OK!PI2 (lees ‘okapi twee’) is een benchmarkingproject voor wetenschappelijke bibliotheken in Vlaanderen, gebaseerd op cijferindicatoren. Aan de hand van meetbare resultaten willen we op termijn de meerwaarde van de bibliotheekwerking aan het beleid en aan de gebruiker aantonen.

Na het stopzetten van het Libeconproject startte de Associatie KULeuven met het Okapi-project in 2010. Dit project groeide uit tot OK!PI2. Nu werken alle universiteits- en hogeschoolbibliotheken in Vlaanderen en het Instuut voor Tropische Geneeskunde mee. De gegevens worden jaarlijks samengebracht en kunnen aan de hand van Qlik, een business intelligence tool voor analyse en managementrapportages, door de meewerkende bibliotheken geraadpleegd worden. Buitenstaanders kunnen op vraag gebruikmaken van de overkoepelende gegevens. In META verschijnt bovendien jaarlijks een infographic over OK!PI2.

Welke gegevens worden verzameld?

In OK!PI2 worden op twee niveaus gegevens verzameld. De meeste instellingen hebben meerdere bibliotheken. Zowel op niveau van de bibliotheek als op niveau van de instelling als geheel worden er gegevens verzameld. Daardoor kunnen instellingen onderling, maar ook individuele bibliotheken met dezelfde opleidingen, zich met elkaar vergelijken. Op basis van alle gegevens kun je bovendien conclusies trekken over de bibliotheken van het hoger onderwijs in Vlaanderen.
In OK!PI2 worden kwantitatieve gegevens verzameld. In de beginjaren werd dat met een zeer uitgebreid invulformulier gedaan. Dat maakte het voor sommige bibliotheken echter moeilijk om alle gegevens op tijd bijeen te brengen. Het huidige formulier bevat minder vragen en zoveel mogelijk gegevens worden centraal ingevoerd. Zo worden voor de vragen over het gebruik van de databanken de gegevens van Elektron gebruikt.

Wat kun je met de OK!PI2-gegevens doen?

In Qlik vind je een dashboard waarin enkele belangrijke indicatoren aangeboden worden. Je kunt zelf selecteren per bibliotheek of per jaartal. Daardoor kun je zeer specifieke gegevens vergelijken om gemakkelijk trends terug te vinden.

Je kunt natuurlijk evoluties in je eigen instelling bekijken en bespreken met je directie en het bibliotheekteam. Nog interessanter wordt het wanneer je op basis van Qlik nagaat of je dezelfde evoluties in vergelijkbare instellingen kunt terugvinden. Neemt het interbibliothecair leenverkeer in alle instellingen af? Bezuinigen alle instellingen op de bibliotheekwerking of is er juist een toename in de budgetten? Hoe verloopt de verschuiving van de budgetten van analoge naar digitale collecties? Neemt het aantal hooggeschoolde bibliothecarissen toe of is er een duidelijke daling? Hoeveel bibliotheekruimte is er voorzien per hogeschoolstudent? Is dit meer of minder dan voor universiteitsstudenten? Hoe zit het met de openingsuren en -dagen? Verandert het percentage totaal bibliotheekbudget ten opzichte van het totale instellingsbudget? Zijn er wetenschappelijke bibliotheken die grote financiële giften krijgen? Hoe zit het met de vrijwilligers? Elk jaar meer of minder? Welke gevolgen ondervinden de bibliotheken van de overgang van de academische opleidingen van de hogescholen naar de universiteiten? Zijn er trends die in alle wetenschappelijke bibliotheken terug te vinden zijn? Of zijn de trends gebonden aan bibliotheken van specifieke associaties, of alleen in hogescholen of in universiteiten?

De OK!PI2-gegevens worden ook gebruikt voor het motiveren van het bibliotheekpersoneel. Mooie resultaten over de werking van de bibliotheek kunnen neerleggen geeft extra energie. Wanneer de vergelijking een beetje tegenvalt, kan ze aansporen tot een verhoogde inspanning. Met je bibliotheekteam kun je bespreken wat de collega’s tegenhoudt om het beter te doen. Op basis van de gegevens kun je een beleidsplan uitbouwen dat steunt op betrouwbare cijfers. Met de dashboard Qlik kun je managementinformatie op maat aanmaken. Het Excel-bestand van OK!PI2 laat je toe diepgaande analyses te maken. Zo is ook vergelijking mogelijk met bibliotheken in dezelfde stad of provincie.

Vergelijken met andere landen is mogelijk, maar niet steeds eenvoudig. In Frankrijk werd op vraag van ADBU (Association professionnelle des cadres documentaires de l’enseignement supérieur et de la recherche) een rapport opgesteld over de vergelijking van indicatoren van universiteitsbibliotheken in verschillende Europese landen voor de periode 2013-2016. Op basis van vrij toegankelijke gegevens werd de werking van de universiteitsbibliotheken in de Europese Unie vergeleken. In de synthese worden de indicatoren van Frankrijk, Duitsland, Groot-Brittannië en de Europese Unie vergeleken. Wegens het ontbreken van gegevens voor heel België was ons land helaas niet betrokken bij dit project. Natuurlijk is op basis van de OK!PI2-gegevens wel een vergelijking met Vlaanderen en landen van de Europese Unie mogelijk.

De OK!PI2-werkgroep zoekt naar samenwerking met Wallonië en het buitenland. Hoe meer partners werken met vergelijkbare gegevens en indicatoren, hoe interessanter de analyses die op basis van de OK!PI2-gegevens tot stand kunnen komen.

>    https://associatie.kuleuven.be/p/okapi/project
>    http://bit.ly/abdu_okapi2