Samen in de bres tegen calamiteiten

META Nummer 2018/5

Samen in de bres tegen calamiteiten

Geschreven door Lien Lombaert
Gepubliceerd op 27.06.2018

Eens de adrenaline van de eerste vaststelling en het in veiligheid brengen van het meest bedreigde erfgoed voorbij is, slaat de twijfel toe.

Calamiteitenplan, risicoanalyse, collectiehulpverlening: termen die elke erfgoedbeheerder de laatste jaren meermaals hoorde. Toch worstelen veel instellingen met het omzetten van die abstracte begrippen naar bruikbare tools op maat van de eigen collectie en organisatie. De erkende onroerenderfgoeddepots moesten hiervoor de voorbije jaren een inhaalbeweging maken. Tijd voor reflectie en het delen van ervaringen met andere erfgoedspelers.

Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename

Het Erfgoeddepot in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename is sinds 2012 het epicentrum van het erfgoed- en depotbeleid van de provincie Oost-Vlaanderen en de uitvalsbasis van de depotconsulenten. Ons doel is de zorg voor erfgoed te verbeteren door ervaring en kennis te delen met zowel professioneel als niet-professioneel publiek. Vandaar dat we aan de hand van concrete voorbeelden onze bevindingen van de voorbije jaren vanuit de praktijk met de bredere erfgoedsector willen delen.

Erfgoeddepot

Het Erfgoeddepot in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename biedt onder andere een oplossing voor collecties van erfgoedinstellingen die tijdelijk niet veilig ter plaatse bewaard kunnen worden door bv. verbouwingswerken of plaatsgebrek. De voorwaarde is wel dat de collectie op relatief korte termijn teruggaat. Deze tijdelijke opname in het depot geldt ook in het geval van een calamiteit (zgn. nooddepot). In het Erfgoeddepot houden we daarom een deel van de beschikbare ruimte vrij voor noodgevallen, maar ook aan uitrusting is gedacht: er zijn diepvriezers aanwezig en een mobiele calamiteitenkit. De depotconsulenten werden de afgelopen jaren verschillende keren gecontacteerd en opgeroepen voor advies en bijstand bij incidenten en calamiteiten. In 2018 gingen de bevoegdheden voor cultureel erfgoed van de provincies over naar de Vlaamse overheid. We concentreren ons nu in hoofdzaak op onroerend erfgoed, maar op vlak van de noodfunctie van het depot maken we geen onderscheid tussen roerend, onroerend, jong, oud, klein of groot erfgoed. Erfgoed in nood is erfgoed in nood, punt.

Proeftuin voor nieuwe regelgeving

Vijf jaar lang fungeerde het Erfgoeddepot als proeftuin voor de erkenningscriteria voor onroerenderfgoeddepots die werden vastgelegd in het nieuwe Onroerenderfgoeddecreet (proefproject archeologiedepot 2012-2016). Er werden aanbevelingen geformuleerd voor de Vlaamse overheid, bruikbare instrumenten gepubliceerd en een netwerk op poten gezet om de eerste erkenningsaanvragers te begeleiden in hun aanvraagdossier. Sinds 2015 kunnen depots bij de Vlaamse overheid namelijk een erkenning en bijhorende subsidies aanvragen voor het bewaren, beheren en ontsluiten van onroerend erfgoed (bv. archeologische ensembles of onderdelen van waardevol bouwkundig erfgoed). Een van die erkenningscriteria is het hebben van een calamiteitenplan en een van de subsidievoorwaarden is deel uitmaken van een calamiteitennetwerk.

Een calamiteitenplan was voor de onroerenderfgoeddepots compleet nieuw. Binnen het proefproject gingen we er dan ook uitgebreid mee aan de slag. Op basis van internationale voorbeelden van emergency plans of disaster management, werd een calamiteitenplan op maat uitgewerkt. Deze aftoetsing en het plan zelf vormden de basis voor het hoofdstuk over calamiteitenplanning op de website Depotwijzer.be.

Het oprichten van een calamiteitennetwerk had meer voeten in de aarde. Er bestonden al calamiteitennetwerken, bv. de erfgoedinstellingen die samenwerkten binnen de ECCE!-trajecten (Eerste hulp bij Calamiteiten met Cultureel Erfgoed) getrokken door FARO. Erfgoed­instellingen werkten binnen dat begeleide traject in groep samen om in de eerste plaats tot een effectief calamiteitenplan te komen. Het bleek nadien echter moeilijk om dat netwerk in stand te houden of concrete engagementen te bekomen. We zochten dus naar een duurzame netwerkvorm waarin erfgoedinstellingen blijvend zouden participeren.

De voorbije jaren werden grote stappen gezet in de professionalisering van de erfgoedzorg. Twee sturende Vlaamse overheidsinitiatieven stimuleerden een onomkeerbare beweging: het zich steeds vernieuwende Cultureel-Erfgoeddecreet (2008, 2012, 2017) en het Onroerenderfgoeddecreet (2013). Beide beleidsdomeinen hanteren verschillende benaderingen voor depotwerking. Ook de instellingen en organisaties die erfgoedcollecties bewaren en beheren zijn zeer divers, net zoals de erfgoedcollecties zelf. Onder de recentste initiatieven zien we echter ook gemeenschappelijke depots die zowel roerend als onroerend erfgoed opnemen. Wil je het bos door de bomen zien in de regelgeving en het depotlandschap, surf dan naar: www.depotwijzer.be/depotlandschap-in-vlaanderen-0

Een calamiteitenplan is altijd maatwerk

Het opmaken van een calamiteitenplan op maat van het erfgoed in jouw eigen erfgoedinstelling is geen lichte opdracht. Van zodra je je erin begint te verdiepen, groeit het besef dat je dit niet helemaal alleen kunt samenstellen. Er is input nodig van iemand met bouwtechnische kennis, samenwerking met de preventieadviseur of de verantwoordelijke van het intern noodplan, overleg met brandweer en politie, enz. In grotere instellingen kan men waarschijnlijk beroep doen op collega’s binnen de eigen organisatie, maar voor kleinere organisaties is dit een veel grotere horde. Toch is het noodzakelijk dat je een calamiteitenplan niet alleen afstemt op de collectie, maar vooral ook op de anatomie van het gebouw waarin de collectie zich bevindt.

De kracht van het plan is de preventieve werking

Het is ook niet iets dat je zomaar snel tussendoor maakt, je hebt er tijd, mensen en concentratie voor nodig. Dat beseft degene die er mee bezig is maar al te goed, maar het bestuur van de organisatie niet per se. Het opmaken van een calamiteitenplan doe je ook grotendeels preventief: je brengt potentiële risico’s in kaart en probeert ze al zo klein mogelijk te maken. Door er gewoon mee bezig te zijn en door jezelf een preventief bewustzijn aan te meten heb je misschien al loerende incidenten kunnen vermijden. Helaas zijn die aspecten niet echt toonbaar of meetbaar, maar besparen ze de instelling wel toekomstige kosten en problemen. Het bestuur overtuigen om hierin te investeren is met andere woorden niet evident, maar wel noodzakelijk.

Elk onroerenderfgoeddepot een plan

Doordat het calamiteitenplan een voorwaarde is om een erkenning als onroerenderfgoeddepot te kunnen krijgen, moet degene die het opstelt zijn of haar bestuur niet meer overtuigen. De depots in aanloop naar een erkenning nemen het opstellen van een eigen calamiteitenplan serieus op. Het is de dikste bijlage in de erkenningsaanvraag en kost het meeste tijd om op te maken (enkele weken, blijkt uit een navraag). Velen vinden het kader en de documenten op Depotwijzer.be een heel nuttig hulpmiddel, maar een aantal geeft aan dat ze het moeilijk vinden om effectief te starten met het uitschrijven van een plan. Vooral omdat ze zich geen concreet beeld kunnen vormen van hoe zo’n plan eruitziet. Wie dat wil kan daarom het calamiteitenplan van het Erfgoedcentrum inkijken, waarbij uiteraard de meest gevoelige informatie weggelaten werd. Naast een extra duwtje in de rug krijg je zo de mogelijkheid om in te schatten welke investering (tijd, mensen, middelen) je moet maken. Momenteel beschikt elk erkend onroerenderfgoeddepot over een goed uitgewerkt calamiteitenplan op maat van de collectie en het gebouw. De uitdaging na het behalen van die erkenning is natuurlijk om het actueel en gekend te houden onder de werknemers.

Tips voor het opstellen van een calamiteitenplan

•    Maak tijd en mensen vrij om een calamiteitenplan op te stellen (of overtuig het beleid van je organisatie om dit te doen).
•    Plan een periode in om er doorlopend aan te werken.
•    Stem meteen af op het intern noodplan: mensen gaan altijd boven objecten en op veel procedures kun je voortbouwen.
•    Deel het plan op: een deel achtergrondinformatie en een deel met noodzakelijke documenten per noodsituatie die meteen ter plaatse mee te nemen zijn.
•    Een risicoanalyse is onmisbaar.
•    Zet in op het wegwerken van risico’s die in kaart gebracht werden (preventie vermijdt calamiteiten).
•    Werk eerst de noodsituaties uit waarvan de kans het grootst is dat ze voorvallen.
•    Gebruik directe taal, icoontjes, schema’s.
•    Niet elke werknemer moet het plan helemaal kennen. Reik hen enkel de info aan die past bij hun taakomschrijving.
•    Oefeningen houden het plan levend: je test de procedures, wakkert het bewustzijn aan en werknemers zijn voorbereid op een echte situatie.
•    Bepaal een actualisatiegraad die haalbaar is voor jouw organisatie (minstens jaarlijks).
•    Surf naar www.depotwijzer.be/calamiteitenplan voor andere nuttige tips.

Calamiteitennetwerk

Om naast een erkenning als onroerenderfgoeddepot ook een subsidie te ontvangen, moet dat depot niet alleen een calamiteitenplan kunnen voorleggen, maar ook over een calamiteitennetwerk beschikken (of een thematische of interdisciplinaire werking hebben). Voor de provincie Oost-Vlaanderen richtten de depotconsulent en erfgoedconsulent archeologie al een netwerk van onroerenderfgoeddepots op, want de erkende depots moeten zich ook inschakelen in het provinciale depotbeleid. Het leek ons logisch om het calamiteitennetwerk op te richten binnen dat bestaande netwerk.

Samen

De vijf erkende Oost-Vlaamse onroerenderfgoeddepots kwamen enkele keren samen om een aantal gemeenschappelijke principes over calamiteitenplanning uit te werken en te zoeken naar een duurzame netwerkvorm. Er werden drie grote doelstellingen door het netwerk opgesteld:
•    Het belang van calamiteitenplanning voor de erfgoedcollectie erkennen, verdedigen bij de eigen organisatie en agenderen om zo het bewustzijn te versterken.
•    Een netwerk zijn voor discussie en denkwerk rond het thema calamiteiten en het delen van kennis en ervaringen met alle partners.
•    Collegiale hulpverlening voorzien naar eigen vermogen.

Bij hulp in geval van een calamiteit denkt men al snel aan vierkante meters of volume voorzien in het depot voor de collectie van de getroffen collega. Niet elke partner kan deze vorm van hulpverlening even gemakkelijk verantwoorden aan de eigen organisatie. Bovendien is een uitwijkmogelijkheid niet per se de (enige) gewenste oplossing in het geval van een calamiteit. Daarom werd de omschrijving collegiale hulpverlening naar eigen vermogen gebruikt en trokken we dit open tot personele bijstand, adviesverlening, het tijdelijk ter beschikking stellen van materiaal en/of ruimte voor de opvang van collecties, enz. Dat alles werd geformaliseerd in een engagementsverklaring die door elke partner ondertekend werd.

Maar met een trekker

De coördinatie van dit calamiteitennetwerk werd gecentraliseerd bij de provincie die het bestaande netwerk van depots trok. Dat juichten de andere partners toe, want zo vielen taken als secretariaatswerk, up-to-date blijven, opzoekingswerk en bijscholing voor hen deels weg. Belangrijker nog is dat de overlevingskans als goed functionerend netwerk aanzienlijk vergroot als er iemand is die zich ermee bezighoudt en die het trekt. Sinds de oprichting van het calamiteitennetwerk is er bij de partners, gelukkig maar, nog geen calamiteit voorgevallen. Dat wil uiteraard niet zeggen dat we wachten tot er wel iets gebeurt. Jaarlijks nemen we in een overleg de engagementsverklaring door, delen we nieuwe kennis en vormingsverslagen met elkaar en wordt elke partner eraan herinnerd het eigen calamiteitenplan te actualiseren. Zeker kleinere erfgoedorganisaties kunnen baat hebben bij het aansluiten bij een bestaand calamiteitennetwerk of het oprichten van een eigen netwerk. Zorg zeker voor afstemming en een duidelijke formulering van de doelstellingen en verwachtingen onder de partners (en hun organisatie). De performantie van het netwerk stijgt als iemand het trekt, eventueel via wisselend voorzitterschap.

Voordelen van een calamiteitennetwerk

•    Een calamiteitennetwerk overstijgt de mogelijkheden van individuele organisaties en deelsectoren in de erfgoedwereld.
•    Betere garanties voor de veiligheid van erfgoedcollecties.
•    Hulp bieden is ook hulp krijgen binnen het netwerk.
•    Hulp bij het opstellen en het updaten van een calamiteitenplan (wie al verder staat coacht degene die pas opstart).
•    Kennis- en ervaringsdeling zorgen voor efficiënter werken (de medewerkers moeten niet alles zelf uitzoeken).
•    Collegiale hulpverlening in het geval van een calamiteit (je kunt op collega’s terugvallen, je staat er niet alleen voor).
•    Expertise en kennis (bereddering, nazorg) voor specifieke materialen en calamiteiten zit verspreid onder de partners, via een netwerk kan die expertise ingezet worden in noodgevallen.
•    In aanmerking komen voor een subsidie (erkende onroerenderfgoeddepots).

Nooddepot

Het Erfgoeddepot in Ename neemt al zes jaar lang de rol op van nooddepot voor Oost-Vlaamse erfgoedcollecties. Het was even zoeken om hieraan de juiste invulling te geven, want we wilden onze werking afstemmen op de noden van de erfgoedinstellingen zelf. Van bij de start zagen we onze taak niet louter als het vrijhouden van opslagruimte om collecties getroffen door grote calamiteiten als waterschade of brand tijdelijk op te vangen. Ook kleinere incidenten en andere calamiteiten (te relateren aan de tien schadefactoren) vroegen onze aandacht. We merkten dat er ook nood was aan advies en eerste hulp wanneer de calamiteit zich net had voorgedaan. En omdat we vooral op preventie willen inzetten, organiseren we vormingen voor Oost-Vlaamse erfgoedbeheerders rond calamiteitenplanning en workshops met calamiteitenoefeningen. Een aantal calamiteiten en ervaringen verder ligt de sterkte van deze werking erin om erger te voorkomen door voorbereid te zijn, de situatie efficiënt in te schatten en concrete en correcte richtlijnen te geven.

Van diepvriezers tot dummies

Het Erfgoeddepot in Ename is uitgerust om objecten of collecties die het slachtoffer werden van incidenten of calamiteiten op te vangen. Er zijn afzonderlijk te klimatiseren zijruimtes naast het hoofddepot, een quarantaineruimte, een koelcel, diepvriezers (om schimmelexplosie bij natte objecten te vermijden en tijd te winnen tot aan een conserveringsbehandeling) en een anoxiekamer voor de behandeling tegen insectenaantasting. Indien nodig kan de werkruimte ingezet worden voor conserverende ingrepen aan de objecten. Daarnaast hebben we een mobiele calamiteitenkit beschikbaar en een waterstofzuiger, museumstofzuigers, bouwdrogers, ontvochtigers, ventilatoren, materiaalvochtmeters, klimaatloggers, transportkisten, enz. die meteen inzetbaar zijn. Voor het preventieve aspect bieden we ook dummies aan om calamiteitenoefeningen te simuleren, bv. een verbrand schilderij, een doos vol nat textiel en beredderingsmateriaal zoals kisten, absorberend materiaal, evacuatielijsten, enz.

Water, water, water, de rest komt niet veel later

De meeste meldingen en oproepen die ons tot nu toe bereikten hebben te maken met waterschade. Het gaat ook meestal om archiefinstellingen en de oorzaak is meestal verouderde infrastructuur of uitgesteld onderhoud (bv. lek in leiding, verstopte dakgoot). Een calamiteit treft maar zelden de volledige collectie, het gaat vaak om beperkte zones en beperkte directe schade. In de meeste waterschadegevallen was de evacuatie van direct bedreigde voorwerpen al afgerond: de objecten die rechtstreeks met water in contact kwamen, waren verplaatst naar een droge plek. Eens de adrenaline van de eerste vaststelling en het in veiligheid brengen van het meest bedreigde erfgoed voorbij is, slaat de twijfel toe. Wat is de volgende stap? Wanneer die vraag ons telefonisch bereikt proberen we aan de hand van gerichte vragen een inschatting te maken van de situatie en de omvang. Op die manier beslissen we of we ter plaatse iets kunnen bijdragen en of we materialen moeten meenemen, of de instelling best meteen een beredderingsfirma inschakelt omdat de calamiteit te omvangrijk is. We kunnen al meegeven wat men ondertussen zelf wel of absoluut niet mag doen. Een logische eerste reactie bijvoorbeeld bij waterschade is de ruimte zo snel mogelijk droog krijgen door de verwarming in te schakelen. Door vocht en warmte te combineren, stimuleer je echter schimmelvorming, wat een nieuwe calamiteit kan betekenen voor het erfgoed. Het water zo snel mogelijk wegvoeren en de ruimte goed laten ventileren is in dit geval een betere optie. Het voorlopig veilig stellen op een rustige locatie en het screenen en prioriteren van getroffen en beschadigde voorwerpen is een logische volgende stap. Contacteer de verantwoordelijke binnen de organisatie, collega’s van de eigen dienst, collega’s van een andere instelling, restauratoren of beredderingsfirma’s voor advies en/of concrete handelingen. In de uren en dagen na de calamiteit stelt regelmatig meten van de klimaatomstandigheden en de vochtigheid van de vloer je in staat beslissingen te nemen over het al dan niet volledig ontruimen van een depot of archiefruimte. Want meten is weten. En een laatste tip bij calamiteiten: neem meteen en zo veel mogelijk foto’s. De meeste medewerkers hebben tegenwoordig een smartphone met camera op zak. De foto’s kunnen helpen bij verzekeringskwesties, bij schadeopvolging van getroffen voorwerpen, bij de evaluatie van de calamiteit na afloop, enz.

Een geoefend medewerker is er twee waard

De eerste handelingen en beslissingen kunnen cruciaal zijn voor het verdere verloop van de bereddering en nazorg van de getroffen voorwerpen en de rest van de collectie. Iemand erbij hebben die daar ervaring mee heeft, kan helpen. Maar lees jezelf in en informeer je ook naar de acties die je al dan niet mag uitvoeren voor de materialen waaruit jouw collectie bestaat. De noodreactie- en herstelplannen die op Depotwijzer.be staan kunnen als basis dienen, maar pas deze zeker aan jouw eigen situatie aan. Dat eigen maken van die plannen mag niet alleen aan een bureau plaatsvinden, toets ze ook af aan de hand van een calamiteitenoefening. Evalueer nadien telkens het verloop en het resultaat van dergelijke oefening (laat eventueel iemand de oefening observeren met een onbevooroordeelde blik). Het kan je helpen om taakverdelingen bij te schaven, procedures uit te testen en te optimaliseren, te beslissen welk beredderingsmateriaal aangekocht moet worden, contactgegevens en telefoonnummers te actualiseren, enz. Maar bovenal versterken calamiteitenoefeningen het bewustzijn bij de medewerkers en zorgen ze voor een vlottere respons in het geval van een echte calamiteit.

Conclusie

Calamiteitenplanning is een integraal onderdeel van behoud en beheer van erfgoedcollecties. We moeten over de grenzen van de erfgoedsectoren heen kijken om van elkaar te leren, ervaringen uit te wisselen en na te denken over netwerken en collegiale hulpverlening. Het bezig zijn met een calamiteitenplan zorgt er niet alleen voor dat je optimaal voorbereid bent in noodsituaties, maar vermijdt de noodsituaties ook zoveel mogelijk. Het feit dat dit kostenbesparend werkt en de veiligheid van erfgoed en mensen op de eerste plaats stelt, zijn argumenten voor het beleid van de organisatie om hierop in te zetten.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be