Hoe kun je beter vergaderingen leiden? Vijf tips!

META Nummer 2019/4

Hoe kun je beter vergaderingen leiden? Vijf tips!

Geschreven door Jeroen Naudts
Gepubliceerd op 07.05.2019

Vergaderen is vaak een grote frustratiefactor binnen teams. Er is te weinig tijd, meningen worden niet gehoord, knopen niet doorgehakt, enz. En toch kun je op verschillende manieren van je vergadering een moment maken dat wel energie en zuurstof geeft aan je team. We zetten er vijf op een rijtje.

Laat de deelnemers mee besturen

Interactie is dé succesfactor van geslaagde vergaderingen. Als ik teams coach op vlak van vergaderingen, valt het me altijd op hoe deelnemers de tijd anders inschatten als ze zelf actief kunnen deelnemen aan een vergadering. Altijd vinden ze dat de tijd sneller gaat als ze zelf een vergaderoefening mogen doen. Als anderzijds hun taak beperkt wordt tot het observeren van en luisteren naar andere deelnemers lijkt de tijd tergend traag te verstrijken. Bovendien vertellen ze nadien dat luisteren erg vermoeiend is. Of toch zeker vermoeiender dan spreken.

In het mee besturen van een vergadering mag je heel ver gaan. Zo moet bijvoorbeeld elke deelnemer mee de kans kunnen krijgen om de agenda samen te stellen. Via digitale toepassingen zoals Google drive is dit heel eenvoudig en de betrokkenheid neemt exponentieel toe.

Zorg voor zuurstof

Zuurstof zorgt voor energie. Daar zijn we meestal wel van overtuigd. Maar hoe passen we dat toe in vergaderingen? In de eerste plaats mag je dat letterlijk nemen. Een raam openen voor meer zuurstof heeft een groot effect of de dynamiek in je vergadering. Ook bewegen in de ruimte zorgt voor meer zuurstof in de hoofden door een actievere doorstroming van het bloed in onze aderen. Maar ook figuurlijk is zuurstof belangrijk in een vergadering. Stilte is bijvoorbeeld een erg belangrijke dosis zuurstof voor je vergadering. Stilte zorgt ervoor dat de deelnemers de inhoud van de vergadering kunnen verwerken en hun eigen visie hierop kunnen ontwikkelen. Beschouw stilte dus niet als een vijand, maar als een bondgenoot die je vergaderingen beter zal maken.

Gebruik enkel de tijd die je nodig hebt

Vooraf aangeven hoeveel tijd je nodig hebt voor een agenda-item heeft een enorme impact. Voor jezelf als voorzitter, maar ook als deelnemer van een vergadering. Tijd is zoals ruimte in een huis: als je er niet bewust mee omgaat, vult het zich met rommel die je eigenlijk niet nodig blijkt te hebben. Bovendien is het cruciaal om na te denken wiens tijd je wil ‘lenen’ tijdens deze vergadering. Heeft een deelnemer geen concrete meerwaarde voor je vergadering? Geef dan aan dat deze persoon niet meer hoeft te komen — tenzij die dat zelf wil — zodat hij of zij meer tijd krijgt voor andere taken.

Doorbreek gewoontes

Zeker vaste terugkerende vergaderingen verzanden makkelijk in routine. Uiteraard is het aantrekkelijk om voor deze terugkerende vergaderingen telkens dezelfde locatie en werkvorm te kiezen. Maar de kunst is om de routine te doorbreken. Wissel bijvoorbeeld van vergaderruimte. Als dat niet mogelijk is kun je de aanwezigen doen wisselen van plaats aan de tafel. Voor sommige collega’s is dat een sterke verandering waar ze niet altijd even gemakkelijk mee om kunnen. Maar in de praktijk brengt het een nieuwe dynamiek die alle deelnemers alert houdt.

Vergader minder

Dit is de meest ingrijpende maatregel, die toch het grootste resultaat kan opleveren. Veel vergaderingen komen op vaste tijdstippen terug en worden ingevuld omdat ze nu eenmaal op de agenda staan. Bovendien denken we in de praktijk ook te snel aan vergaderingen als middel om informatie uit te wisselen. Zeker als het gaat om het geven van informatie waar interactie geen doelstelling is zijn er andere kanalen om de informatieoverdracht te ondersteunen. Bij grote groepen kan dit beter werken dan eenrichtingsverkeer over de voorbije maanden. Dringend tijd dus om te bekijken of alle vergaderingen die in je agenda staan wel écht noodzakelijk zijn.

Succes! Wil je nog meer inspiratie over hoe je beter kunt vergaderen?
Op 13 juni organiseert de VVBAD een vormingsdag Beter vergaderingen
leiden.

>    www.vvbad.be/activiteiten

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be