De steeds verdere digitalisering van de overheid zorgt voor nieuwe uitdagingen met betrekking tot het beheer, de (langetermijn)bewaring en de ontsluiting van digitaal gecreëerde of ontvangen informatie. Om deze uitdagingen aan te pakken besliste de Vlaamse Regering op 6 juli 2018 een gemeenschappelijke dienstverlening op te starten voor alle overheden in Vlaanderen: Digitaal Archief Vlaanderen (DAV).
De focus van DAV ligt op het beheren en bewaren, zowel op korte als lange termijn, van procesgebonden informatie die het volledige administratieve proces doorlopen heeft. DAV zal in eerste instantie geen onderscheid maken naar vorm en formaat. Dit betekent dat ook informatie in gestructureerde vorm in scope is.
De kerndoelstellingen van DAV zijn het garanderen van leesbaarheid door het voeren van een actief preservatiebeleid, het garanderen van de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van de opgenomen informatie en tot slot het garanderen van de integriteit en de authenticiteit. Het garanderen van de integriteit en authenticiteit is essentieel voor het behoud van de bewijswaarde van de informatie (denk bv. aan digitaal ondertekende documenten).
De aandacht voor veiligheid is een rode draad in het verhaal van DAV. Veiligheid gaat o.a. over het zorgen dat enkel de juiste mensen toegang krijgen tot de juiste informatie, dat er voldoende viruscontroles gebeuren, dat persoonsgegevens bewaard, beheerd en getoond worden conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en/of andere wet- en regelgeving. Om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang krijgen tot de juiste informatie wordt DAV gekoppeld met het toegangs- en gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid (ACM/IDM). Met het oog op de algemene veiligheid van de informatie zal alle informatie geclassificeerd moeten worden volgens de informatieclassificatie die binnen de Vlaamse overheid gebruikt wordt.
Daarnaast zal DAV digitale overheidsinformatie van overheden in Vlaanderen valoriseren door in te zetten op een publieksportaal. DAV zal hierbij natuurlijk steeds de geldende regelgeving (openbaarheid van bestuur, AVG, enz.) respecteren.
Eens informatie opgenomen is in het digitaal archief zal DAV alle operationele taken overnemen. Het is de taak van DAV om alle mogelijke monitoring op het systeem op te zetten (opslag, integriteitschecks, enz.), een preservatiebeleid uit te tekenen (dit zal in samenspraak met de klanten gebeuren), het preservatiebeleid in de praktijk uit te voeren, opleidingen aan te bieden zodat klanten op een correcte wijze hun informatie kunnen overdragen, enz.
De bestuurlijke verantwoordelijkheid, zoals opgenomen in artikel III.80 van het bestuursdecreet van 7 december 2018, wordt evenwel uitdrukkelijk niet overgedragen. Dit betekent dat elke overheidsinstantie steeds zelf eigenaar blijft van haar eigen informatie. Alle beslissingen met betrekking tot de informatie zullen finaal dus steeds door de klant zelf genomen worden (bv. vernietiging, openbaarmaking, enz.)
Na de officiële go van de Vlaamse Regering ging de aanbesteding onmiddellijk van start. Na een preselectie ontvingen de weerhouden leveranciers begin september het bestek, waarbij ze tijd kregen tot 14 december om een offerte in te dienen. In januari startten de onderhandelingen met de leveranciers.
De offertes worden beoordeeld door een jury die bestaat uit twee vertegenwoordigers van lokale besturen, een vertegenwoordiger van de Vlaamse overheid en het team van DAV dat binnen het agentschap Facilitair Bedrijf werkt.
Nog voor de verkiezingen van 2019 wordt er een gunningsbeslissing voorgelegd aan de Vlaamse Regering. Samen met deze gunningsbeslissing zal de Vlaamse Regering, na overleg met VVSG en het voorzitterscollege, ook de prijs bepalen.
> Meer lezen: https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/digitaal-archief-vlaanderen