Welke invloed heeft de Algemene Verordening Gegevens­bescherming (AVG) op mijn werk als archief-, informatie- of erfgoedprofessional? Welk metadatamodel werkt het beste voor mijn instelling? Hoe archiveer ik mijn website? Met alle ontwikkelingen die gaande zijn, ben je niet de eerste of de enige die tegen dit soort vragen aanloopt. Gelukkig is veel expertise beschikbaar op KIA! Dit kennisnetwerk helpt de Nederlandse archief- en informatiebranche om kennis te ontwikkelen en te delen. Samenwerking is namelijk de enige duurzame strategie om alle digitale uitdagingen aan te gaan. In dit artikel wordt het ontstaan en de werking van het kennisnetwerk toegelicht aan de hand van gesprekken met enkele directbetrokkenen. En passeren er thema’s binnen het kennisnetwerk de revue.

Kennisnetwerk Informatie en Archief

KIA staat voor Kennisnetwerk Informatie en Archief (kia.pleio.nl). Het netwerk is in korte tijd uitgegroeid tot een belangrijke (digitale) ontmoetingsplaats voor de archief-, informatie- en erfgoedwereld. Alle professionals kunnen hier meedenken en discussiëren over ontwikkelingen, problemen en oplossingen binnen het vakgebied. Inmiddels dragen al meer dan 3.500 leden hun steentje bij. ‘‘Over drie jaar moet KIA een breed gedragen, onmisbaar kennisnetwerk zijn om samen te werken aan een toekomstbestendige archiefwereld,’’ zegt Diana Teunissen, directeur Digitale Infrastructuur en Advies bij het Nationaal Archief en vanaf de start een warm pleitbezorger van het kennisnetwerk.

Van en voor de sector

KIA is niet alleen voor, maar ook van de sector, vertelt Arjen van der Kuijl, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief en kwartiermaker van KIA. “Nadat het Nationaal Archief in 2015 het initiatief nam, werken we sinds december 2016 nauw samen met de vakverenigingen KVAN/BRAIN aan de opbouw van KIA. Later, eind 2017, haakte Archief 2.0 — ook in Vlaanderen bekend — aan en werd de stap gezet om Archief 2.0 te fuseren met KIA.” Onder het motto #kennisdelen zit in ons DNA. Deel ook mee slaat de archief-, informatie- en erfgoedsector zo de handen ineen. “We vergroten samen onze kennis en kunde,” vervolgt Van der Kuijl. “En daarnaast ontwikkelen we nieuwe middelen die nodig zijn voor de blijvende toegankelijkheid van informatie. Het netwerk staat open voor ieders mening en ideeën, vanuit iedere invalshoek of expertise.” Recentelijk sloot ook het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) zich aan bij KIA. Steeds meer collecties van archieven, bibliotheken, media, musea en kennisinstellingen komen digitaal en online beschikbaar. Het NDE is opgezet zodat de erfgoedsector collecties aan elkaar kan koppelen. “Dit past helemaal bij het gedachtengoed van KIA.”

Achttien kennisplatforms

Dat archieven zich ontwikkelen van statische en beleidsarme omgevingen tot dynamische werelden op zich, is een feit. Er is — of komt — bijvoorbeeld complexe wetgeving die van invloed is op de archieffunctie, maar waarover nog veel vragen zijn. De AVG is hiervan een goed voorbeeld. Ook op digitaal vlak volgen de ontwikkelingen elkaar in snel tempo op. Denk aan artificial intelligence, big data, e-discovery, blockchain, enz. Wat zijn de effecten daarvan op de archieffunctie? En op de sector?

De kern van KIA is een aantal inhoudelijke kennisplatforms waar vakgenoten elkaar rond zulke kennisthema’s ontmoeten. Niet alleen digitaal maar ook fysiek, bijvoorbeeld op kennisbijeenkomsten en workshops. Momenteel zijn er achttien kennisplatforms. Experts uit de sector jagen de platforms aan. Zij initiëren discussies, zorgen voor waardevolle content op de platforms, organiseren bijeenkomsten. Bij dit alles worden ze bijgestaan door een aantal actieve leden van de platforms.

Op de online platforms kunnen vakgenoten vragen stellen, discussiëren en samen zoeken naar creatieve oplossingen voor actuele uitdagingen. En de lijnen zijn kort. Op prangende vragen komen snel antwoorden uit alle hoeken en gaten van de sector. Ook helpen leden de andere professionals hun blik te verbreden. Bijvoorbeeld met nieuwe onderwerpen of invalshoeken. Met achttien platforms zijn vrijwel alle elementen binnen het vakgebied vertegenwoordigd. En hoewel KIA in eerste instantie vanwege de digitale uitdagingen opgezet werd, hebben ook meer klassieke kennisgebieden als bijvoorbeeld conservering en educatie en presentatie zeker hun plek.

Inhoudelijke koers: de Kennis- en Innovatieagenda

Een handig hulpmiddel bij gezamenlijke kennisontwikkeling en informatiedeling is de Kennis- en Innovatieagenda (K&I agenda). Dit is de ontwikkelagenda voor de hele archief- en informatiesector en voedt de kennisplatforms. De agenda benoemt de belangrijkste ontwikkelthema’s voor de archiveringsfunctie. De thema’s komen uit de sector zelf. Dit zijn de thema’s voor 2018 tot 2019:

•    Inspelen op nieuw beleid en nieuwe wetgeving (AVG, Omgevingswet).
•    Omgaan met nieuwe media.
•    Kennisontwikkeling bij en met de archiefvormers (duurzaam toegankelijke overheidsinformatie, archiveren by design, aansluiten van architectuur).
•    Nieuwe inzichten in de archivering (preservation, e-depot, metadata).
•    Technologische ontwikkelingen (e-discovery, blockchain).
•    Bevorderen (her)gebruik van informatie (veranderend zoekgedrag, semantic search, NDE-thema’s zichtbaar).
•    Documenteren van de samenleving (hotspots, particuliere archieven).

De K&I-agenda kwam tot stand tijdens een tweejaarlijkse landelijke kennistournee van het Nationaal Archief en KVAN/BRAIN. In 2017 stonden hiervoor de volgende vragen centraal: Bij welke klantvragen sta je met je mond vol tanden? Welke ontwikkelingen zie je op je afkomen en vragen om voorbereiding? Welke kennis heb je in te brengen en wat zou je bij een ander willen halen? Deze vraagstukken en de antwoorden erop zijn bepalend voor de verdere invulling van K&I-agenda. Inmiddels wordt een volgende tournee voorbereid voor het najaar van 2018. Belangrijke doelen zijn in elk geval intensivering van het contact tussen KIA en de archiefvormers en bruggen slaan tussen overheidsinstellingen en archieven. Goed contact tussen beide partijen is cruciaal voor de archieffunctie in de toekomst.

KIA bruist!

KIA krijgt steeds meer gestalte. Chantal Keijsper, tot voor kort voorzitter van KVAN/BRAIN, voelt zich echt een ambassadeur van KIA. Zij is zeer te spreken over de onderlinge samenwerking tussen het Nationaal Archief en KVAN/BRAIN. “De samenwerking verloopt erg goed. We vullen elkaar aan. Het Nationaal Archief heeft als overkoepelende instantie overzicht en organisatorische capaciteit. KVAN/BRAIN staat dicht bij de doelgroep en weet wat er speelt. Archief 2.0 brengt een schat aan kennis in.” Diana Teunissen vult aan: “Het samenwerken in een netwerk lukt alleen op basis van gelijkwaardigheid. Geen enkele partij dringt haar visie op aan de ander. Iedereen kan profijt hebben van het netwerk en dat werkt alleen als we samenwerken en delen.”

De oprichters van het oorspronkelijke Archief 2.0 zijn heel blij met de overgang naar KIA. De Nederlandse pionier Christian van der Ven: “De open houding, de ruimte voor experimenten, de ervaring, het netwerk: dat nemen we allemaal mee naar KIA. Dat is waar het om draait.” Teunissen voegt toe: “Met de recente aansluiting van het NDE en daarmee de erfgoedsector, dus ook de musea, de bibliotheken en andere erfgoedinstellingen, zijn we weer een stapje verder. KIA groeit en daar zijn we trots op. Tijdens de Archiefdagen afgelopen juni in Venlo was er veel aandacht voor KIA en mochten we op het hoofdpodium vertellen over de samenwerking. Experts van verschillende kennisplatforms hielden presentaties. KIA bruist!”

Cultuur van delen

KIA streeft naar een cultuur van delen. Dat gaat niet altijd vanzelf. Van der Kuijl: “We leven in de 21e eeuw. Privé delen we bijna alles, maar zakelijk lopen we nog een beetje achter. We moeten meer leren van elkaar. Stel elkaar vragen. Domme vragen bestaan niet, hoe meer vragen, hoe beter! Het is een medium om verder te komen. Met KIA investeer je in de ontwikkeling van je eigen vak, om zaken op langere termijn makkelijker en efficiënter te maken. Dat levert je meer op dan wanneer je het allemaal alleen wilt doen.”

Hoe het begon: anticiperen op een veranderende omgeving

Het initiatief voor KIA komt voort uit de Archiefvisie 2011 van toenmalig Nederlands minister van Binnenlandse Zaken, Piet-Hein Donner, en staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Halbe Zijlstra. Centraal in deze visie stond de vraag hoe in het digitale tijdperk om te gaan met informatie en archiveren. Het Nationaal Archief kreeg de opdracht te fungeren als kennis- en expertisecentrum voor de hele archieffunctie binnen de Nederlandse overheid om dit vraagstuk het hoofd te bieden. Maar heeft het Nationaal Archief alle antwoorden en oplossingen? Volgens Van der Kuijl is dat zeker niet het geval: “Kennis zit niet tussen vier muren. Door een kenniscentrum op te richten, zouden we de indruk wekken dat wij alles wel weten. En dat is natuurlijk niet zo. Daarom investeren we net in een kennisnetwerk. En bovendien liggen binnen de overheids­lagen de accenten duidelijk verschillend. Het Nationaal Archief is van oudsher op het rijk georiënteerd, dus de kennis van gemeenten, provincies en waterschappen moet van elders komen.”

Deze visie kwam ook tot uiting in het programma Archief2020. Dit initiatief stimuleerde de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland om samen te werken aan duurzame, toegankelijke, digitale overheidsinformatie. Daarnaast stimuleerde het initiatief van Archief2020 een moderne, toekomstbestendige archieffunctie. De kennis en ervaring uit Archief 2020 werden meegenomen in een nieuwe kennisfunctie, KIA dus. Doel: zorgen dat de sector beter in staat is te anticiperen op een veranderende omgeving en de uitdagingen die dit met zich meebrengt.

Geen theekransje

“Kennisontwikkeling is nooit klaar,” zegt Gabriëlle Beentjes, aanjager van kennisplatform conservering. “Onderwerpen worden afgesloten en nieuwe weer opgepakt. Het doel van KIA is een kennisnetwerk te bouwen waar iedereen als vanzelfsprekend samenkomt. Je vermeerdert je kennis, haalt én brengt informatie. Dan moet je de besproken thema’s ook met enige regelmaat tegen het licht houden.” Teunissen: “KIA is niet bedoeld als gezellig theekransje met gelijkgestemden. Het moet niet té comfortabel worden. Iedereen moet aansluiting kunnen vinden op vraagstukken en dat betekent soms ook een onderwerp durven afsluiten en vol energie een nieuw vraagstuk oppakken.”

KIA ook op weg naar Vlaanderen

Tussen de archiefwerelden in Nederland en Vlaanderen zijn veel overeenkomsten. Beide landen werken in hetzelfde kennisgebied en gebruiken vergelijkbare terminologie. Maar er zijn natuurlijk ook verschillen. Ook dan kunnen beide landen veel van elkaar leren. Dus alleen al vanuit kennisdeling heeft een Vlaams-Nederlandse samenwerking binnen KIA een toegevoegde waarde. ‘‘Het verrijkt het kennisnetwerk zonder meer’’, zegt Van der Kuijl. ‘‘Bovendien win je nog meer aan doeltreffendheid en draagvlak.’’ De pionier van Archief 2.0 uit Vlaanderen, Tom Cobbaert, is zelfs een beetje jaloers op een kennisnetwerk als KIA. ‘‘Ik zou zo’n kennisnetwerk bij ons ook wel willen.’’ Hij werkt dan ook graag mee om binnen KIA een Vlaams-Nederlandse samenwerking op te zetten.

Samen de schouders eronder

Een kennisnetwerk als KIA werkt alleen als je er tijd in stopt. ‘‘Mensen geven vaak aan dat ze te druk zijn,’’ zegt Keijsper. ‘‘Maar met KIA ben je juist bezig met de ontwikkeling van je eigen vak en zaken efficiënter maken. Investeer daarin. Besteed er tijd aan. Deelname aan KIA levert je meer op dan wanneer je het allemaal alleen wilt doen. KIA slaagt alleen bij gratie van de deelnemers. Laten we samen de schouders eronder zetten en een sterk kennisnetwerk bouwen om praktische uitdagingen in het werk te tackelen!” De Vlaamse collega’s zijn hierbij meer dan welkom!

>  Zit #kennisdelen ook in jouw DNA?
    Ga naar kia.pleio.nl en meld je aan.