Volgens de definitie is een kantoorkopie een in commerciële of overheidskantoren door middel van een bewegende machine vervaardigde afdruk van een bestaand origineel, een voorbereide stencil of master, een elektronische datafile of microfilm. Belangrijk is dat de kopieën binnenshuis gemaakt worden en niet bij een (externe) kopieerwinkel. Kantoorkopieën bestaan uit machinaal vervaardigde papieren en inkten, die van slechtere kwaliteit zijn dan uit lompenpapier gemaakte documenten. De vijf voornaamste kopieertechnieken zijn kopieboek, carbon, stencil, hectografie en tenslotte fotografische diazo/Océ-techniek.

Bewaarstrategie

Kopieën zijn vaak in slechte staat en we weten weinig over de manier waarop ze tot stand zijn gekomen. Materiaalkennis is echter noodzakelijk om een bewaarstrategie uit te werken. Het grootste risico voor dit type documenten is het autonome verval (zoals bijvoorbeeld de zogenaamde inktvraat). Bij moderne documenten, waarbij minderwaardig cellulosepapier gebruikt wordt en een groot aantal kopieertechnieken met een diversiteit aan materialen en chemische stoffen ontwikkeld zijn, is er nog heel wat onderzoek nodig. We weten wel dat de papiersamenstelling van kantoorkopieën niet afwijkt van ander machinaal vervaardigd papier uit dezelfde periode.

Licht is in elk geval een bepalende factor. Een fax wordt op thermisch papier geprint met een coating die erg gevoelig is voor verkleuring door warmte en uv-licht. Bij carbonpapier wordt op de onderzijde een laag droge inkt (koolstof) vermengd met wax waardoor de inkt bij het doordrukken vanaf de bovenzijde op een tweede blad papier onder het vel blijft kleven. Dit lukt enkel indien gebruik gemaakt wordt van dun doorslagpapier. Stencils hechten zich dan weer best op een vezelig, poreus papier met een open structuur, terwijl het papier voor de hectografie net weinig absorberend moet zijn en daarom een lijming van hars-aluin en een vulstof van klei krijgt. Er wordt daarbij vaak gebruik gemaakt van aniline inkten, die ook voorkomen bij getypte brieven in de kopieboeken. Alle kopieertechnieken waarbij dit soort inkten gebruikt wordt zijn zeer lichtgevoelig.

Hoe bewaren

Vele chemische stoffen zijn licht- en uv-gevoelig, waarbij de coating waarin de inkt vervat zit bijzonder lichtgevoelig is. Ook temperatuur heeft een impact op dit chemisch materiaal. Het zou zomaar kunnen dat telkens je de bewaartemperatuur met 5°C verlaagt de levensduur van de drager verdubbelt. Er kan ook overgegaan worden tot ontzuring (uitgezonderd voor de diazo/Océ technieken). Het is evenwel niet aan te raden diazo’s uit dossiers te verwijderen omdat daardoor de samenhang van de documenten verloren gaat. In welke mate de diazo’s de omliggende documenten beïnvloeden is bovendien nog onvoldoende onderzocht.

De verschillende formaten en diverse dragers zijn, wanneer ze in losse stapels bewaard worden, onderhevig aan schade door vouwen en scheuren bij transport en raadpleging. Digitaliseren is een mogelijkheid mits het zorgvuldig en zonder schade gebeurt. Stapels met verschillende formaten worden best liggend bewaard om doorzakken te voorkomen: stapels briefwisseling of kantoordocumenten kunnen kleiner gemaakt worden door ze thematisch en chronologisch op te delen, waardoor ze makkelijker handelbaar worden. Voor de leeszaalmedewerker is er de blijvende uitdaging de onderzoeker te attenderen op de noodzaak zorgvuldig om te gaan
met kwetsbare documenten.

Documenten met aniline inkten kunnen niet blootgesteld worden aan licht. Diazotypieën (bouwtekeningen) worden dan ook best afzonderlijk bewaard, tenzij ze deel uitmaken van een dossier. Fax-prints kunnen naar een ander medium overgezet worden. Zelfs al is een kopie niet de beste bewaarstrategie, ze valt nog steeds te verkiezen boven niets ondernemen.

Waar vind je meer info over deze vraag?

Het ontwikkelen van een bewaarstrategie voor kantoorkopieën is een complexe zaak. Een aanzet werd alvast gegeven door Janien Kemp met haar gedetailleerd verslag over het materieel verval van kantoorkopieën, te raadplegen op de website van het Metamorfozeproject.