Theo Vermeulen, voormalig Coördinator Veiligheid bij de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag

META Nummer 2018/5

Theo Vermeulen, voormalig Coördinator Veiligheid bij de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag

Geschreven door Jessica jacobs
Gepubliceerd op 27.06.2018
IMPORTANT
Theo Vermeulen

Als je met diefstal geconfronteerd wordt, is het belangrijk dat je daarover praat

Interview en foto’s: Jessica Jacobs

Diefstal uit (speciale) collecties is onvermijdelijk, toch zijn er in het kader van diefstalpreventie heel wat effectieve ingrepen mogelijk. Op de hoogte zijn van bestaande gevaren is allicht de eerste stap, en daarin heeft Theo Vermeulen een jarenlange expertise opgebouwd. Meer dan veertig jaar werkte hij in de Nationale Bibliotheek van Nederland, waar hij instond voor de veiligheid van de collectie en alles daarrond.

‘Historische diefstallen’, hierdoor werd de werkgroep die dit themanummer van META vormgaf toch echt getriggerd. Hoezeer we het in onze eigen collectie willen voorkomen, zo spannend en leerrijk is het om de verhalen te horen hoe dieven op slinkse wijze dure collectiestukken ontvreemden. Hierover wilden we meer te weten komen en dus ontmoette ik Theo Vermeulen in Rotterdam. Daar geniet hij inmiddels van zijn pensioen, reden te meer om de anekdotes en waardevolle tips die hij tijdens zijn carrière verzamelde nog een keer te delen.

Theo, je hebt een lange carrière bij de Koninklijke Bibliotheek gehad, hoe kwam het dat je er ervaring opdeed op vlak van veiligheid?

Klopt, in 1974 startte ik er, als dienstweigeraar. Ik wilde niet in het leger, mensen beter maken sprak me meer aan dan ze neerschieten. Daarom dacht ik in een ziekenhuis of iets dergelijks terecht te komen, maar het bleek dat ik me moest melden bij de Koninklijke Bibliotheek. “Dat was niet de afspraak,” dacht ik bij mezelf. Maar kijk, het is goed meegevallen, ik heb er tot aan mijn pensioen gewerkt. Aanvankelijk kreeg ik klusjes toegewezen, zoals cataloguskaarten kopiëren en op volgorde leggen. Langzamerhand kreeg ik meer verantwoordelijkheden en kwamen er managementtaken bij. Heel lang werkte ik op het gebied van de bijzondere collecties en het collectiebeheer. Vanaf 2001 kreeg ik steeds meer met diefstalpreventie te maken. Uiteindelijk kreeg ik in 2007 de gloednieuwe functie van Coördinator Veiligheid. Zo was ik adviseur voor alle veiligheidszaken, aanvankelijk vooral qua collectie, maar later ook wat betreft het gebouw en personeel.

Waarop moet je letten als je instaat voor de veiligheid van een collectie?

Je moet je vooral heel bewust zijn van de risico’s. Kennis­uitwisseling is daarbij essentieel. Als je met diefstal geconfronteerd wordt is het belangrijk dat je daarover praat. Verhalen van collega’s over wat er bij hen misging en hoe ze dit oplosten, hebben me veel bijgeleerd. Aan de hand van ervaringen kun je maatregelen treffen, ook al worden die maatregelen niet altijd door iedereen in dank aangenomen. Zo werd in Den Haag besloten dat de meeste medewerkers niet meer op eender welk moment de magazijnen binnen mochten. De groep werknemers die er toegang toe had werd, met enkele uitzonderingen, beperkt tot zij die er de boeken ophaalden en weer terugplaatsten en een groep die instaat voor collectiehulpverlening. Deze laatste ploeg is voorbereid op calamiteiten en moet op elk moment in het depot kunnen ingrijpen. Voor het magazijn van de bijzondere collecties golden nog strengere regels. Ook de conservatoren hadden geen directe toegang meer met hun pasje en moesten voortaan een afspraak maken. Met zo’n beslissing maak je geen vrienden. Je wekt de indruk dat je mensen niet vertrouwt. Daarom is het zeer belangrijk om uit te leggen waarom je deze ingrepen doet. Ik had geen enkele reden om mijn directe collega’s te wantrouwen, maar je moet gewoon de risico’s beperken. Als je bevoegdheden van bepaalde personen afneemt, in dit geval de toegang tot het magazijn, wil dit overigens ook zeggen dat ze niet verantwoordelijk gesteld kunnen worden wanneer er iets in dat magazijn misgaat.

Je hoort het wel vaker, het gevaar is niet steeds extern?

Integendeel, en het is zeer belangrijk dat je je hier bewust van bent. Medewerkers vormen een zeker zo grote bedreiging voor de collectie als bezoekers. Net zoals regelmatige bezoekers in de leeszaal net zo gevaarlijk zijn als iemand die incidenteel komt. Er zijn wereldwijd heel veel voorbeelden van zeer gewaardeerde collega’s die diefstal pleegden. Werknemers die een hoge positie in de organisatie bekleedden. Naar aanleiding van grote kaartendiefstallen in Europa werd in 2002, op een conferentie in Kopenhagen, het Library Security Network opgericht. De Koninklijke Bibliotheek in Kopenhagen nam daartoe het initiatief nadat ze door kaartendiefstal getroffen werd en men merkte dat er minstens 1.500 zeldzame gedrukte werken verloren waren. Een lange zoektocht leidde niet meteen tot resultaat, tot jaren later een zeldzaam boek, waar maar één exemplaar van bekend was, geveild werd in Londen. Dit werk bleek ingebracht door de erfgename van een van de conservatoren van de bibliotheek. Die conservator had dus boeken van de collectie oude drukken, waarvoor hij zelf verantwoordelijk was, gestolen. Zijn erfgename verkocht na zijn dood langzamerhand al deze dure stukken.

Ken je nog voorbeelden van historische diefstallen gepleegd door personeel?

Zeker. Een spraakmakende zaak, die tevens verfilmd werd tot een televisieserie, is die van een diefstal in Stockholm. Een conservator, die ik eens ontmoette tijdens de veiligheidsconferentie in Kopenhagen, bleek tientallen bijzondere atlassen en andere stukken ontvreemd te hebben. Die werken verkocht hij onder een valse naam. De zaak kwam uit, hij werd gearresteerd en op een gegeven moment op borgtocht vrijgelaten. Waarna hij zelfmoord pleegde door zijn polsen door te snijden, de gaskraan die hij had opengezet zorgde vervolgens voor een ontploffing. Een ander voorbeeld: een stelende hoofdconservator Hebreeuwse manuscripten van de Bibliothèque Nationale de France. Hij ontdeed topstukken uit de collectie van eigendomskenmerken en verscheepte die naar New York om te veilen. Dat was niet moeilijk, want hij kon zelf tekenen voor de exportvergunning. Die man werkte al dertig jaar in die bibliotheek. Dat zijn heel trieste verhalen, van grote diefstallen, maar je vindt er ook kleinere. Je weet niet wat mensen ertoe brengt om diefstal te plegen: schulden, een verslaving, gefrustreerd over de eigen jobperspectieven, enz. Het zet je aan het denken.

Ook de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag kreeg met diefstal te maken?

In 1975 kende de bibliotheek een grote diefstal. Enkele personeelsleden werden hierop betrapt, zijn ontslagen en werden na grote zoekacties door het gerecht veroordeeld. Er was toen nog geen reflex om een herhaling van dergelijk scenario te voorkomen. Intussen zijn we veertig jaar verder en gaan we helemaal anders om met diefstal. Je moet je erfgoed beveiligen en ervoor zorgen dat het voor toekomstige generaties beschikbaar blijft. In 2001 merkten we een andere diefstal op, gepleegd door een Engelsman in de leeszaal. De man kwam het jaar voordien enkele keren op bezoek en in februari was hij er weer. Op een gegeven moment viel het sommige collega’s op dat die bezoeker zich vreemd gedroeg. Toen we hem beter in de gaten hielden, verdween hij van de ene dag op de andere. Bij een controle bleek dat er 55 kaarten ontbraken uit atlassen die hij bekeken had. Die hoeven niet allemaal door hem gestolen te zijn, want we kwamen ook de naam tegen van een Duitser die eind jaren negentig verschillende diefstallen pleegde, waaronder in België. Wat we bij het onderzoek misten, was een beschrijving van de atlassen op kaartniveau om na te gaan welke kaarten gestolen waren. Uit dit voorbeeld blijkt ook dat je dieven vaak kan herkennen aan hun gedrag. Daarom is het belangrijk dat de medewerkers die in de leeszaal toezicht houden letten op het gedrag. Wie diefstal met voorbedachten rade pleegt gedraagt zich vaak anders dan iemand die werken komt bestuderen. Ze lopen vaker op en neer, naar het toilet bijvoorbeeld, ze zitten minder lang in de boeken gedoken en kijken veel rond. Kortom, ze vertonen afwijkend gedrag.

Welke stappen kunnen instellingen zetten na een diefstal?

Twee zaken zijn belangrijk: aangifte doen bij de politie en handelaren op de hoogte stellen. Er zijn mechanismen voor handelaren om collega’s te waarschuwen. Er is een voorbeeld bekend uit Spanje, waar men de handel te laat op de hoogte bracht en de gestolen kaart al drie keer verhandeld was. Dan wordt het erg lastig die nog terug te krijgen. Bij heel kostbare werken kan de antiquarenvereniging zijn internationaal netwerk inschakelen. Sommige kaarten, bijvoorbeeld met de hand gekleurde wereldkaarten uit de 17e eeuw, brengen zo 50.000 euro op. Zeker als die gemaakt zijn door bekende kaartmakers. Snelheid is hierbij van belang, en je verspreidt best zoveel mogelijk specifieke kenmerken van datgene wat gestolen werd.

Het is toch een uitdaging om te weten te komen welke kaarten er exact ontbreken en hoe die er dan uitzien?

Gedeeltelijk, je kunt een cartografische standaardbibliografie raadplegen. Daarin staat precies vermeld welke kaarten opgenomen zijn. Sommige atlassen staan al op microfilm, en tegenwoordig digitaliseren we natuurlijk veel. Om zeker te zijn of een kaart gestolen is, kun je op de plaats waar de kaart ontbreekt zoeken naar snijsporen. Er zijn meerdere methodes om kaarten uit atlassen te verwijderen, maar meestal gebeurt het met een klein mesje. Zeker bij het snijden zie je snijsporen in de bladen eronder. Als je heel ervaren bent kun je zelfs zien of het gaat om recente of oude snijsporen. Ik ben na de diefstal in 2001 met een specifieke lijst naar Scotland Yard in Londen gegaan. Daar hadden ze 400 kaarten van een handelaar in beslag genomen. Maar er zaten er geen van ons bij. Bij het onderzoek in 2001 misten we een beschrijving op kaartniveau. We wisten welke atlassen we hadden, maar niet helemaal zeker wat erin zat. Er zijn exemplaren met meer of minder kaarten, sommige atlassen worden verworven met reeds ontbrekende kaarten. Een simpele oplossing daarvoor is kaarten nummeren (foliëren), zodat je in ieder geval de controlemogelijkheid hebt. De kostbare atlassen van de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag zijn inmiddels allemaal vergeleken met bestaande beschrijvingen en er staat nu in de catalogus gedocumenteerd of daar verschillen mee zijn en zo ja welke. Dat is ontzettend arbeidsintensief, maar zeer nuttig werk. Het foliëren is tevens een nuttige controlemethode voor losbladige werken.

Het lijkt me een groot voordeel om beroep te kunnen doen op de expertise van een Europees of zelfs internationaal netwerk. Dieven kijken immers ook over de eigen landsgrenzen.

Klopt, sinds de conferentie van 2002 kwam er meer aandacht voor de veiligheid van collecties. Daar ontstond het besluit tot samenwerking met de Copenhagen Principles. Het Library Security Network kwam daaruit voort en werd eerst vanuit LIBER en later als Security Working Group vanuit CERL (Consortium of European Research Libraries) aangestuurd. Sinds 2002 zijn regelmatig internationale conferenties over collectieveiligheid georganiseerd door LIBER en CERL. Leden van het netwerk waarschuwen elkaar bij diefstal. Enkele jaren geleden was bijvoorbeeld dezelfde Duitser op pad die eind jaren ‘90 al een keer betrapt was. Hij werd in een aantal bibliotheken gesignaleerd, mogelijk met een vals paspoort. Dan brengen we elkaar op de hoogte en kunnen we extra waakzaam zijn.

Kun je zo iemand dan uit je instelling weren?

Dat is vaak moeilijk, maar je kunt de persoon in kwestie wel aanspreken en hem in de gaten houden. Vaak komen dieven eerst hun kansen inschatten, met enkele ingrepen kun je deze individuen afschrikken.

Hoe kun je dan de indruk wekken dat ze in jouw instelling weinig kans op slagen hebben?

In Den Haag voerden we heel strikte procedures in. Natuurlijk hangen je mogelijkheden af van je middelen. We hebben een aparte leeszaal voor de bijzondere collecties, waar steeds twee medewerkers aanwezig zijn. Als een bezoeker dan met heel ingewikkelde vragen komt, is er nog steeds een collega die aandachtig toezicht kan houden. Verder helpen camera’s, al houden ze geen diefstal tegen. Maar je kunt bijvoorbeeld een camera en een monitor bij de ingang plaatsen, zodat mensen zien dat ze gefilmd worden en dan heb je meteen een portret. Volgens mij hebben camera’s vooral een preventief effect op de gelegenheidsdief, en zijn ze als er iets misgaat belangrijk voor de bewijsvoering. Maar een professional schrik je er niet mee af. Tijdens een conferentie zag ik videobeelden van iemand die kaarten zat te snijden. Zelfs als je het weet, zie je het nauwelijks. Belangrijker zijn de procedures bij het afgeven en weer innemen van de boeken, met een belangrijke rol voor de weegschaal waarmee je alles kunt wegen wat risicovol is voor diefstal.

De medewerkers volgen een hele procedure. Ze bekijken eerst aandachtig het aangevraagde werk: openen het en kijken na of er iets bijzonders mee aan de hand is. Is het een atlas? Zit er een uitklapbare kaart in? Is het middeleeuws? Is het losbladig? Als het werk tot een risicocategorie behoort, gaat het op de precisieweegschaal, het gewicht wordt uitgeprint en het ticket wordt samen met de bibliotheekkaart bijgehouden. Als het heel kostbare voorwerpen zijn, wijst de medewerker een bepaalde zitplaats aan. Er zijn sceptici die beweren dat de methode van boeken wegen niet werkt, omdat je een blad uit een boek zou kunnen vervangen door een ander. Maar dat lijkt me sterk. Naast het wegen worden de boeken bij het inleveren nog eens nagekeken. Losse bladen zouden op dat moment zeker opvallen. Bovendien is het vrijwel onmogelijk precies op hetzelfde gewicht uit te komen als de uitgenomen bladen hadden. In ons reglement namen we op dat we het recht hebben om bezoekers hun spullen te doorzoeken. Tassen en jassen komen er niet in en wie een laptop bij zich heeft, kan gevraagd worden om die open te klappen. Dat soort controlemechanismen en duidelijke procedures kunnen de risico’s beperken.

Heb je nog een aantal tips?

Controleer regelmatig je depots. Dat is iets wat weinig gebeurt omdat er over het algemeen te weinig werkkrachten voor zijn. Onlangs ontdekte de Carnegie Library van Pittsburgh dat ze meer dan 300 zeldzame stukken uit de collectie misten. Ze hadden hun collectie jaren niet gecontroleerd. Als je dat wel met enige regelmaat doet, kom je er sneller achter als er iets ontbreekt, en heb je meer kans snel te ontdekken wat er gebeurd is. Wat mij opvalt bij de bekende grote diefstalzaken, is dat als een medewerker de dief is het vaak om complete werken gaat, terwijl het bij kaarten en losse bladen, zoals brieven, vaak om bezoekers gaat. Bij externe dieven kun je een onderscheid maken tussen de gelegenheidsdief, die impulsief handelt en de geoefende, professionele dief, die bewust naar de bibliotheek of het archief komt om te kijken of er iets te halen valt.

Openheid kan helpen na diefstal. Enkele jaren geleden ruimden medewerkers van het gemeentearchief van Amsterdam een vitrine van een tentoonstelling uit. Die bevond zich in een publieke ruimte. Daarbij lag een belangrijk stuk van een bekende kunstenaar korte tijd op een vitrine en even later was het weg. Het archief zocht meteen publiciteit en een week later werd het werk anoniem terugbezorgd. Wees dus niet bang voor publiciteit. Zeker in de Verenigde Staten merk je de angst van instellingen om over diefstal te spreken. Zij zijn afhankelijk van rijke sponsors die hen tevens collecties schenken. Bezorgt een diefstal de instelling een slechte naam? En hoe zullen sponsors daarop reageren? Bestolen worden is niet gewoon pech hebben. Je kunt er echt iets aan doen door de risico’s in kaart te brengen en te beperken. Overkomt het je toch, doe dan zo snel mogelijk aangifte en spreek erover.

Wordt er intussen minder gestolen, aangezien het bewustzijn rond veiligheid groter is?

Kaartendiefstallen zullen nooit stoppen, vrees ik. Niet elke bibliotheek kan voldoende maatregelen nemen en er is vraag naar kostbare kaarten op de markt, dus het verkoopt goed. Zelfs als er een stempel op staat. Vaak worden diefstallen niet opgelost of ontdekt. In Den Haag hebben we de laatste jaren in de Leeszaal Bijzondere Collecties geen diefstal meer opgemerkt. Maar dat garandeert niets. Wanneer dieven merken dat ze ergens geen kans maken, trekken ze naar ergens anders. Vaak proberen ze trouwens eerst je vertrouwen te wekken. Een kaartendief die in Kopenhagen betrapt werd, deed dat door zogezegd gevonden geld aan de balie af te geven. De beruchte heer Edward Forbes Smiley III, een van de grootste recente kaartendieven die we kennen, was een gerespecteerd handelaar. Hij had uitstekende contacten met vooraanstaande bibliotheken. Zijn status gaf hem meer privileges dan andere bezoekers. Hij werd gevat toen een bibliotheekmedewerker van de Beinecke Library (Yale) een mesje onder zijn stoel vond, op dat moment had hij uit diverse bibliotheken al honderden kaarten gestolen. Vaak blijkt een dief net de persoon waarvan je het niet verwacht. Je kunt dus nooit gerust zijn.

Meer info:
>    https://www.cerl.org/collaboration/security
>    https://veilig-erfgoed.nl/onderwerpen/diefstal/handreiking-diefstal-archieven

 

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be