Samenwerking tussen besturen – het Archiefbeheersysteem

META Nummer 2018/6

Samenwerking tussen besturen – het Archiefbeheersysteem

Geschreven door Steven Staelens, Remco Bruijnje, Dirk Goeminne
Gepubliceerd op 21.08.2018

Het ontbreken van een geschikt archiefbeheersysteem voor lokale overheden is een steeds weerkerend gespreksonderwerp in de sector. Dat is een ernstig struikelblok voor de verdere professionalisering van de sector. Blijven werken met allerlei aparte overzichtslijsten, tabellen en andere beheersbestanden, in het beste geval aangevuld met enkele tools, verhoogt de kans op fouten, maakt het moeilijk om een efficiënt informatiebeheer uit te bouwen en belemmert de uitwisselbaarheid van gegevens. We dromen van een systeem dat het beheer van zowel digitaal als analoog archief ondersteunt en meer doet dan beschrijvingen opnemen en het depotbeheer opvolgen. Groep Gent (Stad en OCMW Gent) en piva eGov (Provincie Oost-Vlaanderen) besloten de handen in elkaar te slaan om samen een volwaardig archiefbeheersysteem (ABS) te ontwikkelen dat beantwoordt aan de bestaande noden.

Door de betrokkenheid van zoveel besturen creëren we een kritische massa

De samenwerkende partners willen de werking van de eigen archiefdienst professionaliseren en schuiven daarnaast enkele concrete doelen naar voor die lokale besturen in het algemeen ten goede komen:
•    Kortere overdrachtstermijnen van analoge en digitale informatie bij de diensten.
•    Hogere efficiëntie: minder tijd besteden aan het opzoeken van informatie, documenten en dossiers.
•    Betere controle over de kosten voor opslag en beheer van papieren en digitale informatie: elke meter papieren archief en elke byte aan digitale informatie heeft een beheerskost. Door de juiste bewaartermijnen te hanteren kan het bestuur beter bepalen wanneer informatie vernietigd mag worden.
•    Minder informatieverlies: geen goede oplossing voor het bewaren en beheren van digitaal en papieren archief kan in de toekomst zware gevolgen hebben. Wanneer men niet kan beschikken over bepaalde archiefdocumenten kan men de rechten en plichten van lokale besturen en/of burgers niet bewijzen (bv. eigendomsrechten). Het bestuur kan zijn functioneren tegenover burgers en de Vlaamse overheid dan niet verantwoorden (bv. bij externe audit).

Omdat we een oplossing aan een breder publiek willen aanreiken, voerde Groep Gent gesprekken met andere geïnteresseerden. Digipolis Gent, partner van Groep Gent, had dankzij de ontwikkeling van de Beeldbank (een samenwerking tussen Gent, Kortrijk, Brugge en Mechelen) al ervaring op vlak van informatie en archieven en interbestuurlijke samenwerking.

Het project Digitaal Informatie- en Archiefbeheer (DIA) van Groep Gent (samenwerking tussen stad, OCMW en Digipolis Gent om het informatiebeheer onder controle te brengen en te houden) zocht toenadering bij piva eGov, die met het ABS het informatiebeheer bij de lokale besturen kon ondersteunen.

De eerste opdracht van de nieuwe samenwerking was het uitschrijven van een gezamenlijk bestek. Daarvoor werd de businessanalyse van het ABS, ontstaan binnen het DIA-project, als basis gebruikt en verder verfijnd en genormaliseerd om de behoeften van alle mogelijke lokale besturen te dekken. Veld na veld, functionaliteit na functionaliteit werden minutieus met elkaar vergeleken.

We werkten een systeem uit met drie beschrijvingsniveaus. Het laagste niveau is de archiefeenheid. De archiefeenheid is één individueel document, bv. een akte, of één groepering van verschillende documenten, bv. een dossier. Je kunt de archiefeenheid koppelen aan een serie. Die serie bestaat uit archiefeenheden waarvoor dezelfde regels op vlak van archiefbeheer gelden (bv. vorming, ordening, definitieve bestemming). De series en archiefeenheden worden gekoppeld aan een archief. Doordat deze verschillende niveaus aan elkaar relateren wordt er een hiërarchische structuur opgebouwd. Naast de klassieke beschrijving in een database geeft een boomstructuur het globale overzicht van de aanwezige archieven die door de instelling beheerd worden.

We namen internationale standaarden zoals ISAD(G), ISAAR en ISDF op en stemden ze op elkaar af. Dat was niet altijd evident. Soms werden ze zelfs uitgebreid om tegemoet te komen aan de verwachtingen van de archivarissen. Bovendien bleken ze, omwille van vage formuleringen, niet steeds te voldoen aan de concrete vereisten van een archiefwerking. Daarom werden, bv. voor de opvolging van conservering, bestandscontroles en calamiteiten, extra velden toegevoegd. Het ABS zal wel een koppeling bieden met een e-depot, om alle mogelijke technische oplossingen open te houden. De beschrijvingen van zowel digitale als analoge bestanden en bijhorende contextuele metadata kun je opnemen en met elkaar linken in het geval van hybride dossiers. Om het systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken zijn er keuzelijsten voor de invoer van gegevens. Die keuzelijsten worden gedeeltelijk voorbereid in het systeem, maar de gebruiker kan ze ook zelf aanvullen.

De componenten van het ABS

We werkten vanuit het idee dat een ABS een geautomatiseerd systeem is dat het volledige analoge en digitale archief omvat. Het zal met andere woorden een totaalpakket worden: elke stap van elk proces kan ingevoerd worden. Het systeem voorziet ook voldoende flexibiliteit. De eindgebruiker heeft nog een zekere vrijheid, bv. op gebied van ordening of de dossieropvolging eigen aan de cultuur van zijn of haar instelling.

Het resultaat bestaat uit modules die verschillende processen van een archief faciliteren. Ter ondersteuning van de archiefwerking is er nood aan goede archivering van zowel fysiek als digitaal materiaal. De meest logische weg is om de fysieke en digitale informatie onder te brengen in en toegankelijk te maken via één systeem. Het opzet van het ABS is het eenvoudig en snel vindbaar maken en ter beschikking stellen van alle soorten archiefdocumenten en informatie. Het systeem faciliteert de verschillende archiefbeheerstaken en is afgestemd op een duurzame raadpleging en een veilige en toekomstgerichte opslag van digitaal archief. Het ABS ondersteunt binnen de primaire bedrijfsprocessen de fysieke archiveringsfunctie. Dossierbeheerders moeten aan de hand van een gebruiksvriendelijke interface hun fysieke archief kunnen beschrijven zodat ze hun archief vlot kunnen overdragen.

Het systeem heeft een generieke interface (webservice) waarmee je andere softwaresystemen kunt koppelen om digitale objecten met bijhorende metadata aan te leveren. Naast deze interface kun je ook manueel gegevens opladen. In de eerste fase zal er een koppeling met een digitaal klassement (de klassieke netwerkschijf) voorzien worden. De interface ondersteunt, naast de fysieke en digitale documenten, de opname van hybride archiefdossiers. Hiermee bedoelen we het tegelijk aanbieden van digitale en fysieke informatie van een dossier. De gebruiker kan daarbij een bepaalde archiefeenheid aanduiden als schaduwarchief van een andere archiefeenheid.

Na de nodige inhoudelijke, technische en administratieve controles wordt de archiefoverdracht aanvaard en onder het beheer van het archiefsysteem gebracht. We integreren de bewaar- en selectietermijnen en laten geautoriseerde gebruikers toe op een eenvoudige manier de gearchiveerde en veilig gestelde documenten en multimedia terug te vinden en op te vragen. Full text search (metadata en tekstdocumenten) en navigatie binnen archiefstructuur (cfr. Informatiearchitectuur) zijn voor de gebruiker belangrijke zoekinstrumenten.
 
Het systeem beschikt over de nodige faciliteiten voor export van lijsten en digitale toegangen (bv. archievenoverzicht) en laat toe deze digitaal te publiceren (bv. inventaris volgens EAD-standaard).

Het ABS richt zich vooral tot de archieven van lokale besturen, maar ook andere instellingen zoals intercommunales of erfgoedinstellingen kunnen het moeiteloos in gebruik nemen.

Voor het digitale luik zal het ABS de overdracht van digitale bestanden aan een e-depot voorbereiden en als toegang fungeren. Preservatie, interoperabiliteit, opslag en audit trailing van digitaal archief behoren tot de verantwoordelijkheid van het e-depot. Met e-depot bedoelen we een archiveringsarchitectuur opgebouwd uit apparatuur, programmatuur, procedures en methoden waarmee het archief in staat is digitale bronnen te beheren en op een betrouwbare manier toegankelijk te houden. In die zin is het belangrijk dat
•    het systeem afgestemd is op een duurzame en betrouwbare infrastructuur voor digitale archivering (migratietools, authenticatie, integriteitcontrole, logging, quarantaineruimte);
•    het systeem compatibel is met een archiveringsstrategie waarbij van een digitaal object verschillende representaties/opslagformaten bijgehouden kunnen worden (oorspronkelijk applicatieformaat, open archiveringsformaat, raadpleegformaat).

Het ABS moet dus een koppeling kunnen maken met het e-depot. Het bouwen van een e-depot maakt geen deel uit van dit project. De koppeling naar het e-depot en het tonen van de inhoud ervan naar de gebruiker van het ABS wel.

Samenwerking

Met het ABS willen we zoveel mogelijk lokale besturen in Oost-Vlaanderen bereiken. Daardoor kunnen we de kosten delen en zakt de prijs per bestuur. Zo betalen de besturen slechts vijf procent van de totale kostprijs van het systeem en de ondersteuning. Een klein bestuur dat het basispakket koopt, betaalt nog geen 20.000 euro over vier jaar, een groot bestuur zo’n 24.000 euro over vier jaar. In deze prijs is telkens het ABS en de dienstverlening van piva eGov begrepen. De migratiekost uit andere systemen is niet meegerekend, net als de opties die het bestuur kan kiezen. Deze kostprijs voor de besturen staat in schril contrast met de 440.000 euro die het systeem en de dienstverlening over vier jaar kosten. De besturen kunnen daardoor ook rekenen op veel meer functionaliteiten dan zij individueel konden bekomen bij de leverancier.

Door de samenwerking kun je op een generieke manier werken. De vele procedures bij de Oost-Vlaamse archiefdiensten kunnen meer gestroomlijnd worden, wat leidt tot een meer geïntegreerde visie op archief- en informatiebeheer. Om dit te kunnen bereiken moet er veel kennis en informatie uitgewisseld worden tussen de samenwerkende besturen. Dat willen we ook in de toekomst nog doen. De uitwisseling van kennis leidde tot een beter inzicht van de verschillende deelnemende besturen in hun eigen werking, waardoor zowel de interne als externe werking verbeterde.

Door de betrokkenheid van zoveel besturen creëren we een kritische massa. Hierdoor kunnen we meer druk zetten op de leverancier en worden nieuwe elementen sneller ontwikkeld. Het maakt het ook gemakkelijker voor andere partners om in contact te komen.

Met het ABS willen lokale besturen zorgen voor een grotere transparantie en zichtbaarheid. Er komt dan ook voor het eerst een online archiefportaal in Oost-Vlaanderen. Zo kunnen burgers, onderzoekers en geïnteresseerden meer gebruik maken van de kennis binnen de Oost-Vlaamse archieven.

De samenwerking vormde de basis voor een nieuwe werking van piva eGov. Oost-Vlaamse lokale besturen kunnen gebruik maken van begeleiding en ondersteuning voor hun archief- en informatiebeheer vanuit de provincie. Er zijn enerzijds de op-maattrajecten, en anderzijds generieke trajecten. Bij die trajecten ligt de nadruk op informatie-uitwisseling en ontwikkeling van gezamenlijke kennis. Deze nieuwe werking van piva eGov zorgt bij veel Oost-Vlaamse besturen voor een ontwikkeling van hun archief- en informatiebeheer.

Niet alles liep altijd op wieltjes. Door het grote aantal partijen was er veel discussie, waardoor het project veel vertraging opliep in de opstartfase. De discussies zorgden wel voor een grondige aanpak, ook in de implementatie wordt alles met een kritisch oog bekeken.

Het was soms een uitdaging om de samenwerking vorm te geven. Dit was o.a. zo ten opzichte van de leverancier, waardoor de communicatie met de leverancier niet altijd even vlot verliep.

Voordelen ABS

Met het ABS willen verschillende partners het fysieke en digitale archief bij de Oost-Vlaamse lokale besturen beter ontsluiten en beheren. Dit omvat zowel het semidynamische als het statische archief. Daardoor wordt de toegang tot het fysieke en digitale archief verzekerd.

Om dit uit te voeren worden voor het ABS bijzonder veel (archief)processen geïntegreerd. Dat maakt het systeem vrij exhaustief, ook al is er ruimte voor uitbreidingen. Er wordt bij de implementatie rekening gehouden met de verschillende standaarden en de wet- en regelgeving. Om dit te kunnen bolwerken opteerden we voor een modulaire aanpak, die voor de nodige flexibiliteit zorgt. Door in modules te werken konden we de functionaliteiten beter implementeren en kunnen er later makkelijk aanpassingen gebeuren aan het systeem.

Besturen die intekenen kunnen nog veel elementen aanpassen. Zo kan er rekening gehouden worden met de specifieke situatie van elk bestuur. Piva eGov zorgt voor de nodige begeleiding van de besturen.

De exhaustieve aanpak vergt wel wat tijd tijdens de implementatie van het ABS. Logisch, want het gaat om een vrij complexe ontwikkeling. We kozen ervoor om daarbij grondig te werk te gaan.

Het ABS zal zowel digitale als analoge informatie kunnen ontsluiten, wat vernieuwend is in Vlaanderen. De bestaande systemen legden tot nu toe de nadruk op het papieren archief. Met dit ABS zullen de Oost-Vlaamse archivarissen beter voorbereid zijn op een digitale toekomst. Er wordt ook een koppeling voorzien met een toekomstig e-depot, maar ook hier stelden we flexibiliteit voorop: het zal mogelijk zijn om koppelingen te maken met fileservers die als digitaal archief ingericht zijn.

Om het ABS goed te laten werken werden gebruikers opgedeeld in verschillende groepen. De gebruikers krijgen telkens andere rechten, afhankelijk van hun rol. Deelnemende besturen zullen zelf de groepen kunnen bepalen en rechten toekennen. De besturen hebben hierdoor
het voordeel van de flexibiliteit en autonomie.

De bezoeker wordt in het ABS als een gebruiker beschouwd en heeft dus een aantal rechten. Deze rechten kan men via de portaalfunctie opnemen: documenten opzoeken, aanvragen en raadplegen, zich als bezoeker aanmelden, enz. Door de vele gebruikers is het noodzakelijk om een gebruiksvriendelijk ABS te ontwikkelen. Het ABS moet gebruikt kunnen worden door onder andere vrijwilligers, archiefmedewerkers, administratief medewerkers en bezoekers. Daaraan werd dan ook extra aandacht besteed.

Vervolg

Na de implementatie van het ABS blijven piva eGov en Groep Gent (via Digipolis) twee evenwaardige partners, die op een gelijkwaardige manier eigenaar blijven van de software. Voor de verdere zorg en ontwikkeling blijven we dan ook samenwerken. Piva eGov zal instaan voor de verdere verspreiding onder de Oost-Vlaamse lokale besturen en voor de ondersteuning bij het opzetten en verder gebruiken van het ABS.

Archief Gent (onderdeel van Groep Gent) blijft kennis delen, vooral met het oog op de verdere ontwikkeling van het ABS. Digipolis zal blijven zorgen voor de technische ondersteuning en de coördinatie van verdere ontwikkelingen aan het ABS.

De deelnemende besturen gaan een verbintenis aan met piva eGov. Piva eGov zal onder andere instaan voor een vlotte overgang naar het ABS en het contact met de leverancier.

Besturen kunnen op verschillende manieren instappen. Zo kan een bestuur opteren om voor de portaalfunctie een eigen website te voorzien (mits een beperkte meerkost), het huidige ABS opnieuw in te richten (tweemaal zo duur) of hun eigen ABS te bouwen met dezelfde leverancier (drie- à vijfmaal zo duur). Behalve bij de laatste optie blijft piva eGov hen ondersteunen.

Zowel Groep Gent als piva eGov staan ook open voor nieuwe partners in het Vlaamse landschap. Beide partijen onderzoeken nu al of verdere uitbreiding van het ABS (zie ook verder) nodig, dan wel wenselijk is. Dat doen ze in nauw overleg en samenwerking met de Oost-Vlaamse lokale besturen.

Timing

Het ABS wordt sinds september 2017 geïmplementeerd. De volledige implementatie zal waarschijnlijk in het voorjaar van 2019 afgerond zijn, maar er zal al vroeger een tussentijdse versie beschikbaar zijn voor Groep Gent en een aantal besturen, waarschijnlijk in het najaar van 2018. Geïnteresseerde deelnemers kunnen echter al vroeger intekenen. Piva eGov stelt vanaf juni een princiepsovereenkomst ter beschikking van de Oost-Vlaamse lokale besturen. Hierdoor kunnen deze besturen al instappen zonder zich vast te ketenen. De feitelijke verbintenis wordt getekend wanneer het ABS ook effectief ter beschikking staat van de lokale besturen. Door de princiepsovereenkomst worden zij op de hoogte gehouden van de verdere ontwikkelingen en worden zij voorbereid op de introductie van het ABS. Het bestuur bespreekt het moment van effectief instappen met piva eGov.

Uitbreidingen

Ondanks de exhaustieve aanpak is er nog steeds ruimte voor verbetering. Beide partners denken dan ook al na over mogelijke uitbreidingen van het ABS. Het gaat daarbij vooral over extra functionaliteiten, nieuwe vormen van ontsluitingen of verbeteringen om het ABS gebruiksvriendelijker te maken. Voorbeelden hiervan zijn een module voor nadere toegangen of een dienst voor crowdsourcing. Daarbij wordt dezelfde insteek als bij de feitelijke implementatie gebruikt. Zo wordt dezelfde financieringssleutel en hetzelfde beslissingsmodel gebruikt.

De uitbreidingen worden in de eerste plaats afgetoetst bij de deelnemende besturen, waarbij de finale beslissing uiteindelijk door piva eGov en Groep Gent genomen wordt. Piva eGov gebruikt bij de doorfacturering dezelfde verdeelsleutel als bij de oorspronkelijke implementatie. Uitbreidingen zijn alleen maar mogelijk als ze passen binnen het oorspronkelijk bestek.

Uitbreidingen moeten het ABS in de eerste plaats verbeteren. Het kan niet de bedoeling zijn dat er uitbreidingen komen die niet passen binnen de geest van het ABS.

Techniek is niet alles

De Engelstalige termen bricks, bytes en behaviour worden veel gebruikt in de context van Het Nieuwe Werken (of in Gent: Wijs Werken). Het gaat dan om de huisvesting, techniek en gedrag. Het kantoor is een sociaal bindmiddel (bricks), de technologie biedt de mogelijkheden (bytes) en de factor mens is vertegenwoordigd door het gedrag, de houding en de cultuuromslag (behaviour). Bricks, bytes en behaviour worden altijd in deze volgorde genoemd, maar eigenlijk moet behaviour vooraan in dit rijtje staan. Het gedrag is de belangrijkste component.

Ook al zijn de medewerkers voorzien van de beste hard- en software, i.c. het ABS, als ze een onwelwillende houding vertonen om de principes van informatiebeheer toe te passen in de organisatie bereik je niet het gewenste resultaat. Het ABS is het sluitstuk van een visie die een kader wil scheppen binnen de organisatie waarbij alle medewerkers betrokken kunnen/moeten worden. In het Digitaal Werken-verhaal is informatiebeheer richtinggevend om de medewerkers de ruimte te geven in het bepalen hoe, waar, wanneer, waarmee en met wie ze werken. Met goed beheerde informatie kom je een heel eind!

Lessons learned

In het versnipperde Vlaamse archieflandschap zijn alle samenwerkingsprojecten een meerwaarde. Samenwerken wordt als bijzonder positief ervaren. Het is verwonderlijk dat in Vlaanderen niet meer regionale projecten met en voor lokale archiefdiensten van start gaan.

En toch zijn er ook enkele bedenkingen bij het project. Het samenwerkingsverband bestaat voorlopig uit twee organisaties. Hadden we niet een aantal andere externe partners moeten betrekken: gebruikers van andere organisaties? Het lijkt dan ook aangewezen om de gebruikers regelmatig te bevragen over hun ervaringen en wensen.

Een aantal elementen waren en zijn van belang voor het welslagen. Een aantal lokale archivarissen inschakelen bij het testen van zowel de back- als de frontoffice was nodig opdat het systeem zou voldoen aan de wensen van de lokale gebruikers. Beide partijen geloofden sterk in de participatie van de lokale besturen in dit traject. Alleen op die manier kon er een systeem ontstaan dat goed is voor de vele lokale besturen.

Een belangrijk gegeven is ook dat de Provincie Oost-Vlaanderen zelf gebruiker zal zijn van het systeem. Het werd vanuit de praktijk opgestart en verder ontwikkeld. Samen met de Gebruikersgroep wordt nagedacht over nieuwe functionaliteiten, de integratie met andere platformen, enz.

De applicatie staat ten dienste van een uiteenlopende groep gebruikers. De modulaire opbouw laat toe om er minimaal of maximaal gebruik van te maken, maar we kunnen niet ingaan op heel individuele vragen of wensen tot aanpassing. Het overleg in de nog op te starten Gebruikersgroep is belangrijk om tot compromissen te komen.

Het grote voordeel voor de lokale besturen is uiteraard de lage instapkost om toegang te krijgen tot het systeem, maar er zijn ook nog andere voordelen. Zo moet niet elke lokale archivaris afzonderlijk zoeken naar een applicatie. Elke gebruiker kan zijn voordeel halen uit de aanpassingen of uitbreidingen die in de Gebruikersgroep zijn uitgewerkt.

De samenwerking zorgt er dus vooral voor dat het werk verdeeld wordt en dat dubbel werk vermeden wordt. Door in groep de werking van de applicatie te bespreken ontstaan ideeën voor verbetering, nieuwe voorstellen of oplossingen voor bepaalde problemen soms ook tijdens de vergadering. Deze manier van werken staat volgens ons wel garant voor de ontwikkeling van een professioneel ABS voor en door archivarissen, afgestemd op hun noden en wensen.

Conclusie

Het ABS is uiteraard maar een deel van een grotere puzzel om het informatiebeheer bij de lokale besturen vlot te trekken. Het was een zeer bewuste keuze om het e-depot pas later te ontwikkelen. Het e-depot heeft namelijk andere functionaliteiten en een andere architectuur. Er zijn wel gesprekken bezig om, los van het ABS, een e-depot voor lokale besturen in Vlaanderen op te richten. Bij deze gesprekken zijn Groep Gent en piva eGov betrokken. Er worden verdere gesprekken gehouden met andere geïnteresseerde provincies en lokale besturen.

Het ABS kon alleen maar ontwikkeld worden vanuit een totaalvisie, waarbij we niet alleen keken naar digitale archiefvorming, maar ook de analoge (erfgoed)component niet vergaten. Met het ABS bewijzen we dat beide compatibel zijn. We hebben daarbij ook oog gehad voor de burger, die via een portaalfunctie gebruik kan maken van het ABS. Zo’n project kan alleen maar slagen als er voldoende participatie is van toekomstige gebruikers. Dit verhoogt de kwaliteit en de gebruiksvriendelijkheid, twee elementen die een ABS succesvol kunnen maken.

 

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be