De wildste geruchten doen de ronde. De Breese bibliotheek is dag en nacht open voor iedereen. Persaandacht is er genoeg, hoewel niet altijd correct. Maar men spreekt erover. Ook bibliothecarissen en beleidsmensen hebben interesse. De waarheid is eenvoudig. In Bree is de bibliotheek open van 10u00 tot 22u00: 30 uur met personeel en 54 uur zonder personeel voor de open+ gebruikers.
De Breese bibliotheek is het levende bewijs dat open+ ook in een oud gebouw kan.
Bree, 16.000 inwoners, is een relatief kleine stad met een regionale functie. Het ruime winkelaanbod, de wekelijkse markt, het culturele en vrijetijdsaanbod trekt mensen vanuit de omgeving naar onze stad. Daarnaast is er een uitgebreid scholenaanbod: ongeveer 1.600 leerlingen in het basisonderwijs en 2.200 leerlingen in het secundair onderwijs en het deeltijds kunstonderwijs. De Breese bibliotheek is gevestigd in een vrijstaand gebouw uit 1974 in het centrum van de stad en werd volledig gerenoveerd in 2006. Nu is de bibliotheek één open ruimte met grote ramen en een vide.
Het bibliotheekteam is klein maar dynamisch: een voltijds bibliothecaris/coördinator vrijetijd, een voltijds deskundige jeugd/mediacoach, een halftijds deskundige communicatie/mediacoach, een halftijds bibliotheekassistent balie/mediacoach en een halftijds bibliotheekassistent balie/jeugd.
De bibliotheek heeft een lange traditie van samenwerking met het onderwijs: een leerlijn voor het basisonderwijs met klasuitleningen, auteurslezingen, voorleesproject en rondleidingen voor alle leerlingen vanaf de derde kleuterklas. De samenwerking met het secundair onderwijs volgt vier sporen. De leerlingen van de eerste graad maken kennis met de bibliotheek aan de hand van een bezoek aan een lopende tentoonstelling in samenwerking met de leerkrachten plastische opvoeding. Leerlingen tweede en derde graad Verzorging worden door bibliotheekmedewerkers getraind in voorlezen. Nadien verzorgen ze voorleessessies in woonzorgcentra, kinderopvang en kleuterklasjes. Het technisch onderwijs ondersteunt de Makerbib met nieuwe technologieën en ICT-ontwikkelingen. Ten slotte is er maatwerk dat in samenwerking met of op vraag van leerkrachten tot stand komt, waarbij de mediacoaches ingeschakeld worden. Er gaat eveneens veel personeelstijd en aandacht naar de samenwerking met senioren en mensen met een beperking.
Drie overwegingen liggen aan de basis van open+: openingsuren, automatisering en gemeenschapsvorming.
De openingsuren zijn historisch gegroeid en geënt op de lokale situatie. In 2006, na de renovatie, werden de openingsuren aangepast na een studie van het aantal bezoekers per halfuur, een bevraging van de gebruikers en de resultaten van het gebruikersonderzoek. We streefden hierbij naar openingsuren met structuur. De middagopening ontstond uit de vraag van gebruikers die in Bree werken en tijdens hun middagpauze de bibliotheek willen gebruiken. Krantenlezers konden zo ook in de voormiddag terecht in de bib. Ideaal zou 10u00 tot 13u00 geweest zijn, maar daarvoor hadden we niet genoeg personeelsuren. De langere opening op vrijdagmiddag werd ingevoerd omwille van de markt. De combinatie markt- en bibliotheekbezoek werkte. De avondopening start om 15u30, zodat leerlingen na school rechtstreeks naar de bibliotheek kunnen komen.
Enkele jaren later werd beslist om de laatavondopening tot 20u00 op woensdag af te schaffen, en dan ook te sluiten om 19u00. Het aantal bezoekers was immers bedroevend laag.
De openingsuren zijn een duidelijk compromis. De meeste gebruikers vinden wel een moment om naar de bib te komen. Toch is er regelmatig vraag naar andere/meer openingsuren: na 19u00, in de namiddag, op zondag, op zaterdag na 15u00. Ook het personeel heeft bedenkingen bij de openingsuren. De late middagpauze beperkt de werking met schoolgroepen en andere doelgroepen zoals senioren van woonzorgcentra en Open Kans (instelling voor mensen met een beperking). Door de verregaande automatisering met zelfscanbalies (Nedap/Bibliotheca), betaalautomaat (Tracs), beheersysteem op de publieke pc’s (Tracs) gaan de gebruikers zelf aan de slag. Ze hebben het personeel niet altijd nodig.
Vanuit onze vrijwilligerswerking groeide het gevoel dat we gebruikers meer kunnen betrekken bij de bibliotheekwerking. Momenteel zijn er ongeveer 25 vrijwilligers, zonder vrijwilligersvergoeding, actief in de bibliotheek. Uitgangspunt is dat zij geen basiswerk van het bibliotheekpersoneel overnemen maar dat we door hen extra diensten en projecten kunnen aanbieden. Als ze stoppen blijft de bibliotheek functioneren, weliswaar met een beperkter maar nog steeds een bibliotheekwaardig aanbod. De vrijwilligers kiezen ervoor om een deel van hun tijd te besteden aan de bibliotheek. Elke maandagochtend zetten vijf dames de hele collectie op orde, zodat het bibliotheekpersoneel enkel de binnenkomende materialen moet opruimen. De bibliotheek ziet er dan ook altijd picobello uit. Een groepje van acht vrijwilligers verzorgt het voorleeshalfuurtje elke woensdag en zaterdag. Twee vrijwilligers maken er af en toe een voorleesuurtje XL van door er een knutselactiviteit aan vast te koppelen. Twee vrijwilligers knappen allerhande klusjes op in de bib, veelal klusjes die te arbeidsintensief zijn voor de technische dienst, zoals extra meubilair maken, tentoonstellingen opbouwen en dergelijke. De hele boekencollectie wordt geplastificeerd door een vrijwilliger. In het woonzorgcentrum zijn zeven voorlezers aan de slag op dinsdagochtend. Elke maandagochtend organiseert een vrijwilliger een babbelmoment rond de beebot met enkele bewoners. Daarnaast hebben we regelmatig vrijwilligers die omwille van gezondheidsredenen tijdelijk niet kunnen werken in een gewone arbeidssituatie. Door hun inzet in de bibliotheek slaagt een aantal van hen erin om na verloop van tijd terug te keren naar de arbeidsmarkt. Met hen werken we meestal een project op maat uit. Hieruit concluderen we dat gebruikers best wel bereid zijn zich in te zetten voor de werking van de organisatie waarmee ze voeling hebben. Er is een soort van gemeenschapsgevoel en bereidheid om de bibliotheek(werking) beter te maken.
Vertrekkend vanuit de vaststelling dat meer of andere openingsuren wenselijk zijn, dat gebruikers ons niet altijd nodig hebben en dat gebruikers zich best wel willen inzetten voor de bib, zijn we op zoek gegaan naar een concept dat het mogelijk maakt om onze openingsuren te verruimen.
We dachten na over een aanpassing van de huidige openingsuren met hetzelfde personeelskader, maar een goede oplossing was er niet. Op basis van bezoekersaantallen konden we hier en daar wat schuiven, maar dat was niet echt een meerwaarde.
De tweede piste die we in overweging namen was een uitbreiding van het personeelskader. Samen met de personeelsdienst maakten we simulaties. Hoe groot is de personeelskost voor vijf of tien extra uren, met als uitgangspunt dat er tijdens elk openingsuur twee personeelsleden aanwezig zijn. De meerwaarde daarvan vonden we als personeelsgroep niet ingrijpend genoeg: één extra laatavondopening, enkele extra uurtjes in de namiddag, eventueel zaterdag tot 16u00. We bleven ook met de vraag zitten of het wel zinvol is om extra middelen en personeelstijd te investeren in extra openingsuren. Zouden we die niet beter inzetten om inhoudelijk meer aan de slag te gaan? Bovendien bleek deze piste voor onze beleidsmensen geen optie.
Als derde piste zochten we een oplossing in onze vrijwilligerswerking. Tot op heden vinden we gemakkelijk vrijwilligers en meestal blijven ze wel enkele jaartjes. Het zijn meestal jonggepensioneerden en daar knelt het schoentje. De pensioenleeftijd wordt steeds opgetrokken, en hoe lang zullen we nog vrijwilligers vinden? We vragen een ernstig engagement van onze vrijwilligers naar aanwezigheid en beschikbaarheid toe. Toch is er op bepaalde tijdstippen een tekort en moeten we de planningen aanpassen en personeel inschakelen.
Werken met vrijwilligers bleef toch de meest haalbare piste. We brachten in kaart wat de voor- en nadelen zijn van de bibliotheek langer open te houden met vrijwilligers in de bibliotheek. Uitgangspunt is wel dat er altijd een personeelslid is.
Voordelen:
• Beperkte kosten.
• Veel extra uren zijn mogelijk: overdag en ’s avonds.
• Gebruikers en niet-gebruikers willen zich inzetten voor de bibliotheek.
• Betrokkenheid van gebruikers verhogen.
Nadelen:
• Het personeel voelt zich bedreigd:
- Zal het beleid er op termijn niet voor kiezen om tijdens alle openingsuren te werken met vrijwilligers?
- Onze bibliotheek kiest ervoor om inhoudelijk en communicatief sterke medewerkers aan de balie te zetten. Kunnen zij vervangen worden door vrijwilligers?
- De kwaliteit van de dienstverlening gaat erop achteruit. Gebruikers maken geen onderscheid tussen bibliotheekmedewerkers en vrijwilligers. Ze verwachten dezelfde inhoudelijke begeleiding.
- Er komt een breuk tussen het baliewerk en de andere activiteiten en werking van de bibliotheek. Vrijwilligers hebben slechts een beperkt zicht op het totaalconcept van de bibliotheek.
• De begeleiding en opvolging van de vrijwilligers vraagt veel personeelsuren.
• Een ploeg van tien vrijwilligers is het minimum om voldoende extra openingsuren te creëren.
• De personeelsgroep komt onder druk te staan: we merken nu al dat het een hele puzzel is om de openingsuren verdeeld te krijgen als iemand ziek is of verlof heeft.
Het debat over de vrijwilligers was nog niet afgerond toen zich een opportuniteit aandiende: samen met Bibliotheca open+ als test opzetten.
open+ is een concept dat komt overwaaien uit Scandinavië en Duitsland. Zo’n 850 bibliotheken werken er met het openlibrarysysteem. Naast de bemande openingsuren zijn er extra openingsuren zonder personeel, onder strikte voorwaarden, voor hun vaste gebruikers. Het open+ concept is een spannende nieuwe uitdaging voor de Breese bibliotheekmedewerkers en de gebruikers. Dit vooruitstrevend project past helemaal in de (Maker)bib die de afgelopen jaren erg inzet op innovatie en technologie. En de werking ervan is eenvoudig. In de bibliotheek worden de technische installaties (verwarming, verlichting, elektrische deuren, alarminstallaties, camera’s, luidsprekers, enz.) aangesloten op een librarycontroller. Via een dashboard heb je toegang tot een kalender en tools om je bibliotheek te beheren.
We zagen al snel de voordelen van dit systeem:
• Zoveel extra openingsuren als we zelf willen.
• Een gemeenschapsproject, hopelijk leidend tot een bibliotheekcommunity.
• Diverse modellen zijn mogelijk: van volledig geautomatiseerd tot een combinatie met personeel of vrijwilligers.
• Beperkte investeringskost met een jaarlijkse onderhouds- en licentiekost die voor ons betaalbaar is.
Bibliotheca adviseert ons over het te volgen traject. Startpunt is een overleg met de stedelijke partners die samen dit verhaal moeten schrijven: bibliotheekmedewerkers, ict-verantwoordelijken, technische dienst en/of gebouwenbeheerder. Daarnaast moeten ook externe bibliotheekpartners hun plaats krijgen in het project: Tracs (leverancier van beheerssysteem op publieke pc’s), Real Dolmen (informaticapartner van Bree), Bidoc (huidig bibliotheeksysteem) en OCLC/HKA/Cultuurconnect (eengemaakt bibliotheeksysteem). Minder evidente gesprekspartners zijn de leveranciers van de automatische deuren, de alarminstallatie, de verlichting en de verwarming.
Een overleg met de hulpdiensten zoals politie en brandweer, maar ook met de stedelijke jurist en verzekeringsagent staan op het to-dolijstje.
Vanuit de bibliotheek kiezen we ervoor om het project als proefproject te lanceren. Dit geeft voldoende speelruimte om stapsgewijs samen met de gebruikers het concept uit te tekenen.
Samen met Bibliotheca denken we na over de technische mogelijkheden om open+ in onze bibliotheek te implementeren. Dit resulteert in een wensenlijstje.
• De bibliotheek is elke dag open van 10u00 tot 22u00. De bemande openingsuren (30) en de extra openingsuren voor klassen en groepen zitten mee in dit stramien.
• De bibliotheek moet volledig automatisch zonder personeel openen en sluiten.
• Tijdens de bemande openingsuren wil het personeel zelf de deuren openen en eventueel sluiten en de verlichting manueel bedienen. Dit was voor Bibliotheca geen evidente vraag.
• Workshops en lezingen van de bibliotheek en haar partners krijgen een plaats in het concept.
• Een donker bibliotheekgebouw is niet uitnodigend. Een aanpassing van de verlichting is nodig.
• Het bibliotheekpersoneel is niet aanwezig en niet bereikbaar tijdens open+.
Alle technici maken van het wensenlijstje een bruikbaar model dat geïmplementeerd wordt in de librarycontroller, die alle installaties aanstuurt. De uitvoering ervan verloopt niet altijd probleemloos. Grootste struikelblok is het gerenoveerde bibliotheekgebouw: oude en nieuwe installaties door elkaar, waarvan een aantal technische schema’s ontbreken. Maar waar een wil is, is een weg. In een nieuwbouw of recent gebouw is dit technisch proces veel eenvoudiger. De Breese bibliotheek is echter het levende bewijs dat open+ ook in een oud gebouw kan.
De gebruikers staan centraal in het concept, want als het bibliotheekpersoneel niet aanwezig is zijn zij verantwoordelijk. Het is dan ook maar evident dat de gebruikers mee nadenken en beslissen over de uitbouw van open+. In juni lanceren we een oproep voor ambassadeurs die samen met ons onderzoeken wat open+ in de Breese bibliotheek kan zijn. In één week tijd dient zich een groep van 46 gebruikers aan. Met hen gaan we aan de slag. Gedurende zes weken werken we met vragenlijsten die het concept vorm moeten geven. De wekelijkse resultaten nemen we steeds mee in de volgende vragenlijst. Omdat ook wij vooraf niet alles hebben bedacht en uitgewerkt, blijkt dit een ideale werkwijze. Bevragen in de zomervakantie heeft voordelen, maar ook nadelen. De meeste vragenlijsten komen vlot binnen omdat gebruikers er zin in hebben om tijdens de warme zomer over de bibliotheek na te denken. Als ambassadeurs echter op vakantie zijn volgen de vragenlijsten dadelijk na hun terugkeer.
(Zie kadertekst).
Alle antwoorden worden verwerkt in een globale conclusie die enkele belangrijke aandachtspunten en inzichten opleveren. Gebruikers vinden het fijn dat ze het vertrouwen krijgen om de bibliotheek zonder tussenkomst van de bibliotheekmedewerkers te gebruiken. Maar ze vragen naar een screening van de mensen die toegang krijgen. Ze omschrijven dit als “het moeten plichtsbewuste, verantwoordelijke en correcte bibliotheekgebruikers zijn”. Vooral dit laatste is het belangrijkste: bibliotheekgebruikers. De screening is ook de hamvraag voor de medewerkers, de leden van het managementteam, het College van Burgemeester en Schepenen, de buren van de bibliotheek en de Breese bevolking. Kortom voor iedereen. Het is duidelijk dat de slaagkansen in sterke mate hiervan afhangen. Bijkomend probleem is de aantrekking die de bibliotheek op de regio heeft: een derde van de bibliotheekgebruikers komt van buiten de gemeente. Een ambassadeur vatte het als volgt samen: “je gaat onze bibliotheek toch niet te grabbel gooien”.
Samen met de stedelijke jurist trachten we objectieve criteria te formuleren om te oordelen of iemand een goede bibliotheekgebruiker is. De criteria maken deel uit van het reglement. Bibliotheekgebruikers zijn niet automatisch open+ gebruikers. Hiervoor nemen ze een apart lidmaatschap.
De gebruiker van open+
• moet 18+ zijn;
• verkrijgt toegang met eID en pincode;
• is minimaal drie maanden actief lid van de bibliotheek;
• ondertekent het reglement;
• volgt een open+ infosessie.
Uit de bevraging blijkt dat de helft van de ambassadeurs bereid is om te betalen voor open+. Voorlopig is het gebruik van open+ gratis, hoewel we een extra betalend lidmaatschap voor open+ en andere diensten overwegen. We hopen dat toekomstige open+ bibliotheken samen met ons hierover nadenken.
De ambassadeurs formuleren vragen over veiligheid en toegankelijkheid. Een aantal aanpassingen aan het gebouw dringen zich op. De bibliotheek heeft een dubbele ingangsdeur met een sas. Hier staan rekken met flyers. Deze worden verwijderd waardoor mensen geen reden hebben om hier rond te hangen. De nooduitgang is volgens de normen aangeduid, maar geen enkele ambassadeur wist deze te vinden. Extra bewijzering wordt voorzien. De deuren worden uitgerust met deuropeners voor stroompanne.
Ook vanuit toegankelijkheidsprincipes zijn er enkele vragen. Waarom kan de lift niet gebruikt worden tijdens open+? De lift is een platformlift en een medewerker moet de liftgebruiker begeleiden. Sommige ambassadeurs ervaren dit als discriminerend. Juridisch gezien is dit niet zo want het gaat over een technische beperking.
Infoboodschappen over het sluiten van de bibliotheek worden gegeven via luidsprekers. Mensen met hoorproblemen zouden niet voldoende info krijgen. De boodschappen zijn enkel een geheugensteuntje. Het blijft de verantwoordelijkheid van de bezoeker om de bibliotheek op tijd te verlaten.
Na acht weken zijn we klaar om open+ door de ambassadeurs te laten testen. Na enkele problemen met de eID-lezer en de verlichting loopt het goed. Ondertussen leren we als personeel werken met het dashboard. De kalender raakt correct ingevuld. Na vier maanden is het dan zover: bibliotheekgebruikers kunnen zich inschrijven voor open+ na het volgen van de infosessie waar alles op een rijtje wordt gezet. Er groeit stilaan een open+-community waar ieder lid beseft dat hij/zij verantwoordelijk is voor het slagen van dit project.
Communicatie over en met de gebruikers van open+ is van essentieel belang. Aan de balie is er altijd tijd voor gesprekken en suggesties over open+. We werken met info op de website, een googleformulier en een fysiek infobord. Momenteel zijn er twee infosessies per week met vijftien deelnemers. Samen met de ambassadeurs en de gebruikers starten we volgend jaar met een klankbordgroep.
Door open+ geven we de bibliotheek aan de gebruiker. Het respect dat we hiervoor krijgen, willen we continueren. Het is een geslaagd burgerparticipatieproject door techniek mogelijk gemaakt.
We stelden een aantal vragenreeksen op die ons nuttige inzichten gaven om open+ te realiseren. Thema’s waren:
• Wanneer wil je open+ gebruiken?
> Dit gaf ons inzichten in hoe
we kunnen omgaan met
openingsuren en feestdagen.
• Wat doe je in de bibliotheek tijdens open+?
> Zo kregen we zicht op het bestaansrecht van open+
• Wat vind je van het reglement?
> Met deze vragen toetsten we het open+ reglement af.
• Wat verwacht je van de andere
open+ gebruikers?
> Zo kregen we zicht op wat als storend gedrag ervaren wordt.
• Wat doe je bij problemen aan de zelfscanbalies, betaalautomaat…?
> Zo kreeg onze FAQ vorm.
• Welke suggesties heb je nog in verband met open+?
Een bekentenis: boeken, kranten, tijdschriften, DVD’s, ontmoetingen, enz. Tot u schrijft een die-hard, een doorwinterde bibliotheekfan. Ik hou van bibliotheken. Hoe wollig het ook mag klinken. Van de geur. Van de sfeer. Van de omgeving. Maar vooral van de aanwezigheid van zoveel verhalen en informatie.
Een bibliotheek is een vergaarbak van informatie waarin educatie en ontspanning hand in hand gaan. Al sinds jaar en dag een soort internet avant-le-lettre, maar dan georganiseerd op een aangename fysieke locatie. Voor een jong-nostalgicus als ik, interessanter dan het www, aangezien ik mijn leesvoer liever op een bedje van papier dan op een bedje van bits en bytes geserveerd krijg.
open+ maakt deze eerdergenoemde vergaarbak toegankelijker dan ooit. Misschien niet 24 op 24, zeven op zeven zoals veelvraat het internet, maar toch twaalf op twaalf, zeven op zeven, wat ruimschoots voldoet! Kortom: dank u open+.
Jan
open+ is een geweldige kans om de bib nog vaker te ontdekken: zalig op eender welk uur, zoals het mij uitkomt. Heerlijk rustig in een hoekje door tijdschriften bladeren, iets opzoeken, een tentoonstelling uitgebreid bekijken of onverwachte ontmoetingen.
Alle vragen over veiligheid verdwenen stap na stap, want het was al snel duidelijk dat het goed doordacht was.
Door de extra openingsuren is het een stuk rustiger geworden in de bib, want bezoekers komen nu meer gespreid. open+ is een echte meerwaarde.
Christiane