het management en de medewerkers de meerwaarde van informatiebeheer (er-) kennen. Zo vergroot je de kans dat je als informatiebeheerder
van het begin betrokken wordt bij het opzetten en beheren van nieuwe/gewijzigde/stopgezette informatiestromen en kort op de bal kunt spelen. Wees pragmatisch en zorg ervoor dat je een gezond evenwicht weet te vinden tussen de theorie en de praktijk. Werk niet in een bubbel. Luister en houd rekening met de desiderata van de gebruikers en promoot de oplossingen die in overleg zijn uitgewerkt. 

Katlijn, informatiebeheer wordt het werk van een hele club: de archivaris- informatiebeheerder, de DPO, de veiligheidsinformatieconsulent, het management, de kernmedewerker, de onderzoeker, het experten team, enz. Is dat werkbaar? Is de organisatie daar klaar voor? Is de tijd rijp?

Katlijn: Ja, de Vlaamse overheid werkt al op deze manier. De praktijk bewijst dat het kan. We zullen slagen als we naast elkaar in dit informatielandschap kunnen staan. De vele rollen blijven voorbestaan, complementair aan elkaar, eventueel met een nieuwe of vernieuwde invulling. Deze manier van werken vereist wel wat flexibiliteit, wendbaarheid en veel energie. Het is tijd dat we onze comfortzone verlaten.