Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?
De Archiefploeg ondersteunt diensten van Groep Gent (stad en OCMW) bij het verwerken van grote hoeveelheden archief. We zetten bovendien in op sociale tewerkstelling. We geven mensen die langdurig werkloos zijn de kans om via de Archiefploeg ervaring op te doen om later meer kans te maken om een administratieve job te vinden.
Hoe hebben beide teams zich voorbereid op de samensmelting?
De Archiefploeg is een initiatief van Archief Gent toen we eigenlijk alleen maar op papier eengemaakt waren. In het begin werkte de ploeg op locatie. Maar al snel werd het duidelijk dat we onze eigen locatie nodig hadden om archieven te kunnen verwerken. We vonden een onderkomen in de kelder van oude bibliotheek aan de Zuid in Gent. Geen ideaal gebouw maar wel een goede locatie. In 2017 en 2018 verhuisden namelijk de pijler ‘grondgebonden diensten’ van Groep Gent (Wonen, Toezicht, Stedenbouw, Milieu, Groendienst, Wegendienst enz.). Deze diensten verhuisden allemaal naar het gebouw naast de oude bibliotheek. We kregen oude bibliotheekrekken (niet zo ideaal voor archiefdozen, maar een gegeven paard…) en enkele recuptafels, -stoelen en -PC’s. En we waren vertrokken! We bleven een kleine twee jaar aan de zuid en overleefden er inbraken, wateroverlast en brandstichting. In 2018 begon dan de voorbereiding op onze eigen verhuis binnen Archief Gent. We gingen van drie locaties naar twee. Een locatie voor de archieven die veel geraadpleegd worden en een locatie voor de minder geraadpleegde en nog niet toegankelijke archieven. Intern werd vijftien kilometer archief verhuisd. Tijdens de zomermaanden werkten jobstudenten hard aan het klaarmaken en verhuizen van de bulkarchieven die bij de Archiefploeg aan de Zuid stonden.
In welk opzicht is jullie werking veranderd na het samenvoegen van het stadsarchief en het OCMW-archief?
De Archiefploeg kreeg een definitieve stek in de gebouwen van het voormalige OCMW-archief aan de Neermeerskaai. Dat kon pas nadat het OCMW-personeel naar het voormalige stadsarchief (De Zwarte Doos) verhuisde. Onze werking is eigenlijk niet zozeer veranderd. De werkomstandigheden daarentegen zijn erop vooruitgegaan. Een modern gebouw met veel licht en ruimte voor verwerking en klimatologsch ideale omstandigheden voor de opslag van het archief.
Wat zijn jullie ambities als team?
De Archiefploeg is een tijdelijk project van Archief Gent, dat momenteel loopt tot 31 december 2019. Dat willen we veranderen. Het is onze ambitie om ervoor te zorgen dat Archief Gent extra middelen krijgt om de werking van de Archiefploeg te bestendigen en structureel bij de werking van Archief Gent te voegen. Daarnaast is het de ambitie van Groep Gent om haar medewerkers papierluw te laten werken, die gedragsverandering komt echter maar traag op gang. We zullen dus ook na 2019 nog veel papieren archieven van diensten moeten verwerken. Met de huidige afspaken zal dat niet mogelijk zijn. Bovendien moeten diensten van de pijler ‘persoon’ (cultuur, onderwijs, ouderenzorg, sociale dienstverlening) nog verhuizen. Zonder Archiefploeg zal het bijzonder moeilijk zijn om alles te verwerken en toegankelijk te maken. Een andere ambitie is de vlotte overschakeling van het huidige archiefbeheersytheem Archipro naar een nieuw systheem GIAS.
Hoe meten jullie de impact van jullie werk?
Op verschillende manieren. Eerst en vooral is er het meten van de archieven die we verwerkt hebben. Op twee jaar tijd hebben we meer dan vier kilometer archief verwerkt (schonen, verpakken en registreren). Anderzijds zijn er de dankbare en gelukkige collega’s die dolblij zijn met het werk dat wij voor hen doen. We spaarden ooit de nietjes en paperclips op bij het schonen van enkele verhuisdozen archieven. Daarbij kwam aan het licht dat we per verhuisdoos ruim één kilo ijzer uit ons toekomstig erfgoed halen.
Welke achtergrond hebben de teamleden?
Het team is een mix van Nerlerlandstaligen en anderstaligen. Het zijn bijna allemaal mensen die langdurig werkloos zijn en via een statuut van arbeidszorg of artikel 60, via het OCMW of de VDAB tijdelijk -tussen de zes maand en één jaar- bij de Archiefploeg werken en zo ervaring opdoen om later aan de slag te kunnen gaan als administratief medewerker. Velen onder hen zijn hoger opgeleide profielen die naar België gevlucht zijn en amper Nederlands spreken of niet goed overweg kunnen met computers. Ze leren dus bij ons niet alleen omgaan met archieven of werken met administratieve software maar oefenen ondertussen ook hun Nederlands en sociale vaardigheden. Daarnaast zitten er ook mensen in het team die een re-integratietraject van de Stad Gent volgen, mensen die uit een burnout of langdurige ziekte komen en die in een rustige, prikkelvrije omgeving aan de slag kunnen om zo terug op te bouwen naar een voltijdse tewerkstelling.
Hoe zou je de teamspirit omschrijven?
Prettig gestoord.
Welke eigenschappen zijn cruciaal om in dit team te functioneren?
Humor, een hoek af, goesting, sociaal zijn, ondernemerschap, geduld.
