Digitalisering heeft een grote impact op de samenleving, ook op culturele organisaties. Terwijl nog niet zo lang geleden informatie vooral via gedrukte publicaties en audiovisuele media gedeeld werd, gebeurt dit vandaag steeds meer via het wereldwijde web. Dat creëert de verwachting dat content van culturele organisaties ook op het web beschikbaar is. Culturele organisaties die inspelen op die verwachting bereiken hun publiek niet enkel meer in de fysieke ruimte, maar ook steeds vaker online.

De digitalisering zet de relatie tussen het publiek, de culturele organisaties en de culturele content op zijn kop. Traditioneel verloopt de overdracht van culturele content in één richting: een cultureel product wordt via een podium (de cultuurorganisatie) bij de cultuurliefhebber gebracht. Digitale technologie introduceert een nieuw model waarin de overdracht in twee richtingen loopt en het onderscheid tussen producent en consument vervaagt. Culturele content komt centraal te staan en de relaties tussen maker, culturele organisatie en cultuurparticipant wijzigen structureel en fundamenteel.

Nieuwe uitdagingen

Op het web raakt content van culturele organisaties verspreid over verschillende websites, en via hyperlinks verweven met andere content. Bestaande culturele content wordt tevens omgevormd tot nieuwe content. Voor cultuurliefhebbers is het niet meer belangrijk of culturele content komt van een erfgoedorganisatie, een kunstenorganisatie of een andere cultuurliefhebber. Wat telt is dat ze de content online kunnen vinden en hergebruiken. Dat geldt ook voor allerlei applicaties. Culturele organisaties moeten zich bijgevolg anders gaan profileren, ook online.

De digitale omslag vereist dat culturele organisaties hun werking omvormen en digitale technologie aanwenden om hun missie te vervullen. Ondanks goede wil blijft het voor veel organisaties een moeilijke opgave om die transformatie succesvol af te ronden. Ze benutten onvoldoende de kansen die de digitalisering biedt en spelen te weinig in op het verander(en)de speelveld waarin culturele content, de organisaties die deze creëren of aanbieden en de cultuurparticipanten zich op nieuwe manieren bewegen.

Digitale maturiteit

Goede wil vertalen naar een goed beleid en concrete organisatieprocessen vereist een bepaalde graad van digitale maturiteit. Om die digitale maturiteit te vergroten is het belangrijk om zicht te krijgen op de vlakken waar cultuurorganisaties tekortschieten. Dat is de Vlaamse overheid niet ontgaan. In 2018 gaf zij PACKED de opdracht om een zelfevaluatietool te ontwikkelen. Die werd begin 2019 gelanceerd.

De zelfevaluatietool Digitale Maturiteit (www.digitalematuriteit.be) is een tool waarmee culturele organisaties zichzelf op 47 stellingen een score toekennen om zo hun digitale sterktes en zwaktes in kaart te brengen. De stellingen zijn onderverdeeld in vijf categorieën: Beleid en aansturing, Interactie met doelgroepen, Aanbod, Organisatie en competenties en ten slotte Processen. Na het doorlopen van de tool krijgen organisaties zowel een totaalscore als subscores per onderdeel.

Je kunt als organisatie bovendien nagaan hoe jouw digitale maturiteit zich verhoudt tot die van andere organisaties. Het is mogelijk om gericht te vergelijken met gelijkaardige organisaties (bv. in dezelfde sector, met een even groot personeelsbestand en een gelijkaardig budget). Ten slotte krijg je inspiratie en tips die je helpen om je digitale maturiteit te verbeteren.

De tool is geen objectief meetinstrument, wel een zelfinschatting die je organisatie kan helpen om bij te sturen. Verder biedt de tool nuttige inzichten voor het cultuurbeleid. De Vlaamse overheid heeft geen toegang tot gegevens over individuele organisaties, wel tot geaggregeerde gegevens. Uit het gebruik zal moeten blijken welke beleidsmatige input de tool kan genereren.

Digitaal beleid

Een culturele organisatie die weet op welke digitale aspecten ze al dan niet goed scoort zal vlotter een adequaat digitaal beleid uittekenen om haar organisatieprocessen te transformeren. Zo’n beleid vertrekt idealiter vanuit een visie die inspeelt op de uitdagingen en kansen die de digitale transformatie biedt. Die visie vat beknopt samen hoe een cultuurorganisatie gebruik maakt van digitale technologie om haar missie te bereiken. Ze heeft een verbindende rol en moet alle medewerkers in staat stellen de vraag te beantwoorden hoe hun organisatie omgaat met digitalisering.

Aan de basis van een digitaal beleid ligt een strategie die geënt is op de missie van je organisatie. Ze kan uiteenlopende vormen aannemen. Een voor cultuurorganisaties inspirerend voorbeeld zijn de digitale strategieën van John Stack voor Tate en the Science Museum Group. Zijn model beschrijft een aantal digitale ervaringen die je als organisatie voor je doelgroepen wilt realiseren en de principes waarop je je aanpak baseert. Op basis daarvan worden doelstellingen vastgelegd voor zowel de content, de doelgroepen, de inkomsten als de structuur van de organisatie zelf. Succesfactoren en -indicatoren identificeren wat essentieel is voor het slagen van de digitale strategie en hoe je het succes van je strategie meet.

De impact van zo’n strategie staat of valt met de vertaling ervan naar een concreet actieplan dat opsomt wat nodig is voor de realisatie van je doelstellingen en wie betrokken moet worden. Een actieplan is geen statisch document; het wordt bijgewerkt op basis van periodieke evaluaties. Denk na over ingrepen die de slaagkans van je actieplan vergroten. Zo beslisten recent enkele organisaties om de uitrol van hun digitale strategie in handen te leggen van een digitaal strateeg die intern over de afdelingen heen opereert en samenwerking faciliteert. Samenwerking met andere cultuurorganisaties en technische partners geeft je ook toegang tot kennis en vaardigheden die jouw organisatie mist. Als digitale ervaringen voor je collega’s een abstracte materie blijven, verbind ze dan met praktische, dagelijkse noden om het draagvlak voor acties te vergroten.

Uitrol strategie

De voorbije jaren adviseerde PACKED een aantal cultuurorganisaties bij het opstellen van een digitale strategie en de omzetting ervan in concrete acties. Het semantisch web bleek een voorbeeld van een digitale technologie die cultuurorganisaties voor nieuwe uitdagingen stelde.

Het semantisch web is een idee dat in 2001 werd gelanceerd en een web voorspiegelt dat niet langer een vergaarbak is van documenten, maar een netwerk waar intelligente software agents informatie verwerken en via allerlei webdiensten aanbieden. Dat idee wordt vandaag gerealiseerd met de personal assistants van Apple, Amazon en Microsoft, maar ook in de Knowledge Graph box die Google naast zijn zoekresultaten toont.

Om hun informatie door intelligente software agents te laten verwerken moeten culturele organisaties zich nieuwe digitale technologieën eigen maken. Een voorbeeld daarvan zijn persistente URI’s (uniform resource identifiers), die moeten verzekeren dat digitale content online langdurig toegankelijk blijft via stabiele URI’s. Maar daarnaast moeten ze hun informatie op een specifieke manier structureren, zodat de intelligente automatische tools ze kunnen begrijpen en verwerken in diensten.

De uitdaging is om je niet te verliezen in grote, dure projecten die de werking van je organisatie in één keer willen omvormen maar uiteindelijk nauwelijks structurele verandering realiseren. De sleutel tot succesvolle transformatie is nieuwe technologieën stapsgewijs te introduceren en de impact ervan op de werking van je organisatie te evalueren. Zo vermijd je een ontwrichting van de werking van je organisatie en bouw je stelselmatig een draagvlak voor transformatie.

Voorbeeld 1: duurzame koppelingen verzekeren

Een voorbeeld van een stapsgewijze aanpak is de introductie van URI’s voor het identificeren van kunstwerken in de collecties van de partners van de Vlaamse Kunstcollectie (VKC). Het gezamenlijk traject van PACKED en VKC startte in 2013, na een doorlichting van de VKC-infrastructuur, met een oefening op papier die de vorm van de URI’s bepaalde en elk uniek kunstwerk een URI gaf. Vervolgens werd een prototype gebouwd van een zoekmachine die met behulp van die URI’s de informatie koppelt aan het juiste kunstwerk. In de jaren nadien volgde de uitrol van de persistente URI’s. Ze werden gedocumenteerd in de collectiebeheersystemen en op het web geactiveerd met een resolverapplicatie, die elke persistente URI koppelt aan de meest actuele data en beelden over het kunstwerk. Verder werd met de Arthub Flanders (www. arthub.vlaamsekunstcollectie.be) een productieversie in gebruik genomen van de zoekmachine.
 
De eerste echte stresstest voor het gebruik van de persistente URI’s is de migratie van de LUKAS-beeldbank naar een nieuw databanksysteem. De persistente URI’s moeten daarbij verzekeren dat de toegang tot beelden gevrijwaard blijft.

Voorbeeld 2: data herbruikbaar maken voor anderen

Die stapsgewijze processen zijn tijdrovend en vereisen een langdurig engagement van de medewerkers vooraleer de resultaten ervan zichtbaar worden. Daarom zijn experimenten nodig om de meerwaarde van een nieuwe digitale technologie voor de werking van een organisatie in te schatten. Een voorbeeld van zo’n experiment is het project van VIAA om de data uit de Namenlijst (www.inflandersfields.be/nl/namenlijst), een overzicht van het In Flanders Fields Museum van meer dan 600.000 slachtoffers van WO1, te koppelen aan de OCR-tekst van gedigitaliseerde kranten uit WO1. Het experiment leverde 110.000 personen met dezelfde voor- en familienaam op die in 102.729 van de 274.924 krantenpagina’s teruggevonden werden. Die slachtoffers worden nu bij iedere krant op Het Archief (www.hetarchief.be) uitgelicht en verrijkt met biografische informatie uit de Namenlijst, zoals hun geboorteplaats en sterfdatum.

De data werden enkel gekoppeld, en (nog?) niet vrijgegeven als open data. Het experiment is voor het In Flanders Fields Museum een stimulans om in de toekomst eveneens de koppeling in de omgekeerde richting te leggen, van de Namenlijst naar de kranten. Aangezien een groot deel van de kranten beheerd worden door het museum zelf, worden zo twee van zijn collecties met elkaar gekoppeld - wat de online opzoekingsmogelijkheden voor zijn doelgroepen vergroot.

Wat moet er veranderen?

Culturele organisatie moeten IT zien als een volwaardig onderdeel van hun basisinfrastructuur, net zoals bv. hun gebouw, de verwarming en de klimaatregeling. Dat is nodig om erin te kunnen investeren. De aanwezige infrastructuur is vaak te verouderd om de nieuwste digitale technologieën te ondersteunen. Ze moeten ook medewerkers aantrekken en/of opleiden die over de (technische) vaardigheden beschikken om de digitale transformatie binnen de organisatie te ondersteunen.

De overheid moet meer stimuleren om werk te maken van de digitale transformatie. Haar evaluatie en financiering van organisaties is te weinig afgestemd op een visie op hoe de sector als geheel moet omgaan met de digitale transformatie. Sinds anderhalf jaar is er wel de visienota Een Vlaams cultuurbeleid in het digitale tijdperk, maar de concrete impact ervan is afhankelijk van hoe die omgezet wordt in concrete beleidsacties.

Verder moeten digital natives die vertrouwd zijn met de mogelijkheden van cocreatie een plek krijgen in de leiding van cultuurorganisaties. Vandaag wordt die nog grotendeels bevolkt door een generatie die opgroeide met een cultuurlandschap waarin cultuurorganisaties als sluiswachters fungeerden tussen makers en publiek.

Meer weten?

Wil je hierover meer weten, kom dan zeker naar de sessie die LUKAS, PACKED en VIAA over dit thema verzorgen op de komende editie van Informatie aan Zee. We zullen er niet alleen de Zelfevaluatietool Digitale Maturiteit demonstreren, aan de hand van concrete voorbeelden gaan we in op acties die je kunt opzetten om je digitale strategie te realiseren en op de tools die je daarbij kunt gebruiken.

LUKAS, PACKED en VIAA vormen sinds 1 januari 2019 samen één dienstverlenende organisatie die voor een brede waaier van doelgroepen advies en ondersteunende diensten biedt m.b.t. digitaal erfgoed.