Leen Boermans en Maarten Meyers

META Nummer 2018/7

Leen Boermans en Maarten Meyers

Geschreven door Klaartje Brits, Jessica Jacobs
Gepubliceerd op 02.10.2018

We willen de huiskamer van Beerse zijn.

Leen Boermans, bibliothecaris
IMPORTANT
Maarten Meyers en Leen Boerman

Verschillende vrijwilligersorganisaties en gemeentediensten in Beerse, waaronder de bibliotheek, vormen sinds kort één organisatie. Onder de naam VAART wil deze organisatie komen tot één afgestemd cultureel aanbod. In mei dit jaar verscheen de eerste gezamenlijke seizoensbrochure en werd VAART aan de pers voorgesteld. META sprak met drijvende krachten achter het initiatief Leen Boermans (bibliothecaris) en Maarten Meyers (cultuurfunctionaris).

Het gaat om de diensten bib, cultuur, jeugd, kermissen, markten en toerisme, het museum Jan Vaerten en het Heemkundig museum. Zij zullen voortaan werken als één organisatie en daar gaat een hele herstructurering mee gepaard. Dat er nog werk aan de winkel is, is duidelijk, maar Leen en Maarten delen alvast graag de ervaringen die ze bij dit proces opdeden.

Wat is het concept achter VAART, en waar haalden jullie de inspiratie daarvoor?

Leen: De plannen voor een nieuw gebouw waarin alle gemeentelijke diensten ondergebracht worden, gaf de concrete aanleiding om het concept voor VAART uit te denken. Dit zette mij immers aan tot denken over de toekomst van de bibliotheek. De ouderwetse invulling waarin alles draait om rijen boeken is niet meer aan de orde, dit was de kans om de bibliotheekwerking een niveau hoger te tillen. De cultuurdienst leek ons in heel dit proces de partner bij uitstek. We werkten al langer samen en bekeken hoe onze sterktes elkaar verder konden aanvullen. Al snel waren Maarten en ik het erover eens dat we één team moesten vormen en volgden we samen een traject rond de missie en de visie van deze nieuwe werking. Inspiratie, participatie en creatie werden daarin drie belangrijke pijlers.

Maarten: Die pijlers kwamen er naar aanleiding van een inspirerende lezing van Rob Bruijnzeels, specialist in het ontwerpen en realiseren van toekomststrategieën voor openbare bibliotheken. Rob werkte bijvoorbeeld het concept van de Chocoladefabriek in Gouda uit, een bibliotheek die gericht is op maken. In het aanbod dat wij met de verschillende diensten wilden creëren vonden we Rob zijn onderverdeling terug. De collecties van de bibliotheek en de musea, voorstellingen van het gemeenschapscentrum en het toeristisch aanbod vormen de pijler inspiratie. Aan de slag gaan met de burgers in workshops, lezingen en debatten valt onder de pijler creatie. En in participatie past de aanpak om in samenspraak met de burgers een aanbod te creëren.

Leen: Bij ons in de bibliotheek was de collectie altijd het eindpunt. Volgens de theorie van Rob Bruijnzeels vormt die collectie net het startpunt, daarmee ga je aan de slag met de burgers. Een mooie theorie, maar in de praktijk zal het ons nog wat werk kosten. Met de huidige personeelsbezetting kunnen we de bibliotheek van de toekomst niet waarmaken. We proberen meer te doen met de collectie, maar dat komt bovenop onze basistaken. Onze bibliotheek heeft een heel ervaren team, de medewerkers hebben allemaal twintig tot dertig jaar ervaring. Het gemeenschapscentrum heeft dan weer een heel jonge en innovatieve ploeg. Beide teams vormen een mooie aanvulling op elkaar. Door de samenwerking in VAART creëren we een synergie met middelen en personeel die onder andere de bibliotheek van de toekomst vorm kunnen geven.

De eerste stappen voor VAART werden in 2015 gezet, is er veel voorbereidingstijd nodig voor een dergelijk project?

Leen: Ik denk het wel. Op een gegeven moment bleek onze aanpak niet te werken en lag het project een jaar stil. Maarten en onze vrijetijdscoördinator volgden toen een aantal sessies rond project- en veranderingsmanagement. Maar zelfs toen we aan de hand daarvan de aanpak aanpasten, bleef het moeilijk. Niet iedereen stelt zich gemakkelijk open voor verandering. We merkten koudwatervrees, maar gelukkig ook bereidwilligheid bij de medewerkers. Het is nu eenmaal voor de meesten niet eenvoudig om hun routine los te laten. We gaan de mensen zoveel mogelijk inzetten op hun sterktes.
Maarten: De taken van de medewerkers zullen wat veranderen. Zo zal iemand die voor het gemeenschapscentrum werkt ook aan de balie in de bibliotheek te vinden zijn. Maar we maken wel werk van duidelijke profielen, zodat medewerkers weten dat er buiten die taken niets van hen verwacht wordt. Uiteraard kunnen de profielen doorheen de jaren veranderen.

Leen: Ik denk dat we als bibliotheek op termijn een aantal repetitieve taken kunnen laten vallen, zodat we onze handen vrij hebben voor andere zaken. Zo zijn we van plan om meer met kastklare leveringen te werken. De volledige collectievorming uitbesteden, daarvoor is de drempel nog te hoog. Het gevoel blijft toch leven dat wij het beste weten wat we in onze bibliotheek moeten aanbieden. Maar binnen vijf jaar is dat misschien anders. Natuurlijk blijven er taken die je niet kunt uitbesteden, denk maar aan de gespecialiseerde collectie en de boekenafvoer voor onze jaarlijkse boekenverkoop.

Maarten: De komende maanden zullen we trouwens veel moeten afvoeren. Er is minder plaats in de nieuwbouw, dus minstens een derde van de collectie moet verdwijnen. Ook dat is een stukje afscheid nemen. Er moeten keuzes gemaakt worden doorheen het aanbod. Samen doen we veel, maar we moeten nu dingen schrappen, beter samenwerken met een aanbod dat inhoudelijk op elkaar afgestemd is. Dat is nog een belangrijke oefening die we moeten maken: schrappen en keuzes maken.

Leen: We haken ons treintje nu inderdaad aan bij veel activiteiten: De week van de smaak, Jeugdboekenmaand, Erfgoeddag, enz. Als we meer coherentie willen in onze werking, moeten we ons de vraag stellen of we dat allemaal willen blijven doen.

In deze reorganisatie blijven alle werknemers hun job behouden?

Maarten: We willen de activiteiten van VAART verderzetten met de huidige medewerkers van de verschillende diensten. Het team van de bibliotheek zal er binnen vijf jaar wel helemaal anders uitzien ten gevolge van pensioneringen. Hierdoor kan de organisatie op termijn andere profielen aanwerven. Maar er zullen geen jobs verdwijnen.

Leen: Het is voor ons heel belangrijk dat mensen die met pensioen gaan vervangen worden. Dit proces mag geen excuus zijn om met minder personeel te werken.

Kunnen de verschillende diensten in VAART hun eigen identiteit nog bewaren? Zal de bibliotheek bijvoorbeeld nog herkenbaar zijn?
Maarten: We willen echt één organisatie zijn, met één team en één aanbod. Maar de bibliotheek blijft wel een hoeksteen van de werking. VAART is een organisatie zonder locatie, maar de bibliotheek heeft wel een locatie. We denken dat burgers niet zullen zeggen dat ze naar VAART gaan, wel dat ze naar de bibliotheek gaan, hoewel de collectie eigenlijk van VAART is.

Leen: Ik ben wel bezorgd om de herkenbaarheid van de bibliotheek. Er wordt gezegd dat de bib een sterk merk is, maar je ziet dat onze uitleencijfers en het aantal gebruikers teruglopen. Toch denk ik dat de sfeer, de gastvrijheid, de laagdrempeligheid en de ruime openingsuren de basis zijn waaraan we de collectie van de musea kunnen koppelen. We moeten meer activiteiten organiseren en ontmoeting een belangrijke plaats geven. De bib moet zeker nog de bib kunnen zijn, maar we willen dit verrijken met de rest van het aanbod van VAART.

Aanleiding voor VAART waren de plannen voor een nieuw gebouw, komen deze verenigde diensten dan ook fysiek onder één dak?

Maarten: Aanvankelijk was het de bedoeling om de teams samen te brengen in het nieuwe gebouw. Door omstandigheden kwam daar vertraging op en zal het nog twee jaar duren voordat het gebouw er staat. We besloten toch om de medewerkers op korte termijn samen te brengen, omdat we merken dat het anders een wij-zij-verhaal blijft tussen de verschillende diensten. Mensen zien elkaar immers niet werken nu, er zijn geen gedeelde wandelgangen. Het lijkt ons dus de beste optie om alle medewerkers van het gemeenschapscentrum binnen een half jaar een of andere rol in de bib te geven, zonder afbreuk te doen aan de werking van het gemeenschapscentrum.

Leen: Ik denk dat het opnemen van taken van verschillende organisaties dan meer organisch zal verlopen, het samenwerken zal vlotter gaan. Dat kan met kleine dingen starten: een medewerker van het gemeenschapscentrum die de infobalie van de bib bemant, bijvoorbeeld. Mensen moeten daarin groeien, dat vraagt om een open geest en de bereidheid om van elkaar te leren.

Het gaat ook over een theater en musea?

Maarten: In het gemeenschapscentrum is inderdaad een theaterzaal. We baten daar een loket met toeristisch info­punt uit, en onze collega van markten en kermissen heeft zijn bureau daar. Dat loket en de collega’s moeten allemaal naar de bibliotheek verhuizen. Daarbij moeten we nadenken hoe we het gemeenschapscentrum zonder administratie achterlaten. Daarrond moeten we goede procedures maken, en duidelijk communiceren dat VAART op één locatie te vinden is.

Leen: Het zal beter zijn als we op één locatie zitten. Dat is een goede testperiode voor een mogelijke verhuis. En als de bouw van het nieuwe centrum er niet komt, doen we gewoon verder. Ik kan me moeilijk voorstellen dat iemand de klok nu nog terugdraait.

Er werd al gezegd dat een locatie voor de bibliotheek belangrijk is, zal de bib ook centraal staan in het nieuwe gebouw?

Maarten: De visie van Rob Bruijnzeels blijft daarin heel belangrijk. Hij voorziet één derde van de ruimte voor inspiratie, de collectie wordt dus heel compact opgesteld. Eén derde van de ruimte gaat naar creatie, atelierruimte om met mensen aan de slag te gaan. En dan is er nog een even grote oppervlakte voor participatie en ontmoeting. Die visie blijft onze leidraad, al zullen we die misschien niet voor de volle honderd procent volgen.

Leen: We zijn nog volop bezig met de inrichting. De oppervlakte voor collectie wordt in ieder geval kleiner dan wat we nu hebben, dus dat wordt een moeilijke oefening. We wilden graag horeca voorzien in het nieuwe gebouw. Daar stond het gemeentebestuur eerst wat weigerachtig tegenover, maar het is nu toch opgenomen in het plan.

Maarten: We wilden die horeca een stuk van de bib laten uitmaken. Een krant, tijdschrift of boek met een kop koffie erbij, dat is voor veel mensen onthaasting.

Leen: De derde plek, zoals ze ook zeggen. Onze werktitel was heel lang De Plek. We willen de huiskamer van Beerse zijn, waar mensen op hun gemak kunnen binnenkomen, rondkijken, een kop koffie drinken en wat praten met de mensen die ze tegenkomen. Dat lijkt idealistisch, en in de praktijk moet het zich allemaal nog uitwijzen, maar dat is wel mijn droom: een plek hebben waar iedereen welkom is.

Maarten: In het nieuwe dienstencentrum zijn ze ook met die oefening bezig: hoe gaan ze mensen onthalen, in combinatie met hoe de bibliotheek dat zal doen. Vanuit het management geloven ze sterk in de bibliotheekaanpak: mensen laagdrempelig en gastvrij ontvangen, zodat ze daar graag komen. Dat vraagt van veel gemeentediensten een nieuwe ingesteldheid. Maar ik vind het knap dat de gemeentesecretaris zich persoonlijk engageert om die visie te verdedigen.

Het proces liep niet altijd even vlot, zo bleek al uit jullie verhaal. Tegen welke problemen botsten jullie aan?

Leen: Bij de start merkten we dat niet iedereen in het verhaal mee wilde. We hadden een idee van het concept, maar hoe we het praktisch zouden aanpakken was nog te weinig concreet.

Maarten: We dachten dat we de medewerkers vlot zouden meekrijgen, maar dankzij de opleidingen project- en veranderingsmanagement merkten we dat we cruciale stappen vergeten waren. We moesten veel meer overleggen, alles op tafel gooien, samen knopen doorhakken, posities innemen en rollen verdelen. Door de rollen te verdelen werd duidelijk wie welk mandaat krijgt om beslissingen te nemen. We richtten een stuurgroep op en hebben heel veel uitgepraat en besproken hoe we alles gaan aanpakken. Het blijft een proces. De beginfase is voorbij, maar we zijn er nog niet. De metafoor die gebruikt werd bij de lancering van VAART beschreef het helemaal. Toen werd ons kind geboren. We zijn heel lang zwanger geweest, en nu is VAART een baby: we moeten ons kind nog grootbrengen.

Leen: Er kruipt zeker nog veel tijd in. Het lijkt me heel belangrijk om nu VAART gelanceerd is ook de stap te zetten om in één gebouw te werken. Dat zal voor meer begrip zorgen, want je ziet beter waarmee je collega’s bezig zijn. Ook samen eten zorgt voor meer vertrouwdheid.

VAART verenigt verschillende diensten die elk op zich hun bijdrage leverden aan de culturele beleving in Beerse. Waarin zien jullie de meerwaarde van deze samenwerking?

Maarten: We zijn allemaal met dezelfde dingen bezig: we willen cultuur brengen, de samenleving verrijken met onze collectie, met voorstellingen en activiteiten. Als we dat samen doen kunnen we elkaar versterken en de krachten bundelen, en dan is één en één gelijk aan drie, met een frisse blik.

Leen: Zo kunnen we de bibliotheek van de toekomst uitbouwen, waar meer aandacht is voor activiteiten en voor werken met de burger. Met het huidige team en het beperkte aantal uren dat we hebben krijgen we dat niet voor elkaar.

Maarten: De veelzijdigheid van VAART is ook een grote meerwaarde. Als we een project uitwerken kunnen we voor een stuk vertrekken vanuit onze collectie, maar we kunnen ook een theatervoorstelling of een toeristische wandeling maken. Voor ieder wat wils, dus.

Gaat het dan om een beter aanbod, of een ruimer aanbod?

Leen: Vooral beter afgestemd, denk ik

Maarten: Er is meer coherentie. Vroeger zaten we met vier diensten in het gemeenschapscentrum maar we werkten allemaal naast elkaar. Voorstellingen, toeristisch aanbod, enz. stonden allemaal los van elkaar. Als we dat kunnen bundelen en daar coherentie in kunnen krijgen wordt het aanbod niet noodzakelijk ruimer, maar het krijgt wel meer diepgang. De kwantiteit zal niet verhogen, wel de kwaliteit.

Verwachten de burgers ook meer?

Maarten: Eerst zal onze bekendheid nog moeten groeien. Het samenbrengen van de brochure is al een goede eerste stap. Nu moeten we ons bewijzen, ons relevant maken in de maatschappij. Het is belangrijk dat we daar middenin staan, met een breed netwerk. We begeleiden een aantal adviesraden, zoals de jeugdraad, wijkraad, cultuurraad, enz. We komen dus met veel mensen in contact en gaan veel samenwerkingen aan, dus ze zullen ons wel leren kennen.

Leen: Vanaf volgende legislatuur zullen trouwens het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum en het beheersorgaan van de bibliotheek samengaan. Want voor één organisatie is het absurd om twee beheersorganen te hebben.

VAART is een gemeentedienst?

Maarten: Ja, we zijn niet verzelfstandigd. Het is echt de bedoeling dat we met de gemeentediensten samenwerken, hen ondersteunen. Stel dat er windmolens gebouwd worden, en daar is protest tegen. Dan kunnen wij de dienst stedenbouw in contact brengen met de burgers. Wij kunnen zorgen voor communicatie en inspraak, zodat de dienst stedenbouw de stem van het volk leert kennen.

Leen: Het vraagt van de diensten natuurlijk ook een reflex om naar ons te stappen, en die is er nog niet. Daar zullen we werk van moeten maken, zodat ze ons bij grote projecten aanspreken om de communicatie en de participatie mee te organiseren. Of wij spreken hen aan.

Zien jullie nog uitdagingen in de nieuwe werking?

Maarten: Het volgende jaar zullen we ons vooral op de interne werking concentreren, zodat die gestroomlijnd is. Nadien kunnen we naar buiten keren met een beter aanbod en nog meer samenwerken. We doen al een beetje aan participatie, maar als alles intern goed loopt kunnen we daarin grotere stappen nemen.

Leen: Het is niet altijd makkelijk. We zijn allemaal gewend om aanbodgericht te werken. Het vraagt een aanpassing in ingesteldheid om nu vraaggericht en participatief te gaan werken, maar dat willen we op termijn echt waarmaken.

Staat er ook een evaluatiemoment gepland om de weg die jullie aflegden te bekijken en bij te sturen waar nodig?
Maarten: We komen minstens elk half jaar samen met heel het team, om met het proces aan de slag te gaan en een aantal beslissingen te bespreken. Zo kunnen alle collega’s hun hart luchten en zijn ze terug mee.

Leen: We hebben al hard gewerkt en we hopen dat we na het vele vergaderen, teksten opstellen en presenteren nu ook met het werk zelf bezig kunnen zijn.

Maarten: Samenwerken vraagt veel werk. Het grote voordeel bij VAART is dat het vanuit onszelf gekomen is. Het was geen beleidsbeslissing, of een besparingsvoorstel. Wij zagen zelf de kansen, en daar zijn we voor gegaan.

Zou je de oefening die jullie hier in Beerse doen is ook aanraden aan andere bibliotheken?

Leen: Ja, zeker wel. Ik hoor van veel collega’s uit andere bibliotheken dat ze los van andere diensten blijven werken, ook al zitten ze bijvoorbeeld samen in een nieuw gebouw. Ze werken wel samen, maar de bib blijft de bib. Wij gaan een stap verder door de coördinatie van de activiteiten. De bibliotheekwerking blijft overeind, en uiteraard kunnen mensen nog steeds boeken blijven lenen. Maar de bovenbouw van de werking met de collectie en de burgers gaat volgens mij verder dan bij de meeste andere samenwerkingen. Ik heb de indruk dat men vaak bang is om door zo’n samenwerking de eigenheid van de bib te verliezen, waardoor de taken van de bibliotheek vervagen en uiteindelijk ook de bibliothecaris verdwijnt. Waardoor er niemand meer is met kennis van de bibliotheekwerking om hierover een visie uit te werken. In ons geval is dat duidelijk: we moeten mensen hebben die de bibliotheektechnische kant heel goed blijven opvolgen. We gaan het bibliotheekwerk niet plots als bijkomstig beschouwen. De bibliotheek blijft een basisfunctie binnen VAART. Daar bouwen we de rest bovenop.

Maarten: De eerste zin van onze missie is dat we een dynamische ontmoetingsplek voor geestelijke verrijking willen zijn. Voor die geestelijke verrijking is de collectie de basis van waaruit we vertrekken om ons aanbod vorm te geven. Dus het is in onze missie vervat dat de bibliotheek, met boeken of andere media, belangrijk blijft.

Hebben jullie tips voor bibliotheken of gemeenschapscentra die een gelijkaardige samenwerking overwegen?

Leen: Zeker niet te snel gaan. En proberen om iedereen mee te hebben in het verhaal. Het is niet abnormaal dat medewerkers bang zijn voor hun job: “alles gaat veranderen’, en ‘voor mij zal er misschien geen plaats meer zijn”, denken ze dan. Vaak hoor je dat mensen opnieuw moeten solliciteren voor hun eigen job. Ik vind het belangrijk dat wij alle medewerkers konden geruststellen. Hier zijn geen jobs bedreigd, we willen iedereen meenemen in het verhaal.

Maarten: We stopten veel tijd in het creëren van onze missie en visie. Dat deden we met heel het team, zodat ze werden gedragen door heel het team. Wat we echter vergaten, is dat je nadien nog een aantal stappen moet zetten nadat de missie en de visie er zijn. Dat wil ik iedereen aanraden: neem voldoende tijd om alle stappen doordacht te zetten. Maak de juiste beslissingen op het juiste moment: wanneer voeg je het aanbod samen, wanneer ga je op dezelfde locatie werken, enz. Leer eerst kruipen, en dan pas stappen.

Leen: Stap voor stap gaan en aanvaarden dat het een groeiproces is, dat lijkt me echt essentieel. Als je wil dat je plannen gedragen worden door een heel team, is het belangrijk dat je iedereen hoort. Je moet proberen om iedereen zijn of haar plaats te geven in je project.

Wat zijn voor jullie de belangrijkste elementen in jullie missie?

Maarten: Het creëren van een dynamische ontmoetingsplaats, op één locatie, met één aanbod, voor geestelijke verrijking. Ook de link met de lokale gemeenschap is cruciaal. We hebben niet de ambitie om bovenlokaal of regionaal een grote speler te worden. We willen een gangmaker zijn: dingen in de maatschappij in gang zetten, en ze na een tijd weer loslaten. Als we iets organiseren, en dat slaat aan, dan zullen we een partner zoeken om dat verder te zetten, zodat wij terug de handen vrij hebben om op nieuwe opportuniteiten in te gaan.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be