In het artikel The good archivist (www.depotdrengen.wordpress.com) beweerde de Noorse archivaris Gudmund Valderhaug onlangs dat het niet de taak is van de archivaris om zich als jurist of sociaal werker voor te doen. Hij bedoelde dat in een context van het documenteren van de persoonlijke rechten. In se heeft hij uiteraard gelijk, maar toch maak ik hier graag enkele kanttekeningen bij. Er is een kloof tussen praktijk en theorie die we graag zouden dichten, maar dat kunnen we om verschillende redenen niet zomaar.

In mei 2009 werd de verouderde archiefwet uit 1955 gewijzigd. Federale overheidsdiensten zijn verplicht om hun documenten ouder dan dertig jaar over te dragen aan het Rijksarchief. Volgens de wet gaat het hier om “documenten bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen en de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht onderworpen zijn”. Een jaar later trad het Vlaamse Archiefdecreet in voege. Dit is van toepassing op de “openbare archiefsector of openbare organisaties, die een taak van algemeen belang hebben, werken met publieke middelen en een verantwoordingsplicht dragen ten aanzien van degenen die zij kunnen binden met hun beslissingen”. In de praktijk gaat het daarbij zowel om — de binnenkort opgeheven — OCMW’s als hun rusthuizen, gemeenten en autonome gemeentebedrijven, agentschappen en departementen van de Vlaamse overheid, internaten van het Gemeenschapsonderwijs, enz. Het is meteen duidelijk dat je beide werkgebieden niet zo eenvoudig strak af kunt lijnen. Daarnaast zijn er heel wat organisaties en personen die duidelijk niet onder bovenstaande omschrijvingen begrepen worden. Traditioneel bewaren de privaatrechtelijke archiefinstellingen hun documenten. Aanvankelijk betrof het hier enkel de klassieke politieke zuilen, maar sinds enkele decennia hebben deze archieven — uit pure noodzaak — hun werkingsgebied uitgebreid. Toen de interesse voor het bewaren van het erfgoed gestaag toenam bleek namelijk dat er voor de behoeften van een breed spectrum aan organisaties en personen geen antwoord was. Ik denk dan aan niet-gouvernementele organisaties, niet-politiek gebonden verenigingen, bedrijven en grassroots-bewegingen. Lokale vormen krijgen soms een plaatsje in een gemeente- of regio­archief, al is dit volledig op vrijwillige basis en is er geen uniforme aanpak. Regionale vormen of koepelorganisaties hebben het vaak nog moeilijker om voor hun erfgoed een bevredigende oplossing te vinden. De documenten die zij vervaardigen maken echter ontegensprekelijk deel uit van ons erfgoed en zijn — net als de bovenvermelde overheidsarchieven — een niet onbelangrijk deel van de basis van onze democratie.

Heemkundige onderzoekers, historici en archivarissen doen dan ook hun uiterste best om deze archieven te bewaren en behouden. In dit artikel sta ik even stil bij de vaak ad-hocmanieren waarop organisaties en personen benaderd moeten worden om hen te helpen bij hun archiefzorg. Want één ding staat buiten kijf: voor elke persoon en organisatie — zowel publiek- als privaatrechtelijk — is het archief zelden een prioriteit.

Terminologie

Ik sta eerst nog even stil bij de terminologie. Die is vaak verwarrend en onduidelijk. Archief wordt geproduceerd of gevormd door personen en instellingen: elk van hen wordt als archiefvormer gedefinieerd. Soms worden ook de woorden archiefschenker en depotgever gebruikt. Zeker in de omgeving van het privaatrechtelijk archief is dat onderscheid belangrijk: een archiefschenker staat het eigendomsrecht over haar of zijn archief af, een depotgever sluit een contract met de archiefinstelling waarin hij of zij het beheer van het archief voor een bepaalde periode (die vaak stilzwijgend wordt verlengd) aan de desbetreffende instelling afstaat. Bij het woord archief denkt men vaak uitsluitend aan papieren archief. Dit zou echter onrecht doen aan alle andere dragers. Archief is dus het geheel van stukken dat door een archiefvormer vervaardigd wordt, ongeacht de drager (tape, textiel, hout, enz.). Documenten zijn enkel geschreven stukken, maar dit kan zowel in analoge (papier, boeken) als digitale vorm (websites, e-mail, digitale nieuwsbrieven).

Praktijk vs. theorie

Een archiefvormer heeft weinig nood aan de archieftheorie. Het is dan ook zaak hem of haar snel duidelijk te maken wat bewaard moet blijven, en waarom. In een publiekrechtelijke omgeving is de archiefvormer wellicht iets gevoeliger voor de gewoonte of de wetgeving, maar het is weinig zinvol om daarmee bij een privaatrechtelijke archiefvormer op de proppen te komen. Ten eerste omdat er weinig wetgeving voorhanden is, maar bovenal omdat je een privaatrechtelijke archiefvormer moeilijk kunt overtuigen door te zwaaien met wetten. Vaak werd een niet-gouvernementele organisatie net opgericht om buiten de overheidswetgeving te kunnen werken. Sommigen stellen zich zelfs erg combattief op tegenover de overheid, bv. de vele grassroots-bewegingen of anarchistische kringen. De taak van de archivaris is dan hen diets maken waarom hun erfgoed bewaard moet worden. Enige kennis over de werking van de desbetreffende organisatie en een gezonde portie mensenkennis zijn daarbij noodzakelijk. Vrijwilligersorganisaties steunen uiteraard op vrijwilligers. Een puur theoretische benadering, hoe correct ook, is dan ook zelden de juiste aanpak. Oprecht medeleven met de vrijwilligers, hun doelen en die van de organisatie, is een pluspunt. Dat betekent natuurlijk niet dat de archivaris die contact heeft met GAIA een vegetariër moet zijn, of wie langsgaat bij anarchistische activisten alle staatsgezag moet afzweren. Soms werkt het argument van de efficiënte werking van de organisatie: een goed georganiseerd archief maakt tijd vrij voor de kernactiviteit van de organisatie en het overdragen van statisch archief aan een archiefinstelling maakt lokalen of schijfruimte vrij. Veel archiefvormers, zowel in een publiek- als privaatrechtelijke omgeving, hebben weinig of geen notie van archief. Zo kom ik wel eens bij een archiefvormer die me trots naar zijn archief op zolder meetroont, waarbij ik geconfronteerd word met tientallen mappen met krantenknipsels. De man heeft vijftig jaar lang krantenknipsels uitgeknipt, opgeplakt en gedateerd. Het valt in dat geval dan ook niet mee dat de archivaris niks met dit resultaat van jarenlange noeste arbeid kan doen, maar wel interesse heeft in de twintig jaar oude huishoudboekjes van zijn vrouw en enkele oude — unieke — boeken die klaarstaan voor de eerstkomende papierslag. Begrip is noodzakelijk. Je leert als archivaris met een andere bril kijken, waarbij praktijk voorop staat en theorie een nuttige houvast is.

Opbouwen van een vertrouwensrelatie

Voor het verrijken en uitbouwen van hun erfgoedcollectie zijn privaatrechtelijke archieven afhankelijk van wat archiefvormers hen willen toevertrouwen. Het opbouwen van een vertrouwensrelatie is daarbij prioriteit. De basis voor zo’n vertrouwensrelatie is een open en duidelijke communicatie. Eerlijkheid ten opzichte van de archiefvormer is cruciaal. Soms maakt de privaatrechtelijke archiefinstelling zich schuldig aan een strategische politiek om collecties binnen te halen. Voorbeelden uit het verleden zijn legio: zo werden onbelangrijke collecties binnengehaald in de hoop een onwillige of weifelende archiefvormer aan te zetten om belangrijke collecties over te dragen. Op lange termijn blijkt dit echter zelden te werken. Uiteindelijk laten archiefvormers, die vaak heel goed weten wat ze willen, zich daardoor niet beïnvloeden. Vaak leidt het ook tot misverstanden. Zo herinner ik me een van mijn voorgangers die een activist voor beter openbaar vervoer zover had gekregen zijn archief over te dragen. Dat bevatte zeer interessante stukken van diverse actiegroepen, maar ook een omvangrijke collectie gedrukte dienstregelingen van De Lijn. Er werd echter geen overeenkomst op papier opgesteld en jaren na het pensioen van de collega in kwestie werd besloten dit deel van de collectie af te stoten. Verschillende dozen dienstregelingen werden vernietigd. Maar enkele maanden later dook de archiefvormer in kwestie op. Hij verbleef al jaren in een zorginstelling en verkeerde in een vroeg stadium van dementie, maar stond erop zijn ‘tramboekjes’ te mogen zien.

Het valt vaak niet mee personen die jaren alles documenteerden over hun leven duidelijk te maken dat wat zij allemaal bijhielden geen verdere waarde meer heeft, of omwille van economische redenen niet bijgehouden kan worden. Wat dat betreft hebben archiefmedewerkers, in tegenspraak met het citaat van Valderhaug, een rol als sociaal werker. En dat is niet denigrerend bedoeld. De oplossing is vaak vrij simpel, zij het niet altijd handig. Vaak komt er een sociaal aspect bij kijken om — als er echt geen andere oplossing is — het verzamelde materiaal van zolders en uit kelders te halen en het pas te schonen en selecteren na het overlijden van de persoon in kwestie. Wanneer er erfgenamen zijn is het zaak om met hen te overleggen, bij voorkeur voor de effectieve overdracht. Zelf keek ik altijd op naar een oudere collega die zich had toegelegd op het napluizen van de overlijdenspagina’s in de kranten. Na jaren expertise kon hij bijzonder goed aanvoelen waar er eventueel belangrijk erfgoed bewaard werd. Na enkele weken greep hij dan de telefoon en legde — eventueel via enkele omwegen — contact met de familie van de overledene in kwestie. Kort daarop ging hij op missie. Schertsend hadden wij het dan tegenover elkaar over het ‘weduwenbezoek’ dat onze collega aflegde. Achteraf begreep ik dat hij dat eigenlijk minder aangenaam vond dan wij veronderstelden en zich vaak gedwongen voelde sloten slechte koffie en muffe koekjes uit de spreekwoordelijke blikken doos tot zich te nemen. Wij begrepen echter goed dat zijn snelle handelen heel wat erfgoed voor vernietiging behoedde. Echtgenoten en kinderen zijn slechts uitzonderlijk geïnteresseerd in de verzameling van de overledene, waardoor die vaak naar uitdragers of containerparken verdwijnt. Niet zelden is de familie opgelucht eindelijk de zolder, kelder of garage vrij te kunnen maken. Sociale vaardigheden zijn dan ook een troef bij het benaderen van deze nakomelingen.

Archiefinstellingen hebben de opdracht ervoor te zorgen dat erfgoed niet verloren gaat, en daarbij praktijk de bovenhand te geven op theorie, in situaties waar dit vereist is. Heel wat privaatrechtelijke archiefinstellingen besteden aandacht en energie aan het opbouwen van een vertrouwensband. Ze doen dat op verschillende manieren. Vaak nemen privaatrechtelijke archiefinstellingen vertegenwoordigers van hun archiefvormers in bestuursorganen of adviesraden op. Archivarissen en onderzoekers proberen aanwezig te zijn op activiteiten en ontmoetingsmomenten van hun archiefvormers. Belangrijk is ook om een hotline te leggen met de archiefvormers, om met andere woorden een vast aanspreekpunt te voorzien. Dit aanspreekpunt kan dan zowel informatie over de werking van de archiefvormer doorgeven naar de archiefinstelling als de adviezen en richtlijnen van de archiefinstelling vertalen naar collegae. Verenigingen en instellingen stimuleren tot het aanstellen van een documentalist-archiefbeheerder helpt, maar is niet steeds mogelijk. Gezien het actieve personeelsverloop en de frequente bestuurswisselingen bij niet-gouvernementele organisaties, actiegroepen en verenigingen is het belangrijk dit goed op te volgen: zodra het aanspreekpunt verdwijnt zonder een vlotte overgang te voorzien riskeert de archivaris de vertrouwensrelatie weer helemaal overnieuw te moeten opbouwen. Veel privaatrechtelijke archiefinstellingen proberen dat op te vangen door handleidingen en diverse tools, maar dit zijn eerder aanvullingen op het persoonlijk contact.

Ten slotte is er nog het aspect van de geheimhouding. Sommige kabinetsmedewerkers weigeren pertinent hun documenten af te staan, zelfs aan een ideologisch bevriende archiefinstelling. Vakbondsorganisaties prefereren soms vernietiging van hun documenten boven overdracht, zelfs met de belofte een contract af te sluiten dat hun archieven voor een bepaalde duur gesloten houdt. Dit heeft — mijns inziens — te maken met de toename van ideologische tegenstellingen. Het compromis wordt afgezworen en de vrees voor anticampagnes en misbruik van data groeit. Dit kadert uiteraard in een algemene beeldvorming. “Er is niemand die niets te verbergen heeft” is een vaak aangehaalde en correcte uitspraak in het debat over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Ze heeft ook betrekking op niet-gouvernementele organisaties, grassroots-bewegingen, vzw’s en actiegroepen, wanneer ze financiële of andere (overheids)steun krijgen. De angst dat gegevens uit het eigen archief tegen de archiefvormer of haar werking zelf zal worden gericht neemt voelbaar toe. Het gevolg is dat sommigen hun archief niet overdragen aan erkende archiefinstellingen of in zeldzame gevallen zelfs opteren voor vernietiging van (belangrijke) delen ervan. Dit is zonder meer een kwalijke tendens. Of dit ook voor digitaal archief geldt is mij niet bekend, daarover is nog geen onderzoek gevoerd. Het is namelijk nog makkelijker digitale dragers te vernietigen of bij te houden. Het lijkt een tegenstelling, maar dat is het niet: door de geringe fysieke omvang van digitaal archief is het relatief gemakkelijk om digitale gegevens bij te houden, maar tegelijk is het ook makkelijker geworden om ze te vernietigen: de spreekwoordelijke druk op de knop volstaat. In elk geval is het noodzakelijk om meer aandacht te besteden aan de bezorgdheden van de archiefvormers. De klassieke privaatrechtelijke archiefinstellingen maken zich steeds meer los van hun klassieke zuilen, waardoor de aloude vertrouwensrelaties onder druk staan. Dit is een zorg voor deze archiefinstellingen en hun archivarissen.

De archivaris-verhuizer

Vaak geeft de archiefvormer taken aan de archivaris waarover deze bij haar of zijn opleiding zelden over werd ingelicht. Zo stelt de archiefvormer de fysieke krachten van de archivaris wel eens op de proef. Een van mijn eerste opdrachten bij mijn huidige werkgever ging over het archief van een belangrijke figuur in de naoorlogse vrouwenbeweging. De dame had decennialang al haar documenten opgestapeld op een zolder van een schuurtje. Duiven hadden, dankzij gaten in het dak, vrije toegang, waardoor de zolder niet enkel stoffig was, maar ook rijkelijk bezaaid was met duivenuitwerpselen. Voeg daarbij een krakende vloer waarvan de draagkracht twijfelachtig was en een laag plafond waardoor rechtop staan onmogelijk was, en je kunt je een beeld vormen van de ruimte. Selectie ter plaatse was uiteraard onmogelijk, dus onze ploeg was genoodzaakt om de dozen, bundels en losse papieren — samen goed voor enkele kubieke meters — via een wankele ladder één voor één naar beneden te dragen. Een ander voorbeeld betreft het archief van vzw Free Press. Deze vzw had een boekhandel in Brussel en baatte ook het beruchte café De Dolle Mol uit. Toen de vzw ermee ophield werd het archief door provo-activist en schrijver Herman J. Claeys overgebracht naar een herenhuis vlakbij de Ancienne Belgique. Toen het beheer van het archief hem te zwaar werd contacteerde hij ons. De collegae die ter plaatse gingen werden geconfronteerd met een hallucinant tafereel: het herenhuis was al diverse malen gekraakt, de trap naar de verdieping waar het archief werd bewaard was al gedeeltelijk gesloopt en als brandhout opgestookt en op de vloer waren een aantal slaapplekken gebouwd met het archiefmateriaal. We hadden dus veel energie nodig om uit die onoverzichtelijke berg papier een plaatsingslijst te puren.

Zijn archivarissen de verhuizers die de archiefvormer zelf niet wil inschakelen? Ik kan tientallen getuigenissen — ook van collegae — aanhalen waarin sprake is van zogenaamde noodophalingen. De archiefvormer laat telefonisch weten dat ze naar een nieuwe locatie (moeten) verhuizen en dat daar geen plaats meer is voor het archief. Of ze nemen in paniek contact op na een waterlek in de kelder met het verzoek deze meteen te komen ontruimen (budget voor een professionele reddingsoperatie is uiteraard niet voorhanden). Een keer werden we zelfs gecontacteerd met de melding dat een papiercontainer was geleverd: als we interesse hadden in wat oude documenten mochten we uit de container vissen wat we konden gebruiken. Een andere keer werd ons gevraagd enkele gevelornamenten van een verkocht gebouw uit een magazijn te komen ophalen omdat de ruimte voor andere doeleinden nodig was. Anderzijds zijn er archiefvormers die zelf vragen hoe ze hun materiaal kunnen selecteren voor overdracht, of die zelf de logistiek organiseren. Het klopt dat archivarissen soms als goedkope verhuizers behandeld worden, wat de beroeps­eer uiteraard niet ten goede komt. Het is evenwel niet vanzelfsprekend om dit soort ontruimingsopdrachten te weigeren. Collecties enkel binnenhalen om de archiefvormer ter wille te zijn is geen goed idee, maar het is evenmin verstandig om elk verzoek voor ontruiming of verhuis consequent af te wijzen. De kans is immers reëel dat de archiefvormer bij een afwijzing tot vernietiging overgaat. Ook hier is dus een ad-hocaanpak aangewezen, en voldoende kennis over de archiefvormer is dan noodzakelijk. Goed onderhandelen helpt. Probeer de archiefvormer te overtuigen een professioneel verhuisbedrijf in te schakelen of maak hem duidelijk dat het verzoek omwille van praktische bezwaren niet te vervullen valt. Soms is er geen tijd, maar dat hoort uitzonderlijk te zijn.

Professionalisering: de oplossing?

Professionalisering kan een remedie zijn tegen de talrijke problemen bij het omgaan met privé-archieven. De privaatrechtelijke archiefwereld zou zich kunnen spiegelen aan de publiekrechtelijke. Het beroep van archivaris wordt opgewaardeerd, archief wordt dan enkel in de vorm van een schenking overgedragen en contracten worden tot op de letter nagekomen. Werken met selectielijsten, sluitende contracten opstellen en activiteiten die niet tot de kerntaken van de archivaris behoren uitbesteden zijn echter niet meer dan middelen om symptomen te bestrijden. De echte remedie is communicatie. Professionalisering mag niet uit de weg worden gegaan, maar kan niet worden beschouwd als dé oplossing. Archiefvormers moeten verder overtuigd worden van de noodzaak om hun archief te behouden, zoniet over te dragen. Noodophalingen zullen blijven bestaan en archivarissen zullen nog regelmatig arbeidsintensieve taken verrichten waarvan het nut allerminst vaststaat. Kortom, de archivaris in de privaatrechtelijke archiefomgeving zal voor een deel sociaal werker moeten blijven.

Een nieuwe Archiefwet?

Is de oplossing voor alle bovenstaande problemen te vinden bij de wetgeving? Moeten we het bewaren van privé-archieven vastleggen bij wet? Politiek is dit wellicht niet haalbaar en bovendien kun je je afvragen of dit wel wenselijk is. Er is — terecht — steeds meer aandacht voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Stel je voor dat de wetgever gaat opleggen welke documenten er al dan niet bewaard moeten worden. Desalniettemin is er de schemerzone van door de maatschappij ondersteunde instellingen en organisaties, zoals politieke kabinetten, vakbonden en zorginstellingen, waarvoor in overleg met alle betrokkenen ongetwijfeld een bevredigende oplossing uitgewerkt kan worden. De maatschappelijke waarde van het archief dat in privaatrechtelijke archiefinstellingen terechtkomt is voldoende groot om het investeren in het behoud en beheer ervan te verantwoorden. Voor het wetenschappelijk onderzoek, maar bovenal voor het behoud van het maatschappelijk geheugen zelf, een van de steunpilaren waarop onze democratie berust.