Op 1 oktober verzamelden een veertigtal archivarissen uit West-, Oost- en Zeeuws Vlaanderen zich in het Rijksarchief van Gent voor het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg. Deze bijeenkomst, die al aan haar 35e editie toe is, ging dit jaar over verhuizen en reorganiseren van archieven. Als archivaris worden we er allemaal wel eens mee geconfronteerd, maar uit een korte introductie bleek al snel dat verhuizen niet tot de kerncompetenties van een archivaris behoort. Bovendien is het thema zeer actueel voor de aanwezige archivarissen.
Het feitelijke programma opende met de uiteenzetting over de verhuizing van het Rijksarchief Gent, door Paul Drossens en Joke Verfaille. Met de bouw van een gloednieuw gebouw in de Bagattenstraat drong de verhuis van 28 kilometer archief zich op. Het succes van deze verhuis hing vooral af van een doordachte planning en nauwgezette opvolging van de verschillende fases van het project. Daarbij werd vooral aandacht gegeven aan formaatplaatsing per archiefblok en het onderverdelen van deze archiefblokken in verschillende categorieën. Omwille van de korte voorbereidingstijd en beperkte personeelsmiddelen koos men immers voor formaatplaatsing per archiefblok in plaats van per stuk. Men ging alle rekken af om het formaat van 2.750 archiefblokken te bepalen. Omdat in de praktijk niet elk archiefblok verpakt is volgens eenzelfde formaat werd hierbij de tachtig-procentregel toegepast: wanneer 80 procent of meer van het archiefblok een bepaald formaat had werd dat archiefblok volgens dat formaat gemarkeerd. De grotere dozen in het blok werden in dat geval plat gelegd. Het plaatsverlies is daardoor verwaarloosbaar in vergelijking met een volledige aanpassing van de rekken aan een groter formaat, waarbij veel ruimte verloren zou gaan.
Daarnaast gaven ze ook waardevolle inzichten over de intellectuele verhuis en hoe de verschillende databases binnen het archiefbeheersysteem Archeion samengebracht werden tot één nieuw geheel. Voor de registratie van de archiefblokken ging men uit van de vroegere database van Gent, waarnaar gegevens uit andere databases gemigreerd werden met zo weinig mogelijk manuele ingrepen. Voor de registratie van archieftoegangen dacht men een nieuw systeem uit, gebaseerd op het systeem dat gehanteerd wordt in Rijksarchief Beveren. Gezien de nieuwe locatie van de archieven werd de registratie van de vindplaatsen natuurlijk nieuw ingevoerd. De uiteindelijke fysieke en intellectuele verhuis geldt als een goed voorbeeld voor andere archiefinstellingen en tot op heden plukt het Rijksarchief Gent de vruchten van deze geslaagde verhuis.
Ruth Versteyhe vertelde over de huidige verhuis en reorganisatie in het Archief Gent. De integratie van het OCMW en stadsarchief Gent was immers de aanzet om de verschillende depots te reorganiseren. Ze opteerden voor de Zwarte Doos, mits enkele aanpassingen, als hoofddepot. Door de beperkte bewegingsruimte en de complexe planning vergelijkt men deze verhuis vaak met het puzzelspel Sokoban uit 1982, waarbij dozen in een doolhof op een specifieke planmatige manier op een bepaalde locatie gebracht moeten worden. Zo werden ook de stappen in de verhuis beredeneerd uitgedacht en moest alles volgens een strak tijdschema verlopen. De verhuis gaat momenteel zijn laatste fase in.
Hannie Kool-Blokland en Ineke van den Broek hadden het in hun uiteenzetting dan weer over hun ervaringen in het zoeken naar een samenwerking tussen het gemeentearchief van Schouwen-Duiveland en het Zeeuws Archief. Omwille van de toenemende digitaliseringstendens en extra informatienoden voor de uitvoering van het archiefbeheer in de toekomst, bekeek het gemeentearchief hoe het de archieftaak kon uitbesteden aan een andere partner. Men kwam uit bij het Zeeuws Archief, dat binnen Zeeland de nodige expertise heeft en over een goed uitgebouwd e-depot beschikt. De ervaringen van Schouwen-Duiveland getuigen van een algemene tendens van centralisatie van de lokale besturen in Zeeuws-Vlaanderen. Ondanks de talrijke financiële en praktische voordelen heeft dit ook als gevolg dat concepten als identiteit van de archiefdienst en de fysieke leeszaal in het gedrang komen. Het praktijkvoorbeeld van Schouwen-Duiveland toont aan dat we ook met deze gevolgen rekening moeten houden wanneer we gaan centraliseren.
In het tweede deel volgden drie workshops, waarbij specifieke aspecten van verhuizen besproken werden. Onder andere fysiek verhuizen, depotinrichting, het opmaken van een lastenboek, de integratie van verschillende systemen en de communicatie voor, tijdens en na een verhuis kwamen aan bod. Tijdens de workshops konden deelnemers hun vragen en opmerkingen met elkaar delen. De dag werd afgesloten met een bezoek aan enkele belangrijke gebouwen in de Gentse binnenstad. De volgende bijeenkomst is gepland op maandag 7 oktober 2019 in Sluis, met een hopelijk even grote opkomst en boeiende inhoud.