Wanneer werd het archief in Dentergem opgericht?
In Dentergem kwam het besef dat ook een kleine gemeente goed zorg kan dragen voor erfgoed. Nadat een deel van de voormalige archiefruimte van de gemeente was ingestort (2008), werd de eerste steen gelegd aan een nieuw archiefgebouw, uitsluitend bedoeld voor archief en erfgoed (2014). Eind 2017 startte ik als voltijds archivaris. Tweemaal per week werk ik samen met een enthousiast team van vier vrijwilligers. De archiefdienst van Dentergem is een jonge dienst waarbij het archiefbeleid nu uitgebouwd wordt.
De archiefdienst bewaart de huidige en historische archieven van de gemeente en het OCMW, bestanden van de fusiegemeenten Markegem, Oeselgem, Dentergem en Wakken en van hun COO’s.
Wat hebben jullie al verwezenlijkt?
Het archief vanaf 1976 werd nooit geselecteerd. Voor de verhuis naar het nieuwe archiefgebouw stond registreren en selecteren vooraan op de agenda. Er werd acht ton archief afgevoerd dat in aanmerking kwam voor vernietiging. Nu de oude gemeentearchieven verhuisd zijn is het controleren en herverpakken daarvan bijna rond. Ook het OCMW-archief verhuisde, maar wegens een schimmelprobleem werd alles ter plaatse gecontroleerd, schoongemaakt en herverpakt.
Naast de basisarchiefzorg houd ik mij ook bezig met bewustwording creëren bij het personeel over archiefzorg, ordenen en opvragen van archief.
De digitalisering van de burgerlijke stand werd uitbesteed om het historisch archief beter te ontsluiten en beschikbaar te stellen aan geïnteresseerden. En er werd een nas-server opgezet zodat we kunnen starten met het ordenen van het digitaal archief.
Hoe meet je de impact van jullie werk?
Door de verhuis en noodzaak aan voortdurende ontsluiting werken we voorlopig op afspraak. Vragen van publiek en administratie worden geregistreerd. De vorderingen zijn duidelijk zichtbaar. Een van de depots raakt, zoals voorzien, stilaan gevuld. Het herverpakken van de archiefbestanddelen zorgt dat alles er netjes uitziet. Het centraliseren van de archieven zorgt voor ruimtewinst. Omdat de voormalige archiefruimtes leeg worden gemaakt, kunnen die voor een ander doel gebruikt worden. Zo kunnen de bergruimtes in de sporthal opnieuw dienen voor de opslag van sportmateriaal en krijgt de voormalige archiefbewaarplaats van het OCMW een nog nader te bepalen nieuwe bestemming. Er is nu ook een aanspreekpunt voor het archief.
Jullie zijn momenteel bezig met een verhuis. Hoe pakken jullie dit aan?
Eerst werd het archief geregistreerd en geselecteerd, daarna wordt het verhuisd voor bewaring. Het OCMW-archief kreeg voorrang door risico op schimmelvorming tijdens de winter, daarna het historisch archief van de gemeente wegens nood aan basisarchiefzorg. Het archief van de huidige administratie van de gemeente, sociale dossiers en losse registers moeten nog verhuisd worden. Het semidynamisch, tijdelijk te bewaren archief van de gemeente werd gemarkeerd waardoor dit meteen in rekken komt die bestemd zijn voor tijdelijk archief. Bij een volgende verhuisbeweging is het permanent te bewaren archief aan de beurt. De sociale dossiers van het OCMW werden ter voorbereiding op de verhuis in omvang gereduceerd, door voorbijgestreefde stukken over budgettering te verwijderen. Op die manier zullen ze meteen een definitieve plaats in het depot krijgen. Als laatste worden losse registers verhuisd, dit om ze stofvrij te kunnen maken zonder de overige archiefbestanddelen te compromitteren en ze daarna veilig te kunnen verhuizen.
Het verhuizen gebeurt in samenwerking met de technische dienst, het in rekken plaatsen, registreren en herverpakken door de archiefdienst. De vrijwilligers werken mee aan het schonen en herverpakken van de dossiers.
Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?
We willen het archief bekendmaken als informatiepunt bij de bevolking en zo de publiekswerking op gang trekken. Het vrijwilligersteam willen we verder uitbouwen, om te werken aan nadere toegangen en transcripties. We willen ervoor zorgen dat het digitaal archief op termijn toegankelijk en raadpleegbaar blijft. Interessante stukken en reeksen zoals de historische notulen, jaarrekeningen en begrotingen willen we preventief inscannen en ontsluiten. Het hedendaags archief willen we inventariseren en de archieven van de kerkfabrieken willen we in bewaring nemen.
Wat maakt jullie team zo uniek?
Werklust! De archiefdienst beschikt over een vrolijk en gemotiveerd vrijwilligersteam dat steeds klaar staat om bij te springen met diverse taken. Bovendien is van nul kunnen beginnen en een archief uitbouwen een dankbaar werk. Er is steeds iets te doen.
