Het boek of de film?
We focusten op de taken van een hogeschoolbibliotheek. Wat doen we al? Wat zouden we moeten doen? Wat kunnen we doen? Wat doen we beter niet? Aan de hand van een aantal pijnpunten bouwden we het programma op: onze taken en imago als bibliothecaris, lean and agile management, metadata, digitale collectie, (onderbelichte) collectie en dienstverlening, ons XL-programma en informatievaardigheden.
Toch stond geen van deze termen vermeld in ons programma. We prikkelden de nieuwsgierigheid van de deelnemers met (persiflages van) filmtitels: From dust till wow, The Great Dictator, Modern times, Mission impossible, How to train your dragons?, enz. We vonden deze titels veel uitnodigender om de omschrijving van de sessie te lezen.
Presenteren, presenteren, wie zijn best doet kan het afleren?
Voor de uitwerking van ons programma meden we zoveel mogelijk de klassieke powerpointpresentatie. Een week lang presentaties volgen is vermoeiend en de info blijft niet hangen. Bovendien wilden we niet enkel ons eigen aanbod presenteren, maar reactie en interactie uitlokken. We kozen dus voor diverse werkvormen:
• Associatie-introductiespel: aan de hand van fotokaarten iets vertellen over jezelf, je bibliotheek, je werk. Dat geeft meteen een boeiend aanknopingspunt voor een later gesprek.
• Een inleidend filmpje met stereotypes over bibliothecarissen, en vervolgens een skelet aankleden met attributen die de taken van een bibliothecaris illustreren: een boek stelt de collectie voor, een kompas om de weg te vinden in de informatiejungle, enz. Bij elk attribuut bespraken we of dit een noodzakelijke of wenselijke taak was, en of we de middelen hebben om ze te realiseren.
• Een world café om de uitdagingen van digitale collectie aan te pakken. Zo’n world café bestaat uit drie fasen: klagen — vragen — oplossen. Eerst maak je een overzicht van wat er niet goed gaat, vervolgens los je één aspect concreet op. Zo bedachten we haalbare oplossingen, zowel onmiddellijk als op lange termijn te realiseren.
• Een zelfgemaakt vragenspel met concrete uitdagingen uit de dagelijkse praktijk. Uitdagingen moesten omgedacht worden tot kansen. Een paar voorbeelden: wat doe je met taken van een collega die op pensioen vertrekt en niet vervangen wordt? Bedenk een actie om een waardevolle partner te zijn voor onderzoekers. Elk goed idee was een stap vooruit op het spelbord, elk falen een stap achteruit.
• Speeddating: verschillende collega’s stelden tegelijkertijd, elk in een eigen ruimte, hun stokpaardje voor: workshops organiseren, spelwijzer, attendering op maat, communicatiestrategie voor sociale media, webplatform en vrijwilligerswerking. De deelnemers kozen een topic en gingen in gesprek. De collega’s kozen zelf hoe ze deze speeddate invulden: met foto’s, met een presentatie, als gesprek, discussie, enz. Dit was zo interessant en vruchtbaar voor alle partijen dat de volgende sessie met aanzienlijke vertraging startte. Een aan te raden werkvorm!
Deelnemers konden ook hun werking voorstellen in presentaties van tien à vijftien minuten. Daarbij was veel ruimte voor vragen en discussie voorzien, om zoveel mogelijk van elkaar te leren.
Onze werkvormen hadden succes: op het moment van schrijven kregen we al van twintig procent van de deelnemers een officiële uitnodiging om onze werkwijze te demonstreren in hun instelling.
En wat leerden we vandaag?
Op de vraag wat onze collega’s leerden tijdens deze ISW, antwoordt iedereen waarschijnlijk iets anders. En dat is exact hoe het moet zijn: heel veel inspiratie op heel veel verschillende domeinen. Deze zaken neem ik alvast mee.
Digitale collectie:
• Integrated discovery tools met EDS, zodat gebruikers op één plaats kunnen zoeken in meerdere bronnen.
• Promoot je collectie waar je gebruikers zijn, zowel online als fysiek, en niet enkel in de bib.
• Ga naar vergaderingen van de opleiding, van onderzoekers. Informeer je over startende onderzoeken en toon relevante bronnen.
• Luister naar de noden van je gebruikers, eerder dan hen te overstelpen met alles wat je hebt.
Informatievaardigheden:
• Stem de timing van promo en dienstverlening af op de academische kalender.
• Stem je aanbod af op de doelgroep (voer gerichter promo voor bepaalde aspecten van je aanbod).
• Integreer informatievaardigheden in het curriculum.
Communicatie:
• Communiceer meer via sociale media: kondig tentoonstellingen en workshops aan en post nadien een fotoverslag. Post foto’s achter de schermen, verhoog met initiatieven de betrokkenheid van je gebruikers, doe wedstrijden, zet verschillende aspecten van de dienstverlening in de kijker, enz.
• Gebruik frisse promofilmpjes, waarin de bib en haar dienstverlening voorgesteld worden aan de studenten. Filmpjes van één minuut, die eerder interesse aanwakkeren dan het volledige aanbod op te sommen. Als het hen aanspreekt komen de vragen vanzelf.
Eentje is geentje
Conclusie? Het organiseren van zo’n ISW is heel vermoeiend en tijdrovend. Je doet dit best met een team, zowel de voorbereiding als de begeleiding. Vergeet de collega’s die ondertussen alle permanentie overnemen niet. Een fantastisch team is dan ook een basisvereiste. Gelukkig zat het daarmee wel snor. Het fantastische team was soms te enthousiast, waardoor we iets te veel aspecten probeerden aan te pakken op een veel te korte termijn. Bij een volgende editie willen we dus zeker ruimte vrijhouden om één thema heel intensief uit te diepen. En waar we ook op hopen: deelname van andere Vlaamse hogescholen en universiteiten. We zoeken het altijd ver, terwijl er ook dichtbij heel leuke inspiratie te vinden is. Nu hopen dat er inderdaad nog een volgende keer komt.