Meer en meer lokale overheden werven een informatiebeheerder aan. Ook in gemeenten waar al een archivaris werkzaam is. Deze informatiebeheerder rapporteert in sommige gevallen niet aan de archivaris maar aan een ander diensthoofd en schepen. Waar komt deze opsplitsing vandaan en wat zijn de voor- en nadelen?

Dé archivaris bestaat niet meer

De laatste 50 jaar groeide het takenpakket van de gemeentearchivaris spectaculair aan. Waar vroeger de job vaak werd gecombineerd met de taken van conservator van een museum, cultuurdeskundige, programmator van culturele activiteiten in de regio en nog andere kleinere taken, is dit tegenwoordig niet meer haalbaar. Met de opmars van het lifecycle-paradigma is het duidelijk dat een archivaris zoveel meer is dan de beheerder van de schatkist van het collectief geheugen. Informatie moet al van voor de aanmaak bekeken worden binnen de processen en het takenpakket van de dienst, om zo de archivering en waardering ervan mogelijk te maken. Dit vraagt een heel andere aanpak dan die van een klassieke archivaris die historisch onderzoek en bewaring van de collectie als centraal element in het takenpakket ziet.

Ondersteuning aan de interne klanten van de archiefdienst neemt een steeds belangrijker plaats in bij de meeste archiefdiensten van lokale besturen. Heel wat onder hen kruipen in de rol van projectleider binnen het ruime veld van informatiebeheer en dit niet alleen vanuit de doelstelling tot latere archivering van hun documenten, maar ook als legitimatie van hun bestaan. Ze moeten immers voortdurend hun rol en bestaansreden verdedigen bij het bestuur en het management. Daarnaast kent ook de erfgoedrol van de archieven een enorme evolutie. Vroeger bestond die in hoofdzaak uit historisch onderzoek en het publiceren van studies rond de collectie. Tegenwoordig beslaat erfgoed een groter wordende veelheid aan taken waaronder outreachende projecten en vraagt het een hogere graad van professionalisering in vergelijking met decennia geleden.

Jarenlang kon een archivaris deze spreidstand tussen erfgoed- en informatiebeheer tamelijk comfortabel maken. Maar die houding begint te wringen. In 2004 haalde Bart De Keyser in zijn boek In de zon én in de schaduw: gemeentearchieven in het Vlaamse erfgoedbeleid al aan dat de functie van archivaris onder druk komt te staan. Een groeiend aantal archieven maakt een keuze tussen erfgoedzorg of hedendaags documentbeheer. Heel vaak wordt erfgoedzorg ingevuld met een focus op een goed behoud en beheer van de stukken en de uitbouw van een leeszaalwerking, al dan niet aangevuld met enkele kleinere projecten in samenwerking met andere spelers in de regio. Hier spelen erfgoedcellen vaak een cruciale rol en gaan de erfgoeddans leiden waarbij de archiefdienst een ondersteunende rol krijgt. Het archief zelf zal zich verder richten op de ondersteuning van de administratie volgens het lifecycle-principe en het opbouwen van een kwaliteitsvol digitaal en papieren archief.
Sinds enige tijd zien we echter nog een andere keuze opduiken, namelijk die waarin lokale besturen een opsplitsing maken tussen de erfgoedwerking en het hedendaags documentbeheer en — in sommige gevallen — beide onderbrengen in een andere dienst of departement. Hierbij neemt het archief de erfgoedwerking op zich en verkiest het om niet langer betrokken te zijn bij de opstart van klassementen of het ondersteunen van de administratie. Deze taken worden doorgeschoven naar een informatiebeheerder die op zijn of haar beurt ondergebracht wordt bij een dienst intern beheer of secretariaat. De archiefdienst is pas betrokken wanneer de documenten de status van afgesloten dossier of zelfs de statische fase bereikt hebben. Op zich is deze keuze verantwoord en weloverwogen. Beide functies zijn immers steeds minder met elkaar verwant en vereisen andere competenties en vaardigheden. Maar is dat de beste keuze voor het archief zelf?

Knecht van twee meesters

Het lijkt een aannemelijke veronderstelling dat het onderbrengen van beide functies in andere diensten twee verschillende aanpakken of zelfs culturen met zich meebrengt. Dezelfde informatie is van bij haar ontstaan tot aan haar pensionering knecht van twee meesters. Was dat bij de archivaris van weleer dan anders? Ook toen kon een archivaris de diensten niet snel genoeg intern bedienen omwille van de massa aan semi-dynamische en statische informatie die overgebracht werd en de tijd die het groter wordend erfgoedbeheer consumeerde. Daarnaast morde het leeszaalpubliek omdat leeszaaltijd opgeofferd werd voor het binnenhalen en beheren van semi-dynamisch en statisch archief. In dat opzicht is het opsplitsen van beide functies een goede zaak aangezien beide domeinen hierdoor de aandacht krijgen die ze verdienen. Op andere vlakken is meer voorzichtigheid geboden.

De keten tussen dynamisch, semidynamisch en statisch archief wordt doorbroken en niet meer gecontroleerd door één dienst, maar door meerdere diensten. Wanneer de afspraken hieromtrent niet duidelijk zijn, kan dit voor problemen zorgen naar opvolging, controle en bewaring toe. Soms valt dat dan wat tussen de twee functies in. Wie doet de selectie? Wie zorgt voor de overdrachten? Wie neemt het eigenaarschap op van het semidynamisch archief en haar metadata? Hoe verloopt de kennisdeling tussen beide diensten? Wie is verantwoordelijk voor het depotbeheer en de dienstverlening naar interne en externe klanten in deze fase?

In deze grijze zone tussen informatie- en erfgoedbeheer, wanneer informatie geen direct administratief nut meer heeft maar toch nog geen erfgoed is, komen tegengestelde belangen van zowel informatie- als erfgoedbeheer naar voor. Een informatiebeheerder moet de winkel doen draaien. Hij of zij heeft er alle belang bij de informatieberg op de diensten zo klein mogelijk te houden. Want hoe minder informatie je moet beheren, hoe vlotter dat gaat. Papieren informatie zal in deze logica zo snel mogelijk afgevoerd worden richting semidynamisch depot. Selectierichtlijnen, die aangeven wanneer je informatie mag (en niet moet) vernietigen, worden in dit scenario naar alle waarschijnlijkheid strikt geïnterpreteerd en uitgevoerd. Opslag kost nu eenmaal geld. Dit kortetermijndenken staat haaks op het langetermijndenken van de erfgoedbeheerder. Deze zal in het belang van het historisch onderzoek op de lange termijn dezelfde selectierichtlijnen ruim willen interpreteren. Medische residentendossiers van OCMW-woonzorgcentra worden zo niet dertig jaar na vertrek of overlijden vernietigd, maar permanent bijgehouden. Voor bepaalde diensten (zoals cultuur- of jeugddienst) zal er weinig tot niets bijgehouden worden op langere termijn, aangezien de wetgeving weinig oplegt naar permanente bewaring van deze diensten.

Ook op vlak van depotbeheer kunnen problemen ontstaan. De basis van een goed depotbeheer is controle uitoefenen op de instroom. Bij een verdeelde verantwoordelijkheid kan dit leiden tot grote frustraties bij de ene of de andere. Hoeveel strekkende meter komt er maandelijks bij en in welke toestand? Gaat het om geschoond en beschreven archief? Moet er plaats voorzien worden voor grote formaten? Wie beheert de quarantaine? En wie zorgt voor een actualisatie van de depotlijst? Zonder goede afspraken zal het theoretisch openbreken van de archiefketen in de praktijk voor een halfslachtig beleid zorgen.

Daarnaast zit ook de metadataketen met de handen in het haar. De tegengestelde belangen van zowel informatie- als erfgoedbeheerder vertalen zich ook in de software die gebruikt wordt om hun deel van de documentflow te beheren. Beide profielen zullen softwarematig voor een beheersysteem gaan dat het dichtst bij hun noden aansluit. Zoals we hierboven al aanhaalden komen die noden niet steeds met elkaar overeen. Welke metadata in zo’n systeem gebruikt worden en hoe de mapping tussen beide systemen zal verlopen is al een eerste groot punt waarin moet overeengekomen worden. Hoe de digitale data zelf van het ene systeem naar het andere overgebracht worden en voor de eeuwigheid bewaard worden, inclusief controle op integriteit en authenticiteit, is een andere zaak. Alsof een archiefbeheersysteem met digitaal depot uitbouwen nog niet ingewikkeld genoeg was, lijkt een splitsing van beide functies het er niet makkelijker op te maken.

Verdeel en beheers

De potentiële problemen zijn duidelijk, maar zijn er ook oplossingen mogelijk? Veel hangt natuurlijk af van de medewerkers die beide functies op zich nemen. Met een open communicatielijn en een portie gezond verstand bij beide partijen kun je heel wat realiseren. Maar het is niet professioneel of efficiënt om het allemaal daarvan te laten afhangen. Natuurlijk kun je als organisatie veel regelen in functieprofielen, procedures en onderlinge samenwerkingsafspraken, maar het is quasi onmogelijk om alle risico’s en gevaren perfect in te schatten en proactief weg te werken. Een goed afsprakenkader is dan ook het absolute minimum. Hierin formuleert de organisatie een duidelijk eigenaarschap over de taken en verantwoordelijkheden in zowel het statisch, semi-statisch als dynamisch archief. Bevoegdheden rond selectie en bewaring klaar je ook best uit voor er problemen ontstaan. Open communicatie is vanzelfsprekend, maar om deze te verankeren verdient het aanbeveling om te zorgen dat beide takken een link hebben via een onderling overleg of via antennewerking, door bijvoorbeeld bij elkaars stuurorgaan aanwezig te zijn.

Toch blijft het moeilijk om de interne communicatie op een optimale manier te laten verlopen. Zeker wanneer informatiebeheerder en archivaris in twee aparte afdelingen met apart diensthoofd ondergebracht zijn, is het vaak moeilijk werken. Wie kan er immers als scheidsrechter optreden wanneer de communicatie stroef loopt? Een algemeen directeur of andere leidende ambtenaar zal de problemen vaak pas zien en erkennen wanneer de zaken echt grondig mislopen. Informatie- en archiefbeheer wordt immers vaak niet als een hoogdringende actie gezien. Scherp stellen wie verantwoordelijkheid neemt over het archief en het informatiebeheer is ook hier weer de voornaamste uitdaging.

Werken voor de eeuwigheid

Naast de beheersing van de documentflow van ontstaan tot bestemming heeft het opsplitsen van de informatieketen ook gevolgen voor de culturele erfgoedwerking. De disconnectie tussen beide domeinen lost het probleem van de spreidstand niet op. Want hoe je het ook draait of keert, de eigen administratie zal altijd klant zijn bij de erfgoedbeheerder. Oude bouwdossiers zijn niet alleen populair bij het publiek, ook de eigen diensten vragen ze gretig op. Zal erfgoedbeheer deze dienstverlening zonder compensatie blijven verzorgen? Het is hoe dan ook een dienstverlening met een blinddoek aan. Want de band met de klant werd door informatiebeheer opgebouwd en verzorgd. Een culturele erfgoedwerking zal willen inzetten op haar erfgoedgemeenschappen. En laat de lokale administratie nu net een belangrijke gemeenschap zijn die vooral een band opbouwt met het team informatiebeheer. Tenzij je parallel inzet op dezelfde gemeenschap. Naar inzet van tijd, personeel en middelen is dat niet erg lean.

Het mag ook duidelijk zijn dat een erfgoedwerking een zeer brede term is. Het gaat om het ontplooien van een ruime publiekswerking met raakvlakken op gebied van erfgoededucatie, mediawijsheid, welzijn, burgerparticipatie, gemeenschapswerking enz. Een integrale erfgoedwerking omvat heel wat outreachende projecten naar andere sectoren met een bastoon van terbeschikkingstelling en bekendmaking met een gedegen publieksparticipatie in de erfgoedgemeenschappen. Volgens het huidige erfgoeddecreet moet de erfgoedwerking namelijk uit vijf pijlers bestaan: herkennen en verzamelen, behouden en borgen, onderzoeken, presenteren en toeleiden en participeren. Je kunt jezelf de vraag stellen of het lokale niveau het juiste toneel is voor dit schouwspel.

Wil de organisatie een gedegen erfgoedwerking op poten zetten, dan moeten daar vanzelfsprekend ook middelen tegenover staan. Dit neemt niet weg dat de bewaring van de stukken — toch wel het absolute minimum als het op een erfgoedwerking aankomt — op een goede manier moet gebeuren, hetzij in eigen beheer, hetzij via uitbesteding. Het is echter de vraag of een organisatie op dit moment via uitbesteding tot een goede erfgoedwerking kan komen. Of is het een keuze die geen keuze is?

Sommige stemmen gaan daarom uit van een of-of-verhaal. Een lokale overheid moet zich in die optiek eerst de vraag stellen of ze een cultureel-erfgoedwerking uitbouwt. Is het antwoord nee? Dan kan het depotbeheer uitbesteed worden aan bijvoorbeeld een hogere overheid en het erfgoedbeheer aan de erfgoedcel. Is het wel zo dat een lokale overheid die keuze moet maken? Die puzzel lijkt te kloppen, maar in de realiteit blijf je betalen terwijl je het beheer van je eigen informatie uit handen geeft.

Wordt vervolgd

We begonnen aan dit artikel met het gevoel dat hier al te gemakkelijk over wordt gegaan. De splitsing tussen informatie- en erfgoedbeheer binnen het lokale niveau draagt valkuilen met zich mee die nog niet gedetecteerd werden. Gaandeweg kwamen er nieuwe elementen met dito vragen bij. Het is duidelijk: dit verhaal is nog niet helemaal verteld. Wordt vervolgd!