Veel bibliotheken, archieven en documentatiecentra ontsluiten hun digitale collecties op online portalen. Die publicatie op het web betekent in de praktijk sowieso ook het beschikbaar stellen voor hergebruik. Daarom is het belangrijk om bij de publicatie meteen aan te geven wat hergebruikers wel of niet met je digitale collecties mogen doen. Instellingen hebben vaak moeite om dat op een begrijpelijke en bondige manier te doen. Velen zijn ondertussen wel vertrouwd met Creative Commonslicenties en -verklaringen, maar die zijn eigenlijk enkel geschikt wanneer de auteursrechtelijke status duidelijk is, én je zelf rechthebbende bent of de auteursrechtelijke bescherming verstreken is. Met andere woorden: ze zijn vooral bruikbaar voor het open(er) beschikbaar stellen van nieuw creatief materiaal, en minder van reproducties waarop mogelijk nog rechten van derden rusten. Duidelijk geformuleerde, zichtbare en bij voorkeur uniforme rechtenverklaringen kunnen in dat laatste geval een uitkomst bieden.
Wanneer instellingen hun collecties online beschikbaar stellen, is er bij een aantal van hen een tendens om het hergebruik ervan onder hun controle te houden. Ze proberen dat te doen door zelf auteursrecht op de digitale reproductie te claimen. Op technische reproducties en content van derden of met een onduidelijke auteursrechtelijke status kun je dat echter niet doen. Tegelijkertijd is er bij een groep andere instellingen een tendens om geen auteursrecht te claimen en reproducties online te publiceren onder open licenties (bv. die van Creative Commons). Die licenties kunnen het hergebruik van een werk dat onder auteursrecht valt toelaten, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Maar als je zelf niet de auteur van het werk bent of als de auteur jou geen expliciete toestemming heeft gegeven, kun je die licenties niet op een correcte manier gebruiken.
Rechtenverklaringen zijn geschikt als je materiaal online zet waarop auteursrechten van anderen rusten of waarvan de auteursrechtelijke status onduidelijk is. Met een rechtenverklaring geef je bij online publicatie informatie mee over de auteursrechtelijke status van het gepubliceerde digitale object en over hoe het volgens jou hergebruikt kan worden. De Digital Public Library of America (DPLA) en Europeana stelden een standaardlijst met rechtenverklaringen voor erfgoedinstellingen op die bestaat uit drie categorieën: rechtenverklaringen voor objecten waarop wél auteursrecht rust, rechtenverklaringen voor objecten waarop geen auteursrecht rust en rechtenverklaringen voor objecten waarvan je de auteursrechtelijke status niet zeker weet of kunt vaststellen.
Hoe gebruik je die rechtenverklaringen in de praktijk? Een rechtenverklaring heeft drie onderdelen: een logo, een URI (Uniform Resource Identifier) en een toelichtende tekst. Het logo plaats je op je website onder het digitale object. De URI gebruik je in je collectiebeheersysteem om de auteursrechtelijke
status ervan te documenteren. De tekst staat op http://rightsstatements.org, en is gekoppeld aan het logo en de URI. Het is belangrijk om eerst en vooral de rechtenverklaringen met behulp van de URI’s in je collectiebeheersysteem op te nemen. Vervolgens kun je ze ook een plaats geven in je online collectiepresentatie.
Door de rechtenverklaringen te gebruiken kun je collecties of delen ervan online ontsluiten met informatie over de auteursrechtelijke status ervan, zodat hergebruikers weten of ze die met zekerheid op een legale manier kunnen hergebruiken. Op die manier laat je de bezoekers van je website niet in onwetendheid en gebruik je Creative Commonslicenties niet op een foutieve manier. Naargelang je onderzoek naar de auteursrechtelijke status of rechthebbenden vordert, kun je stapsgewijs de rechtenverklaringen aanpassen zodat je bezoekers steeds een geïnformeerde keuze wat betreft hergebruik kunnen maken op basis van actuele informatie.