In januari 2017 sloot de Fédération Wallonie-Bruxelles een raamovereenkomst met een consortium van boekverkopers. De aankoop van boeken werd zo voor alle openbare bibliothecarissen in Franstalig België vergemakkelijkt. Bovendien bracht de raamovereenkomst boekhandels en bibliotheken in Franstalig België dichter bij elkaar.

De context

Openbare bibliotheken in Franstalig België kopen voor ongeveer zes miljoen euro per jaar aan boeken aan. Dat is peanuts in vergelijking met de jaaromzet van de Franstalige gedrukte boekenmarkt, die ongeveer 179 miljoen euro bedraagt (uit Les chiffres - clés du secteur, Statistiques 2017, ADEB - Fédération Wallonie-Bruxelles). Maar in vergelijking met de vijftig miljoen euro jaaromzet van de onafhankelijke boekhandels van niveau één (boekhandels waar minstens 90 procent van de omzet gerealiseerd wordt door boekenverkoop en leesadvies, met een grote verscheidenheid aan titels en waar je werken kunt bestellen) is het wel een aanzienlijk bedrag.

In december 2014, op een bijeenkomst van de interprofessionele vereniging Pilen (Partenariat Interprofessionel du Livre et de l’Édition numérique, de interprofessionele vereniging van boek- en uitgeversberoepen die vertegenwoordigers van auteurs, uitgevers, boekverkopers en bibliothecarissen samenbrengt) ontstond het idee om een gemeenschappelijke overheidsopdracht voor alle bibliotheken van de Fédération Wallonie-Bruxelles te organiseren. Idealiter zou dit consortium van kopers bediend worden door een consortium van leveranciers. Het doel was tweeledig: enerzijds het rampzalig beleid stoppen waarin boekverkopers vaak geen andere keuze hadden dan alles op het spel te zetten met onredelijke kortingen, en anderzijds het werk van bibliothecarissen vereenvoudigen door af te zien van complexe administratieve procedures die men vaak niet goed in de vingers heeft.

Over de manier waarop tot dan toe boeken werden aangekocht waren eigenlijk geen van de actoren echt tevreden. Bibliothecarissen werden vaak gepusht door de gemeentelijke diensten om contracten toe te wijzen aan de goedkoopste bieders, zonder rekening te houden met kwalitatieve criteria. Zo kwamen ze soms in contact met minder gespecialiseerde leveranciers, waardoor ze teleurgesteld werden of zelfs de overeenkomst moesten opzeggen, met alle moeilijkheden van dien. Het was niet ongebruikelijk dat bibliotheken maandenlang vastzaten met hun aankopen, totdat ze een nieuwe deal konden sluiten. Boekhandelaren klaagden, behalve over de hoge kortingen, over de administratieve rompslomp die ze moesten doorlopen om te antwoorden op een aanbesteding. Kleinere boekhandels dienden vaak zelfs niet eens een aanbod in.

In de administratie van de Fédération Wallonie-Bruxelles is de Service Général de l’Action Territoriale bevoegd voor de bibliotheken en verantwoordelijk voor de toepassing van het decreet van 30 april 2009, als ondersteunende dienst voor de leesbevordering. Op die manier speelt de dienst ongeveer de rol die het VCOB ooit speelde in Vlaanderen. De Service Général des Lettres et du Livre is dan weer verantwoordelijk voor de ondersteuning van de boekhandelaars, en in het bijzonder voor de toekenning van het label van de kwaliteitsboekhandel, opgericht naar aanleiding van het decreet van 30 april 2009. De bal lag duidelijk in het kamp van de administratie van de Fédération Wallonie-Bruxelles, zodat deze vraag globaal kon worden aangepakt voor de hele sector.

Een kwalitatieve selectie

De specificaties zijn duidelijk gericht op de kwaliteit van de dienstverlening. De prijs is niet langer een onderscheidende factor. De kortingen in het bestek (maximaal 12,5 procent voor algemene werken, 10 procent voor boeken die aangepast zijn voor mensen met een leeshandicap en 5 procent voor schoolboeken) liggen vast. Daardoor speelde de prijs slechts een marginale rol in het selectieproces. Deze factoren waren wel doorslaggevend: de levertermijnen, de dienst na verkoop, de manier waarop bestellingen geregistreerd en opgevolgd worden, de leveringsgarantie, de kwaliteit van het advies en de bibliografische zoekacties en de hulpmiddelen voor het beheer van digitale bestellingen.

Vrijwel alle Franstalige bibliothecarissen vinden het uiterst belangrijk om het collectiebeleid zelf onder controle te houden. Gecentraliseerde aankopen op basis van exclusieve voorstellen van boekverkopers zijn ondenkbaar. Boekenwinkels bezoeken maakt er deel uit van het selectie- en verwervingsproces. Bibliothecarissen gaan het liefst zelf de boeken die ze willen aankopen uit de rekken halen bij de boekhandelaar. Daarom moesten we een systeem bedenken waarbij bibliotheken uit alle Waalse en Brusselse gemeentes op dezelfde manier toegang hebben tot de plaats waar ze boeken kunnen bekijken of aankopen. Er werden dus een aantal technische specificaties vastgelegd waaraan alle aanbieders moesten voldoen. Om een geldig aanbod in te dienen moesten ze beschikken over minstens vijf boekenwinkels per provincie, met in minstens 85 procent van de vestigingen twee professionele boekhandelaars. Er moest de mogelijkheid zijn om elektronisch te bestellen via Electre, een Franse bibliografische database om boeken te bestellen, te factureren, te identificeren en te beschrijven. Men moest zes specialisten ter beschikking stellen op vlak van literatuur, Belgische Franstalige literatuur, jeugdliteratuur, strips en menswetenschappen, die alle deelnemende aanbestedende diensten kunnen consulteren. En ten slotte moest men aantonen dat het personeel zich permanent bijschoolt.

Door al deze specifieke eisen, vooral het gevraagde aantal vestigingen, kon enkel een groothandel of een vereniging van boekverkopers die het hele grondgebied beslaat meedingen. Daarom besloten we geen loten te bepalen. De bieders moesten in staat zijn om zowel stripboeken, kinderboeken, romans als non-fictie te leveren.

Het project werd voorgelegd aan 155 openbare bibliotheken, aan de centrale bibliotheken en aan de bibliotheken die rechtstreeks afhankelijk zijn van de Fédération Wallonie-Bruxelles of eraan verbonden (de bibliotheken van het Parlement, van ministeries, van de Académie royale de Belgique, de Franse Gemeenschapscommissie, enz.). Negentig aanbestedende diensten toonden interesse. Momenteel zijn ze met 116 aangesloten bij de raamovereenkomst.

Concreet

Het winnende bod kwam van AMLI (Association momentanée de libraires indépendantes), een consortium van vijftig boekverkopers die verspreid zijn over het hele grondgebied. De meesten van hen hadden al het label van kwaliteitsboekhandel en voldeden dus al aan het merendeel van de kwaliteitscriteria die in de speciale specificaties opgenomen waren. Daarnaast rekent de vereniging een aantal gespecialiseerde boekhandels tot haar leden, waardoor ze een extreem rijk aanbod konden voorstellen.

Deze vereniging werd opgericht op initiatief van de SLFB (Syndicat des libraires belges francophones). De SLFB deed dit voorstel aan al haar leden en aan de boekverkopers die gerechtigd zijn om deel te nemen aan het consortium. Franstalige bibliotheken beschikken ook over een digitaal uitleenplatform voor boeken (Lirtuel - www.lirtuel.be), dat mogelijk werd gemaakt door een inkoopconsortium van de provinciale centrale bibliotheken en de bibliotheken van de grote steden. Alle leden van de openbare bibliotheken kunnen via Lirtuel gratis boeken ontlenen. Voor de levering van digitale materialen kreeg AMLI de hulp van Librel, het online verkoopplatform voor e-boeken en onafhankelijke boekhandels, dat momenteel dertig leden telt en deelneemt aan het PNB-project, dat zich richt op het standaardiseren van werkwijzen en leentermijnen van digitaal ontlenen, en dat het aantal beschikbare titels aanzienlijk zal vergroten (zie www.pretnumeriqueenbibliotheque.fr voor meer info).

Heel het mechanisme van de raamovereenkomst is extreem eenvoudig. De gemeenteraad, of de raad van bestuur als het over een vzw gaat, moet zich akkoord verklaren om toe te treden. Toonde de bibliotheek eerder geen interesse bij de gunning van het contract, dan krijgen andere aanbestedende diensten drie weken de tijd om zich eventueel tegen de toetreding te verzetten. Een heel eenvoudige procedure dus: er moet geen overeenkomst ondertekend worden, en van zodra het lidmaatschap in orde is kan de bibliotheek bij eender welk lid van AMLI bestellen. Ze kunnen ter plaatse gaan en zelf de boeken uit het rek halen, ze zijn niet gebonden aan exclusiviteitscontracten en kunnen bij elke AMLI-boekhandel inkopen. Bovendien kunnen bibliotheken daarnaast ook nog aankopen doen via hun eigen kanalen. Sommige bibliotheken gebruiken AMLI bijvoorbeeld enkel voor spellen of strips. Door het gebruiksgemak kregen sommige bibliothecarissen een soort schuldgevoel: ze dachten dat het te mooi was om waar te zijn, dat er een addertje onder het gras zat.

Geleidelijk aan verdwenen die angsten. Verschillende grote steden en provincies besloten om enkel via de raamovereenkomst aan te kopen. Wat we niet verwachtten, was dat administraties besloten om al hun boeken via de raamovereenkomst aan te kopen, ook boeken die niet voor de bibliotheek bedoeld waren. Gemeentelijke en provinciale scholen, georganiseerd door de Fédération Wallonie-Bruxelles, administratieve diensten, toeristische diensten, enz. maken momenteel allemaal gebruik van de aankoopcentrale. Wanneer de raamovereenkomst vernieuwd wordt, moeten we met die aspecten zeker rekening houden, vooral om ook het vrije onderwijs te overtuigen.

Decreet over de culturele bescherming van boeken: toegankelijkheid en diversiteit

De raamovereenkomst voor de aankoop van boeken werd van kracht in januari 2017. Maar in oktober 2017 werd een decreet goedgekeurd dat de regels van de boekenmarkt in de Franse Gemeenschap met ingang van 1 januari 2018 veranderde. Het doel van het decreet is om “meerdere verkoopkanalen en de diversiteit te behouden om het publiek te verzekeren van een gediversifieerde, toegankelijke en kwalitatieve voorraad boeken”. De raamovereenkomst, die maximale kortingen vastlegt die lager zijn dan de kortingen die in het decreet werden vastgelegd, kwam niet in het gedrang door deze nieuwe normen.

Het is duidelijk dat de administratieve tool (de raamovereenkomst) en het nieuwe beleid (het decreet) allebei de verdere ontwikkeling van historische akkoorden tussen bibliothecarissen en boekverkopers willen bekomen, en beide sectoren willen ondersteunen.

Kort samengevat legt het decreet voor Franstalige boeken, in Franstalig België, op dat er overal (in boekhandels, supermarkten, winkelketens, online, enz.) dezelfde maximale kortingen gegeven mogen worden in de twee jaar na publicatie van een boek (één jaar voor strips en zes maanden voor jaarboeken, almanakken en woordenboeken). Die maximale korting is 5 procent voor het grote publiek, 15 procent voor bibliotheken, scholen, opleidingscentra en andere onderwijs- of leesbevorderingsorganisaties en 25 procent voor studieboeken in de strikte zin (boeken waarvan de inhoud bedoeld is om informatie over te brengen in lagere en middelbare scholen, en waarvan het gebruik wordt aanbevolen in het curriculum of in de eindtermen). Daarnaast moeten volgens het decreet ook steeds verzendkosten aangerekend worden.

Het decreet regelt ook de geleidelijke afschaffing van de tabelle. Boeken die uit Frankrijk ingevoerd worden zijn vaak duurder in België dan in Frankrijk. Dat komt door een prijsverhoging, de tabelle, die vroeger gebruikt werd om onder andere de douanekosten te dekken. Vanaf 2021 kunnen tabelles niet meer toegepast worden op de prijzen van nieuwigheden, herdrukken en heruitgaven. Zo kunnen Belgische lezers Franse boeken tegen dezelfde prijs aankopen als in Frankrijk en is er een eerlijker concurrentiestrijd tussen Belgische, Franse en online retailers.

Met als voornaamste doel het ondersteunen van het netwerk van onafhankelijke boekhandels, wil de wetgever ook een garantie inbouwen voor de kwaliteit van de dienstverlening aan de lezers, het behoud van redactionele diversiteit en het bevorderen van auteurs wier werken vaak ontbreken in andere boekhandels.

Het decreet is al volledig van toepassing in Wallonië, maar de Brusselse boekhandelaars kijken nog reikhalzend uit naar de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst tussen de federale overheid, de Franse Gemeenschap en de Vlaamse Gemeenschap over de culturele bescherming van het boek, zodat beide decreten in het Brussels Gewest kunnen samengaan.

Een eerste evaluatie

Op 11 januari 2017 werd de raamovereenkomst toegekend voor een periode van vier jaar. Het aantal begunstigde aanbestedende diensten steeg sindsdien van 95 naar 116. De aangesloten bibliotheken werden niet meer geconfronteerd met leveranciers die in gebreke bleven waardoor aankopen niet konden doorgaan.

Voor het jaar 2017 bedroegen de aankopen in totaal anderhalf miljoen euro. Dat bedrag moet wel genuanceerd worden, want tijdens het eerste kwartaal was het aantal aankopen extreem laag. Enerzijds omdat het een tijd duurde vooraleer alles vlot verliep. Anderzijds omdat veel overheden materialen bleven aankopen via hun eigen kanalen, aan hun eigen voorwaarden. Het is een veilige gok om te stellen dat ze die overeenkomsten niet zullen vernieuwen, waardoor het aantal aankopen de komende maanden en jaren zal stijgen. We zien de aankopen nu al maand na maand in stijgende lijn evolueren, en het is niet onwaarschijnlijk dat 80 procent van de bibliotheekaankopen op middellange termijn zal verlopen via de raamovereenkomst. Bij een eerste evaluatie van de overeenkomst waren de boekverkopers zeer positief.

Een bijkomend effect was dat bibliotheken en boekhandelaars dichter bijeen gebracht werden. Om een zo goed mogelijke service te bieden aan het consortium van kopers zijn de verkopers hen meer dan vroeger gaan raadplegen. Daaruit worden gezamenlijke projecten en acties geboren. Zo werden de bezorgkosten bij alle leden van het AMLI-netwerk gestandaardiseerd.

Conclusie

De raamovereenkomst heeft vele praktische en commerciële voordelen. Maar ze bracht bibliotheken en boekhandels ook dichter bij elkaar. De hele sector heeft door deze keuze haar steun aan de onafhankelijke kwaliteitsboekhandels bevestigd. Daardoor versterkte ze haar positie in het hele ecosysteem, die door geschillen over het leenrecht verzwakt was. De oefening toonde ook aan dat gunningscriteria voor een leveringscontract gebaseerd kunnen worden op het verwachte niveau van dienstverlening in plaats van op de prijs. Anticiperend op een prijsverlaging (op termijn) voor boeken die vanuit Frankrijk geïmporteerd worden spraken bibliothecarissen af om de kortingen die ze gewend waren te laten varen, en plaatsten daarmee het collectieve belang voorop. De boekverkopers zetten hun terughoudendheid aan de kant om een project uit te bouwen met collega’s, die ondanks alles ook concurrenten blijven. Provinciale en gemeentelijke overheidsdiensten die belast zijn met overheidsopdrachten werden bevrijd van een complexe en tijdrovende taak, waardoor de geloofwaardigheid van de Fédération Wallonie-Bruxelles versterkt werd. Niemand had verwacht dat een eenvoudige openbare aanbesteding zoveel positieve bijkomende effecten zou kunnen hebben!