De Universiteitsbibliotheek van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) organiseerde een gebruikersbevraging over de openingsuren van haar deelbibliotheken. Deze enquête diende hoofdzakelijk om een beter inzicht te krijgen in de noden en behoeften van de universitaire gemeenschap over de beschikbaarheid van de leeszalen. De resultaten kunnen ondersteuning bieden bij een eventuele herziening van de openingsuren.

Situering
De Universiteitsbibliotheek van de Vrije Universiteit Brussel bestaat uit de Centrale Bibliotheek en de Medische Bibliotheek, respectievelijk gelegen op de Brussels Engineering Sciences & Humanities Campus in Etterbeek en de Brussels Health Campus in Jette. Ze staat ten dienste van de meer dan 15.000 studenten en onderzoekers die verbonden zijn aan de VUB. De Centrale Bibliotheek is tijdens een gewone lesweek 64 uur geopend, verspreid over zes dagen. Ze ontvangt jaarlijks ongeveer 350.000 bezoekers. De Medische Bibliotheek is tijdens een gewone lesweek 52 uur geopend, eveneens zes dagen op zeven. In totaal komen er jaarlijks ongeveer 120.000 bezoekers over de vloer. Er is momenteel in geen van beide deelbibliotheken een zelfuitleensysteem of terugbrengbus beschikbaar.

De transitie van een collectiegerichte aanpak naar een gebruikersgerichte aanpak is in de Belgische universiteitsbibliotheken al een tijdje aan de gang. Universiteitsbibliotheken proberen op verschillende manieren in te spelen op de specifieke noden en behoeftes van hun gebruikers. Binnen de context van deze transitie valt de aandacht op voor de bibliotheek als fysieke ruimte. De intensieve bezetting van de leeszalen en het creatief gebruik van de bibliotheek namen de afgelopen jaren sterk toe, met de wijdverspreide toepassing van probleemgestuurd onderwijs, de bijhorende groepswerken en het massablokken als voornaamste exponenten. Door dit toenemend gediversifieerd gebruik besliste de Universiteitsbibliotheek om een gebruikersbevraging te organiseren die voornamelijk focust op de openingsuren van de leeszalen. Nu het belang van de bibliotheek als fysieke ruimte steeds vaker onderstreept wordt lijkt het een voor de hand liggende keuze om bibliotheekgebouwen langer geopend te houden. Het uitbreiden van de openingsuren is echter een dure aangelegenheid, niet het minst door de extra recurrente personeelsuitgaven. Bovendien moeten er vaak enkele aanpassingen aan de infrastructuur gebeuren, gaande van het afsluitbaar maken van bepaalde delen van de bibliotheek tot het faciliteren van bijkomende voorzieningen. Het wordt dus al snel duidelijk dat het oplopende kostenplaatje verantwoord moet worden, bij voorkeur gebaseerd op gegevens die de vraag naar een verlening van de openingsuren zichtbaar en tastbaar maken.

Afgezien van de openingsuren zelf focust de enquête op de vraag welke elementen en diensten de gebruikers noodzakelijk vinden tijdens de verlengde openingsuren van de bibliotheek. Moet het bijvoorbeeld steeds mogelijk zijn om items uit te lenen en terug te brengen? Moeten er permanent bibliotheekmedewerkers beschikbaar zijn in de buurt van de leeszalen? Inzicht hierin kan helpen om de juiste keuzes te maken bij het inzetten van personeel en middelen. Ook de tijdsbesteding tijdens uitgebreidere openingsuren werd bevraagd, zodat we een beter zicht kregen op het aanbod en de voorzieningen die de gebruikers van de bibliotheek verwachten.

Gehanteerde methode en gebruikte tools

`Hoewel een papieren bevraging haar nut heeft, is het gebruiks- en verwerkingsgemak van een digitale enquête onmiskenbaar, zeker wanneer ze online ter beschikking gesteld wordt (SaaS of Software as a service-principe). Onze vereisten voor een enquêteplatform waren in de eerste fase ruwweg als volgt samen te vatten:
•    Budgetvriendelijk.
•    De mogelijkheid om meerdere vraagtypes te implementeren.
•    Conditionele doorverwijzing in de vraagstructuur (vertakking of branching).
•    Vlotte semiautomatische resultaatsverwerking (bij voorkeur exporteerbaar in bijvoorbeeld csv-formaat).
•    Cloudapplicatie (SaaS-principe).
•    Aanpasbare vormgeving en vlotte integratie in bestaande platformen en websites.

Bijna alle bekende enquêteplatformen voldoen in meer of mindere mate aan deze eisen, waardoor snel duidelijk werd dat betalende software niet noodzakelijk de beste keuze hoeft te zijn. Er zijn tal van softwaremogelijkheden beschikbaar. Zij zijn niet alleen laagdrempelig bij het uittekenen van de enquêtestructuur, maar ook zeer gebruiksvriendelijk bij de verwerking van de verzamelde resultaten. Een beperkte greep uit de onderzochte mogelijkheden:
•    Microsoft Forms
•    Google Forms
•    Survey Monkey
•    LimeSurvey
•    Typeform
•    Zoho

Veel gratis versies van betalende softwarepakketten leggen wel een beperking op het aantal respondenten. Gezien het net de bedoeling was om met deze enquête zoveel mogelijk input te verzamelen, was een dergelijke restrictie echter niet wenselijk. Binnen onze Universiteitsbibliotheek waren er bij het organiseren van eerdere, kleinschalige, bevragingen goede ervaringen met het gratis beschikbare Google Forms. De G Suite van Google (waarvan Google Forms deel uitmaakt) geldt bovendien momenteel zowat als het schoolvoorbeeld van het SaaS-principe. Eenvoudige resultaatsverwerking wordt gegarandeerd door de csv-exportmogelijkheid en de koppeling met Google Sheets. De opmaakmogelijkheden zijn eerder beperkt maar worden deels gecompenseerd door de vlotte integratie in bestaande omgevingen en websites. Verder is er keuze uit voldoende vraagtypes en laat de enquêtestructuur eventuele vertakkingen en doorverwijzingen toe. Er werd lang getwijfeld om een identificatievereiste (e-mailadres, stam- of rolnummer, enz.) op te nemen in de enquête en op die manier meerdere antwoordsessies per respondent tegen te gaan. Uiteindelijk werd beslist om dit niet te doen: dit zou immers vooral een extra drempel creëren en bovendien geen waterdichte garantie bieden tegen kwaad opzet.

Wat betreft de uitwerking van de vraagtypes werd rekening gehouden met verschillende factoren. Om de resultaatverwerking enigszins beheersbaar te houden werd zoveel mogelijk geopteerd voor meerkeuzevragen. Dit resulteert immers in een relatief beperkt aantal vastomlijnde antwoorden. Een hieruit voortvloeiend nadeel is natuurlijk het sturend karakter van dit type vraagstelling. Om dit tegen te gaan konden respondenten een extra antwoord toevoegen of hun keuze verder verduidelijken.

Vraagtypes die in de enquête gebruikt werden:
•    meerkeuze (met aanvulmogelijkheid)
•    meerkeuzeraster
•    open vraag - kort antwoord
•    selectievakjes

Eenmaal de vorm en inhoud van de enquête vastlagen werd een beperkte promotiecampagne op poten gezet. Er verscheen een nieuwsbericht op de website van de bibliotheek en op de digitale informatieschermen van de universiteit, er werden posters opgehangen in en rond de leeszalen en in de interne nieuwsbrieven voor studenten en personeel werd een aankondiging opgenomen. Deze initiatieven bevorderden merkbaar de zichtbaarheid van de bevraging binnen de universitaire gemeenschap.

Resultaten en bevindingen: openingsuren

De bevraging liep van 7 juni 2018 tot en met 31 oktober 2018. In totaal namen er 622 respondenten deel, waarvan er 491 specifiek betrekking hadden op de Centrale Bibliotheek (CB) en 77 op de Medische Bibliotheek (MB). 35 respondenten maakten gebruik van de leeszalen van beide bibliotheken. Negentien respondenten bezochten dan weer zelden of nooit de publieke ruimtes van de Universiteitsbibliotheek. Zes daarvan gaven als reden hiervoor de huidige openingsuren van de leeszalen. Meer dan 85 procent van alle geënquêteerden was student aan de VUB. De overige vijftien procent bestond uit personeel, niet-VUB-studenten en externe bezoekers. Het participatiepercentage per faculteit correspondeerde min of meer met de verhoudingen binnen de universiteit. De algemene tendens binnen de verzamelde resultaten was voor beide deelbibliotheken vrij gelijkaardig. Gemakshalve beperken we onze focus hierdoor vooral tot de resultaten voor de Centrale Bibliotheek.

De verzamelde antwoorden over de openingsuren werden visueel weergegeven in een grafiek. De percentages zeggen op zich niets over de gewenste openingsuren, maar geven aan hoeveel procent van de gebruikers wil dat de bibliotheek op het corresponderende tijdstip open is. Zo gaf iets meer dan achttien procent van de respondenten aan dat de leeszalen van de Centrale Bibliotheek op een gewone weekdag om 7.00 uur ’s ochtends beschikbaar zouden moeten zijn. Een uur later is dit al bijna 70 procent. Naar de avond toe vindt 75 procent dat de leeszalen van de CB nog steeds toegankelijk moeten zijn om 21.00 uur. Er werden resultaten verzameld voor gewone weekdagen, dagen tijdens de blokperiode, vakantiedagen, zaterdagen en zon- en feestdagen. Voor elk ‘type’ dag werd een corresponderende grafiek opgesteld.

Een dergelijke grafiek maakt het makkelijk om een specifiek minimum- of bodempercentage van de respondenten (=[X] procent) als ondergrens te gebruiken bij het bepalen van de openingsuren. De ondergrens kan gezien worden als het zelfgekozen minimumpercentage gebruikers waarvoor de bibliotheek open moet zijn: de Centrale Bibliotheek opent idealiter op het tijdstip corresponderend met het eerste percentage dat gelijk is aan of groter is dan [X] procent. Ze sluit op het tijdstip corresponderend met het [na opening] eerste percentage dat gelijk is aan of kleiner is dan [X] procent. Idealiter ligt dit minimumpercentage zo laag mogelijk. (Zie afb. 1.)

Bijna 50 procent van de respondenten is voorstander om de leeszalen van de Centrale Bibliotheek tijdens de blokperiode ten laatste om 7.00 uur te openen. Meer dan 75 procent wil dat de bibliotheek nog open is om 22.00 uur. De vraag naar een bibliotheek die 24 uur op 24 open is lijkt dan weer eerder beperkt. Voor de blokperiode geeft bovendien slechts 2,3 procent van de respondenten aan dat de Centrale Bibliotheek de hele dag door open zou moeten blijven.

Tijdens de vakantieperiodes (die niet binnen de blokperiode vallen) is de vraag naar uitgebreide openingsuren minder groot: slechts iets meer dan 65 procent vindt dat de Centrale Bibliotheek om 9.00 uur geopend moet zijn. Voor de blokperiode was dit nog meer dan 98 procent. Wat eveneens opvalt is het feit dat het hoogst opgetekende percentage net geen 91 procent bedraagt. Gezien het mogelijk was om in de antwoorden aan te geven dat de bibliotheek niet moet openen, wil dit zeggen dat meer dan negen procent het niet nodig vindt de leeszaal van de Centrale Bibliotheek te openen tijdens de vakantieperiode.

Meer dan 95 procent van de respondenten wil dat de Centrale Bibliotheek op zaterdagen open is. Voor zondagen is dit 86 procent. Ook voor de weekenddagen resulteert een ondergrens van 25 procent in een significante uitbreiding van de huidige openingsuren: op zaterdag zou de bibliotheek net zoals een weekdag open moeten zijn van 8.00 uur tot 23.00 uur; op zondag van 9.00 uur tot 22.00 uur. Hoewel er verschillen zichtbaar zijn tussen de grafieken, kunnen we wel degelijk een tendens ontwaren in de verzamelde antwoorden. De vraag naar meer openingsuren is onmiskenbaar, al wisselt dit doorheen het jaar. Deze gevolgtrekking staat wel wat haaks op een andere conclusie die we uit de enquête kunnen trekken: 60 procent van de respondenten is immers te vinden voor openingsuren die het hele jaar door ongewijzigd blijven.

Resultaten en bevindingen: aanbod en tijdsbesteding

Een ander interessant resultaat van de bevraging is het overzicht van voorzieningen die de respondenten als (zeer) belangrijk beschouwen bij een mogelijke uitbreiding van de openingsuren. Zo vindt meer dan 90 procent toegang tot het wifinetwerk en een voldoende ruim aanbod aan stopcontacten essentieel. Ook aan individuele studeerplekken (89 procent) en print-, kopieer- en scanmogelijkheden (77 procent) wordt veel belang gehecht. Als bibliotheek waren we aangenaam verrast door het hoge percentage respondenten dat aangeeft toegang tot zowel de e-collectie (69 procent) als de fysieke collectie (64 procent) belangrijk te vinden tijdens de uitgebreidere openingsuren. Dit kan immers als sterk argument gelden bij de afweging tussen het langer openhouden van de bibliotheekruimte enerzijds en de inrichting van een studieruimte (beperkte opstelling met louter tafels, stoelen en eventueel netwerktoegang) anderzijds. Dit argument wordt overigens verder versterkt door de vaststelling dan meer dan 50 procent van de respondenten de bibliotheek tijdens de verlengde openingsuren niet enkel als studeerplek zou beschouwen maar eveneens actief gebruik zou maken van de bronnen die beschikbaar zijn in de bibliotheek, al dan niet in het kader van het schrijven van een paper of proefschrift.

Tot slot moet er gelet worden op de suggesties en aanvullingen die de respondenten als antwoord op de open vragen geven. Deze antwoorden vormen immers een uitstekende manier om aspecten die door de gebruikte vraagstelling onderbelicht werden — of helemaal niet aan bod kwamen — alsnog te integreren in de conclusie. 12,7 procent van de respondenten schoof via de open vraag een aantal prioriteiten naar voor. Maar liefst twintig procent van de verzamelde antwoorden had betrekking op het handhaven van stilte in de leeszalen, zowel door bibliotheek­gebruikers als -medewerkers. 16,5 procent van de antwoorden gaat over (het gebrek aan) lunchvoorzieningen in de directe nabijheid van de leeszaal, zeker tijdens het weekend. Verder valt op hoe deze open vraag gebruikt werd om het belang van reeds vermelde knelpunten nogmaals in de verf te zetten. Tien procent van de antwoorden wijst op het belang van voldoende stopcontacten in de leeszaal. Een even groot percentage vraagt meer zitplaatsen die gebruikt kunnen worden als studieplek.

Conclusie

Door beroep te doen op softwarepakketten die een vlotte dataverwerking mogelijk maken kan het organiseren van een gebruikersbevraging zelfs met zeer beperkte middelen een bruikbaar resultaat opleveren. Terugblikkend kan de bevraging dan ook een succes genoemd worden. Het beoogde aantal deelnemers werd behaald, wat resulteerde in een aanvaardbaar betrouwbaarheidsinterval bij de verwerking van de data. De resultaten geven ons een beter zicht op de verwachtingen en behoeften van onze gebruikers over de beschikbaarheid van onze Universiteitsbibliotheek. Bij het experimenteren met verschillende percentages als ondergrens viel op hoe ambitieus de voorgestelde openingsuren waren. Voor een gewone week (weekenddagen inbegrepen) tijdens het academiejaar zou zelfs een ondergrens van 50 procent wekelijks 27 extra uren vereisen. Zoals zo vaak zullen we een aanvaardbaar compromis moeten zoeken tussen de verwachtingen van gebruikers enerzijds en het aantal beschikbare personeelsleden en middelen anderzijds. Desalniettemin kunnen de resultaten een eventuele vraag naar meer personeel en middelen kracht bijzetten. Bovendien kwamen bij de analyse elementen naar boven die aantonen dat er vraag is naar meer dan enkel studeerruimte. De specifieke eigenheid van de bibliotheek kan en mag dus niet gereduceerd worden tot enkel en alleen het aanbieden van tafels en stoelen.