Een terugblik op tien jaar Wie klasseert, die vindt

META Nummer 2019/3

Een terugblik op tien jaar Wie klasseert, die vindt

Geschreven door Remco Bruijnje
Gepubliceerd op 04.04.2019

Het is tien jaar geleden dat de reeks Wie klasseert, die vindt (WKDV) boven de doopvont werd gehouden. Sindsdien is deze uitgave de beste vriend van de archivaris/informatiebeheerder geworden. Je vindt een antwoord op veel vragen in WKDV. Diverse onderwerpen worden erin behandeld, van inventarisatie over depotbeheer tot het archiveren van websites en applicaties. In tien jaar tijd geraakten de beruchte rode kaften steeds voller: je komt al lang niet meer toe met één kaft.

Wie klasseert, die vindt is een initiatief van uitgeverij Politeia, de VVSG en het FelixArchief Antwerpen. Hierdoor ligt de focus heel erg op overheidsinstellingen en vooral op steden en gemeenten. Dat heeft als voordeel dat er uit tal van praktijkvoorbeelden geput kan worden. Van die praktijkvoorbeelden wordt doorheen het werk dan ook gretig gebruik gemaakt. De laatste jaren wordt er ook steeds meer aandacht besteed aan andere voorbeelden, al blijven voorbeelden uit de privésector voorlopig onderbelicht.

Het FelixArchief is al van bij het begin sterk betrokken bij het opstellen van de uitgave. Heel wat bijdragen werden geschreven door (ex-)medewerkers van het FelixArchief. Veel van de resultaten die geboekt werden bij het Expertisecentrum David werden uiteindelijk gepubliceerd in WKDV. Dat zorgde er zeker voor dat die resultaten voor een breder publiek bekend werden.

De sterkte van de uitgave zit hem vooral in de medewerking van specialisten. Maar liefst 69 auteurs werkten eraan mee. Alle artikels zijn met de nodige expertise geschreven. De redactie schrikt er ook niet voor terug om meerdere auteurs voor één artikel in te zetten. Ook de flexibiliteit is een grote troef. Artikels worden regelmatig bijgewerkt, herschreven of aangevuld om in te spelen op de laatste ontwikkelingen in de sector. De redactieraad bestaat enerzijds uit verschillende experten uit de sector, maar er worden ook externe specialisten betrokken. Daardoor is WKDV ook toegankelijk voor geïnteresseerden van buiten de archiefsector. Veel medewerkers die zich inzetten voor archief- en informatiebeheer (volledig of zijdelings) hebben geen archiefopleiding genoten of hebben geen achtergrond in de sector. Voor hen is een toegankelijk werk essentieel om hun job te kunnen uitoefenen. WKDV voorziet hierin, hoewel er nog maar weinig externe experts als auteur optreden. Dit zou wel kunnen helpen om een aantal aspecten in WKDV beter te belichten, zoals bepaalde wetgeving of specifieke IT-kennis. Onlangs werd er een artikel over informatieveiligheid toegevoegd. Hiervoor is specifieke kennis vereist, die niet meteen binnen de sector te vinden is. Door expertise buiten de sector te halen kan zo’n onderwerp toch ontsloten worden.

De papieren editie is de bekendste, maar de digitale versie van WKDV wordt steeds belangrijker. Via de digitale versie wordt er extra materiaal ter beschikking gesteld. Waar in de papieren versie vooral theoretische kennis gedeeld wordt, toont de digitale versie veel voorbeelden, foto’s en achtergrondinformatie. Dat is een extra troef voor WKDV. In de digitale versie kunnen artikels sneller gepubliceerd worden, de papieren versie wordt maar enkele keren per jaar uitgebracht. Het is voor de gebruiker makkelijker om nieuwe artikels op te volgen en dus  nieuwe ontwikkelingen op te pikken.

WKDV is opgedeeld in acht onderdelen die op hun beurt opgedeeld zijn in meerdere hoofdstukken. Dit heeft als voordeel dat er een duidelijke indeling is van de verschillende onderwerpen. Aan de hand van een handige en gedetailleerde inhoudstafel kan er vrij makkelijk gezocht worden. Er is tevens een index voorzien, maar deze is niet zo uitgebreid en heeft volgens mij weinig meerwaarde. In de digitale versie is deze index sowieso overbodig.

Als inleiding voegden de auteurs een dertiental fiches toe aan WKDV. Deze fiches zijn een handige opstap voor iedere nieuweling: ze leggen in begrijpelijke taal een aantal basisprincipes uit de sector uit. De fiches zijn vooral handig in de papieren versie, waarbij ze ook nog eens opvallen door hun blauwe kleur. Daarnaast biedt WKDV een trefwoordenlijst aan en de basiswetgeving voor de sector. Dit laatste kan gevaarlijk zijn als je werkt met een oude versie, want de wetgeving is de laatste tijd onderhevig aan nogal wat veranderingen.

De eerste drie onderdelen (‘begrippen’; ‘wettelijk kader’; ‘organisatie’) zijn vooral bedoeld als basis. Sommige artikels en paragrafen bleven al een tijdje onveranderd. In deze drie onderdelen wordt vooral de basis gelegd van wat archiefwerking/informatiebeheer moet of kan zijn. Vooral het onderdeel ‘begrippen’ bevat een aantal inleidende elementen, die in andere onderdelen verder uitgewerkt worden. Een informatiebeheersplan wordt voor het eerst in dit onderdeel geïntroduceerd, maar komt in het vierde onderdeel ‘klasseren en digitaal werken’ uitgebreider aan bod. Beide artikelen zijn door verschillende auteurs geschreven en ook al is er een afstemming geweest, toch worden er andere accenten gelegd. Ook in andere artikelen uit ‘begrippen’ merk je wel af en toe een overlap met artikelen uit andere onderdelen.
Het onderdeel ‘wettelijk kader’ biedt een vrij droge opsomming van de verschillende wetten en regels, maar is daarom niet minder interessant. In ‘organisatie’ gaan de auteurs al iets meer in op een aantal praktische onderwerpen en worden er al meer voorbeelden aangehaald bij de theoretische uiteenzettingen. Dit onderdeel blijft high-level, maar kan wel interessant zijn voor het management. Er worden vooral een aantal instrumenten (wel of geen dienst, taken, kwaliteitscontrole) aangereikt die een beleid rond archief- en informatiebeheer kunnen opzetten.

De volgende vier onderdelen (‘klasseren en digitaal werken’; ‘duurzaam bewaren en digitaliseren’; ‘selecteren, overdragen en vernietigen’; ‘publiekswerking’) gaan dieper in op de kerntaken van een archiefdienst. Deze onderdelen worden steeds omvangrijker, waardoor ook steeds meer aspecten van het informatie/archiefbeheer aan bod komen. Een nadeel is wel dat informatie soms op verschillende plaatsen staat, voorbeelden hiervan zijn opruimdagen en e-mailcampagnes. Over het algemeen wordt in deze onderdelen een goed evenwicht gezocht en gevonden tussen theorie en praktijk. De eerste artikelen bevatten vaak een theoretische uiteenzetting, in latere artikelen komen vaak praktische voorbeelden aan bod. Steeds meer worden deze geschreven door niet-archivarissen, per slot van rekening zijn het vaak geen archivarissen die dit moeten uitvoeren (denk maar aan het gebruik van een DMS of het ondergaan van veranderingen). Deze praktische artikelen worden afgewisseld met uitdiepingen, bijvoorbeeld over een e-depot, deze houden eerder het midden tussen de theorie en de praktijk.

De gebruiker kan op verschillende manieren met deze onderdelen omgaan. Je kunt het benaderen vanuit de praktische voorbeelden, die als inspiratiebron kunnen dienen voor eigen projecten. Ook de theorie kan een basis vormen voor de werking van informatie/archiefbeheer. Ten slotte kunnen er betere en doordachtere keuzes gemaakt worden, bijvoorbeeld in het al dan niet gebruiken van een SharePoint of hoe er wordt omgegaan met applicaties binnen de organisatie.

Het laatste onderdeel (‘sectoriële archieven’) onderscheidt zich van de andere onderdelen. Niet alleen zijn er minder links met steden en gemeenten, ook de theorie komt hier bijna niet meer aan bod. Diverse onderwerpen worden uitgediept en ze zijn vooral interessant als je in je dagelijkse werking met scholen, kerkfabrieken, politie, enz. te maken krijgt. Voorbeelden die in dit onderdeel naar voren worden geschoven kunnen ook in een andere context gebruikt worden: voorbeelden over medische dossiers zijn ook van toepassing op andere dossiers.

De indeling in onderdelen maakt het voor de gebruiker gemakkelijker, maar niet alle onderdelen dekken nog volledig de lading zoals de redactie die ooit bedoeld heeft. Onder het onderdeel ‘begrippen’ vind je artikels terug die daar nog maar weinig mee te maken hebben (vb. vormingen), net zoals bij het onderdeel ‘sectoren’ (de selectiecommissie is bezwaarlijk een sector). Dit neemt niet weg dat de onderdelen een meerwaarde vormen, al is een hernoeming soms op zijn plaats.

WKDV heeft de voorbije jaren bewezen een belangrijk hulpmiddel te zijn voor de (beginnend) archivaris of voor de medewerkers die met informatie/archiefbeheer in aanraking komen. Vooral het brede scala aan onderwerpen en de flexibiliteit van de artikelen vormen een belangrijk voordeel. WKDV heeft zijn plaats verworven en is uitgegroeid tot een must have als je met archief geconfronteerd wordt. Uiteraard zijn er ook mindere punten en onvolkomenheden, maar er wordt telkens hard gewerkt om deze uit te wissen. WKDV bestaat nu tien jaar, maar ik twijfel er niet aan dat dit slechts begin is van een lange carrière.

IMPORTANT

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be