Arnoud Van Der Straeten

META Nummer 2018/9

Arnoud Van Der Straeten

Geschreven door Klaartje Brits, Jessica Jacobs
Gepubliceerd op 10.12.2018

Ik denk dat het niet meer aangewezen is om één programma op te dienen in een bouwproject. De middelen worden alsmaar beperkter, beleving en ontmoeting worden alsmaar belangrijker. Ik geloof dus heel sterk in een combinatie en symbiose van verschillende

IMPORTANT

Op 21 juni opende Utopia, bibliotheek en academie in Aalst, de deuren. Dit was de sensatie van het moment in Aalst, want tijdens het openingsweekend kreeg de bibliotheek maar liefst 25.000 bezoekers over de vloer. Gedurende de zomermaanden werden alle uitleenrecords verbroken en onlangs werd het gebouw genomineerd zowel voor de European Union Prize for Contemporary Architecture Award 2019 als de Mies van der Rohe Award 2019.

Ruimte, zowel in de boekenkasten als in het gebouw zelf, dat is wat je ziet wanneer je Utopia binnenkomt. Er kroop veel werk in zowel het gebouw als de werking die je er vindt, maar Arnoud Van Der Straeten is trots op het resultaat. En wij zijn benieuwd hoe hij dit gedaan heeft gekregen.

Jullie hebben vijf jaar gepland en gebouwd aan Utopia. De reacties zijn nu heel lovend. Zijn jullie zelf blij met het resultaat?

Ja. We begonnen vijf jaar geleden, in 2013, achter de schermen. Mijn collega, directeur van de Academie voor Podiumkunsten, en ikzelf werden verregaand betrokken bij elke stap in het proces, van begin tot eind. Dat is een van de belangrijkste factoren die het succes van Utopia bepalen. Wij hadden in heel het proces een doorslaggevende stem. We maakten mee het conceptplan, gaven mee welke functies het gebouw moest hebben, deden mee de jurering van de ontwerpen en waren betrokken bij de financiële onderhandelingen en de werfvergaderingen. Dat was een flinke tijdsinvestering, maar dat maakt wel dat we drie maanden na opening nog steeds, met uitzondering van een paar schoonheidsfoutjes, zeer tevreden zijn over het ontwerp. Ook over de samenwerking met KAAN architecten, de aannemer Van Roey en met AGSA, het autonoom gemeentebedrijf zijn we zeer tevreden. Ruimtelijk zouden we niets veranderen aan Utopia, omdat we tijdens heel het proces zo intensief betrokken werden.

Ook de werking van de bibliotheek is gewijzigd. Liep dat samen met de bouwwerken?

Ja, het waren vier drukke jaren, maar beide onderdelen waren dan ook onlosmakelijk met elkaar verbonden. Voor de bibliotheek zelfs nog meer dan voor de academie. Wij moesten onszelf heruitvinden, onszelf nieuwe functies toewijzen. Dat had ook een impact op de personeelsinzet. Ik heb de luxe gehad om het opvolgen van de bouwwerken en het werken aan de personeelstransitie te kunnen combineren. Vroeger was de tijd die mensen in onze bibliotheek spendeerden eerder beperkt. Met de nieuwe functies die we nu hebben, verblijven mensen veel langer in het gebouw. We zijn dan ook meer dan een bibliotheek. We hebben een hele omslag gemaakt op alle vlakken. De drie teams, onthaal, collectie en publiek, moesten allemaal anders gaan werken, zowel ruimtelijk als inhoudelijk. Dat heeft uiteraard een impact op personeelsinzet. Gelukkig hadden we vier jaar de tijd. In de periode waarin we daarmee bezig waren, gingen heel wat mensen die instroomden na het decreet van 1978 met pensioen. Voor de vervanging van die medewerkers konden we mensen met andere profielen aannemen. In totaal zijn we wel met tien VTE gezakt. We kwamen van een vijftigtal VTE en blijven nu met een veertigtal VTE over.

Werd dat opgevangen door automatisering?

We waren kwistig met de inzet van medewerkers, vooral op onze vorige locatie was dat het geval. Daar hadden we vier balies, die we nu reduceerden tot één balie. We hebben flink wat investeringen gedaan om die werking te optimaliseren, en dat heeft ons personeelswinst opgeleverd. Digitalisering is een van de dingen waarin we investeerden, maar digitalisering alleen is niet zaligmakend. Het zorgt ervoor dat je je werk makkelijker en correcter kunt uitvoeren, maar er is nog steeds personeelsinzet nodig om materialen kastklaar te maken, te verzamelen, weg te zetten en te ordenen. Ook aan de onthaalbalie blijft personeel nodig. We blijven belang hechten aan een persoonlijke aanpak. Door de link met de academie is het gebouw open tussen 9 en 22 uur, met service-uren tussen 10 en 19 uur. Dan staan er op elke verdieping mensen klaar om onze klanten te woord te staan. We hebben dus zeker geïnvesteerd in automatisering en digitalisering, maar niet om te besparen op personeel.

Jullie werkten ook een hele nieuwe publiekswerking uit. Werden daarvoor nieuwe profielen aangeworven, of moest het personeel zich bijscholen?
Een combinatie van beide. Tijdens het proces hebben we met elk personeelslid gesprekken gevoerd, om zo iedereen aan het juiste team te koppelen. We investeerden fors in de collectie: digitalisering, opbouw, onderhoud, wieden, enz. Maar waar vroeger iedereen aan de collectie werkte, en één iemand publiekswerking deed, zoeken we nu meer de cocreatie op, en dat kost uiteraard meer tijd. De klasuitleningen zijn vervijfvoudigd, we werken met Lego Education, Bee-bots, en CodesCool, en er is een FabLib. Daarvoor werken we steeds samen met een partner. We hebben de luxe dat er een FabLab Factory is in Aalst, en voor CodesCool werken we samen met de hogeschool in Aalst. Voor Lego Education hebben we de medewerkers zelf getraind.

Heel wat medewerkers schoolden zich om, met succes, en daarnaast trokken we een aantal nieuwe profielen aan. Dankzij die nieuwe werking, en dankzij het gebouw, konden we nieuwe vrijwilligersprofielen aantrekken, bijvoorbeeld van de games-opleiding in Kortrijk.

Het gebouw helpt om mensen binnen te trekken?

Zeker en vast. Dat zien we nu al in de cijfers. Zaterdag en woensdag zijn de drukste dagen, met respectievelijk 4.000 en 3.000 unieke bezoekers. Sinds de opening is ons ledencijfer gestegen met 600 procent. Op bijna vier maanden tijd kregen we vijfduizend nieuwe inschrijvingen, een cijfer dat we vroeger op twee à drie jaar haalden.
Het was dus een mooie zet om het nieuwe gebouw te combineren met een moderne werking.
Dat was de luxe die we hadden. Onze werking, zoals ze nu gaat, bedachten we al vier jaar geleden. Ruimtelijk dan. Want voor een nieuwe werking heb je nieuwe infrastructuur nodig. De twee zijn dus onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Startte de bouw van Utopia dan met de nood aan een nieuw bibliotheekgebouw?
Ja. De bibliotheek was tijdelijk gehuisvest in de kelders van cultuurcentrum De Werf. ‘Tijdelijk’ is uiteindelijk dertig jaar gebleken. We zaten daar op 2.000 vierkante meter. We stonden bekend om onze mooie, ruime collectie, maar we waren een boekenpakhuis. Voor publiekswerking was er geen ruimte. Als we iets organiseerden, deden we dat in lokalen van andere instellingen. Daardoor verloren we een deel van onze identiteit. Nu kunnen we eindelijk genieten van de goede oefening die we vijf jaar geleden maakten.

Het resultaat van goed lobbywerk?

De verhuis naar een nieuwe locatie stond al een paar legislaturen in het beleidsplan geschreven. De beleidsploeg van 2006-2012 probeerde al eens om de bibliotheek in een nieuw gebouw te installeren. Het Manchestergebouw, niet ver hiervandaan. Op zich is dat een mooi karakteristiek gebouw, maar hadden we toen de bibliotheek daar geïnstalleerd, dan was die al a priori achter op haar tijd. Een goede verstandhouding met de politiek heeft zeker geholpen.

Heb je tips voor collega’s om dat lobbywerk goed aan te pakken?

Je moet zelf aan de slag gaan met hoe je een bibliotheek lokaal kunt verankeren. Utopia hoort alleen in Aalst: ze is zodanig verweven met de lokale identiteit, speelt in op de noden van de lokale gemeenschap. We werkten daar ook al aan op onze vorige locatie, zoiets komt niet van vandaag op morgen.
In onze sector zitten we op een schat aan informatie. Ledencijfers, bezoekersaantallen, collectie, enz. Politiekers horen graag cijfers. Soms moet je dat al eens durven uitdrukken in populistische uitspraken, zoals Krist Biebauw ooit zei: “In De Krook komen jaarlijks veel meer bezoekers dan op één seizoen in de Ghelamco Arena.” Cijfers zeggen natuurlijk niet alles, maar ze zijn wel doorslaggevend geweest in de totstandkoming van Utopia. Zelfs op onze vorige locatie kregen we per dag 800 à 1.000 bezoekers over de vloer, veel meer dan het aantal toeschouwers voor Eendracht Aalst op één seizoen. Cijfers en een goede visie zijn dus heel belangrijk. Je moet goed meegeven wat je wil, geen al te wollig verhaal brengen, en dat goed onderbouwen met cijfers.

Ik denk ook dat het niet meer aangewezen is om één programma te gaan opdienen in een bouwproject. De middelen worden alsmaar beperkter, beleving en ontmoeting worden alsmaar belangrijker. Ik geloof dus heel sterk in een combinatie en symbiose van verschillende functies.

Het lijkt me dan wel belangrijk om met de juiste partner in zee te gaan. Klikte het meteen met de academie?

Ja, we geloofden allebei van in het begin in die symbiose. We bezochten tijdens de voorbereiding verschillende bibliotheken, waarbij ze ook telkens verschillende functies onder één dak integreerden. In ons aanbestedingsdossier stonden dan ook vijftig van de honderd punten op totaalintegratie. En KAAN is er zeer goed in geslaagd om beide functies met elkaar te combineren. We wisten wel dat we niets innovatief aan het uitwerken waren: ook in andere steden hadden we dat al gezien. Maar daar was het toch nog redelijk traditioneel, afscheidbaar. We wisten dat het moeilijk ging zijn om een instelling waar soms veel lawaai wordt gemaakt te combineren met een instelling waar het vaak stil moet zijn. Die twee komen op sommige plekken zo dicht met elkaar in contact dat we extra investeerden in akoestische isolatie. En het werkt. We kunnen in onze polyvalente zaal een evenement laten doorgaan en tegelijkertijd in het café vlakbij een boekvoorstelling houden, dat deden we onlangs nog. De akoestiek was onze achillespees, maar ze werd preventief zeer goed behandeld.

Dat het werkt, is dankzij architectenbureau KAAN?

KAAN heeft dat architecturaal heel goed vertaald, maar we werden ook begeleid door een toonaangevend bureau. Zij adviseerden ons, onafhankelijk van KAAN, tijdens het volledige proces. Dat kostte geld, maar het resultaat is wel dat wij als eindgebruiker zowel over de duurzaamheid als de akoestiek van het gebouw heel tevreden zijn.

Waaraan merk je dat de bibliotheek en de academie hier sterker verweven zijn dan op andere plaatsen?
Centraal hebben we het atrium, dat is de spil van het gebouw. Daar gebeurt de beleving en staat onze collectie op drie bouwlagen. De academielokalen zitten daar rond en geven uit op het centrale atrium. Een dertigtal klassen van de academie geven dus echt uit op de collectie, de boekenkasten zijn opgesteld tegen de wanden van de academielokalen. Dat maakt dat we op schooldagen open zijn tot 22 uur. Tot 19 uur zijn er bibliotheekmedewerkers aanwezig, maar dankzij de digitalisering van het uitleenverkeer kunnen gebruikers de collectie raadplegen tot 22 uur.

Hoe belangrijk is die fysieke collectie nog voor jullie?

Die blijft heel belangrijk. We spenderen nog altijd heel wat middelen aan het samenstellen, het presenteren en het digitaliseren van de collectie. De collectie blijft een van de belangrijkste aantrekkingskrachten van Utopia, in combinatie met de publiekswerking, die we uiteraard afstemmen op de collectie. Maar daarnaast spelen we ook in op mediawijsheid.

Waarom en hoe zetten jullie in op mediawijsheid en digitale geletterdheid?

Ik vind dat een belangrijke opdracht van de bibliotheek. Er is nog altijd een heel diverse groep van mensen die een plek in de stad zoekt waar ze toegang hebben tot het internet, of tot office-pakketten. Dat kan zijn voor ontspanning, maar ook voor hun studies. Daarom stellen we achttien internet-pc’s en tien ipads ter beschikking van onze gebruikers.

Naast de klassieke lezingen en kleine workshops, zoals foto’s maken met een smartphone, deden we een flinke investering in Lego Education. We willen kinderen van jongs af aan in contact brengen met iets waarmee ze vertrouwd zijn, Duplo en Lego, en combineren met het mediawijze aspect. Dat bieden we gratis aan scholen aan, en dat wordt gesmaakt. We kochten ook een FabLib: een steam-machine, een lasercutter, een naaimachine, twee 3D-printers, een vinylcutter, enz. Dat bieden we aan in samenwerking met FabLab Factory. De initiatiefnemer daarvan wil bibliotheken inschakelen als plek om zo’n FabLib aan te bieden gecombineerd met een e-learningplatform, zodat mensen ook individueel aan de slag kunnen gaan. Binnenkort nodigen we alle bibliotheken uit voor een demosessie, om hen te inspireren.

Jullie hebben duidelijk ook een goeie aanpak naar de media toe, zoals met de tijdscapsule.

Het gebouw zelf hebben we heel lang geheim gehouden, omdat we wisten dat het echt een architectuurpareltje ging worden. We vaardigden dan ook een foto-embargo uit tot de dag voor de opening, we hebben het dus zelf wel wat gehypet. Maar in tussentijd gingen we wel op zoek naar gedragenheid voor ons project. Bij de eerstesteenlegging maakten we een tijdscapsule. Kinderen maakten daarvoor tekeningen, en de Aalstenaars konden boeken, cd’s en dvd’s kiezen om mee in de tijdscapsule te stoppen. Daarnaast was er de grootste boekenkast, waarvoor Aalstenaars een boek konden schenken, als een soort nalatenschap, met daarbij de reden waarom ze dat boek schonken. We kregen hele mooie pareltjes binnen. Van elke cover maakten we een foto. Straks, als we wat meer tijd hebben, is het de bedoeling dat we die boeken als niet-uitleenbare deelcollectie op onze catalogus zetten. Alle boeken die we kregen, met de redenen waarom het boek geschonken werd, kun je dan online bekijken.

Daar is over nagedacht.

Ja, opnieuw met KAAN. Zij etaleren in grote glaspartijen de verschillende functies van het gebouw. Aan de ene kant zie je de danslessen bezig, door een ander raam kun je de ensembleklassen bezig zien. Voor de bibliotheek is er de grootste boekenkast aan de kant van de Graanmarkt.

Jullie werken samen met heel wat partners, hoe pakken jullie die contacten aan?

We hebben een aantal speerpunten in onze werking. De educatieve bibliotheek, de literaire bibliotheek, de mediawijze bibliotheek en de belevingsbibliotheek. Aan die parameters koppelen we al onze publieksactiviteiten. Maar we hebben niet genoeg personeel om alles zelf te doen. Voor alles wat we willen doen gaan we dus op zoek naar een lokale partner waarmee we kunnen samenwerken. Daarbij maken we wel een goede afweging met wie we in zee gaan: ze moeten in het aanbod en in het project van Utopia geloven. Dankzij het nieuwe gebouw hebben we natuurlijk de luxe dat we uit verschillende mogelijke partners kunnen kiezen. Daarnaast kunnen er via de zaalhuur nog andere initiatieven in Utopia plaatsvinden. Onze eigen werking heeft voorrang, maar Utopia is meer dan alleen de werking van de academie en de bibliotheek. Dat is het principe van de brede school. Ik denk niet dat er een bredere school is dan Utopia.

Wat mogen we nog van jullie verwachten?

Ik hoop dat we nog een tijd toonaangevend zijn. Niet alleen qua architectuur, ook qua werking. Tijdens het openingsweekend hebben we alles geëtaleerd waar Utopia voor staat: muziek, mediawijsheid, literatuur, voorlezen, noem maar op. Ik hoop dat we in de toekomst nog meer kunnen samenwerken.

De FabLib is natuurlijk een van de paradepaardjes, maar ook de publiekswerking is heel belangrijk. In het najaar organiseren we het festival van het betere jeugdboek, en we zijn iets soortgelijks van plan rond strips. Om maar te zeggen dat we niet alleen met mediawijsheid bezig zijn, het fysieke boek blijft belangrijk. Het zal de uitdaging zijn om onze publiekswerking zo lang mogelijk relevant te houden en daar toonaangevend in te blijven.

Wat versta je dan precies allemaal onder publiekswerking?

Onze vier speerpunten, waarbij we een aantal principes hebben. We werken niet meer alleen, denken altijd aan de collectie of aan mediawijsheid. Daarnaast hebben we oog voor spontane ontmoetingen. Die ontstaat in het atrium, waar mensen elkaar ontmoeten, en dat is mooi om te zien. Er komen hier telewerkers die elkaar ontmoeten om te vergaderen, scoutsgroepen om hun kamp voor te bereiden bij de reisgidsen, twee oude dametjes die regelmatig Scrabble komen spelen, enz. Het café draagt daar natuurlijk toe bij, dat is een belangrijke partner in ons concept. Utopia is echt een bijenkorf geworden, de woonkamer van de stad.

Straalt het succes van Utopia ook af op jullie filialen?

Dat is nog een grote uitdaging. De afgelopen jaren hadden we niet de tijd om daar veel aanpassingen te doen. De filialen zijn nog niet gedigitaliseerd, en daar werken ze nog volgens het oude bibliotheekmodel. De gebruikers daar zien natuurlijk wat Utopia te bieden heeft en willen dat ook in de filialen. We moeten dus de werking van de filialen heruitdenken. Dat wordt een grote uitdaging. We moeten daar een goede combinatie zoeken van de collectie en de lokale verankering en de beleving, zonder een buurthuis te willen worden. De uitleencijfers van onze filialen zijn momenteel nog altijd relevant en significant, maar als we niets aan die werking veranderen zullen ze geen tien jaar meer overleven. We gaan er nog een grote kluif aan hebben, want ook de infrastructuur is verouderd.

Jij startte zelf vijf jaar geleden in de bibliotheek. Had je al ervaring in de sector?

Ik kom uit de cultuursector. Tien jaar geleden begon ik bij stad Aalst als cultuurbeleidscoördinator, nadien was ik twee jaar ad interim clusterverantwoordelijke vrije tijd. Ik ben nog altijd heel blij met de overstap naar de bibliotheek. Het bouwproject heeft daar natuurlijk veel toe bijgedragen.

Ik had niet veel ervaring in de bibliotheeksector, maar ik ben een ander soort bibliothecaris dan die in een kleine gemeente. Wat ik doe is meer managen: personeel, publiekswerking, collectie, financieel beheer, zakelijk beleid, interne en externe partnerschappen, zaalhuur, enz. Ik onderhandel ook nog steeds met de aannemer. In kleinere steden en gemeenten is de aanpak toch anders.

Welke tips kun je meegeven aan collega’s?

De collectie blijft belangrijk, maar de beleving en de ontmoeting worden cruciaal in bibliotheekconcepten. Bibliotheken zijn zowat de meest maatschappelijk relevante instellingen die er zijn. In het oude model krijgen bibliotheken het vaak moeilijk, zeker in kleinere gemeentes, en daarover ben ik wel bezorgd. Bibliotheken mogen geen boekenwoestijnen worden. In grotere gemeentes is het makkelijker om dergelijke budgetten in te zetten op een concept als het onze, maar dat is niet overal evident. Maar waar het mogelijk is: ga in op die mediawijsheid, zoek samenwerkingen, ga voor de beleving. Bibliotheken hebben zich te lang enkel op boekenliefhebbers gericht. Wij hebben ons hier in Aalst kunnen heruitvinden en een gebouw kunnen neerzetten dat ook voor heel wat andere doelgroepen bedoeld is. Bibliotheken bereiken moeilijk tieners, maar dankzij de combinatie met de bibliotheek en de academie hebben we nu wekelijks 2.000 tieners die hier tussen de rekken staan.

Ga er gewoon voor, en bereid je goed voor!

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be